![[aotenブログ] 木村幸子の知って得するマイクロソフトオフィスの話](http://www.aoten.jp/image/blog/office/of_top_header.jpg)
ゴールデンウィークも終わりに近づきましたね。休日を利用して大勢の方がボランティアとして被災地に入り、支援活動に汗を流す様子を連日ニュースで拝見しています。
現地を訪れることは叶わなくとも、日ごろのスキルアップを通して被災地支援をすることも可能ですよ。きょうはそんなニュースをご紹介します。
4月8日の記事で、MOS（マイクロソフトオフィススペシャリスト）の受験チケットと対策テキストのお得なセット販売キャンペーンについてお知らせしましたが、今日ご紹介するキャンペーンはそのVBAエキスパート版になります。
続きを読む "VBAエキスパートの受験＋公式テキストが特別価格に。VBAを学んで被災地を支援できるキャンペーンあります！" »
皆さんはショートカットキーをどの程度使っているでしょうか。
ウィンドウズやオフィスのバージョンによっては、ボタンやメニューが大きく変わって戸惑うこともありますね。その点、ショートカットキーは続けて使えるものがほとんどなので安心できるかもしれません。
さて、そんなショートカットキーの中でもアオテンスタッフおすすめ第2弾が、アオテンサイト上にアップされています。気になる方は、さっそくこちらにアクセスしてみてください。
アオテンで募集していたショートカットキーアンケートの結果が9月15日に発表されました。まだご覧になっていない方は、こちらから見ていただけますよ。
この結果、日頃よく使うショートカットキーの上位を「コピー」「貼り付け」「切り取り」の３機能が占めました。コピーや移動はOffice以外のアプリケーションソフトでも共通して使う操作ですしね。なるほど。利用頻度を考えたら十分に納得できます。
それから、全体の傾向として、「Ctrl」キーと組み合わせるショートカットキーがよく使われているようです。多分これは覚えやすいこととも関係があるのでしょう。
さて、今日はそのランキングで9位にランクインしたショートカットキー、「Ctrl」＋「D」キーについてご紹介します。ランキング結果のホームページの説明には「複写」とありますね。「Ctrl」＋「D」キーは、図形や画像、クリップアートなどの描画系オブジェクトの複製を作るショートカットキーです。使い方は次のとおりです。
日ごろ、WordやExcelを使っていると、自分の操作スキルが果たしてどの程度のレベルなのか気になることがありますね。ちょっと調べてみたいと思ったことはありませんか？
私がインストラクターとして講座を担当している生涯教育センターには、「WordやExcelは初めて」という初心者さんのほか、「すでに仕事である程度は使っているけど、自己流の操作なので自信がない。一度、正確で早い操作を習ってみたい」と言って受講される方もいらっしゃいます。
特に、百年に一度の不況と言われる最近では、操作のムダをなくして業務効率のアップをはかりたいと考える人は確実に増えているように感じます。
そこで今日は、無料で、しかも短時間でできるスキルチェックのサイトをご紹介します。
予算や売上を管理する表では、何百万や何千万という大きな数値を扱うのが一般的ですが、こういった表では、よく千円単位で数値を表示したものを見かけます。これと同じものをExcelで作りたいとき皆さんはどうしていますか？
真っ先に思いつく方法は、数値を入力する際に、最初から端数のゼロを省略して、「2,893,000」を「2,893」のように入力する方法でしょうか。見た目だけならこれでも十分OKなのですが、セルに入力した数値をどこかで別の計算に利用する場合、これはNGです。もともと1,000分の1の値を入力しているため、数式内でこのセルを参照させると、計算結果は1,000で除算したものになってしまうからです。
表を作り終わってから、行と列の項目を逆にすればよかったと後悔したことはありませんか？ とはいえ、いったん作成した表をまた一から作り直したり、項目をドラッグして入れ替えたりするのはとても面倒ですね。
そんな不毛な作業をしなくても、Excelには行と列を入れ替えて表をコピーする機能があります。今日はそれをご紹介しましょう。
Office2007のリボンでいちいちタブを切り替えるのが面倒なとき、頼りになるのがショートカットキーです。ショートカットキーの一覧が見たいと思った方は、こちらのリンクから見ることができます。いずれもマイクロソフトのホームページにつながります。
●Excel2007のショートカットキー
●Word2007のショートカットキー
●PowerPoint2007のショートカットキー
●PowerPoint2007で使用するプレゼンテーションのショートカットキー
●リボン、ヘルプ、Office2007全般のショートカットキー
パワーポイントで作成したプレゼンテーションは、発表時のスライドのほか、配布用の資料としても使います。コンペなどでの発表は、限られた時間の中で行うことが多いですよね。
資料としてはひととおりのスライドを印刷して配るけれど、全部のスライドをプロジェクターで映す時間がないので、プレゼン本番で使うスライドを絞り込みたいことはないでしょうか？ かといって発表用と配布資料用にプレゼンテーションを別々に用意するのは面倒ですね。
そんな手間のかかることをしなくても、パワーポイントには、一部のスライドを発表時に映さないようにする機能がありますよ。
