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2007以前の印刷プレビューを使いたい
WordやExcelなどのOfficeソフトは、バージョン2010以降、印刷プレビュー画面が大きく変わっています。
2010や2013で「ファイル」タブの「印刷」を選択すると、次の画面のような内容が表示されますね。右半分に印刷状態がプレビュー表示され、左側には印刷設定をするためのボタンが集まっています。
ところが2007以前のOfficeでは、印刷プレビューは、下の例のように完全に別の画面でした。
画面上部には、リボンが表示されています。Wordでは、ここの「拡大」ボタンをオフにすると、誤字などをその場で修正できます。また、「1ページ分圧縮」ボタンをクリックすれば、2ページ目にはみ出した文章を1ページに収めるといった特殊な編集もできました。
2010では、印刷プレビューのリボンがなくなった関係で、これらの機能は初期設定では使えなくなっています。
印刷までの操作の流れは2010以降のほうがシンプルになり、使い勝手はよくなっていますが、2007までの印刷プレビューをあえて使いたいという場合は、次の手順で実現できます。
まず、「印刷プレビューの編集モード」ボタンをクイックアクセスツールバーに追加しましょう。
クイックアクセスツールバーとは、「元に戻す」や「上書き保存」のボタンが並ぶ領域のことです。この右端にある▼ボタンをクリックし、「その他のコマンド」を選択します。
開く「Wordのオプション」画面で、「コマンドの選択」欄に「すべてのコマンド」を指定し、下の欄で「印刷プレビューの編集モード」をクリックして、「追加」ボタンをクリックします。
すると、右の欄に「印刷プレビューの編集モード」が表示されます。「OK」をクリックして画面を閉じます。
これでクイックアクセスツールバーに「印刷プレビューの編集モード」ボタンが追加されます。
このボタンをクリックすれば、2007以前の印刷プレビュー画面が表示されます。
終了する際は、リボンの「印刷プレビューを閉じる」ボタンをクリックしましょう。
なお、「ファイル」タブから「印刷」を選択すれば、通常の印刷プレビューも並行して使うことができます。
初期設定では使うことのできない機能も、このようにクイックアクセスツールバーに自分でボタンを追加すれば、利用できるようになります。WordやExcelをより自分好みに使いたい場合は、クイックアクセスツールバーのカスタマイズについて詳しく学んでみるとよいでしょう。
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