同じ会社の人をすばやく連絡先に追加する: [aotenブログ]木村幸子の知って得するマイクロソフトオフィスの話

2009年5月 8日 (金)

同じ会社の人をすばやく連絡先に追加する

楽しかったゴールデンウィークも終わってしまいました。皆さんは今年のゴールデンウィークはいかがお過ごしでしたか？　今日は、クライアントの連絡先をアドレス帳に追加していて発見したOutlook 2007の便利な機能を紹介します。

Outlookはメールの送受信だけでなく名刺の管理にも向いています。名前やメールアドレス、部署や役職はもちろん、電話番号や所在地など会社の情報も詳細に入力しておけるので、私は名刺を頂いたら、すぐにその内容をOutlookにも登録するようにしています。

ところが、同じ会社の人を続けて登録する際、会社名や会社の所在地などの情報は共通ですね。これを繰り返し入力したり、コピー＆貼り付けするのは面倒だなあと常々思っていたところ、2007になって会社の情報を自動でコピーしてくれる機能が追加されていました。

まず、すでに会社名、会社の電話番号や住所などの情報を入力した人の連絡先画面を開いておきます。次に、「連絡先」タブをクリックして、「保存して新規作成」の▼をクリックし、「同じ会社の新しい連絡先」を選びます。

すると、開いてあった連絡先がいったん保存され、続けて新しい連絡先の画面が開きます。この画面にはメンバーの連絡先画面から「会社名」と会社の「電話番号」、「住所」がコピーされ、最初から入力された状態で表示されます。ここに氏名や部署、役職などの情報を追加すれば完成です。
なお、自動でコピーされるのは、図中で赤枠で囲んである「会社名」、会社の「電話番号」「住所」の部分だけです。「部署」や「役職」はコピーされないので、同じ部署、同じ役職の人の場合であっても毎回手入力が必要になります。