シート数が多すぎてドラッグして移動やコピーをするのが難しい

Excelでは、シートを移動するときに、シート見出しをドラッグして並べ替えるのが一般的です。ところが、シート数の多いファイルになるとこのドラッグ操作がしづらくなります。特に端から端まで移動するような場合になると大変ですね。

 

こんなときは、ショートカットメニューから移動先を選ぶ方法を使うと、楽に操作できます。
さっそく操作をご紹介します。

1か月分の連続日付をピタリと入力したい

毎日暑い日が続きますが、夏休みももう目前ですね。楽しい予定でカレンダーが埋まっている方もいらっしゃるのではないでしょうか。
さて、今日は月単位のスケジュール表をExcelで作る場合に役立つテクニックをご紹介します。

日程表の日付欄を埋める時に便利なのがオートフィルですね。まず開始の日付を「2010/8/1」のように入力します。次にそのセルを選択して、右下角に表示される＋の部分にマウスポインタを合わせて下にドラッグすると、続きの日付が「2010/8/2」「2010/8/3」・・・と表示される、あのおなじみの機能です。

ところが、このドラッグ操作、月末日でピタッと止めようとすると、これが意外と難しい。行きすぎたり、足りなかったり・・・。何度もドラッグしなおした経験、皆さんにもありませんか？
最初からきっちり1ヶ月分の連続データを入力するには、こんな方法があります。

すでに入力済みのセルに入力規則違反があるかどうかを調べたい

特定のルールに従ってデータを入力してほしい場合に便利なのが「入力規則」ですね。
たとえば、注文数量を入力するセルに入力規則を設定しておくと、「数量は10以上とする」といったルールを設定できます。この場合、ルールに違反するデータ、すなわち9以下の数値が入力された場合には、エラーメッセージで正しいデータの入力を促すことができます。

ただし、入力規則は設定後にデータが入力された場合にしか効力を持ちません。ルール設定前にすでに入力済みだったセルについては、規則に違反する内容が入力されているかどうかの判定はされないわけです。

そこで今日は、入力規則を設定する前に入力されていたセルの中から、規則違反のデータを見つけ出す方法をご紹介します。

スライドのヘッダーやフッターを好みの位置に移動したい（PowerPoint2003）

PowerPointで作成したプレゼンテーションには、会社名や提案の日付を表示させることが多いですね。
これは、「表示」メニューの「ヘッダーとフッター」を選択すると設定できます。同名のダイアログボックスの「スライド」タブで、「ページ番号」や「フッター」など、表示させたい項目にチェックを入れてから適宜文字を入力すれば、すべてのスライドに表示される仕組みになっています。

ただし、表示される日付や社名の位置はお使いのデザインテンプレートによって決まっています。PowerPointの講習をすると、この位置はどこで変更するのですか？というご質問を必ずいただきます。そこで今日はその方法をご紹介しましょう。

表の中で図形を描くと文字や図形が勝手に動いてしまう

今日は、先日の講座中に遭遇したトラブルをご紹介します。
申込書などによくある、文字をマルで囲むタイプの書類。これをWordで作ったことのある方は体験済みかもしれません。
作成した文書を印刷して、手書きでマルをつけるなら問題はないのですが、どうせならマルもWordで・・・と、オートシェイプの楕円を使って文字を囲もうとしたことはありませんか？　ところがこれはうまくいかないことがあります。

同じコメントを複数のセルに入力したい

Excelでは、セルに付箋紙を貼るような感覚でコメントを付けることができます。あとで調べ直したいセルなどがすぐにわかるので大変便利ですね。ところで、複数のセルに同じコメントを付けたいとき、皆さんはどのように操作していますか。

Wordの上下左右の余白を表示させたくない

パソコンで作業するときには、複数のウィンドウを同時に開いて操作することが多いものです。私もよくウィンドウがひしめきあった状態のディスプレイを睨んで仕事をしているのですが、そんなときは少しでもムダなスペースを作りたくないものです。

そこで気になったのが、Wordの編集画面に表示される余白部分。混雑するディスプレイの中で、この余白部分はずいぶん領域を取っているような気がします。
もったいない。ここを詰めたらあと10行分くらい文章を表示できそうなのに・・・。
これは、特に、ネットブックなどディスプレイが小さめのパソコンでは切実な悩みではないかと思うのですが、皆さんにはそういう経験はないでしょうか？

保存前に編集していた個所にすばやくカーソルを移動したい

今日は一風変わったWordのショートカットキーをご紹介します。
Wordでページ数の多い資料を作る機会が多い方に、特におススメです。

毎日の仕事や勉強の中では、昼休みや会議、授業をはさんで文書やレポートの作業をすることがありますね。
席を外す前には、いったん上書き保存をしてからWordを終了する方が多いことでしょう。ところが、再びWordで作業途中のファイルを開くと、カーソルは文書の先頭に戻ってしまいます。一瞬、どこを編集していたのかわからなくなってしまった経験はないでしょうか。

複数セルに入力した数値を、一定の数だけ足し算や引き算をした結果に置き換えたい

春、新生活のスタートの時期ですね。新しい環境で頑張る人をターゲットにしているのか、さまざまなお店で値引きキャンペーンの広告を見かけるようになりました。

さて、今日は皆さんに質問です。下のようなExcelの料金表があります。この春、全商品を一律で500円ずつ値下げすることにしました。そこで表内のすべての価格を500円引きした値下げ価格に差し替えたいのですが、こんなとき、皆さんならどう操作しますか？

上下の余白を飛ばして、Word画面をすばやくスクロールしたい

Wordの編集画面では、印刷時のイメージを見ながら作業ができるよう、文書には上下左右の余白を付けて、あたかも紙の書類が置かれているような状態で表示されますね。
イラストを入れたり、文書全体のレイアウトを調整したりする際には便利なのですが、文章の入力や推敲作業に集中したいときには、この余白部分はデッドスペースになります。

列幅の広い表をコピーすると、データがセルからはみ出してしまう

列幅の広い表をコピーしたときに、コピー先のセルでデータがはみ出してしまったり、正しく表示されなかった経験はないでしょうか。

画面のスクリーンショットを文書に挿入したい

パソコンの講習会では、Word文書に操作画面のスクリーンショットを入れた手製の資料を配布することが多いものです。すると、これを見た受講生さんから、パソコン画面を文書にコピーする方法をよく尋ねられます。

話を聞くと、「業務で作成するマニュアル中に操作画面を載せたい」「自分用の控えとして、設定画面のスクリーンショットを手元に残したいといった要望があるようです。
たしかに、文章で回りくどく説明するより、画像を載せれば一目瞭然ですね。
 

日付の入力とともに曜日を自動で表示したい

表に日付の欄を設ける場合は、曜日も合わせて表示させておくとわかりやすくなります。でもちょっと待ってください。こんなとき、皆さんは曜日をどのように入力していますか？
「3月1日は何曜日だっけ？」と、カレンダーなどを見て該当する曜日を調べ、それを手作業で入力していないでしょうか。これでは手間がかかりますし、うっかり違う曜日を入力してしまう可能性もあります。

実は、セルに日付を入力すると、その日付が相当する何曜の情報も同時にセルに格納されるのです。ただし、通常の状態では、曜日の情報は表示されません。そこで、セルの表示形式を変更して、日付に相当する曜日を表示させる方法をご紹介します。

文字のひらがな／カタカナを変換したい

Excelの関数には、文字の種類を変換してくれる便利なものがあります。
全角文字を半角にするにはASC（アスキー）関数を、反対に半角文字を全角に変換するにはJIS（ジス）関数を使う例などがそうですね。名簿の表記を統一する際などに、利用している方も多いのではないでしょうか。

ただ、残念なことに、日本語のひらがな／カタカナ間を変換する関数はありません。
でもご心配なく。ふりがなをセルに表示させるPHONETIC関数を応用すれば、カナ文字の種類を一括変換できます。

●ひらがなをカタカナに変換する
ひらがな→カタカナへと文字種を変更するには、PHONETIC関数の式を指定します。

ひらがなのフリガナを表示させたい

名簿や商品リストでフリガナの欄を作るには、PHONETIC関数が便利です。
PHONETIC関数を使えば、セルに入力した漢字の読みを、同時に別のセルにフリガナとして表示させることができるので、フリガナを別個に入力する手間が省けるからです。そんなPHONETIC関数の使い方については、以前こちらの記事で紹介したとおりです。

WordやExcelの操作レベルを知りたい

日ごろ、WordやExcelを使っていると、自分の操作スキルが果たしてどの程度のレベルなのか気になることがありますね。ちょっと調べてみたいと思ったことはありませんか？

私がインストラクターとして講座を担当している生涯教育センターには、「WordやExcelは初めて」という初心者さんのほか、「すでに仕事である程度は使っているけど、自己流の操作なので自信がない。一度、正確で早い操作を習ってみたい」と言って受講される方もいらっしゃいます。
特に、百年に一度の不況と言われる最近では、操作のムダをなくして業務効率のアップをはかりたいと考える人は確実に増えているように感じます。
そこで今日は、無料で、しかも短時間でできるスキルチェックのサイトをご紹介します。

ツールバーに追加したボタンの機能を忘れてしまった

前回、よく使う機能のボタンをツールバーに追加する方法を紹介しました。
ところが、少し日数が経ってから追加したボタンを使おうとして、「あれ？　このボタンはいったい何のボタンだったっけ？」と、登録した機能がわからなくなってしまった経験はないでしょうか。

よく使う機能のボタンをツールバーに追加したい

あけましておめでとうございます。・・・とご挨拶するには遅くなってしまいましたが、お正月休みはいかがお過ごしでしたか？　本年もよろしくお願いいたします。
2010年も、この「知って得するマイクロソフトオフィスの話」では、仕事にプライベートに、Officeを使うときのちょっとしたテクニックやすぐに使える便利ワザをご紹介する予定です。

今日は、ツールバーにはないボタンを追加する方法を紹介します。
日ごろよく使う機能がボタンに見あたらなくて、「この機能のボタンがあれば・・・！」と不便を感じたことはないでしょうか？　実は、ツールバーにはボタンを追加できるのです。

たとえば私の場合は、Wordで原稿を書いているとき、コメント機能をよく使いますが、残念ながらツールバーにはコメントを追加するボタンは用意されていません。最初のうちは、毎回「挿入」メニューから｢コメント」を選択する操作を繰り返していましたが、すぐに面倒に感じるようになりました。こんなときは、ツールバーにコメントを挿入するボタンを追加しておけば、以後はボタンで簡単に操作できるようになります。

ふりがなが表示されないセルにふりがなを自動で追加したい

顧客名簿や自治会名簿など、名簿を作る機会は多いものですね。ところで、名前を入力したセルにふりがなを表示する方法をご存知でしょうか？

これは、名前のセルを選び、「書式」メニューから「ふりがな」→「表示/非表示」と選択します。（Excel2007の場合は、「ホーム」タブの「フォント」グループで「ふりがなの表示/非表示」ボタン→「ふりがなの表示」を選択します）。

セルの高さが広がって、漢字の上にふりがなが小さく表示されますね。ここに出てくるふりがなは、皆さんがキーボードから文字を入力した「読み」の情報です。

アプリケーションを終了せずにファイルだけを閉じるショートカットキーを知りたい

WordやExcelで作業していたファイルを終了するとき、皆さんはどうしていますか？
ウィンドウに表示された「×」のボタンをクリックする人が多いのではないでしょうか。
ウィンドウの右上には、「×」ボタンが上下に2つ並んで表示されます。上にある赤い「×」ボタン（「閉じる」ボタン）を押すと、WordやExcelなどのアプリケーションごとファイルが終了します。引き続き、WordやExcelでの作業を続けるつもりでうっかりこちらをクリックしてしまうと、「スタート」ボタンから再度アプリケーションを起動しなければならなくなります。これは面倒ですね。

複数のExcelファイルをショートカットキーですばやく切り替えたい

Excelで見積書を作成するとき、別の得意先に提出した請求書を見ながら作る。顧客名簿に情報を入力する際、以前に作成した名簿から住所のデータをコピーする・・・。
こんなふうに、Excelで何かの仕事をするときには、関連するExcelファイルを複数開いておき、参照しながら作業を進めることが多いのではないでしょうか。

ところが、ファイルからファイルへとウィンドウを切り替えるのに手間取ってしまい、イライラした経験はありませんか？
別のExcelファイルを手前に表示するには、ウィンドウをマウスでクリックするよりも、キー操作で切り替える方が断然、効率は上がります。そこで、今回は、複数のExcelファイルを切り替えるショートカットキーを紹介します。

開いている複数のExcelファイル間で交互に表示を切り替えるには、「Ctrl」キーを押しながら「Tab」キーを押します。実際に見てみましょう。

テキストボックスの文章を別のテキストボックスへ続けて表示したい

パンフレットなどを作る際、写真やイラストの間を縫うように文章を入れたいと思ったことはありませんか？ 複数のテキストボックスを連結させて使うと、下の図のような凝ったレイアウトに簡単に仕上げることができます。

自由な行数×列数で作成した原稿用紙のマス目を印刷したい

前回、行数や列数を自由に指定して原稿用紙を作る方法を紹介しました。ところが、この方法で作成した原稿用紙のマス目は「グリッド線」と呼ばれるもので印刷できません。

400字詰め以外の行数×列数で原稿用紙を作成したい

先日、ビジネスパーソン向けWord＆Excelの講座でご一緒している受講生の方から「Wordで22行×18列の原稿用紙を作る方法はありますか？」と質問をいただきました。

別々のセルに入力した姓と名をつなげて表示したい

Excelで名簿を作っているとき、苗字と名前を別々の列に入力することがありますね。
セルを分けて入力した姓と名前を、1つのセルにつなげて表示させたいと思ったことはないでしょうか。

郵便番号の「－」や電話番号の「（）」の入力を省きたい

顧客データなどを大量に入力するときには、できるだけ入力作業を楽にしたいものですね。そこで入力を省けるものはExcelの機能を使って自動で表示させましょう。
郵便番号のハイフンや電話番号の局番を囲むカッコなど、数値とともに入力する記号は、表示形式を活用すれば入力を省略できます。

右クリックをせずにショートカットメニューを表示したい

「ショートカットメニュー」とは、右クリックしたときに表示されるメニューのことを言います。ショートカットメニューには、選択する対象によって、よく使うコマンドが抜粋して表示されます。

「近道」という言葉の意味の通り、右クリックして表示されるメニューからコマンドを選択すればいいわけですから、遠くにあるメニューバーやツールバーのボタンまでマウスポインタを移動するよりも手近なところでコマンドを選択できます。すばやく作業ができるので、中上級者になると、ほとんどの操作を右クリックで済ませてしまう人もいるようですね。

Wordの表を印刷すると罫線が表示されない

Wordで作成した表を印刷すると罫線が印刷されないといったご質問を受けることがあります。用紙には表の中の文字だけが表示されていて線が印刷されない、ちょうど下の画面のような具合です。

太字や斜体に続けて入力した文字が勝手に太字や斜体になってしまう

文章中で目立たせたい言葉がある場合、その部分を太字や斜体にすると効果的ですね。
ところが、文章を入力している途中で太字や斜体を設定すると、それに続けて文字を入力したときに、続きの部分にも勝手に太字や斜体が設定されてしまいます。これもよくご質問を受けるところです。

Wordで改行すると前の行の書式がそのまま残ってしまう

Wordでは、書式を変更してから文字入力を続けると、続きの部分にもその書式が引き継がれます。たとえば、文書のタイトルが目立つように段落を中央揃えにし、フォントサイズやフォントの種類も目立つものに変更してから改行してみましょう。すると、新しい行にも前の行と同じ書式が最初から設定されますね。

「001」と入力すると先頭の「0」が削除されてしまう

社員番号などでは、全体の桁数を揃えるため、「001」のように「0」で始まる数値を使うことがあります。ところが、Excelでこういった数値を入力しようとして、うまく表示されなかった経験はないでしょうか。

   

セルを選択すると同時に日本語入力（IME）をオンにしたい

Excelで住所データを入力していると、郵便番号やメールアドレスは半角英数字のまま入力できますが、氏名や住所欄を入力するときは、IME（日本語入力システム）をオンにして日本語で入力しなければなりませんね。一般的な住所録は下の画面のように、1件のデータを横1行に入力するので、セルを右方向に移動しながら入力します。氏名や住所欄のセルに差し掛かるたびにいちいちIMEを切り替えるのが面倒で、オンにしたまま電話番号やメールアドレスを入力している人をときどき見かけます。

でもこれでは入力の効率が落ちてしまいますね。そこで今日は、氏名や住所のIMEのセルを選択するとIMEが自動でオンになるように設定する方法を紹介します。

列幅の比率を保ったまま表全体をすばやく拡大したい

Wordで作成した表の大きさを変えたいとき、皆さんはどのように操作していますか？
講習などで受講生さんの操作を拝見していると、まず表の右端の罫線にマウスポインタを合わせて右にドラッグを始める方が多いですね。そうすると一番右端の列だけ列幅が広がってしまいます。続けて、列と列の間の境界線を同じように1本ずつ右にドラッグして移動し、1列ずつ様子を見ながら幅を広げてゆく方がほとんどだと思います。これでは、せっかく設定しておいた列幅の比率が変わってしまいますし、操作も面倒ですね。

