2ページ目にはみ出してしまった1、2行をボタン操作で1ページに収めたい: [aotenブログ]木村幸子の知って得するマイクロソフトオフィスの話

A4用紙1枚に印刷したい書類を作っていて、わずかに1、２行だけが2ページ目にはみ出してしまった経験はないでしょうか。

前回は、そんな場合に上下余白を変更して1ページに収める方法を説明しましたが、今回は、よりスピーディなもう一つの方法を紹介します。
　　

Wordには、「1ページ分圧縮」というボタンがあります。これは、クリックすれば、2行程度のはみ出しならば瞬時に１ページに収めてくれる優れものの機能です。

ただし、この「1ページ分圧縮」ボタンは、初期設定ではリボンに表示されていません。使用するには、まずボタンをリボン左上のクイックアクセスツールバーに追加しましょう。
　　

クイックアクセスツールバーとは、「元に戻す」や「上書き保存」のボタンが並ぶ領域のことです。この右端にある▼ボタンをクリックし、「その他のコマンド」を選択します。
　　

開く「Wordのオプション」画面で、「コマンドの選択」欄に「［印刷プレビュー］タブ」を指定し、下の欄で「1ページ分圧縮」をクリックして、「追加」ボタンをクリックします。

すると、右の欄に「1ページ分圧縮」が表示されます。「OK」をクリックして画面を閉じます。
　　

これでクイックアクセスツールバーに「1ページ分圧縮」ボタンが追加されます。

1ページに収めたいファイルを開き、このボタンをクリックします。
　　

すると、１、2行程度のはみ出しであれば、1ページに収められます。

ただし、次のページへはみ出した文章量が多い場合は、エラーメッセージが表示され、圧縮できない場合もあります。

なお、実際に試してみたところ、このボタンを使った場合は、フォントサイズを1ポイント程度縮小して、内容を1ページに収めているようです。

したがって、文字サイズが変わることにより、文書のレイアウトが変更される場合があります。

それが困る場合は、前回ご紹介した方法を使うとよいでしょう。　　

クイックアクセスツールバーには、このように自分で利用したい機能のボタンを選んで追加できます。

クイックアクセスツールバーのカスタマイズについて詳しく知りたい方には、MOS資格の取得がおすすめです。MOSについてはこちらをご覧ください。

＜MOS公式サイト＞

また、学生の皆さんが受験される場合は、お得な学割制度もあります。

＜MOS・学割＞

2015年8月10日 (月)