Windows VistaやOffice2007を買おうかどうしようかお悩み中の方、うれしいニュースがありますよ！まずはこちらのサイトにアクセス！
昨日のブログでは、オンライン用試用版プログラムを使えるように設定するところまで紹介しました。今日は実際に使ってみましょう。
別のブログでオフィス2007について連載していますが、そーですねえ、まだ様子見の人が多いように思います。家族や知人、友人はもちろん、仕事先で会う人ごとにオフィス2007を使っているのかどうか、折に触れて聞いてはいるのですが。使っている人はまだちらほらというのが正直な印象です(^_^.)。2007関連の本や記事を書かせてもらっている手前、じりじりとでもユーザーが増えることを期待しているのですが（笑）どうかなあ。
そこで今日と明日の2日間は、インストール不要の「お試し板」オフィス2007をご紹介しましょう。買おうかどうしようか悩み中、という方はどうぞこちらをクリックしてみてくださいね。
これから2007を使ってWordやExcelを覚えるという人はいいのですが、仕事やプライベートで、今まである程度Officeを使ってきている人にとって一番の悩みの種は、古いOfficeで使っていた機能が2007だとどこに配置されたのかがわからないことですよね。
私自身も自分で使ったり、記事を書く上で調べたりしている中で、機能の対応表が欲しいなあと常々思っていました。ところが、マイクロソフトのWebサイトにちゃんと対応表があることが判明。今日はそのサイトをご紹介します！
皆さんは「Microsoft Update」を使っていますか？
インターネット回線や社内LANにつながれている以上、パソコンは常にウィルスやスパイウェア感染の危機にさらされています。一方Windowsにはセキュリティホールと呼ばれるプログラム上の弱点があり、そこを突いてくるウィルスが後を絶ちません。そこでマイクロソフトが必要な対策プログラムを無料配布する仕組みがWindows Updateです。
ところが、Windowsとは別に、Officeにも「Office Update」という同様の、更新プログラムを無料インストールする仕組みがあるのです。試しにワード2003やエクセル2003の「ヘルプ」メニューから「更新のチェック」を選んでみてください。Officeのアップデート専用ページにつながります。Windows Updateと同様、定期的にOffice Updateを実行していれば問題ないのですが、つい忘れてしまいがちです。
Windows UpdateをMicrosoft Updateにバージョンアップすると、WindowsだけでなくOfficeの更新も自動でチェックしてくれるようになります。これならOfficeだけをうっかりアップデートし忘れる心配がありませんね。まだWindows Updateを使っている人は、こちらにアクセスして、この機にMicrosoft Updateに切り替えましょう。切り替えるには、「Microsoft Updateにアップグレードしてください」という部分をクリックし、指示にしたがってプログラムをインストールします。
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こちらのサービスは現在終了しています。
お問い合わせをいただき有難うございました。
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「Ctrl」キーを押しながら「C」キーを押して文字をコピーし、次に「Ctrl」キーを押しながら「V」キーを押してコピーした文字を貼り付ける･･･。日ごろ、皆さんはこういったショートカットキーをどのくらい使っていますか？
ショートカットキーを使うと、キーボードから手を離さなくてすむため、特に入力作業をしているときには格段に効率が上がります。先ほどの「コピー」「貼り付け」以外にも、上書き保存（「Ctrl」＋「S」）、すべて選択（「Ctrl」＋「A」）などは、一度覚えればワードでもエクセルでもアプリケーションに関係なく使えます。ご自分がよく行う操作は、ぜひショートカットキーに置き換えてみることをおすすめします。
さて、そんな便利なショートカットキーが一覧になった壁紙があると重宝しますね。どうやらマイクロソフトも同じことを考えてくれたようで、こちらにアクセスすると、エクセルのショートカットキー一覧の壁紙をダウンロードできます。3パターンの写真はどれもほどよくビジネスっぽい雰囲気。気に入ったものを選択しましょう。
こちらはエクセル2002用とのことですが、バージョンによってショートカットキーの割り付けが変更されることはほとんどありません。したがって、エクセル2000や2003を使っている方でも十分に利用できます。
なお、ダウンロードした画像を壁紙に設定するには、デスクトップで右クリックして「プロパティ｣を選び、上の画面で「デスクトップ」タブを選びます。「参照」ボタンを押して、ダウンロードした画像を開き、「OK」ボタンを押せば設定完了です。
ITにまつわる言葉は次々に新しいものが出てきますね。相次ぐ情報漏えいですっかり有名になってしまった「ウィニー」などは、記憶に新しいところでしょうか。また、株式の誤発注など想定外のシステム事故を通して、「不具合」や「仕様」といった、これまではコンピュータ技術者にしかなじみのなかった単語までが、堂々と新聞に載るようにもなりました。