そこで、今日はたった1回のドラッグ操作で、列幅の比率を保ったまま表全体の大きさを変更する方法をご紹介します。

同じファイルの別々のシートを同時に表示したい

Excelで異なるシートの内容を同時に見ながら作業したいと思ったことはありませんか。
2つのファイルを同時に表示するには、あらかじめ表示したいファイルをすべて開いておき「ウィンドウ」メニューから「並べて表示」を選びます。
ところが、同じファイルの中にある複数のシートを並べて表示する場合は、同様に操作するだけではウィンドウは並びません。この場合は次のように操作しましょう。

画面をスクロールすると行や列の見出しが見えなくなってしまう

売上記録のような列数や行数の多い表をスクロールしたときに、行見出しや列見出しが隠れてしまい、不便な思いをしたことはありませんか？
大きな表を扱う機会の多い方は、ウィンドウをスクロールしても表の上端や左端に入力した見出しが常に表示されるように設定する方法を知っておくと作業がスムーズにできますよ。今日は面積の大きな表の操作には欠かせない「ウィンドウ枠の固定」機能をご紹介します。

印刷プレビューのまま文書を編集したい

文書を印刷するときは、いきなり「印刷」を実行せずに印刷プレビューに切り替えて一度レイアウトを確認すると、グラフや図の配置を確認したり、改ページの位置をチェックできるので無駄な印刷を防ぐことができます。

印刷プレビューで確認したときに修正したい箇所が見つかった場合、皆さんはどうしていますか？　いったん印刷プレビューを終了してから修正作業にかかるのが一般的ですが、誤字脱字などは、見つけたらその場で直したいものです。
実はWordでは、印刷プレビューのまま編集作業ができるのです。今日はその方法を紹介しますね。

氏名の姓と名を別の列に分けたい

名簿を作成しているとき、ひとつのセルに入力した氏名の姓と名を別々の列に分割したいと思ったことはないでしょうか。入力した名前の姓と名の部分を、別のセルにコピーするのは手間がかかって大変ですね。
氏名では、姓と名の間をスペースで区切って入力することが多いものです。この場合、｢区切り位置指定ウィザード｣を使うと、簡単に姓と名を別のセルに分けて表示することができます。

棒グラフを白黒で印刷すると色の違いがわからなくなってしまう

Excelで作成したグラフは項目ごとにきれいに色分けされますね。ところが、このグラフをモノクロプリンタで印刷すると、色の違いが単に白黒の濃淡に置き換えられてしまいます。棒グラフや円グラフの内容がわからなくなって困った経験はないでしょうか。

 

Wordの表にもExcelのように連番を振りたい

Excelでは、オートフィル機能を使うと、「1」、「2」、「3」のような連続番号を簡単に作成できますが、Wordの表でもこういった連続番号を振りたい場合がありますね。Wordではすばやく連番を入れる方法はないかなと思い、探してみたら・・・ちゃんとありました！

Wordの場合は、段落番号を使うと、「1」「2」「3」・・・と番号を手作業で入力するより遥かに効率よく連番を付けることができます。

グラフの数値を千単位で表示したい

前回の記事で、桁の多い数値を千単位ですっきり表示する方法をご紹介しました。今日はそのグラフ版ともいえる内容です。
大きな数値をグラフ化した場合、グラフの数値軸におびただしい数のゼロが並んでしまうことがありますね。余分なゼロを省略して見やすく表示したい場合は、目盛りを千単位や万単位にしてみましょう。

桁の多い数値を千単位で表示したい

予算や売上を管理する表では、何百万や何千万という大きな数値を扱うのが一般的ですが、こういった表では、よく千円単位で数値を表示したものを見かけます。これと同じものをExcelで作りたいとき皆さんはどうしていますか？
真っ先に思いつく方法は、数値を入力する際に、最初から端数のゼロを省略して、「2,893,000」を「2,893」のように入力する方法でしょうか。見た目だけならこれでも十分OKなのですが、セルに入力した数値をどこかで別の計算に利用する場合、これはNGです。もともと1,000分の1の値を入力しているため、数式内でこのセルを参照させると、計算結果は1,000で除算したものになってしまうからです。

プロパティ画面をすばやく表示するショートカットキーを知りたい

ファイルの保存場所やサイズ、作成日や更新日など詳細な情報を調べるには、「プロパティ」ダイアログボックスを使いますね。このダイアログボックスを開くとき、皆さんはどうしていますか。

キーボードから手を離さずに隣のシートに移動したい

作業が佳境に入ってきて、キーボードから手を離す間も惜しいと感じたことはないでしょうか。いったんキーから指を離して、マウスに持ち替えるのがまどろっこしく感じられるような場合です。

新規シートをすばやく挿入できるショートカットキーを知りたい

Excelでは、作業中にシートが足りなくなったら自由に追加できます。このとき皆さんはどのように操作していますか？　
バージョン2003以前のExcelでは、「挿入」メニューから「ワークシート」を選ぶ方がほとんどだと思います。でも、頻繁にシートを追加する作業をする場合は、もっとすばやい方法を知っておくと便利です。
すばやい方法と聞いて、右クリック操作を思い浮かべた方もいらっしゃるでしょう。お察しの通り、シート見出しの上で右クリックしても新規シートを挿入できるのですが、私はあまりお勧めしていません。かえって面倒だからです。

直前のセルと同じ内容を一発で入力できるショートカットキーを知りたい

Excelの表にデータを入力するときに、同じ内容が続くことがありますね。
例えば、名簿で住所や電話番号が同じ人を続けて入力する場合などがそれに当たります。

表の行と列の内容を入れ替えたい

表を作り終わってから、行と列の項目を逆にすればよかったと後悔したことはありませんか？　とはいえ、いったん作成した表をまた一から作り直したり、項目をドラッグして入れ替えたりするのはとても面倒ですね。
そんな不毛な作業をしなくても、Excelには行と列を入れ替えて表をコピーする機能があります。今日はそれをご紹介しましょう。

セル内で文字を折り返したときに右端が揃わない

セルに長い文章などを入れるときに便利なのが、セル内で自動的に折り返して表示する設定です。具体的には、「セルの書式設定」ダイアログボックスを開いて「配置」タブで「折り返して全体を表示する」にチェックを入れると、選択していたセル内の列幅に合わせて改行してくれます。



 

列の境界線をダブルクリックすると列幅が広がりすぎてしまう

セル範囲に入力されたデータの中で一番長い文字がぴったりおさまるように列幅をすばやく調整するには、列番号の境界線にマウスポインタを合わせてダブルクリックします。
表全体の幅をコンパクトにしたい場合などに便利で私もよく使います。

宛名の後ろに「様」や「御中」を自動で表示したい

Excelで作った請求書や納品書を目にする機会は多いですね。Office OnlineでもExcelで利用できる多数の帳票テンプレートが無料で提供されていますが、自分でレイアウトを作って帳票を発行している方も多いことと思います。

この場合、いったん請求書などのレイアウトを作っておき、必要に応じて宛先となる会社名や請求内容を書き換えて使いまわすのが一般的です。
頻繁に書類を発行する場合は、宛先の後ろに「様」や「御中」などの敬称が自動で表示されるようにしておくと効率アップにつながります。今日はその方法を紹介します。

グラフを選択するとテキストボックスが消えてしまう

グラフの中にコメントを書き足したいときに便利なのがテキストボックスですね
ところが、グラフに追加したテキストボックスが突然消えてしまって驚いたことはありませんか？


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空白部分には下線を引きたくない

文字にアンダーラインを引くときは、ツールバーの「下線」ボタンをクリックするか、「Ctrl」キーを押しながら「U」キーを押しますね。このとき、文字と文字の間隔をスペースで調整していると、スペースが入力された部分にも下線が引かれてしまいます。

行や列をドラッグ1回で移動・コピーしたい

表内でデータの順序を手作業で変更したいとき、皆さんはどのように操作していますか。まず移動したいセル範囲を選択して「切り取り」ボタンをクリックし、移動先のセルの上で右クリックして「切り取ったセルの挿入」を選択するのが一般的な方法ですが、少々時間がかかるのが難点です。ドラッグ操作ですばやく移動する方法を知っておきましょう。

Alt＋Enterで挿入したセル内改行をまとめて削除する（CLEAN関数）

セルに入力した文字を好みの位置で折り返して表示するには、改行したい位置で「Alt」＋「Enter」キーを押しますね。このようにして挿入した改行をまとめて削除するには、関数を使う方法もあります。データを入力したセルとは別のセルに、改行なしの文字列を表示する場合に利用するとよいでしょう。

Alt＋Enterで挿入したセル内改行をまとめて削除する（置換）

セルに入力した文字を好みの位置で折り返して表示するには、改行したい位置で「Alt」＋「Enter」キーを押しますね。このようにして挿入した改行を削除するには、セルを選んで改行した位置にカーソルを移動して「Del」キーを押します。

ステータスバーに合計や平均をその場で表示したい

Excelで表を作った際、数値の合計や平均を求めるには、セルに計算式を入力します。四則演算の式を組み立てたり、関数を指定して複雑な計算を実行している方も多いことと思います。
ところが、中にはわざわざ数式を入力するほどではない場合があります。その場で合計や平均が一時的にわかればいいといった場合は、「オートカルク」を使いましょう。オートカルクなら、セル範囲をドラッグするだけで、すぐに集計結果を確認できます。

「セルの書式設定」ダイアログボックスをキー操作ですばやく表示したい

Excelでセルの書式を詳細に設定するには、ダイアログボックスを表示する必要があります。この「セルの書式設定」ダイアログボックスを開くとき、みなさんはどのように操作していますか？
　

円グラフの一部の要素だけを切り離そうとするとバラバラになってしまう

円グラフでは、目立たせたい要素を印象付けたいときにその部分だけを切り離して表示することができます。ところが、いざ円グラフで切り離したい部分を外側へドラッグすると、グラフ全体がバラバラになってしまってあわてた経験はないでしょうか。

3D円グラフで目立たせたい要素を手前に表示したい

グラフを報告や発表の資料に使う場合、導き出したい結論にうまくつながるように特定の系列や要素を強調したいことがあります。図のような3D効果のついた円グラフの場合は、正面にある要素にまず目が行きます。そこで、円グラフを回転させて、注目させたい要素を一番手前に移動する方法を知っておきましょう。

ファイルを保存、開く場合の「ファイルの場所」をマイドキュメント以外のフォルダに変更したい

「ファイル」メニューから「開く」や「名前を付けて保存」を選択したときに表示されるダイアログボックスの「ファイルの場所」には、初期設定で「マイドキュメント」が表示されます。ところが、ファイルをマイドキュメント以外のフォルダで管理している場合、開く操作や保存の操作をするたびに「ファイルの場所」を変更しなければならず、面倒ですね。そこで「ファイルの場所」の初期設定を変更する方法をご紹介します。

設定箇所がWord、Excel、PowerPointいずれの場合も、まず「ツール」メニューから「オプション」を選択します。続いて開く「オプション」ダイアログボックスでは、設定箇所がソフトによって異なります。それぞれ、下記の場所を変更してください。

●Word2003の場合

単語をすばやく英訳、和訳したい

文章中に出てくる言葉を英語に翻訳したいと思ったことはありませんか。和英辞典を使わなくても、Office2003や2007の「リサーチ」機能を使うとすばやく翻訳できます。

ショートカットキーの一覧が見られるサイトを知りたい

前回に引き続き、ショートカットキーについてです。
よく使う操作のショートカットキーを個別に調べるのではなく、機能とショートカットキーの対応が載っている一覧表がほしい場合は、マイクロソフトのホームページにアクセスするとよいでしょう。

●Office 2007のショートカットキー
Office 2007のショートカットキーは、昨年6月にこちらの記事で紹介しています。2007をお使いの方はこちらのリンクからどうぞ。

ツールボタンにショートカットキーが表示されるようにしたい

WordやExcelで作業をするときに便利なのがショートカットキーです。キーボードから手を離さずに操作ができるので、使い慣れるとやはりマウスを使うより「速い」です。ただ、一度に数多くのショートカットキーを覚えるのは大変ですから、まずはよく使う操作をいくつか覚えて使ってみることをお勧めします。

 

吹き出しを移動しようとしてドラッグすると、引き出し線が伸びてしまう

オートシェイプの吹き出しは、短いメッセージやコメントを記入するのに便利ですね。ところが、吹き出しを移動しようとしてドラッグすると、引き出し線が伸びてしまって困った経験はありませんか？



こんな感じになります。

Wordのオートシェイプにあるコネクタが選択できない

Word、Excel、PowerPointなどで、オートシェイプを使って簡単な図を入れる機会は多いものです。このとき、図形と図形を結ぶには「コネクタ」を利用すると便利です。

セルのデータと書式をドラッグ1つですばやく削除したい

表などを入力したセルを入力前の状態に戻すには、データと書式の両方を削除する必要があります。

スマートタグを使わずに連続番号を入力したい

表には連続番号を入力することが多いですね。Excelでは、「1」「2」「3」・・・のような連続番号をドラッグ操作だけで簡単に入力できます。

選択したセル範囲の上端や左端を変更したい

Excelで広範囲のセルをドラッグしたときに一度で正しく選択できなかったことはありませんか？　この場合は、慌ててドラッグしなおさなくとも、後からキー操作で範囲を広げたり縮めたりすることができます。

複数の行の間に空行を一気に挿入したい

作成済みの表などで、各行の間に1行ずつ空行を挟み込むように入れたいと思ったことはないでしょうか？
1行ずつ行を選択して右クリックし、「挿入」を選ぶ操作を繰り返せばいいわけですが、行の数が多くなるとこれは面倒です。実は、最初の行の選択のしかたをひと工夫しておけば、一度の操作でそれぞれの行と行の間にまとめて空行を挿入できます。

上書き保存する直前に編集していた箇所にジャンプしたい

Wordの文書を何回かに分けて編集することはよくあります。こんなとき、例えば、午後一番で、編集中のファイルを開いて午前中の作業の続きをしようと思ったら、昼休み前に上書き保存した箇所に自動でカーソルがジャンプするとすぐに続きの編集作業に入れます。
これを実現してくれるショートカットキーを今日はご紹介します。

シートをコピーしたときに、シート見出しが連番になるようにしたい

作成した表をシート単位でコピーして増やす際、「売上(1)」「売上(2)」・・・のように、シート見出しがコピーした順に自動で連番になると便利ですね。次の手順で簡単にこれが実現できます。

行や列をたった1回のドラッグで削除する

パソコン操作の記事を書いていると、1回クリックするだけでOKな操作を紹介するときによく「ワンクリック」と書きます。それならドラッグを1回だけで済む操作のことはさしずめ「ワンドラッグ」でしょうか。うーん、でもこれはあまり聞いたことがありませんね。
さて、今日は、Excelで行や列を「ワンドラッグ」で削除する方法をご紹介します。
Excel2007の画面でお見せしますが、2003でも同様に操作できます。また、列の場合もこれと同様の操作になります。

「開く」「上書き保存」・・・ファイル操作はショートカットキーで効率的に仕事をしよう！

今、パソコン本の業界でちょっとしたブームなのが、ショートカットキーです。「たった3秒のパソコン術」という本が売れていますが、書店で手に取るまで、これがショートカットキーの紹介本だとは気づきませんでした。
ショートカットキーって、皆さんはどのくらい使っていますか？

ショートカットキーとは、二つ以上のキーを同時に押す操作のことです。たとえば、［Ctrl］キーを押しながら［C］キーを押すと「コピー」の操作ができます。キーボードから手を離さずに済むので、ツールバーのボタンを探してクリックしたり、メニューバーからメニュー項目を選択するよりすばやく操作を実行できます。

とはいえ、ショートカットキーはキーの組み合わせが頭に入っていないと使えません。受験生が年号を覚えるようにあらゆる操作のショートカットキーを暗記するのもひとつの方法ですが、これではかえって億劫になってしまいそうですね。そこで、まず「ファイル」メニュー（2007では［Office］ボタン）から選択する操作をショートカットキーで代用することをお勧めします。

集計結果だけをコピーしようとすると、非表示にした行も一緒にコピーされてしまう

「たった3秒のパソコン術」という本が売れています。中身を見るまで、これがショートカットキーを紹介した本だとは全然知りませんでした。Office2007になってマウスでの操作がリボンを使ったものに一新されましたが、ショートカットキーなら従来のバージョンと同じ操作が手軽にできます。ショートカットキーはこれからますます重宝されるのかもしれませんね。
さて、今日は、そんなショートカットキーを使ったExcelの技をひとつご紹介します。

Excel2003の「データ」メニューから「集計」を選択すると（Excel2007では、「データ」タブの「アウトライン」グループから「小計」を選択）、商品別、担当者別にデータをグループ化して売上金額などを集計できます。
このとき、合計値だけを別の表にコピーしたいと思ったことはないでしょうか。

「特賞」や「準１級」も考慮してデータを並べ替えたい

Excelでは、「データ」メニューの「並べ替え」を選択すると、日付順、数値の大小や五十音順にデータを並べ替えることができます。算用数字を含む列を基準にして並べ替えを実行すると、「1等賞」「2等賞」・・・のように数値の大小で整列されますね。ところが、「特賞」など数字を含まない語句が混在していると、数字を含まない語句は、データの末尾に移動してしまいます。（昇順で並べ替えた場合）。

