「先月」や「今月」のデータだけを抽出したい: [aotenブログ]木村幸子の知って得するマイクロソフトオフィスの話

売上一覧表などから特定の条件を満たすデータだけを抽出するには、「フィルター」機能を使います。

このフィルター機能を使って売上日などの日付データを元に抽出するとき、現在の日付を基準にして「先月」や「今月」、「先週」、「前四半期」といった期間を自動的に割り出して抽出したいと思ったことはありませんか。

今日はその方法をご紹介します。ここでは、2015年6月における「先月」のデータを抽出してみましょう。

まず、フィルター矢印を用意します。

表内の任意のセルをクリックし、「データ」タブ→「並べ替えとフィルター」グループの「フィルター」をクリックします。

これで、1行目の列見出しに、▼の矢印が表示されますね。

次に、抽出条件を設定します。

「受注日」の▼をクリックし、「日付フィルター」をポイントすると、「明日」「今日」…といったように、現在の日付を基準にして期間を求める項目が表示されます。

この中から、「先月」をクリックします。

これで、受注日が先月の日付、つまり2015年5月であるデータが抽出されました。

なお、抽出を設定した列のフィルター矢印にマウスポインターを合わせると、設定した条件を確認できます。「受注日」の矢印をポイントしてみると、「先月に等しい」と表示されますね。

これは、パソコン内蔵の日付を基準にしているため、時間が経過して月が替われば、抽出内容も変わります。（更新するには、「データ」タブの「再適用」ボタンをクリックします。）常に前の月の売上の状況を見たい、といったときに利用するとよいでしょう。

なお、フィルター機能は、MOSの試験範囲に含まれます。詳しく学びたい方は、MOS試験の受験を視野に入れて学習されるのもよいでしょう。

＜MOS試験概要＞

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2015年6月11日 (木)