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2008年1月 4日 (金)

自動的にOffice2003で開ける形式で保存したい

新年明けましておめでとうございます。
今年もオフィス2007のお得な情報や使い方のポイントをお届けします。どうぞ宜しくお願いします。

Word2007、Excel2007、PowerPoint2007で作成したファイルを保存すると、拡張子の末尾に「x」がついたOffice2007独自のファイル形式で保存されます。このファイルは、2003以前のバージョンのOfficeでは開けないことは、こちらの記事でもご紹介したとおりです。

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周りを見てみると、現実的には、まだまだ2003以前の古いOfficeを使っている人のほうが圧倒的に多いですね。2003以前のOfficeでも開けるようにファイルを保存するには、「名前を付けて保存」ダイアログボックスで「ファイルの種類」を「97-2003」形式に変更します。ところが頭ではわかってはいても、ついついこれを忘れてしまいがちです。

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それならいっそ、ファイルの保存形式の初期設定を変更してしまいましょう。これには、「Office」ボタンをクリックし、一番下の「XXのオプション」ボタンをクリックします。(「XX」にはWordやExcel、PowerPointといったソフトの名前が入ります)。
「オプション」ダイアログボックスが開いたら、左の欄で「保存」を選び、「ファイルの保存形式」から「97-2003」形式を選んで「OK」をクリックします。画面はExcelの場合ですが、WordでもPowerPointでも同様の項目がありますので同じように設定してください。

これで以後、「名前を付けて保存」ダイアログボックスを開くと、「ファイルの種類」には「97-2003」形式が最初から選択された状態になっています。保存するたびにファイルの形式を変える必要がなくなり、うっかり「開けないファイル」を送ってしまうこともなくなります。

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