インデントマーカーを使うと中途半端な文字数でインデントが設定されてしまう

段落の開始位置を少し内側にずらして読みやすくしたり、文書にアクセントをつけたりするには「インデント」機能を使います。
インデントを設定するには、「書式」メニューから「段落」を選択する方法と、水平ルーラーのインデントマーカーをドラッグする方法の2種類がありますが、マウスですばやく設定できるのはやはりドラッグ操作のほうですね。

背景や枠線が透明のテキストボックスを挿入したい

好きな位置に自由に文字を入力するにはテキストボックスを使います。
挿入したばかりのテキストボックスは、黒い枠線で囲まれ、白い背景色がついていますが、オートシェイプを組み合わせて図版を作る場合は、背景や枠線を透明の状態にして使うことが多いかと思います。この場合、テキストボックスを挿入してから、枠線と背景の色を透明に設定しなければなりません。この操作が面倒だと思ったことはありませんか？

（4）Word、Excel PowerPointからネット上のファイルを操作する

これまで紹介してきたOffice Live Workspaceの使い方も今日で最後です。

ネット上の保存スペースにアクセスするにはInternet Explorerで操作するのが一般的ですが、Office Live Workspace の場合は、Word、Excel、PowerPointの画面から直接アクセスすることもできます。
最初にツールバーをダウンロードしておけば、あとはマイドキュメントにファイルを保存するのと同じ要領でファイルを扱えるので、ブラウザから操作するよりはるかに実用的です。なお、この機能に対応しているOfficeのバージョンは、 XP、2003、2007です。

まず、こちらから追加プログラムをダウンロードします。デスクトップなどに保存した「Setup」のアイコンをダブルクリックすると、Word、Excel、PowerPointに「Microsoft Office Live Add-in」というツールバーが追加されます。これで準備は完了です。

（3）Office Live Workspaceのファイルを他の人と共同で編集する

皆さんは、グループでイベントの計画を練ったり、プロジェクトのアイデアを互いに持ち寄ったりすることはありませんか？　
Office Live Workspaceにアップロードしたファイルは、自分一人で利用するだけでなく、作成者が特別に許可したメンバーに見てもらうこともできます。そこで、今回は、グループ作業に便利なOffice Live Workspaceの共有機能の使い方を紹介します。
ただし、ファイルを共有する相手もWindows Live IDを持っている必要があります。IDの取得方法はこちらの記事を参照してください。

（2）Office Live Workspaceにファイルを追加したり、追加したファイルを編集したりする

前回の手順でOffice Live Workspaceにログインしたら、さっそくファイルを追加してみましょう。ファイルをアップロードする方法は次のとおりです。

（1）ネット上にWord、Excel、PowerPointのファイルを保管できるようにする

会社や学校で作ったWordやExcelのファイルを、家や図書館など別の場所のパソコンから操作したい場合、皆さんはどうしていますか？
USBメモリーにファイルをコピーして持ち歩くこともできますが、予期せぬ情報流出の原因の上位に常にランクインしているのがそのUSBメモリーの紛失です。職場ではUSBメモリの利用に制限があるところも少なくありません。
そこで、ネット上の安全なスペースに自分のファイルを保管してはどうでしょうか。

マイクロソフトは、合計500MBまでのファイルをネット上のスペースに無料で保管できる「Office Live Workspace」というサービスを5月から開始しました。
まだ試験的に運用しているベータ版ですが、Internet Explorer上でファイルを確認したり、Word、Excel、PowerPointの場合は、各アプリケーションの画面からネット上のファイルにアクセスできるなど、Officeユーザーにとってはなかなか使い勝手のよいサービスです。そこで、今回から4回に分けて、必要な準備や使い方をご紹介します。

なお、Office Live Workspaceを利用できるのは、Windows XPあるいはWindows Vistaのいずれか（Internet Explorerのバージョンは6.0か7.0）となります。

まずはユーザー登録から。こちらにアクセスし、「サインアップ」をクリックします。

目次スライドを作成できない！？

前回、目次スライドの作成方法をご紹介しましたが、「『目次スライド』ボタンがグレーアウトしていて押せない」という質問をときどき見かけます。ちょうど下の画面のような状態ですね。

目次スライドを作成したい

プレゼンテーションには、表紙の次に目次のスライドを入れておきましょう。こうしておくと、発表時にまず目次を見せることによって概略を示し、頭に入れてもらうことができます。
目次は、スライドタイトルを集めただけの簡単なもので十分です。これはPowerPointの機能を使って自動で作成できるので、その手順をご紹介します。

シートに残った図形を探したい

以前に人からもらったExcelファイルを編集していたら、いらない図形があちこちに残っていて驚いたことがあります。セルとセルの境界線に直線が隠れていたり、何も文字が入力されていないテキストボックスが残っていたりといった具合です。

どうやらセルの枠線ではなく、図形の直線を使って一部の罫線を表示させていたようでした・・・。しかも黒の細線なので一見したところセルの罫線と見分けがつかなかったんですね。いらない図形はまとめて削除すればすっきりしますが、このように図形が見つけづらい場合は、ジャンプ機能を使って図形を一括して選択しましょう。まずは、「編集」メニューから「ジャンプ」を選択します。

アニメーションを一時的に無効にして発表したい

スライドショーを実行する際、プレゼンテーションに設定したアニメーションを表示せずに発表したいことはないでしょうか。このような場合、せっかく設定したアニメーションを削除しなくても、設定をちょっと変更するだけで一時的に無効にすることができます。

全スライドのアニメーションをまとめて削除したい

これはネットの掲示板などでもよく見かける質問ですね。まず、PowerPointのアニメーションは、大きく次の3種類に分類できることを最初に確認しておきましょう。

①スライドを切り替えるときに動きをつける「画面切り替え」
②スライドタイトルや本文テキストのプレースホルダにつけるアニメーション
③図や表、図表、グラフ、テキストボックスなどのアニメーション

残念ながら、メニューやボタンを探してもプレゼンテーションに含まれる①～③すべてのアニメーションを一度に削除することはできません。ただ、「アニメーションの一括設定」を応用すると、①と②をまとめて解除することは可能です。これは次の手順で行います。

プレゼンテーション全体にアニメーションをすばやく設定したい

プレゼンテーションに設定するアニメーションに頭を悩ませている方は多いのではないでしょうか。PowerPointのアニメーションは、大きく次の3種類に分類できます。

①スライドを切り替えるときに動きをつける「画面切り替え」
②スライドタイトルや本文テキストのプレースホルダにつけるアニメーション
③図や表、図表、グラフなどのアニメーション

あまり時間をかけずに、プレゼンテーション全体にアニメーションを設定したい場合は、「アニメーションの一括設定」機能を使いましょう。この機能を設定すると、①と②をまとめて設定できます。続けて、必要に応じて図表やグラフを選び、個別に③の設定をすれば効率アップが望めますね。
「アニメーションの一括設定」の例を見てみましょう。

折れ曲がった線の途中を修正したい

「図形描画」ツールバーの「オートシェイプ」にある「線」から「曲線」や「フリーフォーム」、「フリーハンド」を使うと、自由な位置で折り曲げながら線を描けます。ところがこのとき、描いた線の一部が微妙にずれてしまったことはないでしょうか。
下の図では直角に引いたと思った縦の線がわずかに斜めになってしまっています。こういったオートシェイプの「線のずれ」は、出来上がってから見ると意外と目につくものです。

ではまた最初から書き直さなければいけないのでしょうか？　いえいえ、こんなときはずれてしまった途中部分だけを微調整できるので、図形を描画しなおす必要はありません。

上下や左右に対称な図形を効率よく描きたい！

前回、階段のように曲がり角のある矢印を描く方法を紹介しましたが、そこに同じ長さで向きだけが反対になった矢印を追加して、先が分岐した大きな矢印に仕上げましょう。このように、上下や左右に対称になった図形を描きたいときには、まず片方の部分を描き、次にその図形をコピーしてから反転させると効率よく描画できます。

複雑に折れ曲がった矢印を描きたい

文書に簡単な図を入れたいときに便利なのが「図形描画」機能です。ところで、折れ曲がった矢印を描くとき、皆さんはどうしていますか？

別シートのデータを入力規則のリストに表示できない

ドロップダウンリストの中からデータを選んでセルに入力できるようにするには、「リスト」の入力規則を設定します。たとえば、名簿に部署名を入力するとき、いちいち手入力をしなくても、別の表にすでに入力された部署名をクリックするだけで入力できるようになります。その方法は、こちらの記事で紹介したとおりです。

データを追加すると入力規則のリストに反映されるようにしたい

名簿に部署名を入力するとき、いちいち手入力をしなくても、別の表にすでに入力された部署名をクリックするだけで入力できるようにする方法は、こちらの記事で紹介したとおりです。このように「リスト」の入力規則を設定すると、データをドロップダウンリストから選んで効率よく入力できるようになります。

別の表のデータをドロップダウンリストに表示させたい

Excelの表では、セルに「リスト」の入力規則を設定すると、データをドロップダウンリストから選んで入力できるようになります。例えば、「所属」の欄にあらかじめ決まった部署名から選択して入力したい場合などに便利です。

原稿用紙に入力したい

Office Onlineで2007年下半期に最も多くダウンロードされたテンプレートは原稿用紙だそうです。なるほど！　原稿用紙は小学校から大学までおおぜいの学生さんがお世話になるものですからそれも納得です。
ところがOfficeOnlineからダウンロードできる原稿用紙のテンプレートは印刷専用です（2008年5月現在）。ファイルを開いて直接そこへ文章を入力したい場合は、「原稿用紙ウィザード」を起動して自分で作ってしまいましょう。

入力規則を設定したセルに、選択肢以外のデータを入力したい

Excelの表では、セルに「リスト」の入力規則を設定すると、データをドロップダウンリストから選んで入力できるようになります。例えば、「所属」の列には、「経理部」「総務部」「人事部」から部署名を選択させたいときなどに使います。項目をクリックするだけで入力できる手軽さがいいですね。

レポート用紙のように横罫を引きたい（２）

前回の続きです。

レポート用紙のように横罫を引きたい（１）

過去に「文字を入力した文書の背景に横罫線を印刷したいのですが」という質問を、掲示板などで何度か見かけたことがあります。ちょうどレポート用紙のように、罫線のあるところに文字を入力し、そのままのイメージで印刷したいということですよね。

一番簡単なのは、Office Onlineのテンプレートからレポート用紙のテンプレートをダウンロードして使うことです。こちらにアクセスして、「レポート用紙」でテンプレートを検索すれば、横罫が引いてあるWordのテンプレートが表示されます。
でも、それとは別に自分で罫線を引いて文書を作ることもできます。手間はかかりますが、この方法なら、行と行の間隔を好みに合わせて調整することもできますよ。今回から2回に分けてその方法をご紹介します。

表の数字を読み合わせして確認したい

作成した書類に間違いがないかどうかを確認するには、よく隣の人と向かい合って読み合わせを行いますよね。
Excelで作った表でも、桁の大きな数字がセルに間違いなく入力されているかどうかを確認するには、やはり読み合わせが便利でしょう。スピーカーが装備されたパソコンなら、Excelの「セルの読み上げ」機能を使うと自分一人だけでも読み合わせができます。少々寂しい気もしますが、私も書籍の表原稿を突き合わせチェックするときなどにときどき利用しています。地味ながらも便利な機能なのでご紹介します！　ただし、Excel2000では利用できません。

セルの塗りつぶしに設定できる色が少ない（２）

前回に引き続き、Excel2003で設定できる色を増やす方法をもう一つご紹介します。こちらは図形をセルに重ねて描く方法です。

セルの塗りつぶしに設定できる色が少ない（１）

執筆の仕事では、Excel2007とExcel2003の両方で同じ書類の様式を作ることがよくあります。なるべく外観も似せたものを作りたいのですが、一番困るのが色なのです。

Office Onlineのテンプレートをダウンロードする

前回、テンプレートの話を書いたので、今回は、Office Onlineからテンプレートをダウンロードする方法を紹介します。
無料で使えるテンプレートを配布しているサイトは多いですが、Office Onlineはやはり本家。数が多いのと、定期的にシーズンもののテンプレートが追加されるのが嬉しいところ。今の時期でしたら入学祝のカードなどがトップページに紹介されていました。

ここで話している「テンプレート」とは、必要な部分だけを入力すれば完成するようになっているWord、Excel、PowerPointなどのファイルのことです。中には、ポスターのように入力が全く不要で、入手したら即、印刷して使えるものもあります。知っておくと家庭でもオフィスでも役に立ちますので、初めての方はぜひ参考になさってください。

Office Onlineからダウンロードしたテンプレートを開くたびに作業ウィンドウが起動する

マイクロソフトが運営するOfficeの情報サイトOffice  Onlineでは、家庭やオフィスで使えるたくさんのテンプレートが公開されています。カレンダー、チラシ、FAXの送付状、グリーティングカード、それに様々な書類の様式まで。ここからカレンダーをダウンロードするようになってから、我が家では壁掛けのカレンダーを買うことがなくなりました(^_^)　無料でここまでと思うようなクオリティの高いテンプレートも少なくありません。頻繁に利用されている方も多いことと思います。

文字を囲んだ「囲み線」が勝手につながってしまう

Wordには、選んだ文字の周囲を四角い枠で囲む「囲み線」という機能があります。文字が書かれた四角いボタンなどを文章中で表すときに便利なのですが、「囲み線」で囲んだ文字が隣り合わせると線が勝手につながってしまうトラブルがあります。どんなものかちょっとご紹介します。

行を削除しても変わらない縞模様を表に設定したい（2）

前回の続きです。さっそく実際に表が縞模様になるよう条件付き書式を設定してみましょう。

行を削除しても変わらない縞模様を表に設定したい（１）

横にも縦にも大きな表は、内容を目で追うのが大変ですね。よく１行おきに色を付けて縞模様になった表を見かけますが、Excelを使い始めの頃すぐに、あれは見た目がきれいなだけでなくちゃんと実用性があってのことなのだと気づきました。

Excelでは、セルを右クリックして表示される「セルの書式設定」ダイアログボックスの「パターン」タブで色を選ぶと、セルの背景に色をつけることができます。1行おきにセルを選択してこの操作を繰り返せば、見た目は1行おきに色がついた表になります。

長い会社名や名前を簡単に入力したい

前回、単語登録データをテキストファイルにして移動やバックアップを行う方法をご紹介しました。今日はその単語登録について基本を説明します。

メールや手紙の文章を打つ時には、会社名や人の名前を間違えないように気を遣いますね。間違えないようにするのもさることながら、打つだけでも一苦労。私はパソコン書籍の原稿を書くときに、機能やメニューの名前を頻繁に打ちますが、これも長いものばかり。心なしか、ソフトのバージョンが上がるたびに、長～い名前のコマンドやボタンが増えていくような気がしています。

そんなときに重宝するのがIMEの単語登録です。単語登録しておけば、長い会社名も、「いつもお世話になっております。」といったお決まりのあいさつ文も、1文字、2文字の短い読みを打つだけで変換できるからです。登録した単語は、WordやExcelだけでなくメールを書くときにも、インターネットで何かを検索するときにも利用できます。

別のパソコンでも単語登録した語句を使いたい（2）

前回の続きです。

単語登録をすると、そのパソコンの「ユーザー辞書」と呼ばれるファイルに情報が記録されます。これをマイドキュメントなどにテキストファイルで出力したら、今度は、そのファイルを別のパソコンの日本語入力ソフト（IME）に取り込みましょう。これで両方のパソコンで登録した語句を入力できるようになります。

●単語登録された情報を別パソコンに取り込む

別のパソコンでも単語登録した語句を使いたい（1）

長い単語をすばやく入力するのに欠かせないのが単語登録ですね。たとえば「株式会社オデッセイコミュニケーションズ」という長い会社名も単語登録しておけば、「＠お」のような短い読みを打つだけで入力できるようになります。

単語登録をすると、そのパソコンの「ユーザー辞書」と呼ばれるファイルに情報が記録されます。ところが今では、会社のパソコンと自宅のパソコンなど、仕事でプライベートで、複数のパソコンを使い分けている方が大勢いらっしゃいます。
普段使っているパソコンに登録した単語は、当然、別のパソコンで同じ読みを入力しても変換してくれません。家のパソコンで仕事の続きをしていてこれで不便な思いをしたことはないでしょうか？

こんなときは、日本語入力ソフト（IME）に単語登録したデータを家のパソコンのIMEにもコピーしておけば、両方のパソコンで同じように変換できます。そこで今日は、単語登録した情報をテキストファイルで別のパソコンにコピーする方法をご紹介します。少し手順が長いので、2回に分けて説明します。

●単語登録された情報をテキストファイルで保存

特定のファイルを開くメニューを追加したい

作業日誌や書類の送り状など、しょっちゅう利用するファイルはないでしょうか。
Wordでは、頻繁に利用するファイルをメニューバーに登録する機能があります。これを「作業」メニューと言います。ここにファイル名を登録しておくと、メニューバーの「作業」メニュー→「作業日誌」などのように選択するだけでファイルを開けるようになります。今日はその方法をご紹介します。

