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2007年8月 3日 (金)

重複データを削除する

名簿などから重複したデータを見つけ出して削除するとき、皆さんはどのようにしていますか? 同じ人の情報を別の会員番号で受け付けてしまった場合など、あとからこれを修正したい場合がありますね。重複データの削除はExcelでの仕事の中でもよほどニーズがあるらしく、Excel2007では、重複データを見つけ出す機能がなんと2つも追加されているのです。今日はそのうちのひとつ、重複データを瞬時に削除する機能を試してみましょう。

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上図のような名簿があります。ここではわかりやすいように、重複したデータを黄色にしています。どうやら同じ人の住所氏名を2回登録してしまったようですね。これを解決するには、表内のセルを1つ選び、「データ」タブにある「重複の削除」をクリックします。

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開く画面には列見出しが並んでいます。このうち重複を確認したい見出しだけにチェックが付くようにします。「会員NO」の列見出しだけチェックを外したら、「OK」を押します。

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これだけで重複していたデータが即座に削除されます。
ただ、この方法だと削除前にどのデータが重複していたのかを確認できないのがネックですね。そこで、いったん重複データの内容を確認してから、削除するかどうかを決めるには、もう1つの新機能のほうを使いましょう。こちらは次回ご紹介します!

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