オフィスのツールバーでは、「Alt」キーを押しながらボタンをドラッグすると、ツールバーの中で位置を入れ替えることができます。パソコンを一人で使っている場合は、ご自分の使いやすいように、よく使うボタンばかりを近くに固めてしまうといった使い方もよいでしょう。

ところが、たまたま「Alt」キーを押しながら作業をしていたとき、移動するつもりがないのにツールバーのボタンをうっかり移動してしまうこともあります。移動だけならよいのですが、上の画面のようにツールバーの外にドラッグした場合はボタンが削除されてしまうので注意が必要です。

使いたいボタンが見当たらないときには、次の手順でツールバーをリセットしましょう。「ツール」メニュー－「ユーザー設定」を選び、「ユーザー設定」ダイアログボックスの「ツールバー」タブを表示します。元に戻したいツールバーをクリックして反転させておき、「リセット」ボタンを押すと、消えてしまったボタンが再表示されます。
なお、ここではワードの画面で説明しましたが、エクセル、パワーポイント、アウトルックなどでも同様に操作できます。

ワードでは、「●」のような記号に続いて文章を入力し「Enter」キーを押すと、自動的に次の「●」が入力されます。これは、ビジネス文書などでよく使う箇条書きを簡単に入力するための仕組みです。箇条書きを終了させたいとき、または箇条書きにしたくないときには、「Enter」キーを押して改行したあと、もう一度「Enter」キーを押せば、余分に追加された「●」が削除され、それ以降は普通の文章を入力できるようになります。

それでは、1つの箇条書きの中で行だけを改めたいときはどうすればいいでしょうか。ご存知のように、「Enter」キーを押すと、箇条書きがもう1つ追加されてしまいます。
もともと箇条書きの場合、1項目にあまり長々と書くべきではないのでしょう。しかし、実際に資料などを作っていると、同じ項目の中で改行したい場合はよくありますので、その方法も知っておきたいところです。

この場合は、「Shift」キー＋「Enter」キーを押します。このようにして入力された改行はワードの用語で「行区切り」と呼ばれ、下向きのまっすぐな矢印で表示されます。普通に「Enter」キーを押して入れた改行とは異なる記号で表示されるので画面上でも区別できます。なお、お使いのワード画面で編集記号が表示されない場合は、「編集記号の表示/非表示」ボタンをクリックしてオンにしてみてくださいね。

エクセルで合計を求めるには、皆さんもよくご存知の「オートSUM」ボタンを使います。このボタンをクリックすると、SUM関数がセルに入力され、合計するセル範囲が自動で選択されます。SUM関数を入力するセルの左または上のセルに数値が入力されていると、それらのセルを合計元の範囲とみなします。実際に集計表を作るときには、合計欄を右端の列か一番下の行に置くことが多いので、この仕組みは理にかなっていますね。

ところで、この「オートSUM」ボタンは、なかなか気がきいています。下のような売上報告表で小計と総計を求める場合を考えてみましょう。普通は、まず7行目と11行目に小計を求めてから12行目に総合計を求めますね。ところが「オートSUM」ボタンなら、一発で小計と総計を求めることができるのです。

まず、C7～D7セルを選択し、「Ctrl」キーを押しながら、C11～D11セル、C12～D12セルの順に３つのセル範囲をドラッグして選びます。次に「オートSUM」ボタンをクリックすると、下のように小計と総計が表示されます。

ポイントは「小計」「総計」の順にセル範囲を選択してから「オートSUM」ボタンを押すことです。仮に11行目と12行目のようにセル範囲が隣接していても、必ず別々に選択してから「オートSUM」ボタンをクリックしてくださいね。

ITにまつわる言葉は次々に新しいものが出てきますね。相次ぐ情報漏えいですっかり有名になってしまった「ウィニー」などは、記憶に新しいところでしょうか。また、株式の誤発注など想定外のシステム事故を通して、「不具合」や「仕様」といった、これまではコンピュータ技術者にしかなじみのなかった単語までが、堂々と新聞に載るようにもなりました。

普通の単語を国語辞典で引くように、パソコンやインターネットにまつわる言葉はIT系の用語辞典で意味を調べることができます。本屋さんでも優れた本が売られていますが、キーワードを入力して検索できることや最新の用語が載っていること、無料で調べられることなどを考えると、やはりインターネット版の用語辞典をおすすめします。そんな用語辞典の1つである「マイクロソフト単語帳」を紹介しましょう。

マイクロソフト単語帳には、毎週火曜日に新しい用語が追加され、現在では約8,000語が収録されています。ちなみに一番最近では4月11日に「ポッドキャスト」など約30語が追加されました。

右上の空欄にキーワードを入力し、「Enter」キーを押すと、単語が検索されます。いたってシンプルなので、検索に不慣れな方でも使いやすいかと思います。
私もIT系の文章を書く仕事上、ネットの用語辞典はよく利用します。「マイクロソフト単語帳」はi-mode、EZweb、Vodafoneなどの携帯電話やPocket PCを搭載したPDAからでも利用できるので、出先でちょっと調べたいときにも役立ちます。なお、携帯電話からのアクセス先はhttp://www.microsoft.com/japan/terminology/になります。