デジカメ写真をアルバムにして印刷したい

明けましておめでとうございます。お正月にどこかへ旅行された方も多いのではないでしょうか？　かくいう私は、実家の両親を連れて岐阜の養老温泉に行ってきました。当日は天気も良くて、泊まった旅館からは見事に濃尾平野が一望できました。1泊2日でしたが心身ともにリフレッシュできました！

旅行といえば写真ですね。撮影した写真を人にあげる場合には、きれいな台紙にアルバムのようにレイアウトしたものを印刷するといっそう喜ばれますよ。PowerPointを使うと、デジカメ写真を簡単にアルバムにできるんです。今年最初のブログはそんな「フォトアルバム」機能をご紹介します！

はがきの背景に色を印刷したい

年賀状ですが、どうにか作り終わって24日に無事投函してきました。でも私の周りを見ると、まだまだ作成中の人が多いですね(^_^;)。
中にははがき作成ソフトを使わずに（買うのがもったいないという意見多し）最初からパソコンに入っているWordをここぞとばかりにフル活用しているつわものも。ワードアートやクリップアートを入れれば文字もイラストも入りますものね。でも真っ白い背景のままだと少々さびしい印象です。そこで今回は、はがきに背景色を印刷する方法をご紹介します。

郵便番号から住所に変換したい

前回は、人の名前や地名に変換する方法を紹介しました。同じ「人名/地名」優先モードにしておくと、郵便番号から該当する住所に変換できることはご存知でしょうか？手順はこうです。

人名用の漢字が変換候補に出てこない！？

年賀状の作成はもうお済みですか？
かく言う私はというと、更新料０円を歌い文句にしている年賀状ソフトを買い、年賀はがきを買ったところまではいいのですが・・・。仕事に追われてついつい後回しに。今週末こそは取りかからないと・・・！　この時期ならではの住所録や年賀状ネタもこのブログにどんどん盛り込みたいのですが、早く書かないと間に合わないですね（汗）

今日の日付を一発で入力したい

「今日の日付」って何かと入力する機会が多いものです。Wordでは、「挿入」メニューの「日付と時刻」を選択すると、今日の日付をさまざまな形で入力できる画面が現れますね。わざわざパソコンのカレンダーで日付を確かめなくても、この「日付と時刻」ダイアログボックスを出せば今日の日付を間違いなく入力できます。

カード番号や電話番号は末尾数桁だけを表示して印刷したい

少し前から、銀行の口座番号やクレジットカード番号などが、末尾の4桁だけ印刷されるようになりました。カード番号などを第三者に不用意に知られないようにというセキュリティ上の配慮ですね。
Excelで管理している名簿にカード番号などが含まれる場合にも、同様に番号の末尾4桁だけが印刷されるようにできます。

表紙だけにきれいな枠線を引きたい

Word2007では、デザインを選んで文字を入力するだけで表紙を手軽に作れるようになりました。これはきっと、冊子にして綴じることを想定した長文の文書にきれいな表紙をつけたい！という要望が多かったからなのでしょう。

2003までのWordでしたら、「ページ罫線」を使うと、ページの周囲をぐるっと飾り罫線で囲むことができます。ただし、普通に設定すると、すべてのページの周囲に飾り罫線が表示されてしまいます。今回は、表紙だけに飾り罫線を引く方法を紹介しましょう。

最後に印刷したページが一番上になってしまう

我が家のプリンターは印刷面を上にして紙が出てくるのですが、同じタイプのプリンターを使っている方、Wordで作った文書を印刷したとき、最後のページが一番上に重なることに悩んでいませんか？　これだと印刷された用紙を、また1ページ目から並べ替えなければいけませんね。最後のページから印刷されるように設定を変更すれば、この悩みから解放されますよ。

マイクロソフト本社でPowerPoint愛用者の無料イベントが開催！

11月はITについての理解を深めるのにうってつけのイベントが盛りだくさんです！
オデッセイコミュニケーションズが主催する「IT Education Initiativeフォーラム」のほか、あのマイクロソフトでも11月17日（土）にPowerPointのホームユーザーを対象にした無料イベントが開かれます。PowerPointユーザーなら誰でも参加できます。

ヘッダーやフッターも含めて文書全体のフォントを変えたい

フォントを変更すると、文書全体の雰囲気が大きく変わりますね。正統派のビジネス文書で読みやすさを重視するなら既定の明朝体のままが一番ですが、カジュアルさを出したいならゴシック体に変更するとよいでしょう。
文書全体の文字を選択するには、「編集」メニューから「文書全体を選択」を選ぶか、ショートカットキーで「Ctrl」キー＋「A」キーを押します。

横棒グラフの軸が逆に並んでしまう

もう半年以上も前から行かなきゃと思っていた健康診断に、先月ようやく行ってきました。一通り検査を受けた後、生活改善のカウンセリングを受けて、そこで教えて貰ったのが年代別に必要な運動量というもの。さっそくわかりやすくグラフにしてみたら・・・あれ？グラフの項目順序が反対になってしまっていますね。

両面印刷する書類で左右の余白を変えたい

書類の左端に穴をあけて紐で綴じる場合、左の余白をあらかじめ広く取っておくと、パンチ穴が文字にかぶってしまう心配がなく、安心ですね。

表の縦/横どちらかが1ページに収まるように印刷したい

大きな表を1枚の用紙に収めて印刷したい場合、皆さんはどうしていますか？
一番手っ取り早いのは、「ファイル」メニューから「ページ設定」を選び、「ページ」タブの「拡大縮小印刷」で「次のページ数に合わせて印刷」を選ぶことですね。右の欄には、最初から「横１×縦１」と表示されているとおり、1ページに収まるようにExcelが自動で縮小してくれます。

表の周囲に適度な余白を作りたい

文章を表の周囲に回り込ませると、雑誌の様なレイアウトにすることができます。ところがこのとき、表とまわりのテキストとの間が詰まりすぎてしまうことも。今日はこれを調整する方法をご紹介します。
表とまわりの文字との間の空きを調整したい場合は、まず表を右クリックして「表のプロパティ」を選びましょう。

今年も上位資格にチャレンジ！ 2008年1月末までMCP、MCAが「再受験」無料に！

マイクロソフトの資格、皆さんはいくつご存じでしょうか？　マイクロソフトオフィスの使い方を問うMOS（Microsoft Office Specialist）のほか、IT技術者向け資格であるMCP（Microsoft Certified Professional）、仕事でITを活用したい人を対象にした資格MCA（Microsoft Certified Associate）などがあります。

このうち、MCPとMCAの取得を目指している方に朗報です。2006年3月にこちらの記事でお伝えしたのと同じ「再受験無料キャンペーン」が、2008年1月31日（木）までの期間限定で今年も始まりました！

提案先によって発表するスライドの組み合わせを変えたい

商品やサービスを複数のお客様に紹介する時に、プレゼンファイルをコピーしていくつも用意していませんか？　提案の相手が変わっても同じプレゼンテーションファイルを使いまわすことができればはるかに効率的です。
でも、同じプロジェクトを提案するにしても、プレゼンテーションの条件はさまざま。限られた時間内で、しかも相手が欲する部分をいかに効率よく伝えるかを考えたとき、同じ提案内容であっても、使用するスライドの優先順位が変化することは多いものです。

こんなときは、「目的別プレゼンテーション」という機能を使うと、ひとつのプレゼンテーションファイルから発表に使うスライドを選び、相手によって異なる形でスライドショーを実行できます。

Excelで英数字に日本語と別のフォントを使いたい

レストランのメニューなども、「これ多分Wordで作っているのかしら？」と思うものをよくみかけますが、普通の書類を作るときにも、見栄えを考えると外せないのが「フォント」ですね。

フォントには、ひらがな、漢字などの全角文字に設定するための「和文フォント」と半角アルファベットや半角の数字用の「欧文フォント」の2種類があります。
大まかな見分け方としては、「MSP明朝」などのようにフォント名に日本語が混じったものが和文フォント、それ以外は欧文フォントと考えればよいでしょう。皆さんは普段、これらを意識して使い分けていらっしゃいますか？

私たちが主として使うのはやはり日本語ですね。ところが、和文フォントが持つ半角英数字の字体は、文字幅が全角文字の半分になります。アルファベットや数字にも「MS明朝」などの和文フォントを設定すると、どことなく貧弱でメリハリがないなあと思ったことはありませんか？

見せたくないスライドを削除せずに非表示にしたい

パワーポイントで作成したプレゼンテーションは、発表時のスライドのほか、配布用の資料としても使います。コンペなどでの発表は、限られた時間の中で行うことが多いですよね。
資料としてはひととおりのスライドを印刷して配るけれど、全部のスライドをプロジェクターで映す時間がないので、プレゼン本番で使うスライドを絞り込みたいことはないでしょうか？　かといって発表用と配布資料用にプレゼンテーションを別々に用意するのは面倒ですね。
そんな手間のかかることをしなくても、パワーポイントには、一部のスライドを発表時に映さないようにする機能がありますよ。

波線で途中を省略した棒グラフを作りたい（２）

前回の続きです。前回は飛びぬけて大きいデータの棒だけを短く加工しました。これに伴ってグラフの目盛も最大値が小さくなってしまいますね。そこで、最大値の目盛を変更しましょう。これには、グラフにテキストボックスを追加します。

波線で途中を省略した棒グラフを作りたい（１）

棒グラフを描いたとき、データが大きくかけ離れていたため、1本だけ突き出てしまった経験はありませんか？　例では、黄色いセルの数値が31,690、その次に大きいデータが6,041なので、ガクンと差が開いてしまいます。こういうグラフは見た目もカッコ悪いし、短い棒どうしの差が読み取れなくなってしまうので避けたいですよね。

こんな場合に、新聞などでよく見かけるのが下のように途中を波線で省いたもの。間を省くことによって目盛間隔を小さく取ることができるので、他のデータとの差をバランスよく表示できます。

数値に単位を付けると計算できなくなる

書類などで数量を単位付きで入力したいと思ったことはありませんか？
ところが、素直に「1式」のように入力すると、そのセルを四則演算などで参照していと、計算式がエラーになってしまいます。これは、単位を付けて入力した数字は「数値」ではなく「文字列」とみなされるためです。

タイトルがページの一番下に来てしまう

前回に引き続き、Wordの話になります。長いレポートや論文を作るとき、気が付くとタイトルがページの最下行に来ていたことはありませんか。

雑誌や書籍でもタイトルがページの最後に来るのは基本的にNGなのです。こうならないように、文字量を調節したり、レイアウトを変えたりして対応するのですが、Wordで論文を推敲するときにそんな面倒なことは考えたくないですよね。

余白が消えた！？

Wordを使っていて、ふと気が付くと上下の余白がなくなっていたことはありませんか？
何が起こったの！？　フッターに入力したページ番号は消えちゃったの？と、せっぱつまった声でときどき質問されることがありますが・・・。バージョン2002以上のWordで見られる現象です。

ですがご安心を。これは一時的に余白を詰めて表示されているだけですから、ヘッダーやフッターに設定した項目が削除されてしまうようなことは一切ありません。

住所から郵便番号を自動表示したい

住所録にデータを入力するときには、郵便番号辞書を使うと郵便番号から該当する住所に変換できるのはご存じでしょうか。それにはまず、言語バー（Office2000では「IMEツールバー」）の「変換モード」ボタンをクリックして、「人名/地名」を選んでおきます。

コメントされた文章をそのままスライドに取り込みたい

PowerPointのプレゼンテーションをレビューすると各部署からコメントをもらいますね。スライドに付けてもらったコメントの言葉をそのままスライドに取り込みたいことはありませんか？　このとき、わざわざ同じ文字をキーボードから打ち直すのは面倒です。実はバージョン2002以上のPowerPointには、コメントの文字をまるごとコピーできる機能があるのです。

複数列の内容でを対象にしてオートフィルタで抽出したい

オートフィルタはデータの抽出に便利ですが、単独列のデータでしか抽出できないのがネックですね。
たとえば取得資格を3つまで記入するといった下のような表の場合は資格欄が複数列にまたがっていることになります。このような表から「エクセル上級」の資格を持つ社員だけを抜き出したくて困ったことはありませんか？このような場合はどうすればいいのでしょうか？　言うまでもなく、B列からD列のすべての列でオートフィルタを順番に実行すると、絞り込み検索になってしまうため、目的の結果は得られません。

取り込んだ画像の一部だけを使いたい

前回の記事でご紹介したように、写真などのJPEGファイルを開いてコピー＆ペーストで画像を貼り付けると、貼り付け先ファイルのサイズが極端に重くなってしまいます。では、画像の一部だけをプレゼン資料などで見せたい場合はどうすればいいのでしょうか？
この場合は、次の二つの方法があります。

（１）あらかじめPhotoshopなどの画像編集ソフトで写真の一部を切り取った画像ファイルを作っておき、それを「挿入」メニューからファイルに挿入する
（２）いったん「挿入」メニューから大きいままの画像を挿入し、その画像をトリミングしていらない部分を隠す

（１）はお使いのソフトによって操作が異なりますのでここでは説明を省くとして、今日は（２）の方法をご紹介しましょう。ここでは、PowerPointの画面で説明しますが、WordやExcelでも同様に操作できます。

デジカメ画像を貼り付けるとファイルが極端に重くなる

デジカメで撮ったJPEG画像をオフィスのファイルに貼り付けると、ファイルサイズが本来の画像ファイル容量の何倍にもなってしまうというお悩みの声をよく聞きます。例えば100KBのjpegファイルを200KBのPowerPointプレゼンテーションに貼り付けると、本来なら300KB程度になるはずのファイルサイズが１MB近くになってしまう、といったものです。

72ポイント以上の文字を書きたい

文字サイズを変更しようとして「フォントサイズ」ボックスの▼をクリックすると、リストには72ポイントまでしかサイズが表示されません。これより大きなサイズの文字は書けないのかと悩んだ経験はありませんか？

小さな表の列幅を狭くするのが面倒

Wordで表を作る機会は多いですね。皆さんは普段どんな方法で表を作っていますか？
いろいろな方法がありますが、一番手軽なのがドラッグで表を作る方法では？　「標準」ツールバーで「表の挿入」ボタンをクリックし、列数×行数分のマス目をドラッグすると、3列×2行といった大きさの表が文書に挿入されます。

Office2007をインストールせずに使ってみたい（後）

昨日のブログでは、オンライン用試用版プログラムを使えるように設定するところまで紹介しました。今日は実際に使ってみましょう。

Office2007をインストールせずに使ってみたい（前）

別のブログでオフィス2007について連載していますが、そーですねえ、まだ様子見の人が多いように思います。家族や知人、友人はもちろん、仕事先で会う人ごとにオフィス2007を使っているのかどうか、折に触れて聞いてはいるのですが。使っている人はまだちらほらというのが正直な印象です(^_^.)。2007関連の本や記事を書かせてもらっている手前、じりじりとでもユーザーが増えることを期待しているのですが（笑）どうかなあ。

そこで今日と明日の2日間は、インストール不要の「お試し板」オフィス2007をご紹介しましょう。買おうかどうしようか悩み中、という方はどうぞこちらをクリックしてみてくださいね。

ルーラーの目盛りが「文字」にならない

Wordで文書を作るときには、インデントやタブの機能を使って、文章の先頭位置を調整して見やすくしますね。小学生の頃に習う原稿用紙の書き方が脈々と受け継がれているせいでしょうか、日本語のビジネス文書でも、インデント位置を文字数で設定する方が圧倒的に多いように思います。
たとえば段落の先頭を1文字下げるときは、画面上部のルーラーで「1行目のインデントマーカー」（下向きの▽部分のこと）を1文字分ドラッグします。あるいは、「段落」ダイアログボックスを開いて、インデント幅に「1文字」分の「字下げ」を指定します。

ドロップダウンリストから選択肢を選ばせたい

この会員名簿では、新しいカードへの切り替えについて「賛成」か「反対」かを入力する欄を設けています。
このほか、社員名簿などで所属部署を入力させるといった場合にも、ドロップダウンリストからクリックしてセルに入力させるようにすることをおすすめします。入力が簡単になるだけじゃなく、同じ部署なのに「営業」と「営業部」が乱立するといったデータの不統一がなくなるからですね。
そこで今日は入力候補をセルにリスト表示させる方法をご紹介します。

名前と同時に振り仮名を入力したい

名簿で名前を五十音順に並べ替えたり、ア行の人、カ行の人、というグループ分けをしたりするためには振り仮名欄がほしいですね。名簿を作るときには、振り仮名を自動で入力できるようにしておくと便利です。

社員番号や電話番号を入力すると先頭のゼロがなくなってしまう

4月は新人さんの季節！　新しい職場で、学校で、この春からExcelを使い始めた方も多いことと思います。そこで、今回から数回に分けて、使いやすい名簿をExcelで作るときのコツを見ていきましょう。

大切なメールが届いたら画面にメッセージを表示したい

昨日は入社式が一斉に行われたとのこと。新入社員の皆さんの中には、今日から早速職場に入る方もいるのではないでしょうか？
3月31日の日経新聞　プラス１に、「困ったビジネスメール」と題して気になるメールの使い方のランキングが上がっていました。私もお取引先との遣り取りはもっぱらメールです。早速、読んでみたところ、あ、なるほどなあと思うものが幾つもありました。

