さて、オフィス2007ベータ版のレポートも今日で最後になりました。トリを飾るのはエクセルです。エクセルはバージョン2007になって、約100万行のデータを格納できるようシートサイズが拡張されました。そのほか印象的だった機能を2つご紹介します。

・デザインを設定するだけで、計算式のコピーが不要に

こちらでもご紹介しましたが、オフィス2007では、表やグラフなどのデザインが一新されました。エクセルで表に配色を設定するには「ホーム」タブで「テーブルとして書式設定」を使います。ところがさすがは表計算のエクセル。実際に使ってみると、その恩恵は見た目がキレイになることだけではないと気付かされます。

パワーポイントを使った発表は、プロジェクターを使ってスライドを拡大表示するのが一般的です。ところで、発表が終わった後はどうでしょうか。なんとなくそのまま質疑応答に入っていませんか？

説明がひととおり終わったのに、｢結論」とか「今後の展望」などを述べたスライドがいつまでも表示されたままになっているのは落ち着かないものです。そこで締めくくりとなるスライドを最後に1枚用意しておくことをおすすめします。

たとえば、「有難うございました」と一言お礼が書かれたスライドはどうでしょうか。また、下のように連絡先を明記したものを見せるのも一案です。考えてみれば、スライドの1ページ目には会社名などを入れた表紙ページを用意するのですから、表紙に対応する「裏表紙」があってもいいはずですね。

しかしながら、このペーパーレスの時代に、余計なスライドを印刷するのは避けたいというご意見もあるでしょう（もっともです）。それなら、画面を真っ暗にしてしまう方法もありますよ。

発表が済んだら、スライドショーが表示された状態で「B」キーを押します。これで、ちょうど舞台が暗転するかのように、パソコンの画面が黒く表示されます。白く表示するには、同様に「W」キーを押します。再び説明を加えたいときは、任意のキーを押すと、スライドショーの画面に戻ります。

スライドを一時的に見せないようにして、発表者に注意を向けさせたいときにも使えますね。プレゼンの機会が多い方には、覚えておくと便利なキー操作だと思います。

今月の金曜日は、オフィス2007ベータ版のレポートをお届けしています。さて、今日はワード2007ベータ版を使ってみて、印象に残ったおすすめ機能を2つご紹介します。

・ヘッダー、フッター、透かし、表紙などを見本から選べる

まずは誰もが使える楽しい機能から。
ワード2007では、ヘッダーやフッター、報告書の表紙などを、配色やグラフィックスが設定された見本から選べるようになりました。上の図はヘッダーを挿入するところです。きれいな見本が大きく表示されるため、ヘッダー適用後の様子についても見当を付けやすくなりますね。なお、いったん見本を選ぶと、画面上部のボタン類がヘッダー・フッター専用のものに変わります。そこから表示させたい文字やグラフィックスのデザインを、さらに細かく指定することもできます。

・2つの文書の変更点を確認する

作成した書類を人に見てもらった場合、どこが修正されたのかを後から確認しますね。この付き合わせを自分の目で見て行うのは重労働です。
ワード2007の「比較」機能を使うと、文書中から文字の追加、削除、移動などを瞬時に見つけ出し、元の文書、変更後の文書、比較結果を示した文書、の３つの画面を並べて表示してくれます。これはもともとワード2003の「文書の比較と反映」という機能を改良したものですが、比較結果が各段に見やすくなりました。一番左の変更履歴ウィンドウは縦長・横長どちらの形でも表示できます。今までよりも積極的に文書のレビューを活用できそうですね。

サッカーワールドカップ、クロアチア戦が引き分けになり、決勝進出が難しくなってしまいました･･･。そんな中、気を取り直して今日はエクセルのグラフの話をします。

ご存知のようにエクセルではさまざまなグラフを作れます。今日は、ちょっと遊び心を出して、新聞の世論調査などでときどき見かける「半円グラフ」を作ってみませんか？　円グラフを何度か作った経験があれば、その応用で作成できます。少し手順が長いですが、チャレンジしてみてください。

