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2009年8月14日 (金)

印刷プレビューのまま文書を編集したい

文書を印刷するときは、いきなり「印刷」を実行せずに印刷プレビューに切り替えて一度レイアウトを確認すると、グラフや図の配置を確認したり、改ページの位置をチェックできるので無駄な印刷を防ぐことができます。

印刷プレビューで確認したときに修正したい箇所が見つかった場合、皆さんはどうしていますか? いったん印刷プレビューを終了してから修正作業にかかるのが一般的ですが、誤字脱字などは、見つけたらその場で直したいものです。
実はWordでは、印刷プレビューのまま編集作業ができるのです。今日はその方法を紹介しますね。

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文書を印刷プレビューで表示するとマウスポインタが虫眼鏡に変わります。このとき、ツールバーを確認してください。「拡大」ボタンがオレンジになっていますね。これをクリックしてオフにしましょう。(Word2007の場合は、「印刷プレビュー」タブの「プレビュー」グループで「拡大」のチェックを外します)

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「拡大」ボタンがオフになりました。同時にマウスポインタの形が虫眼鏡からIビームポインタへと変わります。これで、訂正したい箇所をクリックするとカーソルが表示され、文字や図形の編集ができるようになります。

なお、「拡大」ボタンが表示されるのは、Wordの印刷プレビューのみです。ExcelやPowerPointでは、いったん印刷プレビューを閉じて修正の操作をしましょう。

ただし、ウィンドウの分割や見出しマップの表示など、ウィンドウの表示に関わる一部の機能は、印刷プレビューのままでは利用できません。本格的に編集する場合は、やはりいったん印刷プレビューを閉じてから作業に入った方がよさそうですね。

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