エクセル・ワードの使い方なら
![[aotenブログ] 木村幸子の知って得するマイクロソフトオフィスの話](http://ciao.aoten.jp/image/of_top_header.jpg)
WordやExcelなどのファイルを別の人に渡す場合、相手方のソフトのバージョンが古いと、先方のソフトで開いた時に、一部の機能が使えなくなったり、見た目が変更されることがありますね。これは、新しいバージョンのWordやExcelに搭載された新機能が、古いバージョンのソフトに対応していないためです。
作成中のファイルの互換性を事前に確認するには、「互換性チェック」機能が便利です。
ただし、この「互換性チェック」機能は初期設定のまま利用すると、かなり古いバージョンである「97から2003」形式で保存した場合を基準にして、チェックの結果を表示します。
ところが、最近では、バージョン2003以前のオフィスを利用する機会はだいぶ減ってきました。ここまで古いバージョンとの互換性を確認する必要がない場合も多くなってきています。
たとえば、自分の使っているオフィスが2013で、先方の使用するバージョンが2007や2010である場合は、2007以降のバージョンだけを対象にした互換性チェックを行いたいですね。
今日はそういった場合の方法をご紹介します。
「クイックアクセスツールバー」とは、リボンの左上に表示された小さなボタンの並ぶ領域のことです。ここには、「上書き保存」「元に戻す」などのボタンが表示されていますが、必要に応じて、自分でよく使う機能のボタンを追加表示することもできます。ここにボタンを追加しておくと、リボンのタブを切り替えなくてもすぐに機能を実行できるので、効率アップにつながります。
ところが、このクイックアクセスツールバーは画面の端に表示されるため、ボタンを選択するのに遠くまでマウスを動かす必要がありますね。もっと手近な場所にあればいいのにと思ったことはないでしょうか。
Word、Excel、PowerPointなどで、アプリケーション自体の設定を変更する際に利用するのが「オプション」ダイアログボックスです。
2010以降のバージョンのOfficeで、「オプション」ダイアログボックスを開くには、「ファイル」タブをクリックし、「オプション」をクリックします。
でも、頻繁にダイアログボックスを開く場合は、もっとすばやい操作で表示できるようにしておきたいものです。
スライドショー実行中に重要な箇所を強調するには、ペン機能を有効にして、注目させたい箇所を囲むなどすれば、見ている人の注意を促すことができますね。
ところが、マウスでドラッグした線がスライドに残ってしまって、困った経験はないでしょうか？
PowerPointでは、「ノート」機能を使うと、プレゼンテーション本番で話す内容のメモをスライドごとに入力できます。これは、下の画面のように、標準表示モードで下に表示される領域（ノートペイン）に入力します。
このノートペインに入力した内容は、PowerPointファイルを開いたときに誰でも見ることができます。したがって、客先などにプレゼンテーションファイルを送付するときは、うっかり内部的な情報をノートに入力したままファイルを送らないよう、十分な注意が必要になります。
一般的には、他者に渡すプレゼンテーションファイルからは、ノートの内容をすべて削除することをお勧めします。
最近、聞いた失敗談にこんなものがありました。
自分で作成した資料の印刷を他の人に頼んだ際のことです。印刷を頼まれた人がうっかりキーボードを触ってしまったらしく、文面に意味不明の文字が入力された状態のまま、大量に印刷をかけてしまったというものでした。
無意識に編集してしまうトラブルというのは大いにありうる話ですね。
特に、大量の資料の印刷を人に依頼する機会の多い方は、予防策を取っておいても損はないかと思います。
このような失敗を未然に防ぐには、ファイルを「最終版」に設定するとよいでしょう。
ファイルを開くときに、「最近使用したファイル」欄から開いている方は、少なくないことと思います。「最近使用したファイル」には、そのアプリケーションソフトで開いたファイルの履歴が表示されます。表示された一覧からファイル名をクリックするだけで対象となるファイルを開くことができるので便利ですね。
Word2013、Excel2013、PowerPoint2013の初期設定では、「ファイル」タブで「名前を付けて保存」を選択したときに表示されるBackStageビューで、保存先に「SkyDrive」が選択されます。
PowerPointのスライドに複数の図形を配置するとき、間隔を均等に空けると美しい仕上がりになりますね。ひととおり図形を描いた後で、「描画」ツールの「書式」タブをクリックし、「配置」グループの「配置」タブで「配置」ボタンの「左右に整列」「上下に整列」コマンドを使って間隔を揃えている人は多いことと思います。
Word文書にイラストを入れたいときに便利なのがクリップアートですね。2010までのバージョンでは、「挿入」タブの「図」グループにある「クリップアート」ボタンをクリックすると、クリップアートを挿入することができました。
ところが、2013では、「挿入」タブの「図」グループから「クリップアート」ボタンが消えてしまっています。これに戸惑われた方も多いのではないでしょうか。
図形機能に用意された四角形や矢印といった図形を文書に挿入するには、「挿入」タブの「図形」ボタンから種類を選んでドラッグします。
このとき、たとえば、同じ矢印を3つ描くというふうに、ひとつの図形を繰り返し描画したい場合があります。
ところが、1回ドラッグして矢印を描くと、次はまた、「挿入」タブの「図形」ボタンから、もう一度矢印の図形を選ばなければいけません。これは非常に煩わしいですね。
PowerPointのスライドに挿入したデジカメなどの写真を、ハート形や星形に切り抜くと、ポップな印象を与えることができます。前回の記事では、オフィス2010での手順をご紹介したので、今回は、Office 2007および2003での手順を紹介します。
PowerPointのスライドに挿入したデジカメなどの写真を、ハート形や星形に切り抜くと、ポップな印象を与えることができます。PowerPoint2010を使っている方は、トリミング機能を使うと、四角形だけでなく、複雑な図形の形に沿って写真を切り抜いたように魅せることができます。※なお。Office2007や2003の手順は来週紹介手予定です。
PowerPointのプレゼンテーションを作成する際、あらかじめWordで作成したラフ案などがある場合は、その文章をスライドテキストとして流用することができます。コピー＆貼り付けを実行したり、テキストを入力し直す必要はないため、プレゼンテーションを効率よく作成できます。