サッカーワールドカップ、クロアチア戦があさってに迫りました。初戦は残念な結果になってしまいましたけど、今度こそ頑張って欲しいものです！

さて、今月は「オフィス2007プレビュー月間」と題して、オフィス2007ベータ版を触ってみての感触をお伝えしています。今日は、見栄えのする書類作りになくてはならない2つの機能をご紹介しましょう。ベータ版のインストールについてはこちらをどうぞ。

・書式設定ツールバーがすぐそばに表示

入力した文字を太字にする、文字サイズや色を変える･･･こういった操作は、ワードでもエクセルでも頻繁に行いますね。これまでは、対象となる文字やセルを選択してからツールバーやメニューバーから書式設定のコマンドを選ぶ必要がありました。ところが、頻繁に行う操作だけに、マウスポインタを往復させる距離というのは、案外ばかにならないものです。
オフィス2007では文字を範囲選択すると、その近くに「ミニツールバー」と呼ばれる小さなツールバーが表示されます。これを使って書式をすばやく指定できます。ミニツールバーは邪魔にならないように最初は半透明で出てくるので、後ろの文字が隠れてしまう心配もありません。

・マウスを合わせるだけで設定後の様子をプレビュー

オフィス2007では、グラフや表の配色が格段に垢抜けて、見栄えのするものになりました。しかもこれらのデザインを選ぶときは、ボタンの上にマウスポインタを合わせるだけで、実際の文書や表にその配色を設定したときの様子が表示されます。今まで、「OK」ボタンを押してデザインをいざ適用してみると気に入らなくて、何度も設定を繰り返した経験はありませんか？ オフィス2007ではこのイライラがなくなるわけです。ぜひ皆さんにも体験していただきたい便利な機能と言えます。

クリップアートを左右反転できないかなあと思ったことはありませんか？
もうずいぶん前になりますが、営業事務の仕事をしていたとき、パワーポイントで作成したプレゼン資料を見た上司から「これさ、車の向き、反対にならない？」と言われたことがあります。
そのとき作っていた図は下のようなもの。車と矢印の向きと反対なのが気になる、というのが上司の言い分です。こういう意見をもらったら、わがままだなあとムッとせず、なんとかならないか考えてみましょう。

ちなみに車の絵はクリップアートを使っています。左右が反転されたクリップアートがあればそれに差し替えられますが、あいにくそんな画像はありません。矢印や建物のオートシェイプを入れ替える方法もありますが、大きな図の一部に収まっている場合はそれも難しいことになります。

新しいオフィスへの移行に当たって、まず気になるのがファイルの互換性ですね。今回のベータ版レポートでは、オフィスの中でも利用頻度の高いワード、エクセル、パワーポイントのファイル形式について見ていきましょう。

前回、前々回とお送りしたオフィス2007のレポートは好評だったみたいですね！　そこで今月は毎週金曜日に、もう少しオフィス2007について書いてみようと思います。お楽しみに！
さて、今日はアウトルックのテクニックを1つご紹介します。今度、あなたが母校の同窓会で幹事をすることになったとします。懐かしいクラスメートたちと何回かメールでやり取りをするわけですが、たくさんのメールアドレスを、毎回1件ずつ宛先に指定するのは骨が折れる作業ですね。同じメンバーに対して何度もメールを送る場合は、あらかじめアウトルックの｢配布リスト」にメンバーのアドレスを登録しておきましょう。こうしておけば、メールの宛先には配布リストの名前を指定するだけで、登録した全員に漏れなくメールを送信できるようになります。

前回はインストールの話をしましたので、今回は実際にオフィス2007ベータ版を触ってみての感触をレポートします！　ただ、残念ながらスペースの関係であまり多くは語れないのです（＞＜。そこで、今回のバージョンアップで一番の目玉と言われている「コマンドタブ」についてご紹介します。ここではワードの画面で説明していますが、エクセル、パワーポイントなどでも基本的には同じです。