特に受信するメールの数が多い場合は、大切なメールを読み飛ばしてしまわないように気を遣わなくてはいけませんね。Outlook 2003をお使いなら、特定の相手からのメールが着信したら、画面にメッセージを出して確実に知らせることができます。

先日紹介した「デスクトップ通知」と違う点は、通知画面がずっと表示されることです。デスクトップ通知で表示されるメッセージは30秒で消えてしまうので不在のときに着信するとメッセージを見ないで終わってしまいますが、これだとずっと通知画面が残ります。
早速やってみましょう。

印刷するときだけ社外秘の部分を隠したい

Wordで作った書類の一部に社外秘の部分があって、そこだけを印刷したくない。そんな場面に遭遇したことはありませんか？
Wordには「隠し文字」という文字書式があります。これを使うと、わざわざ見せたくない部分を削除して印刷用の文書を作り直さなくても、社外秘や部外秘の部分だけを印刷しないようにできます。今日はその方法をご紹介しましょう。

スライドテキストの末尾が揃わない

PowerPointのスライドでは、本文テキストの文字はおおむね28ポイントから40ポイントもの大きさになります。文字サイズが大きい分、配置にばらつきがあると通常のワープロ文書以上に目立ちますよね。

イラストの周りに文字をきれいに配置したい

Wordでパンフレットやチラシなどを作るときに重宝するのがイラストですね。ご存知のように、好みのクリップアートを紙面に取り込むだけで、人目を引く仕上がりになります。
ところで、イラストを文章の中に配置するときに、なかなか思い通りにいかないという声をよく聞きます。そこで今日は、挿入したイラストの絵に沿って文字がきれいに回り込むようにする方法を見てみましょう。

何もしていないのに「保存しますか？」と聞かれてしまう

Excelファイルに変更を加えてからそのファイルを閉じようとした場合、保存されていない内容が残っていると、「変更を保存しますか。」と尋ねられますね。

ところが、どこも変更していないのに、このメッセージが表示されたことはありませんか。「変更を保存しますか。」ってどこも変更していないのになぜ？
謎のメッセージが気になっていた方は、この続きをご覧ください。

A４以外の用紙を標準で使いたい

Wordで作ったものを印刷するとき、用紙サイズは何を使っていますか？　Wordを起動すると、特に変更しなければ用紙サイズはA4が指定されますね。
ですが、B5やB4の用紙を普段から使っている人も当然いるはず。そうなると、毎回用紙サイズを変更するのは面倒ですね。そこで今回は、既定の用紙サイズをA4以外の大きさにする方法をご紹介します。

「わーど」と入力して「Word」に変換したい

私たちが日頃、読んだり書いたりしている文章の多くには英単語が混じっています。パソコンで文章を書いていて、漢字に変換するのと同じように、カタカナの読みから英単語に変換できれば便利だと思ったことはありませんか？　これはIMEの設定を変更すれば簡単に実現できるんですよ。ちょっと見てみましょう。

ヘッダーやフッターを自由な位置に表示したい

会社のロゴマークやキャッチコピーをヘッダー・フッターに入れたとき、好きな位置に印刷したいと思ったことはありませんか？　




ヘッダー・フッターというのは、「表示」メニュー→「ヘッダーとフッター」を選択すると表示される点線で囲まれた部分のことです。ここに配置した文字や絵は、自動的にすべてのページに印刷されますから、何ページにもわたるパンフレットや報告書に会社ロゴを入れるときなどに便利です。

平日の日付だけを連続して入力したい

初めてExcelを触ったときに「これは凄いっ！」と感動したのがオートフィルでした。
特に日付。先頭のセルに開始日の日付を入力しておいて、フィルハンドルをドラッグすると、次の日の日付が勝手に入るじゃありませんか！しかも「2007/1/31」の次はちゃんと「2007/2/1」になるし。まだシリアル値というExcel日付の仕組みを知らなかった当時の私は、うーん、なんてカシコイんだ！としきりに感心したものでした。

ところで皆さんは「右ドラッグ」というワザを知っていますか？　オートフィルするときに左ではなく右のボタンを押しながらドラッグする方法です。これを使うと、平日の日付だけを連続して入力できるんですよ。ちょっとやってみましょう。

余白ぎりぎりまで印刷したい

一般に、文書を見やすく仕上げるには、上下左右に適度な余白が必要になります。でも、大きな表や地図などをめいっぱい印刷しようとして、一生懸命余白を広げた経験はありませんか？　

余白の最小値はお使いのプリンターによって異なりますが、プリンターの取扱説明書を広げていちいちこれを調べるのは面倒ですね。こんなときはWordの「ページ設定」を使えば、四方の余白に設定できる一番小さい数値を簡単に調べることができます。今日はそれをご紹介しましょう。

文字を大きくすると、急に行が広がってしまう

先日、「文字サイズを拡大したら、不自然に行間が広がってしまうんだけど」という相談を受けました。どういうことか下の図を使って説明しますね。図はクリックすると別画面に拡大されますので。見づらい場合はクリックしてください。

保存先のフォルダまでたどり着くのが面倒！

パソコンを使い始めたころ、操作をいろいろと教えてくれた知人がよく、「マイドキュメントにファイルを保存するな」と言っていました。

「ファイルを開く」「名前を付けて保存」といった操作をしたとき、まず保存場所として表示されるのがおなじみの「マイドキュメント」です。この下に直接ファイルを保存してゆくと、あっという間にマイドキュメントはごちゃごちゃになってしまいます。つまりきちんとフォルダを作ってそこに分類しなさい、という話でした。実際、多くの方が、それを実践されていることと思います。

ただ、「開く」「保存」などの操作の際、毎回保存場所を指定するのが面倒ではないでしょうか？特に、「マイドキュメント」→「仕事」→「A社」「B社」・・・のように、フォルダが何階層にもなると、カチカチカチカチとダブルクリックを繰り返すことになります。
こんなときはマイプレースを活用しましょう！

「1-1」などと番地を入力すると日付になってしまう！

2007年明けましておめでとうございます。
お正月の真っただ中にここをご覧になっている方はかなり勉強熱心かと（笑）。どのくらいいらっしゃるのでしょうか？
今年もいろんな便利ワザやニュースをお伝えしていきます。どうぞよろしくお付き合いくださいませ！

フリーになってよかったかなと思うのは、年賀状をしっかり書くようになったことでしょうか。大変といえば大変なんですけど、ちゃんと元旦に間に合うように計算して取り掛かるようになったので一歩前進かなと。

そんな年賀状の住所録、私は仕事関係の人はOutlookで、プライベートの人はExcelで管理をしていますが、皆さんはいかがですか？　Excel派の人が多いのではないでしょうか？
Excelでよく受ける相談のひとつに、番地などの数字が勝手に日付に変わるというものがあります。

ハガキのちょうど中央に絵や題字を配置したい

この時期といえば年賀状ですが、もう投函はお済みですか？　年賀状の宛名を美しく印刷するには、やはり年賀状ソフトにかなうものはないと思います。でも文面ならWordでも十分に作れます。
「謹賀新年」などの題字は、ワードアートを使えばきれいな飾り文字ができますし、「いのしし」でクリップアートを検索すれば、来年の干支のイラストも挿入できます。今日は、これらのパーツをハガキの中央に配置する方法をご紹介しましょう。

行に番号を付けて印刷したい

印刷したWordの文書で、何行目かがすぐにわかるようにしたいと思ったことはありませんか？
私は仕事柄、Wordを使って文章を書くことが多いです。書いたものは、必ず一度印刷して、おかしなところがないか、誤字脱字はないかをチェックします。そうすると不思議なもので、画面で見たときには気づかなかった間違いが必ずあるんですね～。
で、赤を入れた原稿をもとに、今度はWordのデータを直していくわけですが、紙と画面の突き合わせって目が疲れて意外と大変なのです。
そこで、Word画面にもExcelのように、行番号を表示させる方法を探してみました。

Office 2007の試用版を使ってみよう

11月30日に、Windows VistaとOffice 2007の企業ユーザー向け製品が発売されました。この日はちょうど、IT-EIに参加させていただいていました。講演者の中にはマイクロソフトの方もいらして、壇上でもそのことに触れておられましたね。

さて、私たち一般ユーザー向けの発売はもう少し先の1月30日ですが、それまで待てないという人は、マイクロソフトのホームページへ行ってみましょう。12月2日からOffice 2007試用版のダウンロードサービスが始まっています。こちらにアクセスすれば、製品版Officeと同じソフトを、無料でダウンロードして使ってみることができますよ。

計算式をそのままにしてデータだけを削除したい

もう来年の手帳に予定が書き込まれるようになりました。言うまいと思うのですが、1年が経つのが本当に早いです(^_^.)。
Excelで予算や売上、あるいは家計などを管理している人は、月末、年末、年度末などの節目になると、古いデータを削除して新たに入力できるように入力フォームを整えることと思います。そんなとき、セルに設定した数式をうまく除外して入力データだけを削除する方法を知っておくと便利ですね。さっそく見てみましょう。

大きな表の見出しを繰り返し印刷したい

大きな表を印刷しようとして1ページでは収まらなくなることってありますよね。普通に印刷すると、2ページ目には見出しが表示されないので、どの列が何を表すのかがわからなくなってしまいます。かといって見出しの行をコピーしてそれぞれのページに貼り付けるのは大変な手間です。第一、改ページされる位置がずれたら対応できなくなってしまいます。
そこで今回は、列の見出しを各ページに繰り返し印刷する方法をWordとExcelそれぞれについてご紹介します。

▼を横向きにしたい

文章を入力していて横向きの▼を入れたいと思ったことはありませんか？　箇条書きの先頭に付ける場合、「さんかく」と読みを入力して変換すると、▲や▼のように上下の三角は候補に表示されるのですが、角が右に向くものは出てきませんね。
記号を入力するなら、「挿入」メニュー→「記号と特殊文字」を選び、「Webdings」などの記号用フォントを選んで探す方法もありますが･･･、実はこれ、もっと簡単に入れる方法があるのです。

表のタイトルをそのままグラフタイトルに使いたい

グラフには、内容がわかるようなタイトルを付けますね。でもちょっと考えてみると、グラフタイトルは元の表のタイトルと同じになる場合がほとんどではないでしょうか？　そこで今回は、グラフタイトルに表のタイトルをリンクさせて、常に同じものを表示する方法をご紹介しましょう。

クリップアートの色がデザインに合わない

PowerPointでプレゼンテーション資料を作るときは、文字ばかりのスライドにも適度にイラストを入れることをおすすめします。それは、イラストが1点あるだけではるかにイメージを喚起してくれるものになるからです。
ところが、イラストを追加してみたものの、色合いがプレゼンテーションと合わなくて気になったことはありませんか？　こんなときはクリップアートの配色を変えてみるとよいですよ。早速試してみましょう。

切り取り線をさっと入れたい

Wordで書類を作っているとき、1本だけ線を引きたいと思ったことはありませんか？　委任状や申込用紙が付いた書面で、切り取り線などを描くときがそうですね。きょうはこういったときに手早く切り取り線を入れる方法を紹介しましょう。

3-Dグラフの向きを変更する

プレゼンなどで見栄えのするグラフが欲しいときに便利なのが立体効果の付いたグラフですね。Excelならグラフウィザードの最初の画面で、3-D効果の付いたグラフを選ぶだけで立体グラフがカンタンに作成できます。
ところが3-D縦棒グラフを作ったとき、奥にある棒が短くて埋もれてしまったことはありませんか？　こんなときは、向きを変えると見やすくなることがあります。

小さな「つ」や「や」が行頭に配置されてしまう

ワードで文章を入力していると、単語の途中で次の行にかかり、小さな「つ」や「や」が行の先頭に来てしまうことがあります。これが気になったことはありませんか？

長い連続データをピタリと入れたい

表に連番を作るときに活躍するのがオートフィルです。「1」「2」と番号を入力しておいて、ふたつのセルを選び、フィルハンドルをドラッグすれば、「1」「2」「3」･･･と連続した番号を入力できます。
ところが、オートフィルのつらいところは、どこまでドラッグするかの調節が難しいことです。1から100までといった長い連続データを入力しようとすると、行き過ぎたり足りなかったりしてなかなかピッタリ100で入力をとめることができない。そんな経験が誰しもあるのではないでしょうか？

図を貼り付けるとファイルサイズが大きくなってしまう

9月も終わり、いよいよ行楽の秋本番ですね！　楽しかった旅行の思い出をワードでアルバムにする、そんな使い方も増えてくるかもしれません。

画像をファイルに挿入するには、「挿入」メニュー→「図」－「ファイルから」と操作します。挿入後、画像ファイルが原寸で表示されますから、サイズ変更ハンドル（画像をクリックすると周囲に表示される■のことですね）をドラッグして、適当な大きさに縮小しましょう。

ところで、画像を貼り込んだファイルは、ファイルサイズが一気に膨らむので注意が必要です。しかも、上の方法で見た目の大きさを縮小しても、埋め込まれた画像のファイルサイズは変わりません。最高画質で撮影したデジカメ画像などは、1枚で軽く数メガバイトになってしまいます。
そこで、挿入した画像データのサイズを縮小するボタンの使い方を知っておきましょう。なお、この方法は、バージョン2002以上のWord、Excel、PowerPointで有効です。

罫線を削除すると、隣のセルの罫線も消えてしまう

セルに引いた罫線を削除するときに、いつも困っていたことがあります。
それは、表の一部の罫線を削除するときに、隣接しているセルの罫線も一緒に消えてしまうことです。
罫線を削除するには、「書式設定」ツールバーの「罫線」ボタンから「枠なし」を選ぶ方法が一番手早いですね。でも、これだと隣のセルと接する部分の線も一緒に消えてしまいます。四辺の線を個別に消すには、セル選んで｢書式」メニュー→「セルの書式設定」と選択し、表示される画面の「罫線」タブで消す方法がありますが、いちいちダイアログを出して削除するのはかなり面倒です。
ところが、先日、そんな悩みを解決してくれるショートカットキーがあることを知ってしまいました。

プレゼンテーションのデザインがバッティングするのが心配

今やプレゼンテーションは、パワーポイントで作った資料をプロジェクターに映して行なうのが一般的。自社のテンプレートを用意している場合は別ですが、パワーポイントのテンプレートからデザインを選んだ場合、それが他の発表者とバッティングしてしまうことだってありえますね。特に社外のコンペなどで同じデザインがかちあってしまったら、これは気まずい思いをすることになります。そこで今日はこれを防ぐ方法をご紹介しましょう！

図形の下に文字を入れられない

ワードでよくある相談のひとつに、図形が勝手に移動してしまうというものがあります。下の図のような図の下に文章を追加しようとして改行すると、描いた図形がどんどん下の行へと送られてしまう、そういう状況のことです。これは困りますね。

これは、「クリックアンドタイプ」機能を使うと簡単に解決できます。

◆Library by Odysseyにちょっと出演

お盆休み真っ盛りの8月14日、オデッセイコミュニケーションズさんが放送されているWebラジオ『Library by Odyssey』の収録にお邪魔してきました。そのときに録っていただいたメッセージが昨日オンエアされたので、早速聞いてみました。
興味のある方はこちらから、8月30日の「From Master」にアクセスしてお聞き下さい。このブログのこと、そして私の今の職業であるテクニカルライターという仕事について喋らせていただいています。

実はこれ、えらく緊張してしまって、私、途中で何度も喋りなおしてしまったんですが、･･･凄いですね。オンエアされたものを聞くと流暢につなげてくださっていて、どこで転んだのか全然分からない。びっくりしました。有難うございました！

収録の場にいたのは、InterFMの方が3人とミスターK、それにaotenブログの事務局を担当されているオデッセイコミュニケーションズのYさん、私の6人でした。
この日は夏休み進行で、「Form Master」というコーナーで毎日流すボイスメールを10日分まとめて録音するとのこと。ラジオの収録という場面にお邪魔したのは初めてです。ここでマイクを前に喋った音声がスタッフの方によって調整され、パーソナリティの方に紹介されてオンエアされるわけですね。ちょうど本や雑誌と似ていて、1つのコンテンツが世に出るまでには、大勢の人の手を経ていくんだな～と思いました。

2月にスタートしたこの「知って得するマイクロソフトオフィスの話」も、早いもので半年になります。マイクロソフトオフィスも版を重ねるごとに進化していますし、生活や仕事におけるITの使い方もどんどん変わっていくものと思います。
その流れに身を置きながら、これからも役に立つ情報をお届けできればいいなと思います。これからもどうぞよろしく！

シート数の多いブックで隠れているシートをすばやく選びたい

シート数が多いエクセルのファイルでは、画面下にシート見出しのタブがぎっしり並んでしまいます。さらにシート数が増えると、一部のシート見出しは表示されなくなります。この状態で隠れているシートを選択するには、ウィンドウ左下にある左右の三角が並んでいるボタンを使いますが、シート見出しを左右に移動する操作は、正直とてもまどろっこしいものです。