PowerPointで作成したプレゼンテーションの文章をWordの資料にも流用したいと思ったことはないでしょうか。こんなときは、プレースホルダの文章をコピーして、Word文書に貼り付けをする方法が一般的ですが、もともとPowerPointとWordは親和性の高いソフトです。
プレゼンの場で発表する際、表や写真を手元に置いておきたい事もありますね。
PowerPointのノートには、文章だけではなく、表やグラフを挿入することもできます。表だけわざわざ別の紙に印刷しなくても、スライドの原稿とひとまとめにしておきたい場合は、ノートに挿入するとよいでしょう。
PowerPointでのプレゼンテーションにおいて話したい内容のメモを用意するには、ノートが役立ちます。
ノートを入力するには、PowerPointの画面を標準表示モードで開いたとき、スライドペインの下に表示される「ノートペイン」を使います。「ここをクリックしてノートを入力」と表示された上をクリックするとカーソルが表示され、Wordのように文章を入力することができますね。
PowerPointのスライドにおいては、文章は箇条書きが基本です。なおかつ、内容が込み入っている場合は、下の図のように先頭位置が1段下がった階層構造にすると、内容がすっきりとわかりやすくなりますね。
このようなレベルの異なる箇条書きを入力するには、次のように操作します。
前回の記事とも関連がありますが、こちらも質問を受けることが多いのでご紹介します。
PowerPointのスライドショーでは、あらかじめ設定しておいた時間が経過すると、自動的に次のスライドを表示するように、各スライドに表示時間を設定できます。また、自分で設定した覚えがなくとも、リハーサル機能を利用すると、リハーサル実行時の経過時間が自動的に記録されます。
では、これらのスライドの切り替え時間をすべて解除するにはどうすればいいでしょうか。
PowerPointのスライドショーでは、マウスでクリックしたり、キーボードで「Enter」や「スペース」などのキーを押すと次のスライドが表示されます。
発表者が話の進行に合わせて、手作業でスライドを切り替えるわけですが、どういうわけか、何も操作していないのに、一定の時間になったら次のスライドが勝手に表示されてしまった。そんなトラブルを経験したことはありませんか？
複数の内容を同時進行でコピーしたいと思ったことはありませんか。
たとえば下の例では、評価の欄に「★」「★★」「★★★」のいずれかが入ります。同じ評価は最初に入力したセルをコピーして効率よく入力したいものですね。
通常、コピーするときは、①コピー元を選んで「コピー」を実行し、②コピー先に移動して「貼り付け」を実行します。
複写したい対象、すなわちコピー元が同じなら「コピー」を実行後、コピー先だけを変えて「貼り付け」を繰り返し実行できます。ところが、違う対象をコピーする場合は、「コピー」「貼り付け」「コピー」「貼り付け」と交互に操作することになり、煩わしい操作になりがちです。
こんなときは、「Officeクリップボード」を利用した貼り付けを使ってみましょう。
こちらの記事は、前回の補足です。
前回は、PowerPointを起動すると、指定したテンプレートを元にしたプレゼンテーションが表示されるようにする方法を紹介しました。
今回は、この設定を解除して、PowerPointの初期設定に戻す方法を説明します。
PowerPointを起動すると、新しいプレゼンテーションのウィンドウが表示されます。白紙の状態からプレゼンテーションを作成するときはよいのですが、特定のテンプレートを利用してプレゼンを作る場合は、このあと「Office」ボタンから「新規作成」を選択し、テンプレートを選択する必要がありますね。
台風の影響で今日の東京はあいにくの雨。いまひとつエンジンのかかりづらい連休明けとなりましたね。さて、先週に引き続き、本日の記事も書籍プレゼントのお知らせです。
日々の業務でPowerPointをお使いの方に朗報です。
本日の朝10時より、こちらでPowerPoint書籍のプレゼントキャンペーンが始まりました。
先週同様、ツイッターでのご応募となります。ツイッターアカウントをお持ちの方は、お気軽にご参加ください。応募期間は9月26日（月）朝10時までです。
PowerPointのスライドに、型番や商品名などを列挙することはありませんか？
４、５行なら問題ないのですが、数が多くてプレースホルダの枠を超える行数ともなると、右側が空いているのに下にばかり箇条書きが伸びることになります。これはなんとも不格好ですね。
PowerPointのスライドでは、箇条書きの項目数が増えると、文字サイズを縮小して、自動的にプレースホルダ内に収める仕組みになっています。この仕組みのおかげで、たくさん文字を入力しても、プレースホルダから文章がはみ出す心配がなくなるわけですが、小さな文字でぎっしりと表示されたテキストは、スライドショーで見たときに決して読みやすいものではありません。
そこで、今日は、項目数の多い箇条書きを、読みやすくゆとりをもって見せる方法を紹介します。
PowerPointのスライドには、デジカメで撮影した画像を背景にすることもできます。
プレゼンテーションのイメージにぴったりの画像が手元にある場合は、スライドの背景に使ってみてはいかがでしょう？
PowerPointのプレゼンテーションでは、スライド間で共通の書式を変更する際、スライドマスターを表示して設定しますね。
スライドマスターを表示するには、「表示」タブで「スライドマスター表示」をクリックする手順が一般的ですが、プレゼン資料を作成する機会が多いと、スライドマスターを表示する回数も増えるものです。いちいちリボンのタブを切り替えるのは煩わしいと感じるのではないでしょうか。そこで、リボンのタブは現在のままで、スライドマスターを表示する方法を知っておきましょう。
PowerPointのプレゼンテーションでは、テーマを選ぶとそれに合わせてスライドの配色が決まります。このとき、背景のデザインによっては、肝心の発表内容が見づらくなってしまうことがあります。
PowerPointプレゼンテーションを作成するときには、全体の構成を考えて、必要なスライドを用意しますね。その際、複数スライドのスライドタイトルだけを一気に入力してしまってから、それぞれのスライドの内容を個別に作成すると、大まかな構成を押さえてから詳細部分を仕上げることができます。
このような進め方でプレゼンテーションを作成する場合、皆さんはどのように操作をしていますか。
「すべてのスライドのタイトルの色を変えたい」こういったプレゼンテーション全体のスライドを対象にして、共通部分の書式を変更したいときに使うのがスライドマスターです。