普通の単語を国語辞典で引くように、パソコンやインターネットにまつわる言葉はIT系の用語辞典で意味を調べることができます。本屋さんでも優れた本が売られていますが、キーワードを入力して検索できることや最新の用語が載っていること、無料で調べられることなどを考えると、やはりインターネット版の用語辞典をおすすめします。そんな用語辞典の1つである「マイクロソフト単語帳」を紹介しましょう。
マイクロソフト単語帳には、毎週火曜日に新しい用語が追加され、現在では約8,000語が収録されています。ちなみに一番最近では4月11日に「ポッドキャスト」など約30語が追加されました。
右上の空欄にキーワードを入力し、「Enter」キーを押すと、単語が検索されます。いたってシンプルなので、検索に不慣れな方でも使いやすいかと思います。
私もIT系の文章を書く仕事上、ネットの用語辞典はよく利用します。「マイクロソフト単語帳」はi-mode、EZweb、Vodafoneなどの携帯電話やPocket PCを搭載したPDAからでも利用できるので、出先でちょっと調べたいときにも役立ちます。なお、携帯電話からのアクセス先はhttp://www.microsoft.com/japan/terminology/になります。
皆さんは、エクセルでどんな関数をよく使われますか？
少し前の話になりますが、昨年の秋から冬にかけて、エクセル関数の本を執筆させていただきました。300種類以上ある関数の中から、なるべく多くの方が使っていそうなもの、喜ばれそうなものを選んで操作や使い方を紹介しています。おかげさまで売れ行きも好調だと聞いています。お手元で活用していただければ何より嬉しいですね！
さて、今になって こんなページがあるのを見つけました。エクセルの産みの親であるマイクロソフトみずからビジネスの場で役立つ関数を5つ選んで紹介しているページです。
その5つの関数とは･･･何だと思われますか？ 気になる方はこちらをクリックです！
こちらは2003年の4月に更新されたページですが、関数は、エクセルのバージョンによる差はほとんどありませんから今でも十分有効です。生年月日から年齢を求める、商品コードから商品名を自動表示するなど、言われてみると活用の場面が多そうなものばかり。なるほど！と思いました。
また、このページは親切にできています。「サンプルダウンロード」ボタンをクリックすると、エクセルデータをダウンロードできるので、実際に操作して関数の働きを確認できるのが嬉しいですね。それから「Click」ボタンをクリックすると、基本的な関数の使い方をクイズ形式でチェックできるページにつながります。
便利かどうかはその人が関数を使って何をしたいかによって変わってくると思います。これは使える！という関数に出会えるかもしれませんね。
近所では梅が満開になり、鶯の声もちらほら聞こえるようになりました。花粉症はつらいですが、春の気配を感じられるのはうれしいものですね！ さて、今日もマイクロソフトのホームページをあちこち散歩していたら「７日間限定ダウンロード」なるページを見つけました。
こちらは、きれいな写真やイラストをダウンロードできるページです。今週は、今の季節にぴったりな、こんな空の写真が飾られています。
このページで紹介される写真やイラストは、プロとして第一線で活躍している方たちの手によるものです。ご自由にダウンロードして、パソコンの壁紙やホームページの背景、はがきなどに利用できます。
「写真」「イラスト」「写真」「季節のクリップアート」の順番に、毎週木曜日から次の木曜日まで、1週間ずつ交代で作品が公開されます。ただし、ダウンロードした作品については、もちろん公開されている1週間を過ぎても、引き続き利用できます。そのときどきの季節に合わせて壁紙を変えたり、グリーティングカードの背景に使ったりしても素敵ですね。
言うまでもないことなのですが、入手した作品は個人的な利用に限って使うことができます。CD-ROMなどに収録して勝手に販売したり、ご自分のホームページ上から再配布したりする行為は禁止されていますので、気に入った素材を見つけたら、個人として楽しむ範囲でマナーを守って使ってくださいね。
トリノではオリンピックが華々しく開幕し、日本の選手が頑張っていますね。そしてこちらでも、負けじとブログをスタートしました。タイトルは「知って得するマイクロソフトオフィスの話」。その名の通り、オフィス製品のニュースや便利な使い方をご紹介する予定です。
さて、皆さんはマイクロソフトのホームページを訪れたことがありますか？
ワードやエクセルをはじめとして、オフィス製品を使っている人は、日本中に、いえ世界中に大勢います。そこでマイクロソフト社は、トラブル解決をはじめとする便利な使い方を自社のホームページ上で公開してくれています。ちょっと面白いものをご紹介しましょう。
・オフィスで使えるテンプレート
請求書やカレンダーからきれいな絵入りの便箋など、ワード、エクセル、パワーポイントなどで使えるデザインのひな形を集めたページです。
・オフィス・クイズ
その名のとおり、オフィスにまつわる知識をクイズ形式で問うページです。トリビアレベルのものから、知っておくとこれは今日からためになる！という内容までさまざまです。
・一人でできるセルフトレーニング
ナレーションを聞きながらオフィスの機能を勉強するeラーニングのページ。残念ながらイラストだけなので少々単調な印象ですが、動画が付けばもっとわかりやすくなりそうです。
もちろん、広い敷地内には、このほかにもオフィスにまつわる便利なページが多々あるのです。そこで、そういう中から便利な情報をピックアップして皆さんにご紹介しませんか、ということで始まったのがこのブログです。毎週、火曜と金曜に更新予定です。どうぞよろしくお付き合いください。
