複数のファイルを一度に開きたい

同時に複数のファイルを開いて作業をすることは多いものです。必要なファイルを開くときに、「開く」操作を何度も繰り返してはいませんか？
ささいなことですが、｢開く」「閉じる」といった単純な操作こそ、なるべく面倒だと感じずに済ませられる方法を知っておくと、パソコンで作業をするときのストレスを減らすことにもつながります。そこで、今日は複数のファイルを一度に開く操作をご紹介します。

ファイルを開くには、アイコンをダブルクリックして開く場合と、エクセルやワードの画面から｢開く」操作を選ぶ場合の2通りがありますね。まずはアイコン派の場合からです。

開きたいすべてのファイルを選択して、右クリックし、｢開く」を選びます。ポイントになるのは複数のファイルアイコンを選択する方法です。まず、最初のファイルをクリックし、次に、「Shift」キーを押しながら最後のファイルをクリックします。開きたいファイルが飛び飛びに並んでいるときは、「Ctrl」キーを押したまま、ファイルを順番にクリックします。選択された状態で右クリックして｢開く」を選ぶと、選択していたファイルが一度に開きます。

エクセルやワードの画面から開く場合は、「開く」ボタンをクリックし、表示される「ファイルを開く」画面で、やはり同じように開きたいファイルをまとめて選択します。選択後、「開く」ボタンをクリックすれば、ファイルをまとめて開くことができます。ここではエクセルの画面で説明しましたが、ワードやパワーポイントでも同様に操作できます。

特定の人からのメールを別フォルダに振り分けたい

皆さんは、毎日どのくらいの数のメールを受信されますか？　特に仕事では、大切な取引先からのメールを、受信トレイとは別のフォルダに分けて保存している場合が少なくありません。私はアウトルックを使って、クライアントや案件別にメールを分類しているのですが、手作業でフォルダに移動するのはかなり面倒なものです。また、うっかり別のフォルダへ分類してしまうこともありますね。メールを受信したときに、自動的に関連のフォルダに移動するように設定しておけば確実なうえに効率的です！　

アウトルック2003では「仕訳ルール」を使ってこれを自動化できます。方法はいくつかありますが、ここでは一番手っ取り早い方法をご紹介しましょう。



まずアウトルックの画面でルールを作成したい人のメールを選び、右クリックして「仕訳ルールの作成」を選びます。「仕訳ルールの作成」ダイアログボックスが表示されたら、下のようにルールを指定します。

「差出人が次の場合」と「電子メールをフォルダに移動する」にチェックを入れたら、「フォルダの選択」ボタンをクリックし、移動先のフォルダを選びます。移動先のフォルダは、「新規作成」ボタンを押して、ここで作成することもできます。
これで、以後、「木村　幸子」さんからのメールを受信すると、「人事・経理」というフォルダに自動的に移動するようになります。なお、使わなくなったルールは、「ツール」メニュー－「仕訳ルールと通知」を選んで表示される画面で削除できます。

「社外秘」「コピー禁止」などの透かしを入れたい

パソコン内の極秘データがインターネットに流出するという事件が頻発していますね。プライベートで使っていたファイル交換ソフトによるものだったり、パソコンをどこかに置き忘れたためだったりとその原因もさまざまです。仕事で扱うデータを慎重に扱わなければいけないことは言うまでもありませんが紙の書類も同様ですね。大事な書類には下のような透かしを入れておくと、安易にコピーされたり、社外へ持ち出されたりしないよう注意を促すことができます。

透かしは、｢書式」メニューから「背景」－「透かし」と選択して、表示される「透かし」ダイアログボックスで指定します。まず「テキスト」を選び、続けて「テキスト」から背景に表示したい言葉を選択します。「社外秘」「部外秘」「コピー厳禁」などの言葉から選んでもいいですし、自分で入力することもできます。「色」にはあらかじめグレーが指定されています。白黒で印刷するならこのままで十分ですが、ここでは赤に変更しました。

なお、透かしはヘッダー･フッターの領域に設定されるため、一度指定しておけばすべてのページに繰り返し表示されます。挿入した透かしを削除するには、再び「透かし」ダイアログボックスを開いて「なし」を選んでくださいね。