ペーパーレスが叫ばれる昨今、印刷にかかる紙の量は極力減らしたいものですね。特に、パワーポイントの企画書はただでさえ枚数が多いもの。そこで便利なのが配布資料として印刷する方法です。印刷時に「印刷」ダイアログボックスの「印刷対象」で「配布資料」を選択し、「1ページあたりのスライド数」に「2」を指定すれば、2枚のスライドを1枚の用紙に割り付けて印刷できます。

ところが、この方法で印刷すると、ご覧のとおり余白が必要以上に大きく取られてしまうのです。こんなに余白はいらないから、欲を言えばその分スライドを大きく印刷したい･･･という場合は、発想を転換して、プリンタの割り付け印刷機能を利用しましょう。

「ファイル」メニュー－「印刷」を選び、「印刷」ダイアログボックスで「印刷対象」に「スライド」を選択し、「プロパティ」ボタンをクリックします。お使いのプリンタのプロパティ画面が表示されたら、1枚の用紙に2ページを縮小して印刷するように設定します。

これで、1枚の用紙にスライド2枚を大きく印刷できるようになります。無駄な余白がなくなった分スライドの文字が大きくなったことがわかりますね。

ワードで書類を作っていて、「文書は保存されましたが、音声認識データを保存する十分な空き領域がないためデータは失われました。」というメッセージが表示されたことはありませんか？　私も含めて戸惑う方は多いことと思います。これは一体何なのでしょうか？

このメッセージには、ワードの2つの機能が関係しています。
1つ目はバージョン2002になって追加された音声やマウスによる手書き認識機能、2つ目は、編集中に自動でバックアップファイルが作成される機能です。

ワードは、音声入力や手書き入力によって保存される言語データをバックアップファイルに自動的に保存する仕組みになっています。ところがファイルの容量がある程度大きくなると、ワードは作業効率を優先して言語データの自動保存をオフにしてしまいます。このメッセージはそれを知らせるもので、音声や手書きによる入力を使っていない場合も表示されるため、唐突に思われるようです。以下の手順で表示されないように設定できます。

音声や手書きによる入力を行なわないときは、「ツール」メニュー－「オプション」をクリックして、「オプション」ダイアログボックスの「保存」タブで「言語データを埋め込む」のチェックを外します。音声や手書きで文字を入力する場合は、「自動バックアップ」のチェックを外して、自動保存の方をオフにすれば、やはりメッセージは表示されなくなります。なお、この設定はファイルごとに行ってくださいね。

4月に入って、初々しいスーツ姿をおおぜい見かけるようになりました。今日は、先日、新入社員の方を相手にエクセルの講習をしていたときに受けた質問をちょっとご紹介しましょう。それは、

「A列を非表示にした場合、どうやったら再表示できるんですか？」
というものです。

エクセルでは、「書式」メニュー－「列」/「行」－「表示しない」を選択すると、使っていない行や列を一時的に隠しておくことができます。非表示にした列や行を再び表示するには、隠れた列の左右の列（行の場合は上下の行）を選択し、右クリックして「再表示」を選びます。たとえばC列が非表示になっている場合はB列とD列を選択するわけです。
ところが、A列を非表示にした場合は、A列自身が端にいるため、左右の列を選択できず困ってしまいます。マウスを使って列や行を再表示する方法を知っておけば、こんな場合にも慌てずにすみます！

B列の列番号の左側にマウスポインタを合わせて、図のように縦二重線の矢印になったらそのまま右へドラッグしてみてください。隠れていたA列が表示されます。
A列や１行目以外の列や行でも、同様に操作すれば隠れている列や行を再表示できます。マウスポインタの形によく注目することがポイントです。

皆さんは、エクセルでどんな関数をよく使われますか？
少し前の話になりますが、昨年の秋から冬にかけて、エクセル関数の本を執筆させていただきました。300種類以上ある関数の中から、なるべく多くの方が使っていそうなもの、喜ばれそうなものを選んで操作や使い方を紹介しています。おかげさまで売れ行きも好調だと聞いています。お手元で活用していただければ何より嬉しいですね！

さて、今になって こんなページがあるのを見つけました。エクセルの産みの親であるマイクロソフトみずからビジネスの場で役立つ関数を5つ選んで紹介しているページです。
その5つの関数とは･･･何だと思われますか？　気になる方はこちらをクリックです！

こちらは2003年の4月に更新されたページですが、関数は、エクセルのバージョンによる差はほとんどありませんから今でも十分有効です。生年月日から年齢を求める、商品コードから商品名を自動表示するなど、言われてみると活用の場面が多そうなものばかり。なるほど！と思いました。

また、このページは親切にできています。「サンプルダウンロード」ボタンをクリックすると、エクセルデータをダウンロードできるので、実際に操作して関数の働きを確認できるのが嬉しいですね。それから「Click」ボタンをクリックすると、基本的な関数の使い方をクイズ形式でチェックできるページにつながります。
便利かどうかはその人が関数を使って何をしたいかによって変わってくると思います。これは使える！という関数に出会えるかもしれませんね。