まず、共有するファイルにチェックを入れて、「共有」→「ドキュメントの共有」と選択します。

続けて、共有したい相手に招待メールを発信します。ファイルを編集してもよいメンバーは「編集者」にメールアドレスを入力し、閲覧のみを許可したい相手は「閲覧者」の欄にメールアドレスを入力します。

なお、「サインインしなくても誰でも表示できるようにする」にチェックを入れると、Windows Live IDを持たない人にも、ファイルを読み取り専用で見せることができます。ただし、予期せぬ第三者に内容を知られてしまう危険もあるため、ここのチェックを有効にする際は十分な注意が必要です。

招待メールを受け取った人は、リンク部分をクリックして、Windows Live IDでサインインすると共有ファイルにアクセスできます。

「編集者」として招待された人は、「編集」ボタンを押すと、Excel上で内容を変更、上書き保存ができますが、「閲覧者」として招待された人は、変更を元のファイルに上書きできません。
また、「編集者」「閲覧者」の両方とも、気がついたことはコメントで残すことができます。
コメントを追加するには、「コメント」をクリックして、右に表示される空欄に文章を入力してから「コメントの追加」をクリックします。

共同での編集作業が済んだら、忘れずに共有を解除しておきましょう。
共有を解除するファイルをプレビューしておき、「共有の詳細を表示します」をクリックすると、共有されているメンバーが表示されます。全員との共有を解除するには「共有の停止」をクリックし、個別に共有を解除するには、そのメンバーの右の「×」をクリックします。

今回は、グループ作業に役立つ共有の方法を紹介しました。
次回は、WordやExcelの画面からOffice Live Workspace上のファイルをすばやく操作する方法を紹介します。