プレゼンテーションに会社のロゴを入れたい

名刺や会社案内と同様に、今や社外でのプレゼンテーション資料にも会社のロゴマークを入れるのが当たり前になりました。ところで皆さんは、パワーポイントで作成するスライドにロゴを表示させる方法を知っていますか？
まず、１枚１枚のスライドに手作業でロゴ画像を入れるようなことはやめておきましょう。それではあまりに非効率的ですし、スライドによってロゴの位置が微妙にずれていると、発表したときに見苦しい印象を与えてしまいます。

パワーポイントでは、文字の大きさや背景の模様など、スライドのレイアウトに関する共通の情報は「マスタ」といわれる画面で設定します。スライドにロゴを入れる場合も、「マスタ」を開いてそこに画像を配置すればいいわけです。

まずマスタを開きましょう。「表示」メニュー－「マスタ」－「スライドマスタ」を選びます。画面がスライドマスタの表示に切り替わったら、次に｢挿入｣メニュー－「図」－「ファイルから｣を選びます。ロゴの画像を選んで「挿入｣ボタンをクリックすると、スライドマスタにロゴが挿入されます。

挿入された画像をドラッグして、表示させたい位置まで移動したら｢マスタ表示を閉じる」ボタンを押すと、通常のスライド表示に戻ります。スライドショーを実行してみてください。ロゴマークがすべてのスライドの同じ位置に表示されているのが確認できますね。

プロの写真やイラストが7日間限定でダウンロードできる！

近所では梅が満開になり、鶯の声もちらほら聞こえるようになりました。花粉症はつらいですが、春の気配を感じられるのはうれしいものですね！　さて、今日もマイクロソフトのホームページをあちこち散歩していたら「７日間限定ダウンロード」なるページを見つけました。
こちらは、きれいな写真やイラストをダウンロードできるページです。今週は、今の季節にぴったりな、こんな空の写真が飾られています。

このページで紹介される写真やイラストは、プロとして第一線で活躍している方たちの手によるものです。ご自由にダウンロードして、パソコンの壁紙やホームページの背景、はがきなどに利用できます。
「写真」「イラスト」「写真」「季節のクリップアート」の順番に、毎週木曜日から次の木曜日まで、1週間ずつ交代で作品が公開されます。ただし、ダウンロードした作品については、もちろん公開されている1週間を過ぎても、引き続き利用できます。そのときどきの季節に合わせて壁紙を変えたり、グリーティングカードの背景に使ったりしても素敵ですね。

言うまでもないことなのですが、入手した作品は個人的な利用に限って使うことができます。CD-ROMなどに収録して勝手に販売したり、ご自分のホームページ上から再配布したりする行為は禁止されていますので、気に入った素材を見つけたら、個人として楽しむ範囲でマナーを守って使ってくださいね。

セルを結合したいけれど中央揃えはしたくない

エクセルやワードの操作には、メニューから、あるいはボタンからと幾通りもの方法が用意されています。ツールバーのボタンを使う方法は、クリックひとつで機能を適用できるすばやさが売りです。中には、メニューからだと何ステップもかかる複雑な操作を実行してくれるものもあります。

「セルを結合して中央揃え」もそんなボタンのひとつ。これは、文字通り複数のセルを結合し、一番左端のセルに入力されたデータを左右で中央揃えに配置するボタンです。表のタイトルを、複数列の中央にレイアウトしたいときに活躍してくれます。
ところで、セル結合だけを行いたい場合にもこのボタンを使って操作していませんか？その場合は、中央揃えにされてしまうと逆に不便に思うことも。「セルの結合」だけを頻繁に操作する人は、専用のボタンを別途ツールバーに追加しておくことをおすすめします。

「ツール」メニュー－「ユーザー設定｣を選び、｢ユーザー設定｣ダイアログボックスを表示します。｢コマンド｣タブで「分類」から「書式」を選び、右の｢コマンド」欄で｢セルの結合」を探し、ツールバーの挿入したい位置までドラッグします。

