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2015年1月26日 (月)

ExcelのシートをPDFに変換すると、シートの一部しか表示されない

Excelで作成した表をPDFに変換すると、初期設定では、現在選択されているシート全体がPDFデータに変換されます。
ところが、シートの一部だけしかPDFには表示されていなかった、という経験はないでしょうか?ちょうど下の図のような具合です。
   
0_1
                                ↓
0_2
これは、シートに印刷範囲が設定されていることが原因です。
印刷範囲が設定されているシートをPDFデータに変換すると、印刷範囲の部分だけがPDF化の対象になってしまうためです。
   
シート全体をPDFにするには、「ページレイアウト」タブの「印刷範囲」ボタンから「印刷範囲をクリア」を選択して、印刷範囲を解除する方法もありますが、印刷範囲の設定は残しておきたい場合もありますね。
その場合は、PDFのオプション設定画面で、印刷範囲を無効にするよう設定するとよいでしょう。
   
1
   
「ファイル」タブをクリックし、「エクスポート」(2010の場合は「保存と送信」、2007の場合は「名前を付けて保存」)→「PDF/XPSドキュメントの作成」→「PDF/XPSの作成」ボタンをクリックします。
   
2
   
「ファイル名」にPDFファイルの名前を入力します。このとき「ファイルの種類」を必ず「PDF」にします。次に「オプション」ボタンをクリックします。
   
3
   
「印刷範囲を無視」にチェックを入れます。これで、印刷範囲を一時的に無効にして、PDFファイルが作成されるようになります。「OK」ボタン、「発行」ボタンの順にクリックすると、PDFファイルが作成されます。
   
4
   
今度は、シート全体がちゃんとPDFになっていますね。
なお、PDFファイルを開くには、PDFのリーダーソフトが必要です。Windows8をお使いの場合は、リーダーソフトが標準装備されているので問題ありませんが、Windows7など、それ以外のOSの場合は、こちらのサイトから無料でダウンロードできます。
 
<Adobe Readerのダウンロードはこちらから>
http://get.adobe.com/jp/reader/
   
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