もともと入力規則は、セルに入力できるデータをある程度制限したい場合に設定します。実際、この3つ以外の部署名を入力すると、「Enter」キーを押したときにエラーメッセージが表示されます。


この場合、「再試行」ボタンをクリックして選択肢にある部署名を入力しなおすか、「キャンセル」ボタンをクリックして入力をとりやめるかを選ばなければなりません。

ところが、他の部署名を入力することだってあるかもしれません。よく利用するのは「経理部」「総務部」「人事部」なので、この3つの部署はクリックひとつで入力できるようにしたい。でも他の部署名も必要に応じて入力はさせたい、といった場合は、次の手順で入力規則を設定します。

まず所属欄のセルを選択してから「データ」メニュー→「入力規則」と選択します。開く画面で「設定」タブを選び、「入力値の種類」から「リスト」を選択します。続けて、「元の値」に部署名を半角カンマで区切って入力したら、「エラーメッセージ」タブを選びます。

ここで「無効なデータが入力されたらエラーメッセージを表示する」のチェックを外し、「OK」ボタンを押せば設定完了です。これで入力規則を設定すると同時に、「経理部」「総務部」「人事部」以外の部署を入力してもエラーメッセージは表示されず、普通に入力できるようになります。