メールアドレスや住所をすばやく入力したい

夏休み、みなさんはいかがお過ごしですか？
昨日は東京で大停電がありましたが、幸い私が出かけたときは復旧後で、電車も普通に動いていました。昨日は、丸の内まで出かけて、オデッセイコミュニケーションズさんが放送されているWebラジオ『Library by Odyssey』の収録にお邪魔してきました。私もほんの少し喋らせてもらったのですが、「超」が付くほど緊張してしまいまして（汗）　･･･そのお話は、また後日、放映前にでも。丁寧なアドバイスをくださったラジオ局のみなさんやMr.K、有難うございました！　

さて、ホームページでの申し込みやビジネス文書で、自分の連絡先を入力する機会は意外と多いもの。特にメールアドレスは、仕事用、プライベート用と複数のものを使い分けている人がほとんどだと思います。こういった連絡先を間違えないように毎回入力するには、IMEに「単語登録」しておくことをおすすめします。今日はそれをご紹介しましょう！

インターネット上で体験できる「オフィス 2007 お試し版」が公開！

次期バージョンのオフィス 2007を試してみたいけれど、自分のパソコンにインストールするのはちょっと･･･という方に朗報です！

こちらでもご紹介したオフィス2007ベータ版のダウンロードは7月28日で終了になりました。入れ替わりに、7月31日からは、Web上でオフィス2007の機能を試せるサービスが始まっています。こちらにアクセスすると、バージョン2007のエクセルやワードを実際に操作できるのです。さっそく私も試してみたのでその結果をご紹介しましょう！

表紙にページ番号を入れたくない

提案書や会社案内、文集などをWordで作ったことはありませんか？
複数ページに渡る冊子を作るときには、ページ番号が不可欠です。さらに欲を言えば、表紙の次のページからページ番号が始まるようにして、表紙には、ページ番号が表示されないようにしたいものです。今日はこの方法をご紹介しましょう。

ファイルから個人情報を消したい

皆さんはファイルのプロパティに注意を払ったことがありますか？
「プロパティ」とは、ファイルアイコンを右クリックして「プロパティ」を選ぶと表示される画面のことです。サイズや保存場所などを確認するときに開きますね。また「概要」タブで「詳細設定」ボタンをクリックすると、さらに詳細なプロパティが表示され、ファイル作成者のほか会社名などが表示されます。

「同じサイズの結合セルが必要です」と言われてしまう

データを並べ替えたり、オートフィルタを設定してデータを抽出したりしようとして、「この操作には、同じサイズの結合セルが必要です」というメッセージが出たことはありませんか？

名簿や売上データをエクセルで管理していると、列を基準にして並べ替えたり、必要なデータだけを抽出したりする機会は多いですね。
画面のように、「会員番号」「氏名」･･･と列ごとに内容が決められていて、1行に1件ずつデータが入力された形式の表では、基本的に田形（田んぼの「田」の字のように、セルの数がすべての列や行でも同一になっている状態）に作ります。このような表では、セル結合は行なわないのが基本です。なぜなら、一部のセルが結合されているとデータが正しく識別されないからです。

三つ折りの印を付けたい

書類を郵送するために封筒に入れるとき、三つ折りにすることがありますね。四つ折りなら最初に真ん中から折って、さらに中央で折ればいいのですが、三つ折りだとそうもいきません。均等に三つ折りにするのは難しいなと思っていたところ、つい先日、ワードを使って三つ折りにするときの目安となる線を印刷できることを知りました。今日はそれをご紹介しましょう。

Microsoft UpdateでWindowsとOffice両方の更新プログラムを入手する

皆さんは「Microsoft Update」を使っていますか？
インターネット回線や社内LANにつながれている以上、パソコンは常にウィルスやスパイウェア感染の危機にさらされています。一方Windowsにはセキュリティホールと呼ばれるプログラム上の弱点があり、そこを突いてくるウィルスが後を絶ちません。そこでマイクロソフトが必要な対策プログラムを無料配布する仕組みがWindows Updateです。

ところが、Windowsとは別に、Officeにも「Office Update」という同様の、更新プログラムを無料インストールする仕組みがあるのです。試しにワード2003やエクセル2003の「ヘルプ」メニューから「更新のチェック」を選んでみてください。Officeのアップデート専用ページにつながります。Windows Updateと同様、定期的にOffice Updateを実行していれば問題ないのですが、つい忘れてしまいがちです。

Windows UpdateをMicrosoft Updateにバージョンアップすると、WindowsだけでなくOfficeの更新も自動でチェックしてくれるようになります。これならOfficeだけをうっかりアップデートし忘れる心配がありませんね。まだWindows Updateを使っている人は、こちらにアクセスして、この機にMicrosoft Updateに切り替えましょう。切り替えるには、「Microsoft Updateにアップグレードしてください」という部分をクリックし、指示にしたがってプログラムをインストールします。

エクセル2007では、デザイン＋表の機能を強化

さて、オフィス2007ベータ版のレポートも今日で最後になりました。トリを飾るのはエクセルです。エクセルはバージョン2007になって、約100万行のデータを格納できるようシートサイズが拡張されました。そのほか印象的だった機能を2つご紹介します。

・デザインを設定するだけで、計算式のコピーが不要に

こちらでもご紹介しましたが、オフィス2007では、表やグラフなどのデザインが一新されました。エクセルで表に配色を設定するには「ホーム」タブで「テーブルとして書式設定」を使います。ところがさすがは表計算のエクセル。実際に使ってみると、その恩恵は見た目がキレイになることだけではないと気付かされます。

プレゼン終了後のスライドをスマートに見せたい！

パワーポイントを使った発表は、プロジェクターを使ってスライドを拡大表示するのが一般的です。ところで、発表が終わった後はどうでしょうか。なんとなくそのまま質疑応答に入っていませんか？

説明がひととおり終わったのに、｢結論」とか「今後の展望」などを述べたスライドがいつまでも表示されたままになっているのは落ち着かないものです。そこで締めくくりとなるスライドを最後に1枚用意しておくことをおすすめします。

たとえば、「有難うございました」と一言お礼が書かれたスライドはどうでしょうか。また、下のように連絡先を明記したものを見せるのも一案です。考えてみれば、スライドの1ページ目には会社名などを入れた表紙ページを用意するのですから、表紙に対応する「裏表紙」があってもいいはずですね。

しかしながら、このペーパーレスの時代に、余計なスライドを印刷するのは避けたいというご意見もあるでしょう（もっともです）。それなら、画面を真っ暗にしてしまう方法もありますよ。

発表が済んだら、スライドショーが表示された状態で「B」キーを押します。これで、ちょうど舞台が暗転するかのように、パソコンの画面が黒く表示されます。白く表示するには、同様に「W」キーを押します。再び説明を加えたいときは、任意のキーを押すと、スライドショーの画面に戻ります。

スライドを一時的に見せないようにして、発表者に注意を向けさせたいときにも使えますね。プレゼンの機会が多い方には、覚えておくと便利なキー操作だと思います。

ワード2007で、美しい文書作りと文書のレビューが便利に

今月の金曜日は、オフィス2007ベータ版のレポートをお届けしています。さて、今日はワード2007ベータ版を使ってみて、印象に残ったおすすめ機能を2つご紹介します。

・ヘッダー、フッター、透かし、表紙などを見本から選べる

まずは誰もが使える楽しい機能から。
ワード2007では、ヘッダーやフッター、報告書の表紙などを、配色やグラフィックスが設定された見本から選べるようになりました。上の図はヘッダーを挿入するところです。きれいな見本が大きく表示されるため、ヘッダー適用後の様子についても見当を付けやすくなりますね。なお、いったん見本を選ぶと、画面上部のボタン類がヘッダー・フッター専用のものに変わります。そこから表示させたい文字やグラフィックスのデザインを、さらに細かく指定することもできます。

・2つの文書の変更点を確認する

作成した書類を人に見てもらった場合、どこが修正されたのかを後から確認しますね。この付き合わせを自分の目で見て行うのは重労働です。
ワード2007の「比較」機能を使うと、文書中から文字の追加、削除、移動などを瞬時に見つけ出し、元の文書、変更後の文書、比較結果を示した文書、の３つの画面を並べて表示してくれます。これはもともとワード2003の「文書の比較と反映」という機能を改良したものですが、比較結果が各段に見やすくなりました。一番左の変更履歴ウィンドウは縦長・横長どちらの形でも表示できます。今までよりも積極的に文書のレビューを活用できそうですね。

半円グラフを作ろう

サッカーワールドカップ、クロアチア戦が引き分けになり、決勝進出が難しくなってしまいました･･･。そんな中、気を取り直して今日はエクセルのグラフの話をします。

ご存知のようにエクセルではさまざまなグラフを作れます。今日は、ちょっと遊び心を出して、新聞の世論調査などでときどき見かける「半円グラフ」を作ってみませんか？　円グラフを何度か作った経験があれば、その応用で作成できます。少し手順が長いですが、チャレンジしてみてください。

オフィス2007で書式・デザインの設定がラクラク！

サッカーワールドカップ、クロアチア戦があさってに迫りました。初戦は残念な結果になってしまいましたけど、今度こそ頑張って欲しいものです！

さて、今月は「オフィス2007プレビュー月間」と題して、オフィス2007ベータ版を触ってみての感触をお伝えしています。今日は、見栄えのする書類作りになくてはならない2つの機能をご紹介しましょう。ベータ版のインストールについてはこちらをどうぞ。

・書式設定ツールバーがすぐそばに表示

入力した文字を太字にする、文字サイズや色を変える･･･こういった操作は、ワードでもエクセルでも頻繁に行いますね。これまでは、対象となる文字やセルを選択してからツールバーやメニューバーから書式設定のコマンドを選ぶ必要がありました。ところが、頻繁に行う操作だけに、マウスポインタを往復させる距離というのは、案外ばかにならないものです。
オフィス2007では文字を範囲選択すると、その近くに「ミニツールバー」と呼ばれる小さなツールバーが表示されます。これを使って書式をすばやく指定できます。ミニツールバーは邪魔にならないように最初は半透明で出てくるので、後ろの文字が隠れてしまう心配もありません。

・マウスを合わせるだけで設定後の様子をプレビュー

オフィス2007では、グラフや表の配色が格段に垢抜けて、見栄えのするものになりました。しかもこれらのデザインを選ぶときは、ボタンの上にマウスポインタを合わせるだけで、実際の文書や表にその配色を設定したときの様子が表示されます。今まで、「OK」ボタンを押してデザインをいざ適用してみると気に入らなくて、何度も設定を繰り返した経験はありませんか？ オフィス2007ではこのイライラがなくなるわけです。ぜひ皆さんにも体験していただきたい便利な機能と言えます。

クリップアートの向きを左右反転したい

クリップアートを左右反転できないかなあと思ったことはありませんか？
もうずいぶん前になりますが、営業事務の仕事をしていたとき、パワーポイントで作成したプレゼン資料を見た上司から「これさ、車の向き、反対にならない？」と言われたことがあります。
そのとき作っていた図は下のようなもの。車と矢印の向きと反対なのが気になる、というのが上司の言い分です。こういう意見をもらったら、わがままだなあとムッとせず、なんとかならないか考えてみましょう。

ちなみに車の絵はクリップアートを使っています。左右が反転されたクリップアートがあればそれに差し替えられますが、あいにくそんな画像はありません。矢印や建物のオートシェイプを入れ替える方法もありますが、大きな図の一部に収まっている場合はそれも難しいことになります。

オフィス2007のファイル形式について知りたい

新しいオフィスへの移行に当たって、まず気になるのがファイルの互換性ですね。今回のベータ版レポートでは、オフィスの中でも利用頻度の高いワード、エクセル、パワーポイントのファイル形式について見ていきましょう。

複数の人に送るメールのアドレスを楽に指定したい

前回、前々回とお送りしたオフィス2007のレポートは好評だったみたいですね！　そこで今月は毎週金曜日に、もう少しオフィス2007について書いてみようと思います。お楽しみに！
さて、今日はアウトルックのテクニックを1つご紹介します。今度、あなたが母校の同窓会で幹事をすることになったとします。懐かしいクラスメートたちと何回かメールでやり取りをするわけですが、たくさんのメールアドレスを、毎回1件ずつ宛先に指定するのは骨が折れる作業ですね。同じメンバーに対して何度もメールを送る場合は、あらかじめアウトルックの｢配布リスト」にメンバーのアドレスを登録しておきましょう。こうしておけば、メールの宛先には配布リストの名前を指定するだけで、登録した全員に漏れなくメールを送信できるようになります。

オフィス2007の「コマンドタブ」を体験！

前回はインストールの話をしましたので、今回は実際にオフィス2007ベータ版を触ってみての感触をレポートします！　ただ、残念ながらスペースの関係であまり多くは語れないのです（＞＜。そこで、今回のバージョンアップで一番の目玉と言われている「コマンドタブ」についてご紹介します。ここではワードの画面で説明していますが、エクセル、パワーポイントなどでも基本的には同じです。

オフィス2007ベータ版をインストールしてみました！

5月24日、日本でも次期オフィスソフト「2007 Microsoft Office system」のベータ版の提供が始まりました。私も、週末を利用してさっそくインストールしてみました！　そこで今回はベータ版のインストールについて、手順や注意点をご紹介します。ベータ版って何？という方は、まずこちらの記事からご覧下さい。

シート見出しの文字が小さくて見づらい

ディスプレイの性能が上がるにつれ、細部までがクリアーに表示されるようになりましたね。最新のパソコンでは、エクセルシートを開いたときに50行近くの範囲を表示できる解像度を備えたものも珍しくありません。
このように広い範囲をスクロールせずに表示できると、大きなデータベースなどを操作するときには非常に作業がしやすいのですが、その半面、ウィンドウの各部が相対的に小さくなってしまうデメリットがあります。そこで今日は、エクセルのシート見出しが見づらい場合に、これを大きく表示する方法をご紹介しましょう！
なお、シート見出しの文字サイズを変更する設定はエクセルにはありません。これは、ウィンドウズの画面設定をカスタマイズすれば変更できます。

まずデスクトップで右クリックして「プロパティ」を選択します。表示された「画面のプロパティ」ダイアログボックスで｢デザイン」タブを選び、｢詳細設定」ボタンをクリックします。続けて開くダイアログボックスで、｢指定する部分」に「スクロールバー｣を選び、「サイズ」の数値を大きくします。

これで、水平スクロールバーの高さが高くなり、それに伴ってシート見出しも大きく表示されます。見出しの文字サイズも拡大され、見やすくなったことがわかりますね。特に、年配の方がエクセルを使われる場合には、喜ばれるのではないかと思います。

よく使うクリップアートを手元に保存したい

提案書やチラシなどを作っていて、イラストが欲しいなと思ったことはありませんか？そんなときに役立つのが「クリップアート」です。
オフィスXP、オフィス2003では、「挿入｣メニュー－「図」－「クリップアート」を選択して、表示される作業ウィンドウで、クリップアートを検索できるようになりました。インターネットに接続された環境だと、自動的にマイクロソフトのホームページにつながるため、気の利いたイラストが見つかるようになったのも嬉しい点です。

ところで、気に入って繰り返し使っているクリップアートはありませんか？　毎回、検索して同じイラストを探し出すのは大変ですね。オフィスには「クリップオーガナイザ」というメディアファイルの管理ツールが付属しています。頻繁に使うクリップアートがあるなら、この「クリップオーガナイザ」に保存しておけば、次回使うとき、そこからすぐに呼び出すことができます。

エクセルのショートカットキーを壁紙にしませんか？

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こちらのサービスは現在終了しています。
お問い合わせをいただき有難うございました。
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「Ctrl」キーを押しながら「C」キーを押して文字をコピーし、次に「Ctrl」キーを押しながら「V」キーを押してコピーした文字を貼り付ける･･･。日ごろ、皆さんはこういったショートカットキーをどのくらい使っていますか？
ショートカットキーを使うと、キーボードから手を離さなくてすむため、特に入力作業をしているときには格段に効率が上がります。先ほどの「コピー」「貼り付け」以外にも、上書き保存（「Ctrl」＋「S」）、すべて選択（「Ctrl」＋「A」）などは、一度覚えればワードでもエクセルでもアプリケーションに関係なく使えます。ご自分がよく行う操作は、ぜひショートカットキーに置き換えてみることをおすすめします。

さて、そんな便利なショートカットキーが一覧になった壁紙があると重宝しますね。どうやらマイクロソフトも同じことを考えてくれたようで、こちらにアクセスすると、エクセルのショートカットキー一覧の壁紙をダウンロードできます。3パターンの写真はどれもほどよくビジネスっぽい雰囲気。気に入ったものを選択しましょう。
こちらはエクセル2002用とのことですが、バージョンによってショートカットキーの割り付けが変更されることはほとんどありません。したがって、エクセル2000や2003を使っている方でも十分に利用できます。

なお、ダウンロードした画像を壁紙に設定するには、デスクトップで右クリックして「プロパティ｣を選び、上の画面で「デスクトップ」タブを選びます。「参照」ボタンを押して、ダウンロードした画像を開き、「OK」ボタンを押せば設定完了です。

