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2015年11月20日 (金)

セクションに分かれたWord文書で特定のページだけを印刷したい

Wordでは、セクションを分けると、文書の途中のページからヘッダー・フッターの内容を変更したり、ページ番号を振り直すことができます。
ただし、このようなファイルで特定のページだけを印刷する際には、ページ指定のしかたに注意が必要です。
セクションごとにページ番号を振り直した文書では、セクションが変わるごとに「1」「2」「3」・・・とページ番号が振り直されます。
つまり、複数のセクションに同じページ番号が存在することになりますね。
たとえば、下のようにページ番号が設定された文書を考えてみましょう。
 
0
 
このファイルでは、3つのセクションに分かれており、それぞれのセクション内で、「1」「2」…と番号が振られています。ここで、セクション2のページ「1」だけを印刷するとします。
印刷の操作は、次のように行いますね。
 
2
 
「ファイル」タブをクリックし、「印刷」を選択します。
次に、「ページ」欄に、「1」と入力したくなりますが、それはNGです。
もし、「1」と入力して、「印刷」ボタンをクリックすると、すべてのセクションにあるページ番号「1」のページが印刷されてしまうからです。
 
3
 
セクション2のページ番号「1」だけを印刷するには、「ページ」欄に半角小文字で「p1s2」と入力します。「p1」がページ「1」を意味し、「s2」はセクション「2」を表します。ページ番号+セクション番号の順番です。反対にすると無効になりますので順序に注意しましょう。また、アルファベットや数字を全角で入力すると同様に無効になります。
 
4
 
ただし、これはセクション内でページ番号を1から振り直している場合のみです。
複数セクションに分かれているファイルであっても、上の図のように、ページ番号は通し番号にしている場合は、通常のページ指定と同様に、単純にページ番号だけを入力すれば特定のページを印刷できます。
なお、セクションやページ番号の指定方法については、MOS試験の試験範囲に含まれています。MOSの資格取得を通して、Wordの使い方を深く学んでみたい方はこちらをご覧ください。
 
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