［ここが変わったオフィス2010］画面のスクリーンショットをボタン1つで文書に挿入

※この記事は、オフィス2010ベータ版に基づいて執筆しました。後日販売される製品版では内容が異なる可能性があります。

前回、画面のスクリーンショットをWord文書に貼り付ける方法を紹介しました。
これは、講習会でもたびたび質問を受ける操作なのですが、やはり潜在的なニーズが多かったのでしょうか。今年発売予定のオフィス2010では、Word、Excel、PowerPointなどのリボンに、スクリーンショットを挿入するボタンが追加されました。さてこのボタン、どんなふうに使えばいいのか興味が湧きますね。さっそく使い方をご紹介しましょう。

画面のスクリーンショットを文書に挿入したい

パソコンの講習会では、Word文書に操作画面のスクリーンショットを入れた手製の資料を配布することが多いものです。すると、これを見た受講生さんから、パソコン画面を文書にコピーする方法をよく尋ねられます。

話を聞くと、「業務で作成するマニュアル中に操作画面を載せたい」「自分用の控えとして、設定画面のスクリーンショットを手元に残したいといった要望があるようです。
たしかに、文章で回りくどく説明するより、画像を載せれば一目瞭然ですね。
 

[ここが変わったOffice2010] リボンをボタン1つで最小化する

※この記事は、オフィス2010ベータ版に基づいて執筆しました。後日販売される製品版では内容が異なる可能性があります。

オフィス2007でおなじみのリボンは、2010でもそのまま継承されています。
ところでこのリボンのボタンは、オフィス2003までのツールバーのボタンに比べると格段に大きいものですね。大きなボタンに、機能の内容がわかりやすくイラスト化されているので、従来のツールバーに比べて選びやすいメリットがあります。

ただ、ボタンが大きい分、リボン自体はツールバーに比べてかなり場所を取るようにもなりました。このため、解像度が低めに設定されたモニタでオフィス2007や1020を使うと、文書ウィンドウやシート部分の領域が予想外に狭くなってしまうことがあります。そこで、リボンが邪魔になる際、一時的に隠す方法を知っておきましょう。

［ここが変わったOffice2010］Backstageビューで印刷設定が１画面に集結

※この記事は、オフィス2010ベータ版に基づいて執筆しました。後日販売される製品版では内容が異なる可能性があります。

今年前半に発売が予定されている「Office2010」。どんな機能が追加され、操作がどう変わるのかがおおいに気になるところですね。
そこで、現在、公開されているベータ版プログラムを元に、実際に操作してみての感触や便利になったと感じる機能を、こちらのブログで少しずつ紹介します。

※Office2010のベータ版プログラムはこちらからダウンロードできます。利用は無料ですが、正規の製品ではないため、使用中にトラブルが生じてもサポートセンターの助力を受けることはできない点にご注意ください。

日付の入力とともに曜日を自動で表示したい

表に日付の欄を設ける場合は、曜日も合わせて表示させておくとわかりやすくなります。でもちょっと待ってください。こんなとき、皆さんは曜日をどのように入力していますか？
「3月1日は何曜日だっけ？」と、カレンダーなどを見て該当する曜日を調べ、それを手作業で入力していないでしょうか。これでは手間がかかりますし、うっかり違う曜日を入力してしまう可能性もあります。

実は、セルに日付を入力すると、その日付が相当する何曜の情報も同時にセルに格納されるのです。ただし、通常の状態では、曜日の情報は表示されません。そこで、セルの表示形式を変更して、日付に相当する曜日を表示させる方法をご紹介します。

文字のひらがな／カタカナを変換したい

Excelの関数には、文字の種類を変換してくれる便利なものがあります。
全角文字を半角にするにはASC（アスキー）関数を、反対に半角文字を全角に変換するにはJIS（ジス）関数を使う例などがそうですね。名簿の表記を統一する際などに、利用している方も多いのではないでしょうか。

ただ、残念なことに、日本語のひらがな／カタカナ間を変換する関数はありません。
でもご心配なく。ふりがなをセルに表示させるPHONETIC関数を応用すれば、カナ文字の種類を一括変換できます。

●ひらがなをカタカナに変換する
ひらがな→カタカナへと文字種を変更するには、PHONETIC関数の式を指定します。

ひらがなのフリガナを表示させたい

名簿や商品リストでフリガナの欄を作るには、PHONETIC関数が便利です。
PHONETIC関数を使えば、セルに入力した漢字の読みを、同時に別のセルにフリガナとして表示させることができるので、フリガナを別個に入力する手間が省けるからです。そんなPHONETIC関数の使い方については、以前こちらの記事で紹介したとおりです。

WordやExcelの操作レベルを知りたい

日ごろ、WordやExcelを使っていると、自分の操作スキルが果たしてどの程度のレベルなのか気になることがありますね。ちょっと調べてみたいと思ったことはありませんか？

私がインストラクターとして講座を担当している生涯教育センターには、「WordやExcelは初めて」という初心者さんのほか、「すでに仕事である程度は使っているけど、自己流の操作なので自信がない。一度、正確で早い操作を習ってみたい」と言って受講される方もいらっしゃいます。
特に、百年に一度の不況と言われる最近では、操作のムダをなくして業務効率のアップをはかりたいと考える人は確実に増えているように感じます。
そこで今日は、無料で、しかも短時間でできるスキルチェックのサイトをご紹介します。

ツールバーに追加したボタンの機能を忘れてしまった

前回、よく使う機能のボタンをツールバーに追加する方法を紹介しました。
ところが、少し日数が経ってから追加したボタンを使おうとして、「あれ？　このボタンはいったい何のボタンだったっけ？」と、登録した機能がわからなくなってしまった経験はないでしょうか。

よく使う機能のボタンをツールバーに追加したい

あけましておめでとうございます。・・・とご挨拶するには遅くなってしまいましたが、お正月休みはいかがお過ごしでしたか？　本年もよろしくお願いいたします。
2010年も、この「知って得するマイクロソフトオフィスの話」では、仕事にプライベートに、Officeを使うときのちょっとしたテクニックやすぐに使える便利ワザをご紹介する予定です。

今日は、ツールバーにはないボタンを追加する方法を紹介します。
日ごろよく使う機能がボタンに見あたらなくて、「この機能のボタンがあれば・・・！」と不便を感じたことはないでしょうか？　実は、ツールバーにはボタンを追加できるのです。

たとえば私の場合は、Wordで原稿を書いているとき、コメント機能をよく使いますが、残念ながらツールバーにはコメントを追加するボタンは用意されていません。最初のうちは、毎回「挿入」メニューから｢コメント」を選択する操作を繰り返していましたが、すぐに面倒に感じるようになりました。こんなときは、ツールバーにコメントを挿入するボタンを追加しておけば、以後はボタンで簡単に操作できるようになります。