ところが入力規則の設定後に部署名が追加された場合は、もう一度「データの入力規則」ダイアログボックスを開いて設定しなおす必要がありますね。最初からデータが増えた場合にも対応できるように入力規則を設定するには、「元の値」を列単位で指定します。

実際にやってみます。まず、部署名を入力するセルをあらかじめ選択しておき、「データ」メニューから「入力規則」を選択します。

「データの入力規則」ダイアログボックスの「設定」タブが開くので、「入力値の種類」に「リスト」を選択し、「元の値」をクリックします。続けて、リストに表示したい部署名が入力されたセル範囲を列単位で選択します。ここではF列の列番号をクリックすると、「元の値」に「=$F:$F」と列単位で範囲が設定されます。「OK」ボタンをクリックすれば設定完了です。
これで、F列に部署名を追加すると、追加した部署名がすぐさまドロップダウンリストにも反映されるようになります。なお、追加する数が2，3件しかない場合は、F2:F9のように空いたセルをいくつか余分に含めてセル範囲を指定してもかまいません。