上の図では、追加した「セルの結合」ボタンをクリックして、黄緑のセルは左揃え、黄色のセルは右揃えのままセルを結合しました。
なお、セルの結合後は、｢セルを結合して中央揃え｣ボタンが自動でオンになります。セル結合を解除するには、追加したボタンではなく、「セルを結合して中央揃え」ボタンのほうをクリックしてくださいね。

上位資格にチャレンジ！ 6月30日までMCP、MCAが「再受験」無料に！

このブログを読んでくださる方の中には、MOS（マイクロソフトオフィススペシャリスト）の資格取得を目指して勉強中の方も大勢いらっしゃることと思います。オフィススペシャリスト取得後のさらなるスキルアップにも役立つこんなキャンペーンはいかがでしょうか？

マイクロソフトが主催する資格試験の中に、MCP（マイクロソフト認定プロフェッショナル）とMCA（マイクロソフト認定アソシエイト）という資格があるのをご存知ですか？
マイクロソフトでは、6月30日(金）までの期間限定で、「資格取得アタックキャンペーン」を実施しています。これは、MCP、MCAを受験して不合格だった場合、無料で再受験ができるというもの。6月30日までに申し込みと1回目の受験を済ませること、不合格だった場合は、7月31日までに再受験することが条件で、この日程さえクリアできれば、期間中1人何科目でも申し込みができます。
それでは、MCPやMCAとはどのような資格なのでしょうか？

常に今日の日付が表示されるようにしたい

前回、ワード文書に今日の日付を簡単に入力する方法を紹介しました。
ところで、書類の中には、別段保存しておく必要のないものもありますね。思いつくものとしては、社内メモ、FAXの送付状、定例会議の開催通知などがあります。繰り返し使われる書類の場合は、ファイルを開くたびにその日の日付が自動で表示されるように設定しておくと、作成日を入れる手間が省けます。そこで今回は、ファイルを開くたびに自動で更新される日付を入れてみましょう。

この場合、「挿入」メニューから「日付と時刻」を選んで日付を挿入します。まず「言語の選択」で「日本語」を選び、「カレンダーの種類」から「和暦」「西暦」のどちらかを選択します。「自動的に更新する」にチェックを入れて、左の欄から日付のサンプルを選びます。こうして挿入した日付は、ファイルを開くたびにその日の日付に自動で更新されます。
 
ちなみに、入力された日付が自動更新されるものかどうかは、日付の部分をクリックして見分けることができます。クリックしたときに、上のようにグレーの網かけが表示されたら、自動更新されるタイプの日付です。逆に、網掛けなしなら固定で入力された日付になります。書類に応じて使い分けてみて下さいね。

<参考>
今日の日付を簡単に入力したい

今日の日付を簡単に入力したい

書類に申込日や受付日を記入するとき、「今日は何日だっけ？」と一瞬迷ってしまった経験はありませんか。発行日や発信日に今日の日付を入れる例は多いもの。そこで、ワードで作った書類に、今日の日付をすばやく入力する方法を知っておきましょう。

ワードには今日の日付を自動入力できる機能があります。試しに「2006年」と入力してみてください。今日の日付が吹き出しのように表示されませんか？　上の状態で「Enter」キーを押すと、表示された今日の日付が文書に挿入されます。
和暦で入力したい場合は、「平成」と入力すると、「平成18年2月28日」のように和暦でヒントが表示されるので、同様に「Enter」キーを押せば挿入できます。いずれの場合も数字は半角で入力しましょう。
これは、先頭の数文字を入力するだけで決められた言葉を入力できる「定型句」という機能の一部です。もし、「2006年」「平成」と入力してもヒントが表示されないときは、次の手順で定型句の設定を確認しましょう。

「挿入｣メニューの「定型句｣－「定型句」を選び、「オートコレクト」ダイアログボックスを表示します。「定型句」タブを開き、「登録名の先頭の数文字の入力で候補を表示する」にチェックを入れてください。これで、今日の日付が自動入力されるようになります。

<参考>
常に今日の日付が表示されるようにしたい