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2011年5月13日 (金)

VLOOKUP関数で参照表を拡張すると、追加データも含めて検索されるようにしたい

皆さんはVLOOKUP(ブイルックアップ)関数をお使いですか?
VLOOKUP関数は、別の表から情報を検索して、自動で表示させる関数です。
具体的には、売上記録を入力する際に、商品コードを指定して別表から商品名や価格などを自動表示させる、といった仕組みを設定したいときに使います。
業務の効率アップや転記ミスを防ぐのに便利なため、愛用者が多い関数のひとつですね。

そのVLOOKUP関数では、第2引数「範囲」に、商品や顧客の固定の情報をまとめた別表のセル番地(例ではH3~J6)を指定します。
ところが、得意先や扱う商品が増えて「範囲」に指定した表にデータを追加した場合、追加されたデータの範囲は、自動では検索範囲に含まれません。

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つまり、上の例で、H3~J6セルの表に「講座NO」を「5」として講座情報を追加しても、VLOOKUP関数で検索されるのは従来通り1から4までの講座になります。5も含めて検索させるには、引数「範囲」のセル番地を変更する必要があるわけです。

これでは、頻繁に商品が追加されるような業務の場合は、何度も数式を手直しすることになり、面倒ですよね。
そこで、引数「範囲」の指定の仕方を工夫して、商品データが増えても修正しなくてすむように改良してみましょう。

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VLOOKUP関数を入力したセルを選択して、数式バー左の「関数の引数」ボタン(「Fx」のボタン)をクリックし、「関数の引数」ダイアログボックスを表示したら、「範囲」の内容を「H:J」のように、列番号のみに変更して「OK」ボタンをクリックします。

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これで「範囲」の内容が、「H3からJ6まで」のような特定のセル範囲ではなく「H列からJ列まで」と列だけを指定した範囲に変わります。したがって、商品リストの行数が増えた場合VLOOKUP関数は追加されたデータも含めて正しく検索してくれるようになります。
引数「範囲」のセル番地を行番号だけの範囲指定にするのがポイントです。

次回は、もうひとつの例として、SUMIF関数を取り上げて、同じようにデータの追加に対応できるよう改良する方法をご紹介します。

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