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2007年6月26日 (火)

複数列の内容でを対象にしてオートフィルタで抽出したい

オートフィルタはデータの抽出に便利ですが、単独列のデータでしか抽出できないのがネックですね。
たとえば取得資格を3つまで記入するといった下のような表の場合は資格欄が複数列にまたがっていることになります。このような表から「エクセル上級」の資格を持つ社員だけを抜き出したくて困ったことはありませんか?このような場合はどうすればいいのでしょうか? 言うまでもなく、B列からD列のすべての列でオートフィルタを順番に実行すると、絞り込み検索になってしまうため、目的の結果は得られません。

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こんなときは、抽出用の列を追加しましょう。E列に「抽出用」という列を加え、同じ行のB列~D列のデータをすべて表示します。これには、CONCATENATE関数を使って、複数のセルの内容を結合させます。E2セルに「=CONCATENATE(B2,C2,D2)」と指定して下にオートフィルすればよいでしょう。これでE列のセルには、資格名が羅列して表示されます。

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次に、「抽出用」の列の▼から「オプション」を選び、抽出したい資格名を指定します。ポイントは、右の欄で「~を含む」を選ぶこと。これでE列に羅列された資格の中から「エクセル上級」を含む行だけを抽出できます。

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結果はこうなりますね。こうすれば異なる列に入力された資格を対象にしてデータを抽出できます。なお、印刷する際などは、E列を非表示にしておくとよいでしょう。

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