スライドマスターとは、プレゼンテーション内のテキストや背景のデザイン設定をまとめて管理するもの。スライドマスター上で書式を変更すれば、個別にスライドを選んで書式設定をする手間を省けます。
ところが、そのスライドマスター上で書式を変更したのに、一部のスライドにしか変更が適用されなかった経験はないでしょうか。
スライドショーの実行中、参考資料として別のファイルにあるスライドを見せたいと思ったことはありませんか。
このとき、いったん発表中のスライドショーを中断してから別のファイルを開き始めるのでは、せっかく関心を持って見てくれているお客様をしらけさせてしまうこともあります。ファイルを閉じたり開いたり・・・裏方の操作がまるまる見えてしまうのも考えものですね。聞き手を待たせず、スマートにファイルを開くには、ハイパーリンクが役立ちます。
※ こちらの記事は、前回の続きです。
前回の記事からつづけてお読みください。
引き続き、PowerPointのスライドにデジカメ写真を取り込んだ後、下の画面にあるように、見せたい対象だけを切り抜いて背景を削除する方法をご紹介しています。
前回の記事はこちらからどうぞ。
PowerPointのスライドには、デジカメで撮った写真を入れることができます。
ただし、取り込んだままの画像には背景が映っています。下の画面にあるように、見せたい対象だけを切り抜きたいと思ったことはないでしょうか。
スライドショーの実行方法には、クリックや「Enter」キーで次のスライドを表示する『手動での切り替え』のほか、あらかじめスライドごとに表示する秒数を決めておき、設定時間が経過したら自動的に次のスライドに進む『自動での切り替え』の2種類があります。
PowerPointの初期設定では前者だけが有効ですが、リハーサルで時間を記録すると、自動的に後者である『自動的に切り替え』も有効になります。
ただし、この状態のままスライドショーを実行するのは危険です。というのは、まだ演者が話している最中に切り替え時間が来てしまった場合、勝手に次のスライドが表示されてしまうからです。プレゼンターが進行を安全にコントロールするためには、自動的に切り替える設定はオフにしておく必要があります。
これには、スライドを選んで「アニメーション」タブ（2010では「画面切り替え」タブ）の「自動的に切り替え」のチェックを外します。しかしながら、スライド枚数が多い場合は手間がかかりますね。だったら任意のスライドで「自動的に切り替え」のチェックを外した後、「すべてに適用」をクリックすればいいのでは？とも思いましたが、これだとリハーサルで記録したスライドの表示時間も一緒に削除されてしまいます。
スライドの表示時間は残したまま、『自動的に切り替え』の設定をすばやく解除するにはどうすればいいでしょうか。
プレゼンテーションを行う場合、発表に使える時間は決められているのが一般的です。提案がうまくいくかどうかは、指定された時間内に適切に内容を配分して伝えることができるかどうかにかかっていると言っても過言ではありません。
そこで、各スライドにどの程度の時間が必要なのかを計測したいと思ったことはありませんか？ このときストップウォッチを用意する必要はありません。PowerPointのリハーサル機能を使いましょう。
プレゼンテーションのスライドでは、文章は箇条書きで簡潔にまとめるのがセオリーです。文章を入力する際は、「Enter」キーを押すと改行とともに新しい箇条書きの行頭文字が表示されるので、特に意識しなくても項目をどんどん追加してゆけますね。
ところが、項目は増やさずに、同じ箇条書きの中で行だけを改めたい場合もあります。そんな場合はどうすればいいでしょうか。
皆さんはショートカットキーをどの程度使っているでしょうか。
ウィンドウズやオフィスのバージョンによっては、ボタンやメニューが大きく変わって戸惑うこともありますね。その点、ショートカットキーは続けて使えるものがほとんどなので安心できるかもしれません。
さて、そんなショートカットキーの中でもアオテンスタッフおすすめ第2弾が、アオテンサイト上にアップされています。気になる方は、さっそくこちらにアクセスしてみてください。
PowerPointでのプレゼンテーション中に、ポインタをペンに切り替えて発表する人は多いことと思います。ペンのポインタを使うと、スライドに線を引くことによってキーワードに注目を集めることができるので便利ですね。
そのペンの色ですが、初期状態では赤色に設定されています。ところが、スライドのデザインによっては、赤で線を引いても目立たない場合があります。その場合は、ペンの色を別の色に変更するとよいでしょう。
PowerPointを使ってプレゼンをする際、スライドの内容を単に読み上げるだけでは、聴衆の興味を引くことはできません。発表者は、さまざまな情報を盛り込みながら話に奥行きを持たせようとするものですね。
そんなときに便利なのがPowerPointの「ノート機能」です。「標準」表示モードのノートペインに数値やキーワードなどを入力しておき、印刷したものを手に発表に臨む方は多いことでしょう。
ところで、PowerPointでノートを印刷すると、上半分がスライド、下半分がノートの内容になります。このレイアウトだと、スライド数が多いプレゼンではノートを印刷するだけで結構な枚数になってしまいますね。
ショートカットキーのアンケート結果を見ていて、このブログでも過去にいろいろ紹介してきたハズ・・・とふと思い立ち、過去記事へのリンク集を作ってみました。詳しい手順や説明はリンク先記事をどうぞ。
アオテンで募集していたショートカットキーアンケートの結果が9月15日に発表されました。まだご覧になっていない方は、こちらから見ていただけますよ。
この結果、日頃よく使うショートカットキーの上位を「コピー」「貼り付け」「切り取り」の３機能が占めました。コピーや移動はOffice以外のアプリケーションソフトでも共通して使う操作ですしね。なるほど。利用頻度を考えたら十分に納得できます。
それから、全体の傾向として、「Ctrl」キーと組み合わせるショートカットキーがよく使われているようです。多分これは覚えやすいこととも関係があるのでしょう。
さて、今日はそのランキングで9位にランクインしたショートカットキー、「Ctrl」＋「D」キーについてご紹介します。ランキング結果のホームページの説明には「複写」とありますね。「Ctrl」＋「D」キーは、図形や画像、クリップアートなどの描画系オブジェクトの複製を作るショートカットキーです。使い方は次のとおりです。
毎日これでもかというくらいに暑い日が続きますね。鮪の山かけとか冷や奴とか、我が家では晩御飯のメニューが極力火を使わないものにシフトして久しいです。冷房の中と外気との大きな気温差も夏バテの原因になるとか。皆さんもしっかり食事をとってご自愛ください。
