「テーブル」に変換すれば、抽出したデータだけを簡単に集計できる！

売り上げデータを分析するときなど、オートフィルタで抽出したデータだけを対象に集計したい場合があります。抽出結果に合わせて集計結果を切り換えるには、Subtotal関数を使います。

Subtotal関数では、第1引数に集計の種類を番号で指定し、第2引数で集計の範囲を指定します。たとえば、「=SUBTOTAL(9,H4:H100)」のように指定すれば「H4からH100までのセル範囲の数値を合計する」という意味になります。
Excel2007では、表をテーブルに変換する機能が追加されました。テーブルに変換すると、わざわざSubtotal関数を手作業で入力しなくても、自動で入力してくれるようになっています。今日はそれをご紹介しましょう。

表の周囲に適度な余白を作りたい

文章を表の周囲に回り込ませると、雑誌の様なレイアウトにすることができます。ところがこのとき、表とまわりのテキストとの間が詰まりすぎてしまうことも。今日はこれを調整する方法をご紹介します。
表とまわりの文字との間の空きを調整したい場合は、まず表を右クリックして「表のプロパティ」を選びましょう。

今年も上位資格にチャレンジ！ 2008年1月末までMCP、MCAが「再受験」無料に！

マイクロソフトの資格、皆さんはいくつご存じでしょうか？　マイクロソフトオフィスの使い方を問うMOS（Microsoft Office Specialist）のほか、IT技術者向け資格であるMCP（Microsoft Certified Professional）、仕事でITを活用したい人を対象にした資格MCA（Microsoft Certified Associate）などがあります。

このうち、MCPとMCAの取得を目指している方に朗報です。2006年3月にこちらの記事でお伝えしたのと同じ「再受験無料キャンペーン」が、2008年1月31日（木）までの期間限定で今年も始まりました！

Excelシートに挿入したロゴマークをその場で確認できる！

前回、Excelの「ページレイアウトビュー」を紹介しました。
ページレイアウトビューでは、印刷時の状態を見ながらシートの編集ができます。余白領域が表示されるので、ここからヘッダーやフッターを簡単に追加できるようになりました。

Excel印刷時に文字がセルからはみ出すのを防ぎたい

住所録シートの列幅をぎりぎりまで狭めると、画面ではちゃんと表示されていても、印刷すると住所の最後が欠けてしまうといったことがよくありますね。これは、Excelの研修をすると、必ずと言っていいほどご指摘・ご質問を受けるところです。

スライドの文字を2段組みにして流しこみたい！

プレゼンテーションでは、１枚のスライドにごちゃごちゃと内容を書き込まないのが鉄則です。ところが、実際に提案資料を作っていると、どうしても１枚のスライドにこれだけは！という場合が出てくるものですね。PowerPointでは、そんな場合に、ぎっしりと入力された文字をなるべく体裁よく収めてくれる工夫がなされています。

PowerPoint2002、2003のスライドに文字を入力していて、いきなり文字サイズがひと回り小さくなり、「あれっ？」と思ったことはありませんか？　これは、文字が多すぎてプレースホルダ（文字が入る枠のこと）に収まらなくなると、自動で文字サイズを縮小して、スライドの下に文字がはみ出すのを防ぐ仕組みになっているからです。

提案先によって発表するスライドの組み合わせを変えたい

商品やサービスを複数のお客様に紹介する時に、プレゼンファイルをコピーしていくつも用意していませんか？　提案の相手が変わっても同じプレゼンテーションファイルを使いまわすことができればはるかに効率的です。
でも、同じプロジェクトを提案するにしても、プレゼンテーションの条件はさまざま。限られた時間内で、しかも相手が欲する部分をいかに効率よく伝えるかを考えたとき、同じ提案内容であっても、使用するスライドの優先順位が変化することは多いものです。

こんなときは、「目的別プレゼンテーション」という機能を使うと、ひとつのプレゼンテーションファイルから発表に使うスライドを選び、相手によって異なる形でスライドショーを実行できます。

Excelで英数字に日本語と別のフォントを使いたい

レストランのメニューなども、「これ多分Wordで作っているのかしら？」と思うものをよくみかけますが、普通の書類を作るときにも、見栄えを考えると外せないのが「フォント」ですね。

フォントには、ひらがな、漢字などの全角文字に設定するための「和文フォント」と半角アルファベットや半角の数字用の「欧文フォント」の2種類があります。
大まかな見分け方としては、「MSP明朝」などのようにフォント名に日本語が混じったものが和文フォント、それ以外は欧文フォントと考えればよいでしょう。皆さんは普段、これらを意識して使い分けていらっしゃいますか？

私たちが主として使うのはやはり日本語ですね。ところが、和文フォントが持つ半角英数字の字体は、文字幅が全角文字の半分になります。アルファベットや数字にも「MS明朝」などの和文フォントを設定すると、どことなく貧弱でメリハリがないなあと思ったことはありませんか？