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2012年2月28日 (火)

負の数を示す「▲1,243」などの数値を赤字で表示したい

収支報告書などでマイナスの数値を表示するとき「▲13,923」のように先頭に▲を付けた形で表示することがありますね。

この▲は「セルの書式設定」ダイアログボックスを開くと、負の数の形式の一覧から選択できます。(詳しくは後述の手順を参照してください。)
ところが、選択肢にあるのは黒字の▲だけで、赤字のものはありません。では、赤字で「▲1,234」のように表示したい場合はどうすればいいでしょうか。

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こんなときは、もうひと手間かけて、セルの表示形式で文字の色を指定します。実際にやってみましょう。

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まず、対象となる数値が入力されたセル範囲(ここではD列の差し引き金額欄)を選んでおきます。次に選択範囲内で右クリックし、表示されるメニューから「セルの書式設定」を選択します。

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「セルの書式設定」ダイアログボックスが開きます。
まずは、マイナスになった数値を▲付きの形式に変更します。左の「分類」の一覧から「数値」を選択し、「負の数の表示形式」欄で「▲1,234」を選択します。
これで数値がマイナスの場合、黒字で「▲」付きで表示されるようになります。

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続けて、文字の色を赤に変更する指定をしましょう。
左の「分類」の一覧から「ユーザー定義」を選択すると、「種類」の欄に「#,##0;”▲”#,##0」と表示されますね。

これは、数値が「正の数の場合」、「負の数の場合」に、セルに表示する形式をセミコロン「;」で区切って指定したものです。「#,##0」という部分は、入力した数値を「1,234」のように桁区切りカンマを付けて表示せよ、という指示になるため、これで、正の数の場合は「1,234」、負の数の場合は「▲1,234」のように、いずれも黒字で表示されるわけです。

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マイナスの数値を赤字にするには、「種類」欄をクリックし、「”▲”」の左に「[赤]」と追加入力します。ちなみに「赤」という文字を囲む角かっこ[ ]は半角にします。

「OK」ボタンをクリックすると、冒頭の画面のように、差し引き金額がマイナスになったセルには、赤字で「▲」付きの数値が表示されます。

この例のように、色の名前を半角の角かっこ[ ]で囲んで先頭部分に表示すると、文字の色を独自に指定できるのです。指定できる色は、黒、青、水、緑、紫、赤、白、黄の8色に限られますが、知っておくと自分好みの表示形式を作れますね。お役立てください。

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