さて、早いものでオフィス2010が発売されて2カ月が経ちました。今日はそのオフィス2010の操作本を買おうかどうしようか迷っている方に嬉しいお知らせです。
今、aotenでは、抽選で18名の方にオフィス2010関連の書籍をプレゼントする企画を実施中です。
一日遅れてしまいましたが、6月17日はオフィス 2010の発売日でした。
パソコンショップの店頭でパッケージを見かけた方、あるいはすでに購入された方も大勢いらっしゃることと思います。
購入を検討中の方は、公式サイトに製品ラインナップが紹介されていますが、今日はこちらでも選び方をご紹介しますね。なお、価格は販売店により幅がありますので目安程度にお考えください。
パッケージ版のオフィス2010は「パーソナル」「ホームアンドビジネス」「プロフェッショナル」の3製品が発売されており、それぞれ、含まれるアプリケーションの種類が異なります。自分の使いたいアプリケーションを網羅している製品を選びましょう。
前回、PowerPoint2003でヘッダーやフッターの位置を変更する方法を紹介しました。こちらは同じことを2007で設定する手順になります。2003をお使いの方はこちらの記事をどうぞ。
PowerPoint2007でも、2003同様、スライドには会社名や提案日などを表示させるのが一般的です。「挿入」タブをクリックして「テキスト」グループにある「ヘッダーとフッター」を選択し、表示される同名のダイアログボックスの「スライド」タブで表示させたい項目にチェックを入れると、スライドに日付や文字列が表示されます。
PowerPointで作成したプレゼンテーションには、会社名や提案の日付を表示させることが多いですね。
これは、「表示」メニューの「ヘッダーとフッター」を選択すると設定できます。同名のダイアログボックスの「スライド」タブで、「ページ番号」や「フッター」など、表示させたい項目にチェックを入れてから適宜文字を入力すれば、すべてのスライドに表示される仕組みになっています。
ただし、表示される日付や社名の位置はお使いのデザインテンプレートによって決まっています。PowerPointの講習をすると、この位置はどこで変更するのですか？というご質問を必ずいただきます。そこで今日はその方法をご紹介しましょう。
プレゼンテーションの発表時には、具体的な内容に入る前に、どういった流れで進めるのかがわかるよう、あらかじめ目次のスライドを用意しておくのがおススメです。
こういった目次のスライドを作る際、バージョン2003までのPowerPointでは「目次スライドの作成」というボタンを利用していました（こちらの記事を参照）。
ところがPowerPoint 2007にはこのボタンがありません。残念ながら機能自体が削除されてしまったんですね。じゃあ2007で目次スライドを作る手立てはないのかと言うと、そんなことはありません。今日はPowerPoint2007ですばやく目次スライドを作成する方法を紹介します。
※この記事は、オフィス2010ベータ版に基づいて執筆しました。後日販売される製品版では内容が異なる可能性があります。
前回、画面のスクリーンショットをWord文書に貼り付ける方法を紹介しました。
これは、講習会でもたびたび質問を受ける操作なのですが、やはり潜在的なニーズが多かったのでしょうか。今年発売予定のオフィス2010では、Word、Excel、PowerPointなどのリボンに、スクリーンショットを挿入するボタンが追加されました。さてこのボタン、どんなふうに使えばいいのか興味が湧きますね。さっそく使い方をご紹介しましょう。
※この記事は、オフィス2010ベータ版に基づいて執筆しました。後日販売される製品版では内容が異なる可能性があります。
オフィス2007でおなじみのリボンは、2010でもそのまま継承されています。
ところでこのリボンのボタンは、オフィス2003までのツールバーのボタンに比べると格段に大きいものですね。大きなボタンに、機能の内容がわかりやすくイラスト化されているので、従来のツールバーに比べて選びやすいメリットがあります。
ただ、ボタンが大きい分、リボン自体はツールバーに比べてかなり場所を取るようにもなりました。このため、解像度が低めに設定されたモニタでオフィス2007や1020を使うと、文書ウィンドウやシート部分の領域が予想外に狭くなってしまうことがあります。そこで、リボンが邪魔になる際、一時的に隠す方法を知っておきましょう。
日ごろ、WordやExcelを使っていると、自分の操作スキルが果たしてどの程度のレベルなのか気になることがありますね。ちょっと調べてみたいと思ったことはありませんか？
私がインストラクターとして講座を担当している生涯教育センターには、「WordやExcelは初めて」という初心者さんのほか、「すでに仕事である程度は使っているけど、自己流の操作なので自信がない。一度、正確で早い操作を習ってみたい」と言って受講される方もいらっしゃいます。
特に、百年に一度の不況と言われる最近では、操作のムダをなくして業務効率のアップをはかりたいと考える人は確実に増えているように感じます。
そこで今日は、無料で、しかも短時間でできるスキルチェックのサイトをご紹介します。
前回、よく使う機能のボタンをツールバーに追加する方法を紹介しました。
ところが、少し日数が経ってから追加したボタンを使おうとして、「あれ？ このボタンはいったい何のボタンだったっけ？」と、登録した機能がわからなくなってしまった経験はないでしょうか。
あけましておめでとうございます。・・・とご挨拶するには遅くなってしまいましたが、お正月休みはいかがお過ごしでしたか？ 本年もよろしくお願いいたします。
2010年も、この「知って得するマイクロソフトオフィスの話」では、仕事にプライベートに、Officeを使うときのちょっとしたテクニックやすぐに使える便利ワザをご紹介する予定です。
今日は、ツールバーにはないボタンを追加する方法を紹介します。
日ごろよく使う機能がボタンに見あたらなくて、「この機能のボタンがあれば・・・！」と不便を感じたことはないでしょうか？ 実は、ツールバーにはボタンを追加できるのです。
たとえば私の場合は、Wordで原稿を書いているとき、コメント機能をよく使いますが、残念ながらツールバーにはコメントを追加するボタンは用意されていません。最初のうちは、毎回「挿入」メニューから｢コメント」を選択する操作を繰り返していましたが、すぐに面倒に感じるようになりました。こんなときは、ツールバーにコメントを挿入するボタンを追加しておけば、以後はボタンで簡単に操作できるようになります。
WordやExcelで作業していたファイルを終了するとき、皆さんはどうしていますか？
