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2007年4月 3日 (火)

大切なメールが届いたら画面にメッセージを表示したい

昨日は入社式が一斉に行われたとのこと。新入社員の皆さんの中には、今日から早速職場に入る方もいるのではないでしょうか?
3月31日の日経新聞 プラス1に、「困ったビジネスメール」と題して気になるメールの使い方のランキングが上がっていました。私もお取引先との遣り取りはもっぱらメールです。早速、読んでみたところ、あ、なるほどなあと思うものが幾つもありました。

特に受信するメールの数が多い場合は、大切なメールを読み飛ばしてしまわないように気を遣わなくてはいけませんね。Outlook 2003をお使いなら、特定の相手からのメールが着信したら、画面にメッセージを出して確実に知らせることができます。

先日紹介した「デスクトップ通知」と違う点は、通知画面がずっと表示されることです。デスクトップ通知で表示されるメッセージは30秒で消えてしまうので不在のときに着信するとメッセージを見ないで終わってしまいますが、これだとずっと通知画面が残ります。
早速やってみましょう。
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Outlookを起動したら、タスクトレイに表示されたアイコンを右クリックして、「新着メールのデスクトップ通知を表示する」にチェックを入れておきます。

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続けて、Outlookのメール管理の画面で、「ツール」メニュー-「仕訳ルールと通知」を選び、「新しい仕訳ルール」をクリック。「自動仕訳ウィザード」が表示されたら、テンプレートから仕訳ルールを作成」を選びます。「ステップ1」で「特定の人からのメールを通知したら、新着アイテム通知ウィンドウに表示する」を選び、「ステップ2」では、差出人とウィンドウに表示するメッセージを指定し、「完了」ボタンを押しましょう。

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これで、その人からのメールが着信したときにメッセージ画面が表示されます。画面を閉じない限りメッセージが表示されたままになるため、席をはずしていてもメールの着信を見逃す恐れがありません。メールをすぐに処理したい方には便利な機能ですね!

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