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2011年6月 8日 (水)

表を並べ替えることなく、製品ごとの合計を求めたい

売上の一覧表を元に、製品ごとに金額を合計するといった場合には、「データ」タブの「小計」機能を使いますね。(2003では、「データ」メニューの「集計」機能に相当します)。
この例では、講座名ごとに申し込みデータをグループ化して、人数と支払料金の合計を求めています。
ただし、小計機能では同じ講座名どうしが隣接していないと正しく集計されません。そのため、事前に講座名の列を基準に並べ替えを実行しておく必要があるのですが、これが手間でつい忘れてしまうという方は多いようです。SUMIF関数を使うと、事前の並べ替えなしで、表のデータをグループ化して集計できますよ。

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SUMIF(サムイフ)関数は、指定した条件に当てはまるセルだけを対象に合計を求める関数です。条件に講座名を1つずつ指定すれば、各講座の人数と料金の合計を求められます。さっそくやってみましょう。

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まずは講座名の一覧を表の外に入力しておきます。
人数の合計を求めたい最初のセル(ここではH3)を選択し、「関数の挿入」ボタンをクリックして、SUMIF関数を指定します。

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続けて、SUMIF関数の引数を指定しましょう。「範囲」に、条件判定に使うセル範囲(ここではB3からB18セルまで)を指定し、「検索条件」に、G列に入力した講座名の一覧から最初のセル(ここではG3)を指定します。最後に、「合計範囲」に合計を求めたい人数のセル範囲(ここではD3からD18)を指定します。なお、数式をコピーすることを考慮して、「範囲」と「合計範囲」はセル範囲を指定したのち「F4」キーを押して、絶対参照にしておきます。

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「OK」をクリックしてダイアログボックスを閉じると、最初の講座の人数が合計されます。H3セルの数式を下にコピーすると、ほかの講座の人数も同様に合計できますね。

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同様に、E列に入力された支払料金の合計を講座ごとに求める場合は、SUMIF関数の引数「合計範囲」に支払料金のセル範囲(E3からE18)を指定します。そのほかの引数は、人数の場合と同じです。

なお、アオテンでは、こういった便利な関数の使い方をまとめた一覧表を用意しました。
こちらからそのPDFデータをダウンロードできます。
数を厳選したぶんコンパクトにまとまっていて、なかなかわかりやすいです。机の前に貼っておくなどして利用されてはいかがでしょうか。今日、解説したSUMIF関数も含まれていますので、興味のある方はぜひ一度ご覧ください。

<関連記事>
・元の表にデータを追加したとき、SUMIF関数の結果も自動で更新されるようにしたい
http://ciao.aoten.jp/ciao/2011/05/sumif-2960.html#more

・集計結果だけをコピーしようとすると、非表示にした行も一緒にコピーされてしまう
http://ciao.aoten.jp/ciao/2008/10/post-77b4.html#more

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