ウィンドウに表示された「×」のボタンをクリックする人が多いのではないでしょうか。
ウィンドウの右上には、「×」ボタンが上下に2つ並んで表示されます。上にある赤い「×」ボタン（「閉じる」ボタン）を押すと、WordやExcelなどのアプリケーションごとファイルが終了します。引き続き、WordやExcelでの作業を続けるつもりでうっかりこちらをクリックしてしまうと、「スタート」ボタンから再度アプリケーションを起動しなければならなくなります。これは面倒ですね。
「ショートカットメニュー」とは、右クリックしたときに表示されるメニューのことを言います。ショートカットメニューには、選択する対象によって、よく使うコマンドが抜粋して表示されます。
「近道」という言葉の意味の通り、右クリックして表示されるメニューからコマンドを選択すればいいわけですから、遠くにあるメニューバーやツールバーのボタンまでマウスポインタを移動するよりも手近なところでコマンドを選択できます。すばやく作業ができるので、中上級者になると、ほとんどの操作を右クリックで済ませてしまう人もいるようですね。
ファイルの保存場所やサイズ、作成日や更新日など詳細な情報を調べるには、「プロパティ」ダイアログボックスを使いますね。このダイアログボックスを開くとき、皆さんはどうしていますか。
「ファイル」メニューから「開く」や「名前を付けて保存」を選択したときに表示されるダイアログボックスの「ファイルの場所」には、初期設定で「マイドキュメント」が表示されます。ところが、ファイルをマイドキュメント以外のフォルダで管理している場合、開く操作や保存の操作をするたびに「ファイルの場所」を変更しなければならず、面倒ですね。そこで「ファイルの場所」の初期設定を変更する方法をご紹介します。
設定箇所がWord、Excel、PowerPointいずれの場合も、まず「ツール」メニューから「オプション」を選択します。続いて開く「オプション」ダイアログボックスでは、設定箇所がソフトによって異なります。それぞれ、下記の場所を変更してください。
●Word2003の場合
文章中に出てくる言葉を英語に翻訳したいと思ったことはありませんか。和英辞典を使わなくても、Office2003や2007の「リサーチ」機能を使うとすばやく翻訳できます。
オートシェイプの吹き出しは、短いメッセージやコメントを記入するのに便利ですね。ところが、吹き出しを移動しようとしてドラッグすると、引き出し線が伸びてしまって困った経験はありませんか？
こんな感じになります。
Office2007のSmartArtは概念図やチャート図を作るのに便利ですね。時間をかけずに見栄えのする図版ができてしまうので、私も資料や提案づくりにフル活用しています。
皆様、サイドバーの変化にお気づきでしょうか？→
先日終了した「知らなきゃ損するオフィス2007の話」ブログの記事が、先週末にこちらのブログに統合されました。「オフィスの話2003」「オフィスの話2007」とあるボタンをクリックするとお使いのOfficeのバージョン別に過去記事を絞り込めます。aoten事務局の担当者が張り切って改装してくれましたのでぜひぜひご利用ください(^^ゞ。
今日もそんなOffice2007で、これは助かるなと思ったテクニックを1つご紹介します。
皆さんは、過去に図版で見せた内容を、別のファイルで文章にしたいと思ったことはありませんか？具体的にいえば、図形に入力したテキストを別の場所にコピーしたい、というものです。
バージョン2003までのOfficeでは、四角や矢印を組み合わせて図版を作っていました。図形に入力した文字をコピーするには、1つずつ図形を選択して編集モードにしてから、中の文字をドラッグする必要があります。図形の数が多いとこれはかなり面倒な作業ですね。
2007では、「SmartArt」という見栄えのする図版を簡単に作れる機能があります。SmartArtで作成した図からは、次の手順で入力した文章をまるごと取り出せます。
あまり意識されることがありませんが、WordやExcelなどOfficeソフトがバージョンアップするとき、その裏方として働いている日本語変換ソフトも新しくなります。Office2007を利用している方は、日本語の変換にも最新の「IME2007」を利用しているのが一般的でしょう。
私もOffice2007は発売当時から使っていますが、ここだけの話、このOffice版IME2007の変換精度が悪くて困っていました。私がよく遭遇するトラブルは次の2点です。
（１） ワンワードとして変換されるはずの言葉が細切れに変換されてしまう
例えば、「だいじょうぶ」と読みを入力すると、本来なら「大丈夫」と変換されますね。ところがこれが「だい」「じょう」「ぶ」とばらばらに、しかも全く関係ない漢字を当ててくるというものです。
（２） 変換の学習機能が働いていない
「へんかん」と読みを入れて「変換」で確定すると、次に同じく「へんかん」と読みを入れてスペースキーを押したときに、真っ先に「変換」になるはずなのですが・・・。ユーザーが頻繁に使う言葉ほど変換候補の先頭に出てくる「学習機能」が効いていない状態になっていませんか。
同じ悩みをお持ちのかたは、マイクロソフトのサイトから修正プログラムをダウンロードし、パソコンにインストールしましょう。ダウンロード先はこちらです。
なお、対象となるOSは、Office2007がサポートしているWindows Vista、Windows XP SP2、Windows Server 2003です。また、Office2007が入っていないパソコンは対象外です。
今、パソコン本の業界でちょっとしたブームなのが、ショートカットキーです。「たった3秒のパソコン術」という本が売れていますが、書店で手に取るまで、これがショートカットキーの紹介本だとは気づきませんでした。
ショートカットキーって、皆さんはどのくらい使っていますか？
ショートカットキーとは、二つ以上のキーを同時に押す操作のことです。たとえば、［Ctrl］キーを押しながら［C］キーを押すと「コピー」の操作ができます。キーボードから手を離さずに済むので、ツールバーのボタンを探してクリックしたり、メニューバーからメニュー項目を選択するよりすばやく操作を実行できます。
とはいえ、ショートカットキーはキーの組み合わせが頭に入っていないと使えません。受験生が年号を覚えるようにあらゆる操作のショートカットキーを暗記するのもひとつの方法ですが、これではかえって億劫になってしまいそうですね。そこで、まず「ファイル」メニュー（2007では［Office］ボタン）から選択する操作をショートカットキーで代用することをお勧めします。