次期バージョンのオフィス2007について知りたい

少し前の話になりますが、3月に次のウィンドウズである「Windows Vista」の発売が延期になったというニュースが大きく取り上げられました。Vista発売に合わせて新製品のラインナップを揃えていたパソコンメーカーを筆頭に、関連業界に与える影響は計り知れないものと思われます。
Vistaとほぼ同時期の来年1月に、オフィスの新バージョンである「Microsoft Office System2007」が発売される予定です。こちらにアクセスすると、4年ぶりにアップグレードされるオフィスについての詳細を見ることができます。

他のプレゼンテーションのスライドを流用したい

仕事柄、書籍や雑誌記事の企画を作成してときどき持ちこみます。いつも忙しい編集部の方と比較的ゆったりと話をすることができるので、企画を出すのは好きだったりします。作業が始まってしまうと、とたんに慌しくなってしまいますから。

さて、企画というのは、過去に作成したものと、内容が重複することも多々あるのではないでしょうか？　以前に練り上げたプレゼンテーションファイルに、流用できるスライドがあるなら、それを再利用して資料を作る時間と手間を短縮させましょう！　そこで今回は、すでにあるプレゼンテーションからスライドをコピーする方法を紹介します。

まず、作成中のプレゼンテーションとコピーしたいスライドを含むプレゼンテーションの両方を開き、「ウィンドウ」メニュー－「並べて表示」を選択して、2つのプレゼンテーションを左右に並べて表示しておきます。
次に、コピーしたいスライドを選択します。スライドが複数ある場合は、スライドの一覧で最初のスライドをクリックし、「Shift」キーを押しながら最後のスライドをクリックすると、間にあるスライドも一度に選択できます。選択できたらコピーしたい位置までドラッグします。

選択していたスライドがコピーされました。なお、スライドのデザインは作成中のプレゼンテーションに合わせて自動で変更されます。デザインを変えたくない場合は、コピー後に表示されるスマートタグをクリックし、「元の書式をそのまま使う」を選ぶと、コピーしたスライドのデザインを元に戻すことができます。場合に応じて使い分けてくださいね。

行を削除しても欠番にならない連番を振りたい

エクセルで作った表には、オートフィル機能を使って簡単に連続番号を入力できますが、不要なデータが出たときに行を削除すると、そこだけ番号が飛んでしまいます。欠番が生じるたびに、いちいち番号を入力しなおすのは面倒ですね。直接数字を入力するのではなく、数式で番号を表示させておけば、行を削除したときに自動で連番を振りなおしてくれるようになります。

連番を表示させる数式にはROW関数を指定します。「ROW」とは「行」のこと。つまり、ROW関数は指定したセルの行番号を返す関数なのです。引数を省略して、「=ROW( )」のように、「＝関数名＋カッコ」を半角で入力すると、アクティブセルの行番号を返します。たとえばA2セルに「=ROW( )」と入力すれば、戻り値が「2」と表示されるわけです。ただし、ここではA2セルに「1」と表示させたいため、もうひとひねりして「=ROW( )-1」と入力します。

あとは、A2セルに入力した数式を下へコピーすれば完成です。A2のセルを選択し、右下の角にマウスポインタを合わせて、表示される「＋」の部分を下へドラッグすれば、自動で連番が表示されます。
こうして入力した連番は、アクティブセルの行番号を元にそのつど計算されるため、前の行が削除されても自動で更新される番号になります。

一時的に異なるサイズの用紙に印刷したい

ゴールデンウィーク真っ只中ですね！　いかがお過ごしでしょうか？
関東地方は天気もよくて風が気持ちいいです！　私もこれをアップしたら日焼け止めをしっかり塗って外に出ようと思います。

さて、今日はワードの印刷についてお話します。
A4用に作成した書類を、一時的にB5用紙に印刷したい場合、皆さんはどのように対応しますか？　職場にはコピー機が置かれていますから、いったんA4用紙に印刷してからコピー機でB5に縮小する方法を思い浮かべる方もいらっしゃるでしょう。でもこれでは最初に印刷したA4用紙がムダになってしまいます。オフィスのコスト削減のためにも、ワードから直接印刷する方法を知っておきましょう。

文書を一時的に異なるサイズの用紙に印刷するには、印刷時に用紙サイズを指定します。「ファイル」メニュー－「印刷」を選択し、表示される「印刷」ダイアログボックスで「用紙サイズの指定」を変更します。ここに「B5」などページ設定で指定したのと異なる用紙サイズを選んで印刷を実行すると、選んだ用紙に合うように自動で原稿を拡大・縮小してくれるのです。

なお、文書の作成中に「ファイル」メニュー－「ページ設定」を選び、「用紙」タブで「用紙サイズ」を変更すると、レイアウトが大きく崩れてしまう原因になります。いったん文書を作り始めたら、途中で用紙サイズを変更することは極力避けたほうがよいでしょう。

メールの新着メッセージをつい見逃してしまう

アウトルック2003では、タスクトレイのアイコンを右クリックして「新着メールのデスクトップ通知を表示する」にチェックを入れておくと、メールが届いたときに、差出人の名前や件名、本文の冒頭部分を表示してくれます。

これ自体は便利なのですが、半透明の画面が下の方に小さく表示されるだけなので、実はうっかり見逃してしまうことも多いのです。そこで、この新着メッセージを見逃さないようにカスタマイズする方法をご紹介します。

ツールバーのボタンが消えてしまった！

オフィスのツールバーでは、「Alt」キーを押しながらボタンをドラッグすると、ツールバーの中で位置を入れ替えることができます。パソコンを一人で使っている場合は、ご自分の使いやすいように、よく使うボタンばかりを近くに固めてしまうといった使い方もよいでしょう。

ところが、たまたま「Alt」キーを押しながら作業をしていたとき、移動するつもりがないのにツールバーのボタンをうっかり移動してしまうこともあります。移動だけならよいのですが、上の画面のようにツールバーの外にドラッグした場合はボタンが削除されてしまうので注意が必要です。

使いたいボタンが見当たらないときには、次の手順でツールバーをリセットしましょう。「ツール」メニュー－「ユーザー設定」を選び、「ユーザー設定」ダイアログボックスの「ツールバー」タブを表示します。元に戻したいツールバーをクリックして反転させておき、「リセット」ボタンを押すと、消えてしまったボタンが再表示されます。
なお、ここではワードの画面で説明しましたが、エクセル、パワーポイント、アウトルックなどでも同様に操作できます。

箇条書きの中で改行したい

ワードでは、「●」のような記号に続いて文章を入力し「Enter」キーを押すと、自動的に次の「●」が入力されます。これは、ビジネス文書などでよく使う箇条書きを簡単に入力するための仕組みです。箇条書きを終了させたいとき、または箇条書きにしたくないときには、「Enter」キーを押して改行したあと、もう一度「Enter」キーを押せば、余分に追加された「●」が削除され、それ以降は普通の文章を入力できるようになります。

それでは、1つの箇条書きの中で行だけを改めたいときはどうすればいいでしょうか。ご存知のように、「Enter」キーを押すと、箇条書きがもう1つ追加されてしまいます。
もともと箇条書きの場合、1項目にあまり長々と書くべきではないのでしょう。しかし、実際に資料などを作っていると、同じ項目の中で改行したい場合はよくありますので、その方法も知っておきたいところです。

この場合は、「Shift」キー＋「Enter」キーを押します。このようにして入力された改行はワードの用語で「行区切り」と呼ばれ、下向きのまっすぐな矢印で表示されます。普通に「Enter」キーを押して入れた改行とは異なる記号で表示されるので画面上でも区別できます。なお、お使いのワード画面で編集記号が表示されない場合は、「編集記号の表示/非表示」ボタンをクリックしてオンにしてみてくださいね。

小計と総計を一度に求めたい

エクセルで合計を求めるには、皆さんもよくご存知の「オートSUM」ボタンを使います。このボタンをクリックすると、SUM関数がセルに入力され、合計するセル範囲が自動で選択されます。SUM関数を入力するセルの左または上のセルに数値が入力されていると、それらのセルを合計元の範囲とみなします。実際に集計表を作るときには、合計欄を右端の列か一番下の行に置くことが多いので、この仕組みは理にかなっていますね。

ところで、この「オートSUM」ボタンは、なかなか気がきいています。下のような売上報告表で小計と総計を求める場合を考えてみましょう。普通は、まず7行目と11行目に小計を求めてから12行目に総合計を求めますね。ところが「オートSUM」ボタンなら、一発で小計と総計を求めることができるのです。

まず、C7～D7セルを選択し、「Ctrl」キーを押しながら、C11～D11セル、C12～D12セルの順に３つのセル範囲をドラッグして選びます。次に「オートSUM」ボタンをクリックすると、下のように小計と総計が表示されます。

ポイントは「小計」「総計」の順にセル範囲を選択してから「オートSUM」ボタンを押すことです。仮に11行目と12行目のようにセル範囲が隣接していても、必ず別々に選択してから「オートSUM」ボタンをクリックしてくださいね。

パソコン用語を調べたいなら「マイクロソフト単語帳」

ITにまつわる言葉は次々に新しいものが出てきますね。相次ぐ情報漏えいですっかり有名になってしまった「ウィニー」などは、記憶に新しいところでしょうか。また、株式の誤発注など想定外のシステム事故を通して、「不具合」や「仕様」といった、これまではコンピュータ技術者にしかなじみのなかった単語までが、堂々と新聞に載るようにもなりました。

普通の単語を国語辞典で引くように、パソコンやインターネットにまつわる言葉はIT系の用語辞典で意味を調べることができます。本屋さんでも優れた本が売られていますが、キーワードを入力して検索できることや最新の用語が載っていること、無料で調べられることなどを考えると、やはりインターネット版の用語辞典をおすすめします。そんな用語辞典の1つである「マイクロソフト単語帳」を紹介しましょう。

マイクロソフト単語帳には、毎週火曜日に新しい用語が追加され、現在では約8,000語が収録されています。ちなみに一番最近では4月11日に「ポッドキャスト」など約30語が追加されました。

右上の空欄にキーワードを入力し、「Enter」キーを押すと、単語が検索されます。いたってシンプルなので、検索に不慣れな方でも使いやすいかと思います。
私もIT系の文章を書く仕事上、ネットの用語辞典はよく利用します。「マイクロソフト単語帳」はi-mode、EZweb、Vodafoneなどの携帯電話やPocket PCを搭載したPDAからでも利用できるので、出先でちょっと調べたいときにも役立ちます。なお、携帯電話からのアクセス先はhttp://www.microsoft.com/japan/terminology/になります。

２枚のスライドを1枚に印刷すると余白が大きすぎる

ペーパーレスが叫ばれる昨今、印刷にかかる紙の量は極力減らしたいものですね。特に、パワーポイントの企画書はただでさえ枚数が多いもの。そこで便利なのが配布資料として印刷する方法です。印刷時に「印刷」ダイアログボックスの「印刷対象」で「配布資料」を選択し、「1ページあたりのスライド数」に「2」を指定すれば、2枚のスライドを1枚の用紙に割り付けて印刷できます。

ところが、この方法で印刷すると、ご覧のとおり余白が必要以上に大きく取られてしまうのです。こんなに余白はいらないから、欲を言えばその分スライドを大きく印刷したい･･･という場合は、発想を転換して、プリンタの割り付け印刷機能を利用しましょう。

「ファイル」メニュー－「印刷」を選び、「印刷」ダイアログボックスで「印刷対象」に「スライド」を選択し、「プロパティ」ボタンをクリックします。お使いのプリンタのプロパティ画面が表示されたら、1枚の用紙に2ページを縮小して印刷するように設定します。

これで、1枚の用紙にスライド2枚を大きく印刷できるようになります。無駄な余白がなくなった分スライドの文字が大きくなったことがわかりますね。

「音声認識データを保存する十分な空き領域がない」と表示される

ワードで書類を作っていて、「文書は保存されましたが、音声認識データを保存する十分な空き領域がないためデータは失われました。」というメッセージが表示されたことはありませんか？　私も含めて戸惑う方は多いことと思います。これは一体何なのでしょうか？

このメッセージには、ワードの2つの機能が関係しています。
1つ目はバージョン2002になって追加された音声やマウスによる手書き認識機能、2つ目は、編集中に自動でバックアップファイルが作成される機能です。

ワードは、音声入力や手書き入力によって保存される言語データをバックアップファイルに自動的に保存する仕組みになっています。ところがファイルの容量がある程度大きくなると、ワードは作業効率を優先して言語データの自動保存をオフにしてしまいます。このメッセージはそれを知らせるもので、音声や手書きによる入力を使っていない場合も表示されるため、唐突に思われるようです。以下の手順で表示されないように設定できます。

音声や手書きによる入力を行なわないときは、「ツール」メニュー－「オプション」をクリックして、「オプション」ダイアログボックスの「保存」タブで「言語データを埋め込む」のチェックを外します。音声や手書きで文字を入力する場合は、「自動バックアップ」のチェックを外して、自動保存の方をオフにすれば、やはりメッセージは表示されなくなります。なお、この設定はファイルごとに行ってくださいね。

A列を再表示したい

4月に入って、初々しいスーツ姿をおおぜい見かけるようになりました。今日は、先日、新入社員の方を相手にエクセルの講習をしていたときに受けた質問をちょっとご紹介しましょう。それは、

「A列を非表示にした場合、どうやったら再表示できるんですか？」
というものです。

エクセルでは、「書式」メニュー－「列」/「行」－「表示しない」を選択すると、使っていない行や列を一時的に隠しておくことができます。非表示にした列や行を再び表示するには、隠れた列の左右の列（行の場合は上下の行）を選択し、右クリックして「再表示」を選びます。たとえばC列が非表示になっている場合はB列とD列を選択するわけです。
ところが、A列を非表示にした場合は、A列自身が端にいるため、左右の列を選択できず困ってしまいます。マウスを使って列や行を再表示する方法を知っておけば、こんな場合にも慌てずにすみます！

B列の列番号の左側にマウスポインタを合わせて、図のように縦二重線の矢印になったらそのまま右へドラッグしてみてください。隠れていたA列が表示されます。
A列や１行目以外の列や行でも、同様に操作すれば隠れている列や行を再表示できます。マウスポインタの形によく注目することがポイントです。

マイクロソフトが選ぶ！ ビジネスに役立つエクセル関数ベスト5

皆さんは、エクセルでどんな関数をよく使われますか？
少し前の話になりますが、昨年の秋から冬にかけて、エクセル関数の本を執筆させていただきました。300種類以上ある関数の中から、なるべく多くの方が使っていそうなもの、喜ばれそうなものを選んで操作や使い方を紹介しています。おかげさまで売れ行きも好調だと聞いています。お手元で活用していただければ何より嬉しいですね！

さて、今になって こんなページがあるのを見つけました。エクセルの産みの親であるマイクロソフトみずからビジネスの場で役立つ関数を5つ選んで紹介しているページです。
その5つの関数とは･･･何だと思われますか？　気になる方はこちらをクリックです！

こちらは2003年の4月に更新されたページですが、関数は、エクセルのバージョンによる差はほとんどありませんから今でも十分有効です。生年月日から年齢を求める、商品コードから商品名を自動表示するなど、言われてみると活用の場面が多そうなものばかり。なるほど！と思いました。

また、このページは親切にできています。「サンプルダウンロード」ボタンをクリックすると、エクセルデータをダウンロードできるので、実際に操作して関数の働きを確認できるのが嬉しいですね。それから「Click」ボタンをクリックすると、基本的な関数の使い方をクイズ形式でチェックできるページにつながります。
便利かどうかはその人が関数を使って何をしたいかによって変わってくると思います。これは使える！という関数に出会えるかもしれませんね。

複数のファイルを一度に開きたい

同時に複数のファイルを開いて作業をすることは多いものです。必要なファイルを開くときに、「開く」操作を何度も繰り返してはいませんか？
ささいなことですが、｢開く」「閉じる」といった単純な操作こそ、なるべく面倒だと感じずに済ませられる方法を知っておくと、パソコンで作業をするときのストレスを減らすことにもつながります。そこで、今日は複数のファイルを一度に開く操作をご紹介します。

ファイルを開くには、アイコンをダブルクリックして開く場合と、エクセルやワードの画面から｢開く」操作を選ぶ場合の2通りがありますね。まずはアイコン派の場合からです。

開きたいすべてのファイルを選択して、右クリックし、｢開く」を選びます。ポイントになるのは複数のファイルアイコンを選択する方法です。まず、最初のファイルをクリックし、次に、「Shift」キーを押しながら最後のファイルをクリックします。開きたいファイルが飛び飛びに並んでいるときは、「Ctrl」キーを押したまま、ファイルを順番にクリックします。選択された状態で右クリックして｢開く」を選ぶと、選択していたファイルが一度に開きます。

エクセルやワードの画面から開く場合は、「開く」ボタンをクリックし、表示される「ファイルを開く」画面で、やはり同じように開きたいファイルをまとめて選択します。選択後、「開く」ボタンをクリックすれば、ファイルをまとめて開くことができます。ここではエクセルの画面で説明しましたが、ワードやパワーポイントでも同様に操作できます。

