挿入した画像を別のものに取り替えたい

文書やプレゼンテーションに写真を入れる機会は多いですね。
Office2007の売りの１つがこの画像の加工です。すでに使ってみた方はご存じのとおり、プレビューで確認しながら、気に入った結果になるまで何回でも特殊効果を選べるのはとても便利。効果の種類も、額縁のような囲みを付けたり、さまざまな形に切り抜いたりと、約30種類が用意されています。

ところが、サイズを変えたり、効果を付けたりして画像の加工がひととおり済んでから、別の写真に取り換えたいと思ったことはありませんか？
今までのOfficeなら、せっかく加工を施した画像をいったん削除し、新たな画像を挿入する必要がありました。言うまでもなく挿入後にもう一度同じ加工を繰り返さなければなりません。

こんなときOffice2007では、加工はそのまま残しておき、中身の写真だけを取り換えられるようになったんです。実際にやってみましょう。

見せたくないスライドを削除せずに非表示にしたい

パワーポイントで作成したプレゼンテーションは、発表時のスライドのほか、配布用の資料としても使います。コンペなどでの発表は、限られた時間の中で行うことが多いですよね。
資料としてはひととおりのスライドを印刷して配るけれど、全部のスライドをプロジェクターで映す時間がないので、プレゼン本番で使うスライドを絞り込みたいことはないでしょうか？　かといって発表用と配布資料用にプレゼンテーションを別々に用意するのは面倒ですね。
そんな手間のかかることをしなくても、パワーポイントには、一部のスライドを発表時に映さないようにする機能がありますよ。

波線で途中を省略した棒グラフを作りたい（２）

前回の続きです。前回は飛びぬけて大きいデータの棒だけを短く加工しました。これに伴ってグラフの目盛も最大値が小さくなってしまいますね。そこで、最大値の目盛を変更しましょう。これには、グラフにテキストボックスを追加します。

波線で途中を省略した棒グラフを作りたい（１）

棒グラフを描いたとき、データが大きくかけ離れていたため、1本だけ突き出てしまった経験はありませんか？　例では、黄色いセルの数値が31,690、その次に大きいデータが6,041なので、ガクンと差が開いてしまいます。こういうグラフは見た目もカッコ悪いし、短い棒どうしの差が読み取れなくなってしまうので避けたいですよね。

こんな場合に、新聞などでよく見かけるのが下のように途中を波線で省いたもの。間を省くことによって目盛間隔を小さく取ることができるので、他のデータとの差をバランスよく表示できます。

PDF形式でファイルを保存したい

役所や学校などのホームページから申請書類をダウンロードしたことはありませんか？
このように、不特定多数の人が利用する書類データの配布には、PDF形式のデータが一般的に使われますね。

そもそもWordやExcelで作った書類は、WordなりExcelなりがインストールされているパソコンでなければ開けません。不特定多数の人が利用する書類なら、これがない場合もありますから、作成元のソフトがないパソコンでも見られるようにするために、PDF形式のファイルを配布しているわけです。PDFなら、無料のビューアソフトAdobe Readerがあれば、パソコン環境に関係なくファイルを開いて中身を見たり、印刷したりすることができるからです。

一方、ファイルをPDF形式で保存するには、別にPDF作成ソフトが必要です。ただし、Office2007を使っている場合は、マイクロソフトのホームページから追加プログラムを入手すれば、作成したファイルをPDF形式で保存できるようになります。今日はその方法をご紹介しましょう。

重複データが一目でわかるようにする

前回に続いて、名簿などで重複したデータを見つけ出す方法を紹介します。
前回、紹介した方法では、「氏名」や「電話番号」など指定した列に重複するデータがあると、行番号が一番若いデータだけを残して、後から追加されたデータはすべて自動で削除されます。
これはこれで便利なのですが、実際に名簿から重複する顧客データを調べる際には、一度内容を確認したうえで、どの行を削除するかを選びたい場合が多いのではないでしょうか。こんなときのために、見つけ出した重複データがひと目でわかるようにする方法も知っておきたいところですね。
すでに多くのパソコン雑誌、書籍などで紹介されていますのでご覧になった方も多いことと思いますが、これには、条件付き書式の一機能を使います。

数値に単位を付けると計算できなくなる

書類などで数量を単位付きで入力したいと思ったことはありませんか？
ところが、素直に「1式」のように入力すると、そのセルを四則演算などで参照していと、計算式がエラーになってしまいます。これは、単位を付けて入力した数字は「数値」ではなく「文字列」とみなされるためです。

重複データを削除する

名簿などから重複したデータを見つけ出して削除するとき、皆さんはどのようにしていますか？　同じ人の情報を別の会員番号で受け付けてしまった場合など、あとからこれを修正したい場合がありますね。重複データの削除はExcelでの仕事の中でもよほどニーズがあるらしく、Excel2007では、重複データを見つけ出す機能がなんと2つも追加されているのです。今日はそのうちのひとつ、重複データを瞬時に削除する機能を試してみましょう。