SmartArtを挿入し、図形に表示された「［テキスト］」部分をクリックすると、自由に文字を入力できます。用意されたテキスト欄をすべて埋めてしまっても、まだ入力したいテキストがある場合は、図形の追加が必要です。
このとき、「SmartArtツール」の「デザイン」タブの「グラフィックの作成」グループにある「図形の追加」を選択してもよいのですが、「テキストウィンドウ」を表示すると、キー操作だけで図形の追加と文字の入力が同時にできるようになります。
概念図やチャートを描くときに便利なのがSmartArtです。豊富に用意されたデザインの中から用途に合ったものを選択すれば、見栄えのする図版をすばやく作成できますね。
選択したデザインは、あとから何度でも変更できるのですが、デザインを変更したとたんに箇条書きテキストの一部が表示されなくなってしまったことはないでしょうか。
これまで紹介してきたOffice Live Workspaceの使い方も今日で最後です。
ネット上の保存スペースにアクセスするにはInternet Explorerで操作するのが一般的ですが、Office Live Workspace の場合は、Word、Excel、PowerPointの画面から直接アクセスすることもできます。
最初にツールバーをダウンロードしておけば、あとはマイドキュメントにファイルを保存するのと同じ要領でファイルを扱えるので、ブラウザから操作するよりはるかに実用的です。なお、この機能に対応しているOfficeのバージョンは、 XP、2003、2007です。
まず、こちらから追加プログラムをダウンロードします。デスクトップなどに保存した「Setup」のアイコンをダブルクリックすると、Word、Excel、PowerPointに「Microsoft Office Live Add-in」というツールバーが追加されます。これで準備は完了です。
皆さんは、グループでイベントの計画を練ったり、プロジェクトのアイデアを互いに持ち寄ったりすることはありませんか？
Office Live Workspaceにアップロードしたファイルは、自分一人で利用するだけでなく、作成者が特別に許可したメンバーに見てもらうこともできます。そこで、今回は、グループ作業に便利なOffice Live Workspaceの共有機能の使い方を紹介します。
ただし、ファイルを共有する相手もWindows Live IDを持っている必要があります。IDの取得方法はこちらの記事を参照してください。
前回の手順でOffice Live Workspaceにログインしたら、さっそくファイルを追加してみましょう。ファイルをアップロードする方法は次のとおりです。
続きを読む "（2）Office Live Workspaceにファイルを追加したり、追加したファイルを編集したりする" »
ファイルサイズや最終更新日、作成者、会社名といったファイルに関する情報は「プロパティ」画面でまとめて確認できますね。Office2003でこの画面を表示するには「ファイル」メニューの「プロパティ」を選択していました。Office2007では、「Office」ボタンをクリックし、「配布準備」をポイントすると、同じ「プロパティ」というコマンドを選択できます。
会社や学校で作ったWordやExcelのファイルを、家や図書館など別の場所のパソコンから操作したい場合、皆さんはどうしていますか？
USBメモリーにファイルをコピーして持ち歩くこともできますが、予期せぬ情報流出の原因の上位に常にランクインしているのがそのUSBメモリーの紛失です。職場ではUSBメモリの利用に制限があるところも少なくありません。
そこで、ネット上の安全なスペースに自分のファイルを保管してはどうでしょうか。
マイクロソフトは、合計500MBまでのファイルをネット上のスペースに無料で保管できる「Office Live Workspace」というサービスを5月から開始しました。
まだ試験的に運用しているベータ版ですが、Internet Explorer上でファイルを確認したり、Word、Excel、PowerPointの場合は、各アプリケーションの画面からネット上のファイルにアクセスできるなど、Officeユーザーにとってはなかなか使い勝手のよいサービスです。そこで、今回から4回に分けて、必要な準備や使い方をご紹介します。
なお、Office Live Workspaceを利用できるのは、Windows XPあるいはWindows Vistaのいずれか（Internet Explorerのバージョンは6.0か7.0）となります。
まずはユーザー登録から。こちらにアクセスし、「サインアップ」をクリックします。
前回、目次スライドの作成方法をご紹介しましたが、「『目次スライド』ボタンがグレーアウトしていて押せない」という質問をときどき見かけます。ちょうど下の画面のような状態ですね。
プレゼンテーションには、表紙の次に目次のスライドを入れておきましょう。こうしておくと、発表時にまず目次を見せることによって概略を示し、頭に入れてもらうことができます。
目次は、スライドタイトルを集めただけの簡単なもので十分です。これはPowerPointの機能を使って自動で作成できるので、その手順をご紹介します。
複数の図形を組み合わせて図版を作成している間、背景など広範囲にわたる図形を先に描いてしまうと、作業中に邪魔になってしまいますね。こんなときも「オブジェクトの選択と表示」作業ウィンドウが役に立ちます。 
PowerPoint2007とExcel2007では、スライドやシートに挿入した図形やグラフが「オブジェクトの選択と表示」作業ウィンドウに一覧表示されます。この作業ウィンドウは、複数の図形を組み合わせて図版を作る場合に役立ちます。
図形は挿入した順番に上へ上へと重ねて表示されます。図形の重ね順を変更するには、図形を右クリックして、「最前面へ移動」や「最背面へ移動」を選んで1枚ずつ順序を入れ替えていくのが一般的です。ところが、図形の数が多い場合に、この手順を何度も繰り返すのはかなりまどろっこしいものです。
スライドショーを実行する際、プレゼンテーションに設定したアニメーションを表示せずに発表したいことはないでしょうか。このような場合、せっかく設定したアニメーションを削除しなくても、設定をちょっと変更するだけで一時的に無効にすることができます。
これはネットの掲示板などでもよく見かける質問ですね。まず、PowerPointのアニメーションは、大きく次の3種類に分類できることを最初に確認しておきましょう。
①スライドを切り替えるときに動きをつける「画面切り替え」
②スライドタイトルや本文テキストのプレースホルダにつけるアニメーション
③図や表、図表、グラフ、テキストボックスなどのアニメーション
