(3)Office Live Workspaceのファイルを他の人と共同で編集する
皆さんは、グループでイベントの計画を練ったり、プロジェクトのアイデアを互いに持ち寄ったりすることはありませんか?
Office Live Workspaceにアップロードしたファイルは、自分一人で利用するだけでなく、作成者が特別に許可したメンバーに見てもらうこともできます。そこで、今回は、グループ作業に便利なOffice Live Workspaceの共有機能の使い方を紹介します。
ただし、ファイルを共有する相手もWindows Live IDを持っている必要があります。IDの取得方法はこちらの記事を参照してください。
まず、共有するファイルにチェックを入れて、「共有」→「ドキュメントの共有」と選択します。
続けて、共有したい相手に招待メールを発信します。ファイルを編集してもよいメンバーは「編集者」にメールアドレスを入力し、閲覧のみを許可したい相手は「閲覧者」の欄にメールアドレスを入力します。
なお、「サインインしなくても誰でも表示できるようにする」にチェックを入れると、Windows Live IDを持たない人にも、ファイルを読み取り専用で見せることができます。ただし、予期せぬ第三者に内容を知られてしまう危険もあるため、ここのチェックを有効にする際は十分な注意が必要です。
招待メールを受け取った人は、リンク部分をクリックして、Windows Live IDでサインインすると共有ファイルにアクセスできます。
「編集者」として招待された人は、「編集」ボタンを押すと、Excel上で内容を変更、上書き保存ができますが、「閲覧者」として招待された人は、変更を元のファイルに上書きできません。
また、「編集者」「閲覧者」の両方とも、気がついたことはコメントで残すことができます。
コメントを追加するには、「コメント」をクリックして、右に表示される空欄に文章を入力してから「コメントの追加」をクリックします。
共同での編集作業が済んだら、忘れずに共有を解除しておきましょう。
共有を解除するファイルをプレビューしておき、「共有の詳細を表示します」をクリックすると、共有されているメンバーが表示されます。全員との共有を解除するには「共有の停止」をクリックし、個別に共有を解除するには、そのメンバーの右の「×」をクリックします。
今回は、グループ作業に役立つ共有の方法を紹介しました。
次回は、WordやExcelの画面からOffice Live Workspace上のファイルをすばやく操作する方法を紹介します。
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