特定の人からのメールを別フォルダに振り分けたい

皆さんは、毎日どのくらいの数のメールを受信されますか？　特に仕事では、大切な取引先からのメールを、受信トレイとは別のフォルダに分けて保存している場合が少なくありません。私はアウトルックを使って、クライアントや案件別にメールを分類しているのですが、手作業でフォルダに移動するのはかなり面倒なものです。また、うっかり別のフォルダへ分類してしまうこともありますね。メールを受信したときに、自動的に関連のフォルダに移動するように設定しておけば確実なうえに効率的です！　

アウトルック2003では「仕訳ルール」を使ってこれを自動化できます。方法はいくつかありますが、ここでは一番手っ取り早い方法をご紹介しましょう。



まずアウトルックの画面でルールを作成したい人のメールを選び、右クリックして「仕訳ルールの作成」を選びます。「仕訳ルールの作成」ダイアログボックスが表示されたら、下のようにルールを指定します。

「差出人が次の場合」と「電子メールをフォルダに移動する」にチェックを入れたら、「フォルダの選択」ボタンをクリックし、移動先のフォルダを選びます。移動先のフォルダは、「新規作成」ボタンを押して、ここで作成することもできます。
これで、以後、「木村　幸子」さんからのメールを受信すると、「人事・経理」というフォルダに自動的に移動するようになります。なお、使わなくなったルールは、「ツール」メニュー－「仕訳ルールと通知」を選んで表示される画面で削除できます。

「社外秘」「コピー禁止」などの透かしを入れたい

パソコン内の極秘データがインターネットに流出するという事件が頻発していますね。プライベートで使っていたファイル交換ソフトによるものだったり、パソコンをどこかに置き忘れたためだったりとその原因もさまざまです。仕事で扱うデータを慎重に扱わなければいけないことは言うまでもありませんが紙の書類も同様ですね。大事な書類には下のような透かしを入れておくと、安易にコピーされたり、社外へ持ち出されたりしないよう注意を促すことができます。

透かしは、｢書式」メニューから「背景」－「透かし」と選択して、表示される「透かし」ダイアログボックスで指定します。まず「テキスト」を選び、続けて「テキスト」から背景に表示したい言葉を選択します。「社外秘」「部外秘」「コピー厳禁」などの言葉から選んでもいいですし、自分で入力することもできます。「色」にはあらかじめグレーが指定されています。白黒で印刷するならこのままで十分ですが、ここでは赤に変更しました。

なお、透かしはヘッダー･フッターの領域に設定されるため、一度指定しておけばすべてのページに繰り返し表示されます。挿入した透かしを削除するには、再び「透かし」ダイアログボックスを開いて「なし」を選んでくださいね。

プレゼンテーションに会社のロゴを入れたい

名刺や会社案内と同様に、今や社外でのプレゼンテーション資料にも会社のロゴマークを入れるのが当たり前になりました。ところで皆さんは、パワーポイントで作成するスライドにロゴを表示させる方法を知っていますか？
まず、１枚１枚のスライドに手作業でロゴ画像を入れるようなことはやめておきましょう。それではあまりに非効率的ですし、スライドによってロゴの位置が微妙にずれていると、発表したときに見苦しい印象を与えてしまいます。

パワーポイントでは、文字の大きさや背景の模様など、スライドのレイアウトに関する共通の情報は「マスタ」といわれる画面で設定します。スライドにロゴを入れる場合も、「マスタ」を開いてそこに画像を配置すればいいわけです。

まずマスタを開きましょう。「表示」メニュー－「マスタ」－「スライドマスタ」を選びます。画面がスライドマスタの表示に切り替わったら、次に｢挿入｣メニュー－「図」－「ファイルから｣を選びます。ロゴの画像を選んで「挿入｣ボタンをクリックすると、スライドマスタにロゴが挿入されます。

挿入された画像をドラッグして、表示させたい位置まで移動したら｢マスタ表示を閉じる」ボタンを押すと、通常のスライド表示に戻ります。スライドショーを実行してみてください。ロゴマークがすべてのスライドの同じ位置に表示されているのが確認できますね。

プロの写真やイラストが7日間限定でダウンロードできる！

近所では梅が満開になり、鶯の声もちらほら聞こえるようになりました。花粉症はつらいですが、春の気配を感じられるのはうれしいものですね！　さて、今日もマイクロソフトのホームページをあちこち散歩していたら「７日間限定ダウンロード」なるページを見つけました。
こちらは、きれいな写真やイラストをダウンロードできるページです。今週は、今の季節にぴったりな、こんな空の写真が飾られています。

このページで紹介される写真やイラストは、プロとして第一線で活躍している方たちの手によるものです。ご自由にダウンロードして、パソコンの壁紙やホームページの背景、はがきなどに利用できます。
「写真」「イラスト」「写真」「季節のクリップアート」の順番に、毎週木曜日から次の木曜日まで、1週間ずつ交代で作品が公開されます。ただし、ダウンロードした作品については、もちろん公開されている1週間を過ぎても、引き続き利用できます。そのときどきの季節に合わせて壁紙を変えたり、グリーティングカードの背景に使ったりしても素敵ですね。

言うまでもないことなのですが、入手した作品は個人的な利用に限って使うことができます。CD-ROMなどに収録して勝手に販売したり、ご自分のホームページ上から再配布したりする行為は禁止されていますので、気に入った素材を見つけたら、個人として楽しむ範囲でマナーを守って使ってくださいね。

セルを結合したいけれど中央揃えはしたくない

エクセルやワードの操作には、メニューから、あるいはボタンからと幾通りもの方法が用意されています。ツールバーのボタンを使う方法は、クリックひとつで機能を適用できるすばやさが売りです。中には、メニューからだと何ステップもかかる複雑な操作を実行してくれるものもあります。

「セルを結合して中央揃え」もそんなボタンのひとつ。これは、文字通り複数のセルを結合し、一番左端のセルに入力されたデータを左右で中央揃えに配置するボタンです。表のタイトルを、複数列の中央にレイアウトしたいときに活躍してくれます。
ところで、セル結合だけを行いたい場合にもこのボタンを使って操作していませんか？その場合は、中央揃えにされてしまうと逆に不便に思うことも。「セルの結合」だけを頻繁に操作する人は、専用のボタンを別途ツールバーに追加しておくことをおすすめします。

「ツール」メニュー－「ユーザー設定｣を選び、｢ユーザー設定｣ダイアログボックスを表示します。｢コマンド｣タブで「分類」から「書式」を選び、右の｢コマンド」欄で｢セルの結合」を探し、ツールバーの挿入したい位置までドラッグします。

上の図では、追加した「セルの結合」ボタンをクリックして、黄緑のセルは左揃え、黄色のセルは右揃えのままセルを結合しました。
なお、セルの結合後は、｢セルを結合して中央揃え｣ボタンが自動でオンになります。セル結合を解除するには、追加したボタンではなく、「セルを結合して中央揃え」ボタンのほうをクリックしてくださいね。

上位資格にチャレンジ！ 6月30日までMCP、MCAが「再受験」無料に！

このブログを読んでくださる方の中には、MOS（マイクロソフトオフィススペシャリスト）の資格取得を目指して勉強中の方も大勢いらっしゃることと思います。オフィススペシャリスト取得後のさらなるスキルアップにも役立つこんなキャンペーンはいかがでしょうか？

マイクロソフトが主催する資格試験の中に、MCP（マイクロソフト認定プロフェッショナル）とMCA（マイクロソフト認定アソシエイト）という資格があるのをご存知ですか？
マイクロソフトでは、6月30日(金）までの期間限定で、「資格取得アタックキャンペーン」を実施しています。これは、MCP、MCAを受験して不合格だった場合、無料で再受験ができるというもの。6月30日までに申し込みと1回目の受験を済ませること、不合格だった場合は、7月31日までに再受験することが条件で、この日程さえクリアできれば、期間中1人何科目でも申し込みができます。
それでは、MCPやMCAとはどのような資格なのでしょうか？

常に今日の日付が表示されるようにしたい

前回、ワード文書に今日の日付を簡単に入力する方法を紹介しました。
ところで、書類の中には、別段保存しておく必要のないものもありますね。思いつくものとしては、社内メモ、FAXの送付状、定例会議の開催通知などがあります。繰り返し使われる書類の場合は、ファイルを開くたびにその日の日付が自動で表示されるように設定しておくと、作成日を入れる手間が省けます。そこで今回は、ファイルを開くたびに自動で更新される日付を入れてみましょう。

この場合、「挿入」メニューから「日付と時刻」を選んで日付を挿入します。まず「言語の選択」で「日本語」を選び、「カレンダーの種類」から「和暦」「西暦」のどちらかを選択します。「自動的に更新する」にチェックを入れて、左の欄から日付のサンプルを選びます。こうして挿入した日付は、ファイルを開くたびにその日の日付に自動で更新されます。
 
ちなみに、入力された日付が自動更新されるものかどうかは、日付の部分をクリックして見分けることができます。クリックしたときに、上のようにグレーの網かけが表示されたら、自動更新されるタイプの日付です。逆に、網掛けなしなら固定で入力された日付になります。書類に応じて使い分けてみて下さいね。

<参考>
今日の日付を簡単に入力したい

今日の日付を簡単に入力したい

書類に申込日や受付日を記入するとき、「今日は何日だっけ？」と一瞬迷ってしまった経験はありませんか。発行日や発信日に今日の日付を入れる例は多いもの。そこで、ワードで作った書類に、今日の日付をすばやく入力する方法を知っておきましょう。

ワードには今日の日付を自動入力できる機能があります。試しに「2006年」と入力してみてください。今日の日付が吹き出しのように表示されませんか？　上の状態で「Enter」キーを押すと、表示された今日の日付が文書に挿入されます。
和暦で入力したい場合は、「平成」と入力すると、「平成18年2月28日」のように和暦でヒントが表示されるので、同様に「Enter」キーを押せば挿入できます。いずれの場合も数字は半角で入力しましょう。
これは、先頭の数文字を入力するだけで決められた言葉を入力できる「定型句」という機能の一部です。もし、「2006年」「平成」と入力してもヒントが表示されないときは、次の手順で定型句の設定を確認しましょう。

「挿入｣メニューの「定型句｣－「定型句」を選び、「オートコレクト」ダイアログボックスを表示します。「定型句」タブを開き、「登録名の先頭の数文字の入力で候補を表示する」にチェックを入れてください。これで、今日の日付が自動入力されるようになります。

<参考>
常に今日の日付が表示されるようにしたい

IME最新語辞書を使えば「地デジ」や「関ジャニ∞」も正しく変換

新しい言葉は、読みを入力してもなかなか変換してくれませんね。
IMEなどの日本語変換ソフトでは、キーボードから入力する読みと変換される言葉の対応表を、｢辞書｣と呼ばれるファイルにデータベース化しています。ところが流行語や時事用語はこの辞書に載っていないため、パソコンでは思うように変換されないのです。

そこでマイクロソフトでは、四半期に一度、流行り言葉や新しい地名をまとめた「最新語辞書」を配布してくれています。ちなみに、最新の「2006年2月版」をインストールすれば、「ちでじ」や「かんじゃにえいと」（エイトの「8」はちゃんと横に寝ています！）が一発で変換されるようになります。ダウンロードの詳細はこちらのページをどうぞ。

今回の最新語辞書に収録された言葉はなんと11,000点余り！　
そこには、オフィス利用者からのフィードバックや最近ニュースで取り上げられた言葉、市町村合併によって生まれた新しい地名などが含まれます。このほかにも｢ムシキング｣、「手ブレ」、また最近スーパーで見かけるようになった新顔野菜の「空芯菜」（くうしんさい）や作家名の「乙一」（おついち）などが追加されています。

Enterキーを押したとき、右に移動したい

トリノ五輪の女子フィギュアスケートで荒川選手が金メダルを取りましたね！　ショートプログラムでの大健闘に、ドキドキしながらフリーの演技を見ていました。今回はメダル不振とのことで、日本の三選手にかけられる期待・ストレスというのは相当なものだったんじゃないかと思います。そこで、今日は入力時のストレスをなくす方法をひとつご紹介します。


エクセルのポピュラーな使い方のひとつに、上のような住所録があります。
エクセルの初期設定では、データを入力後「Enter」キーを押したときに、アクティブセルは下へ移動します。ところが、住所録では、普通「会員番号」「氏名」「住所」･･･のように右へ移動しながら入力したいもの。そこで、住所録への入力をストレスなく行えるよう、アクティブセルの移動方向を右に変更しましょう。

「ツール」メニューから「オプション」を選び、「オプション」ダイアログボックスを表示します。「編集」タブをクリックして、「入力後にセルを移動する」にチェックが入っていることを確認したら（チェックが入っていない場合は、チェックを入れます）、ドロップダウンリストから「右」を選びます。これで「OK」ボタンを押し、ダイアログボックスを閉じた直後から、アクティブセルが右へ移動するようになります。
再び下へ移動させたくなったら、同じ操作でいつでも「下」へ戻すことができます。入力の方向に応じてこまめに切り替えるとよいですね。

7,980円で使える1年間限定パワーポイントが発売中

パワーポイントを使いはじめたいという方へ朗報です！
パワーポイントは会議での発表用資料や企画書（プレゼンテーション）を作るソフトです。プレゼンテーションに対するニーズが高まる中、ワード、エクセルに次いでぜひとも操作をマスターしておきたいソフトだと言えます。
ところが、オフィスがあらかじめインストール済みで売られているパソコンにはパワーポイントが入っていないことが多いため、関心はあっても使ってみたことがないという方も大勢いるのではないでしょうか？　そこでご紹介したいのがこのニュースです。

現在、発売中の「PowerPoint 2003 1 Year スターター パッケージ」なら、7,980円で、最新バージョンのPowerPoint2003が1年間自由に使えます。機能の制限もなく、通常版と同じようにパワーポイントをフルに試すことができます。ただし、数量限定なので、なくなり次第販売終了になる可能性大です！　皆さんお早めにチェックして下さい！
使ってみて気に入った場合は、ぜひパワーポイントまたはオフィスの通常版の購入を検討されてみてはいかがでしょうか。そうすることでライセンスの期間制限がなくなり、また、その際に同封されたクーポン券を使えば、最初に払った7,980円をキャッシュバックしてもらえる特典もあるのです。詳しくは、こちらのページでご確認ください。

ちなみに、通常版のパワーポイントの販売価格は、19,000円から25,000円程度です。なかなか体験せずに買ってみようと思い切れる値段ではないですよね。7,980円で使い勝手を確かめてから購入できる今なら、パワーポイントの操作を覚えたい方にもよいタイミングではないでしょうか？

マイクロソフトのホームページご存知ですか？

トリノではオリンピックが華々しく開幕し、日本の選手が頑張っていますね。そしてこちらでも、負けじとブログをスタートしました。タイトルは「知って得するマイクロソフトオフィスの話」。その名の通り、オフィス製品のニュースや便利な使い方をご紹介する予定です。

さて、皆さんはマイクロソフトのホームページを訪れたことがありますか？
ワードやエクセルをはじめとして、オフィス製品を使っている人は、日本中に、いえ世界中に大勢います。そこでマイクロソフト社は、トラブル解決をはじめとする便利な使い方を自社のホームページ上で公開してくれています。ちょっと面白いものをご紹介しましょう。

・オフィスで使えるテンプレート
請求書やカレンダーからきれいな絵入りの便箋など、ワード、エクセル、パワーポイントなどで使えるデザインのひな形を集めたページです。

・オフィス・クイズ
その名のとおり、オフィスにまつわる知識をクイズ形式で問うページです。トリビアレベルのものから、知っておくとこれは今日からためになる！という内容までさまざまです。

・一人でできるセルフトレーニング
ナレーションを聞きながらオフィスの機能を勉強するeラーニングのページ。残念ながらイラストだけなので少々単調な印象ですが、動画が付けばもっとわかりやすくなりそうです。

もちろん、広い敷地内には、このほかにもオフィスにまつわる便利なページが多々あるのです。そこで、そういう中から便利な情報をピックアップして皆さんにご紹介しませんか、ということで始まったのがこのブログです。毎週、火曜と金曜に更新予定です。どうぞよろしくお付き合いください。

はじめまして！木村幸子です

皆さん、はじめまして！
ライターの木村幸子と申します。

あまりに素敵過ぎるイラストを描いていただいて、最初に拝見したときにびっくりしてしまいました。すごいですね。５割り増しで美人です。有難うございます！

こちらでは、ひとこと自己紹介をさせていただきます。

このたび、「知って得するマイクロソフトオフィスの話」と題して、ブログを立ち上げることになりました。主催元は、Microsoft Office Specialist や IC3 の運営元であるオデッセイコミュニケーションズさんです。

私とマイクロソフトオフィスの出会いは、「オフィス95」までさかのぼります。
初めてエクセルやアクセスに触れ、当時の職場で、在庫管理のデータベースを作ったときの感動は今でもよく覚えています。その後、事務職やインストラクターを経て、現在では、オフィス関連の雑誌記事や本の原稿を書かせていただくようになりました。

「知って得するマイクロソフトオフィスの話」では、マイクロソフト社が発信する情報を元に、私がこれまでの体験から感じたことも含めまして、オフィス製品にまつわるニュースやよく聞くトラブル、知っておきたい活用法などをご紹介します。

どうぞお茶でも飲みながら気軽にお読み下さい。そして読み終わったあと、ちょっと得した気分になっていただけるような、そんな連載になれば、大変嬉しく思います。