入力規則のリストに別シートの表をわかりやすく表示させたい
Excelの「データの入力規則」を設定すると、セルに入力するデータをドロップダウンリストからクリックして入力できるようになります。
部署名や性別といった、選択肢から特定の内容を選んで入力させるような場合に利用すると、データの入力が楽になり、しかも内容を統一できるので、便利な機能ですね。
この「データの入力規則」のドロップダウンリストには、特定のセルに入力した1列の表を選択肢としてそのまま表示できます。
ただし、この表が別のシートに作成されている場合は、そのままセル番地を参照すると、いささか式が複雑になります。
そこで今日は、「名前」という機能を利用して、入力規則をわかりやすく設定する方法を紹介しましょう。
「名前」とは、特定のセル範囲に名称を付けて、それをセル番地の代わりに利用するExcelの機能です。そのセルの内容が分かりやすくなるメリットがあります。
まず、入力規則のドロップダウンリストに表示させたい表に「部署」という名前を付けてみましょう。
これは、「部署名」シートのA列を選択して、名前ボックスに「部署」と入力し、Enterキーを押します。
次に、入力規則を設定したいセルを選択して(ここでは、データが下に追加されることを考慮して最初からB列全体を選択しています)、「データ」タブの「データの入力規則」を選択します。
設定画面が開いたら、「入力値の種類」に「リスト」を選び、「元の値」にその名前を指定するわけです。
それには、「元の値」の欄をクリックしてから、「数式」タブの「数式で使用」をクリックし、設定した名前を選びます。
これで、「元の値」には「=部署」のように、名前を付けたセル範囲が指定されます。
「OK」ボタンをクリックして、設定画面を閉じます。
これで、入力規則を設定したセルをクリックすると、部署名を選択できるドロップダウンリストが表示されるようになります。もちろん、このリストの内容は、「部署」という名前を付けたセル範囲を参照した内容が表示されています。
余談ですが、この例のように、列単位で選択した範囲に名前を付けておくと、A列の部署名が増えた場合に、入力規則のリストにも追加されたデータがちゃんと表示されるので、後々までの利用に役立ちます。
なお、「データの入力規則」や「名前」といった機能は、MOS資格の試験範囲でもあります。資格取得を通じて、これらの機能を深く学んでみてはいかがでしょうか。MOSについてはこちらをご覧ください。
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