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2008年10月15日 (水)

「開く」「上書き保存」・・・ファイル操作はショートカットキーで効率的に仕事をしよう!

今、パソコン本の業界でちょっとしたブームなのが、ショートカットキーです。「たった3秒のパソコン術」という本が売れていますが、書店で手に取るまで、これがショートカットキーの紹介本だとは気づきませんでした。
ショートカットキーって、皆さんはどのくらい使っていますか?

ショートカットキーとは、二つ以上のキーを同時に押す操作のことです。たとえば、[Ctrl]キーを押しながら[C]キーを押すと「コピー」の操作ができます。キーボードから手を離さずに済むので、ツールバーのボタンを探してクリックしたり、メニューバーからメニュー項目を選択するよりすばやく操作を実行できます。

とはいえ、ショートカットキーはキーの組み合わせが頭に入っていないと使えません。受験生が年号を覚えるようにあらゆる操作のショートカットキーを暗記するのもひとつの方法ですが、これではかえって億劫になってしまいそうですね。そこで、まず「ファイル」メニュー(2007では[Office]ボタン)から選択する操作をショートカットキーで代用することをお勧めします。

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その理由は二つあります。ひとつは「ファイルを開く」「新規作成」などの操作はWordでもExcelでも共通だから、1回覚えておけば頻繁に使いまわせて出番が多いためです。

もうひとつの理由は、使うキーを覚えやすいからです。
下の表を見てください。「新規作成」なら「New」の「N」、「開く」なら「Open」の「O」といったように、英語の頭文字になっているものが多いのです。上書き保存の「Save」はゲームでおなじみの「セーブ」から取ったものですね。これなら自然と頭に入ってきませんか。

CtrlN

新規作成 (New

CtrlO

ファイルを開く (Open

CtrlS

上書き保存 (Save

F12

名前を付けて保存

CtrlP

[印刷]ダイアログボックスを開く(Print


パソコンの解説本やパソコン教室では、誰もが操作できることを最優先にするのでマウスを使った手順を教えるのがセオリーですが、実務でWordやExcelを使う方なら、ぜひここにあるファイル操作だけでもショートカットキーに切り替えてみてください。格段に操作が速くなること請け合いです。

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