すでに入力済みのセルに入力規則違反があるかどうかを調べたい
特定のルールに従ってデータを入力してほしい場合に便利なのが「入力規則」ですね。
たとえば、注文数量を入力するセルに入力規則を設定しておくと、「数量は10以上とする」といったルールを設定できます。この場合、ルールに違反するデータ、すなわち9以下の数値が入力された場合には、エラーメッセージで正しいデータの入力を促すことができます。
ただし、入力規則は設定後にデータが入力された場合にしか効力を持ちません。ルール設定前にすでに入力済みだったセルについては、規則に違反する内容が入力されているかどうかの判定はされないわけです。
そこで今日は、入力規則を設定する前に入力されていたセルの中から、規則違反のデータを見つけ出す方法をご紹介します。
ここでは、数量を入力したE列に入力規則を設定するものとします。
E列を選択し、「データ」メニュー→「データの入力規則」を選択し(2007の場合は「データ」タブ→「データツール」グループの「データの入力規則」をクリックし)、同名のダイアログボックスを表示します。
入力規則は「設定」タブで指定します。「条件の設定」欄に「整数」「次の値以上」「10」と指定したら、「OK」ボタンをクリックします。これで入力規則の設定は完了です。今後、E列に「10以上の整数」以外を入力しようとするとエラーメッセージが表示され、入力が許可されないようになります。
次に、このルールを満たさないセルに印を付けます。「ツール」メニュー→「ワークシート分析」→「[ワークシート分析]ツールバーの表示」と選択しましょう。
表示される「ワークシート分析」ツールバーで「無効データのマーク」ボタンをクリック(2007の場合は、「データの入力規則」ボタン右の▼をクリックし、「無効データのマーク」を選択)すると、シート内のすべてのセルに対して入力規則に適合するかどうかの判定がなされ、入力されたタイミングに関係なく違反するセルが赤いマルで囲まれます。
確認が済んだら、同ツールバーの「入力規則マークのクリア」ボタン(2007の場合は「データの入力規則」ボタン右の▼をクリックし、「入力規則マークのクリア」を選択)をクリックして赤マルを消しておきましょう。
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