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2008年8月19日 (火)

(2)Office Live Workspaceにファイルを追加したり、追加したファイルを編集したりする

前回の手順でOffice Live Workspaceにログインしたら、さっそくファイルを追加してみましょう。ファイルをアップロードする方法は次のとおりです。

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個人で利用するファイルは、「マイワークスペース」の「ドキュメント」に保存します。「ドキュメントの追加」をクリックしたら、ファイルを1つだけ追加する場合は「単一のドキュメント」を、複数のファイルを追加する場合は「複数のドキュメント」をそれぞれ選択します。

続けて「ファイルの選択」画面で、アップロードするファイルを選択し、「開く」ボタンをクリックすると、Office Live Workspaceに選んだファイルが追加されます。なお、アップロードできるのは最大25MBまでのファイルです。

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追加したファイル名をクリックすると、ファイルの中身がプレビューされます。

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ここで表示されたプレビューは見るだけの「閲覧専用」です。ただし、Word、Excel、PowerPointのファイルの場合は、自分のパソコンにソフトがある場合は編集できます。上の「編集」をクリックしましょう。上の例ではExcelが起動してファイルが開きます。

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編集が済んだら「上書き保存」を押しましょう。ここでは、文字の書式を変えました。

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これで、Office Live Workspace上にあるファイルが更新され、最新状態になりました。パソコン内に保存されたファイルと同じように簡単に編集ができますね。なお、更新前のバージョンも8版前までさかのぼって保存されるので、「バージョン」から古い状態を再表示して、ダウンロードすることもできます。

ネット回線が不安定な場所などでは、いったん自分のパソコンにファイルをダウンロードしてから編集すると安心です。それには、2つ上の画面で「名前を付けて保存」をクリックします。編集が済んだファイルは、再度アップロードしておきましょう。

次回は、他のメンバーと共同作業するファイルの場合に便利な方法を紹介します。どうぞお楽しみに!

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