残念ながら、メニューやボタンを探してもプレゼンテーションに含まれる①～③すべてのアニメーションを一度に削除することはできません。ただ、「アニメーションの一括設定」を応用すると、①と②をまとめて解除することは可能です。これは次の手順で行います。
プレゼンテーションをモノクロで印刷する際には、前回ご紹介したとおり「表示」タブで「グレースケール」を選んで設定をします。しかし、この設定を行っても現在のデザイン自体がモノクロ変換されるわけではありません。白黒印刷のみの用途に限ったプレゼン資料を作る場合は、最初からモノクロのデザインを適用しておくとよいでしょう。
プレゼンテーションに設定するアニメーションに頭を悩ませている方は多いのではないでしょうか。PowerPointのアニメーションは、大きく次の3種類に分類できます。
①スライドを切り替えるときに動きをつける「画面切り替え」
②スライドタイトルや本文テキストのプレースホルダにつけるアニメーション
③図や表、図表、グラフなどのアニメーション
あまり時間をかけずに、プレゼンテーション全体にアニメーションを設定したい場合は、「アニメーションの一括設定」機能を使いましょう。この機能を設定すると、①と②をまとめて設定できます。続けて、必要に応じて図表やグラフを選び、個別に③の設定をすれば効率アップが望めますね。
「アニメーションの一括設定」の例を見てみましょう。
「図形描画」ツールバーの「オートシェイプ」にある「線」から「曲線」や「フリーフォーム」、「フリーハンド」を使うと、自由な位置で折り曲げながら線を描けます。ところがこのとき、描いた線の一部が微妙にずれてしまったことはないでしょうか。
下の図では直角に引いたと思った縦の線がわずかに斜めになってしまっています。こういったオートシェイプの「線のずれ」は、出来上がってから見ると意外と目につくものです。
ではまた最初から書き直さなければいけないのでしょうか？ いえいえ、こんなときはずれてしまった途中部分だけを微調整できるので、図形を描画しなおす必要はありません。
PowerPointで作成したプレゼンテーションを印刷する際、普段はコスト面を考えて白黒プリンタで印刷している方は多いことと思います。顧客に配る資料など、ここぞという場合にだけカラーで印刷するわけですね。
このように、プレゼンテーションを一時的に白黒で印刷するときには、「グレースケール」を設定すると印刷時だけ配色がモノクロに置き換えられます。
前回、Office2007のショートカットキー一覧を入手できるページを紹介しました。
多くの方は、このページを見るだけではなく、印刷して手元に置きたいとお考えではないでしょうか？
ところがアクセスしたホームページをそのまま印刷するとかなりのページ数になってしまいます。実際、一覧には多くのショートカットキーが載っていても、自分で使うものはその中の一部だけという方がほとんどだと思います。そこで、今日はショートカットキーの一覧ページから必要な部分だけを印刷する方法をご紹介します。
Office2007のリボンでいちいちタブを切り替えるのが面倒なとき、頼りになるのがショートカットキーです。ショートカットキーの一覧が見たいと思った方は、こちらのリンクから見ることができます。いずれもマイクロソフトのホームページにつながります。
●Excel2007のショートカットキー
●Word2007のショートカットキー
●PowerPoint2007のショートカットキー
●PowerPoint2007で使用するプレゼンテーションのショートカットキー
●リボン、ヘルプ、Office2007全般のショートカットキー
前回、階段のように曲がり角のある矢印を描く方法を紹介しましたが、そこに同じ長さで向きだけが反対になった矢印を追加して、先が分岐した大きな矢印に仕上げましょう。このように、上下や左右に対称になった図形を描きたいときには、まず片方の部分を描き、次にその図形をコピーしてから反転させると効率よく描画できます。
文書に簡単な図を入れたいときに便利なのが「図形描画」機能です。ところで、折れ曲がった矢印を描くとき、皆さんはどうしていますか？
これまでのOfficeでは、ツールバーのボタンにポインタを合わせると機能名が表示されました。Office2007も同様ですが、ボタンによっては機能の名前だけでなく、簡単な説明も表示されます。下の図のように絵入りのヒントも多く、初心者が使いたい機能を選ぶときにはわかりやすく親切な仕組みになったと感じています。
Office2007では、画面左上のOfficeボタンをクリックすると、メニュー右の列に最近開いたファイルのファイル名が一覧表示されます。2003以前のOfficeでは「ファイル」メニューをクリックすると、一番下にファイルの履歴が表示されましたが、それと同じ機能です。ただし、表示できるファイルの数は2007になって大幅に増え、初期設定で17のファイル（Access2007は9）が表示されるようになりました。
このブログでは、Office2007になって（今までのOfficeと比べて）変化があった機能や操作を優先的に取り上げるようにしています。今日も、地味ではありますが、初めて気づいたとき「おっ」と声を上げそうになった機能をご紹介します。
それは、ファイルに挿入した画像ファイルが自動で圧縮されるというものです。「図の圧縮」についてはこちらで解説しています。
・画像を挿入しただけのPowerPoint2007ファイル （ファイルサイズ：1.08MB）
・画像のサイズを縮小し、上書き保存したPowerPoint2007ファイル （ファイルサイズ：438KB）
前回、テンプレートの話を書いたので、今回は、Office Onlineからテンプレートをダウンロードする方法を紹介します。
無料で使えるテンプレートを配布しているサイトは多いですが、Office Onlineはやはり本家。数が多いのと、定期的にシーズンもののテンプレートが追加されるのが嬉しいところ。今の時期でしたら入学祝のカードなどがトップページに紹介されていました。
ここで話している「テンプレート」とは、必要な部分だけを入力すれば完成するようになっているWord、Excel、PowerPointなどのファイルのことです。中には、ポスターのように入力が全く不要で、入手したら即、印刷して使えるものもあります。知っておくと家庭でもオフィスでも役に立ちますので、初めての方はぜひ参考になさってください。
マイクロソフトが運営するOfficeの情報サイトOffice Onlineでは、家庭やオフィスで使えるたくさんのテンプレートが公開されています。カレンダー、チラシ、FAXの送付状、グリーティングカード、それに様々な書類の様式まで。ここからカレンダーをダウンロードするようになってから、我が家では壁掛けのカレンダーを買うことがなくなりました(^_^) 無料でここまでと思うようなクオリティの高いテンプレートも少なくありません。頻繁に利用されている方も多いことと思います。
