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2008年8月22日 (金)

ロゴマークや会社名を文書にすばやく挿入したい

会社のロゴマークなど、ビジネス文書に頻繁に挿入する内容は「文書パーツ」として登録しておくと、すばやく挿入できて便利です。

「文書パーツ」とは、Word2007の新しい機能で、文書中でよく利用する情報を集めたものです。ファイル名やページ番号などの文字、きれいにデザインされたヘッダー、フッター、文書の表紙、目次や表などさまざまな要素があらかじめWordに用意されています。これらの登録済み要素はそのまま文書中に追加できるほか、よく使う文字や画像からなる要素を登録しておけば、それを文書に挿入できるようになります。

ここでは、ロゴマークと、その下に好みのフォントや色で入力した会社名の文字列を合わせて「会社ロゴ」という名前で文書パーツを登録してみましょう。

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登録したい画像や文字を選択したら「挿入」タブをクリックします。「テキスト」グループの「クイックパーツ」→「選択範囲をクイックパーツギャラリーに保存」を選択します。

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表示される画面では、「名前」に文書パーツの名前を「会社ロゴ」と入力し、「ギャラリー」が「クイックパーツ」になっていることを確認します。「説明」には内容がわかるようなコメントを入力しておくと、挿入するときにポップヒントとして表示できます。「OK」ボタンをクリックすれば登録完了です。

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では、登録した文書パーツを挿入してみましょう。
挿入したい位置にカーソルを置き、「挿入」タブをクリックします。「テキスト」グループの「クイックパーツ」をクリックすると、登録した会社ロゴがギャラリーに表示されるので、クリックで選択します。これで画像と設定した文字がまとめて挿入されますね。

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