Office2007の日本語入力ソフトOffice IME2007には、「予測入力」という機能があります。同じ言葉を数回入力すると、次に先頭の数文字を入力した時点で吹き出しが表示され、その言葉を簡単に入力できる機能のことです。詳しくは前回の記事をご覧ください。
同じ単語を何度も入力することはありませんか？ 私なんかは原稿を書いていると、メニュー名やボタン名、操作の手順など、同じ表現、言い方が続くことが多く、同じ言葉を何度も入力する面倒をどうにかしたいといつも思っています。
ところで、Office2007を使っていて、単語を入力しかけると、その右上に吹き出しで言葉が表示されることがありますね。これはすでに入力した言葉と同じ読みを入力したときに表示される「予測変換」という機能です。これをうまく使えば、入力の手間を減らすことができるのです。
前回の続きです。
単語登録をすると、そのパソコンの「ユーザー辞書」と呼ばれるファイルに情報が記録されます。これをマイドキュメントなどにテキストファイルで出力したら、今度は、そのファイルを別のパソコンの日本語入力ソフト（IME）に取り込みましょう。これで両方のパソコンで登録した語句を入力できるようになります。
●単語登録された情報を別パソコンに取り込む
明けましておめでとうございます。お正月にどこかへ旅行された方も多いのではないでしょうか？ かくいう私は、実家の両親を連れて岐阜の養老温泉に行ってきました。当日は天気も良くて、泊まった旅館からは見事に濃尾平野が一望できました。1泊2日でしたが心身ともにリフレッシュできました！
旅行といえば写真ですね。撮影した写真を人にあげる場合には、きれいな台紙にアルバムのようにレイアウトしたものを印刷するといっそう喜ばれますよ。PowerPointを使うと、デジカメ写真を簡単にアルバムにできるんです。今年最初のブログはそんな「フォトアルバム」機能をご紹介します！
新年明けましておめでとうございます。
今年もオフィス2007のお得な情報や使い方のポイントをお届けします。どうぞ宜しくお願いします。
Word2007、Excel2007、PowerPoint2007で作成したファイルを保存すると、拡張子の末尾に「x」がついたOffice2007独自のファイル形式で保存されます。このファイルは、2003以前のバージョンのOfficeでは開けないことは、こちらの記事でもご紹介したとおりです。
ひととおり文面を作った後で、配色や全体のイメージを変えてみたくなることもありますね。そんなときに役立つのが「テーマ」です。
Office2007では、初期設定で、「テーマ」というデザインのセットが24通り用意されています。個々のテーマには、「アーバン」「エコロジー」といったタイトルが付いていて、配色、フォントの種類、グラフィックスの組み合わせが個別に登録されています。テーマを別のものに変更すると、はがきの背景色や使っている文字の種類、図形の特殊効果がまとめて変更されます。
今年の抱負や目標を図でアピールすると、一味ちがった年賀状が出来上がります。これにはSmartArtがぴったりです！
続けて文字を入力します。
年賀状をパソコンで作るときに、専用のソフトが必要だと思っていませんか？
はがき作成ソフトがなくてもWordやPowerPointがあれば、十分にきれいな年賀状を作ることができます。そこで、今日から4回に分けて、PowerPoint2007の新機能をフルに使って「今年の目標入り年賀状」を作ってみましょう。4日連続で投稿します。
今年もオデッセイコミュニケーションズが主催するIT-EIフォーラムに参加しました。
11月18日に開催された第6回フォーラムでは、小中高校で子供たちが学習する情報教育がどの程度役に立っているのかというテーマについて、さまざまな立場、業界の方が発表されていました。普段子供と接する機会のない私にとってはまさに知らないことばかりで、この日はとてもいい刺激をもらって家路についたのでした。
そんなプレゼンに欠かせないのがPowerPointのスライドです。
スライドを作っていて「この箇条書き、図で見せたほうが効果的じゃないか？」と後から気づいたことはありませんか？ こんなとき、PowerPoint2007では、入力した箇条書きテキストを簡単に図形に変換できます。
今書いている原稿の執筆が終わったら、年末までAccess2007書籍の原稿を書くことになりました。例年なぜか秋から冬に書籍の原稿が集中することが多いのですが、そんなわけで今年も12月はとても慌ただしくなってしまいそう。年賀状書けるかなあと心配していたら、Microsoftのサイトでちょうどこんなキャンペーンをやっていました！
オフィス2007を使ってみたい気持ちはあるけど、購入するかどうかは検討中という方に向けて、ボーナスシーズンを前に、お得なキャンペーンが始まっています。
冬のオフィスキャッシュバックキャンペーンでは、2008年1月31日までにOffice Ultimate 2007、Office Professional 2007、Office Standard 2007などのOffice製品を買うと、製品に応じて3,000円、5,000円、10,000円のキャッシュバックが受けられます。金額は対象となる製品によって異なりますが、Office Personal 2007やパソコンにあらかじめインストールされている製品はキャンペーン対象外です。
11月はITについての理解を深めるのにうってつけのイベントが盛りだくさんです！
オデッセイコミュニケーションズが主催する「IT Education Initiativeフォーラム」のほか、あのマイクロソフトでも11月17日（土）にPowerPointのホームユーザーを対象にした無料イベントが開かれます。PowerPointユーザーなら誰でも参加できます。
パンフレットやチラシを作るときに、ワードアートで文字を入れるときれいなものができますね。ところが、このワードアート、Word2007とその他のオフィス製品では大きく仕組みが異なります。
Word2007のワードアートは従来のバージョンとほぼ同じ操作ですが、ややこしいのがPowerPoint2007とExcel2007です。
プレゼンテーションでは、１枚のスライドにごちゃごちゃと内容を書き込まないのが鉄則です。ところが、実際に提案資料を作っていると、どうしても１枚のスライドにこれだけは！という場合が出てくるものですね。PowerPointでは、そんな場合に、ぎっしりと入力された文字をなるべく体裁よく収めてくれる工夫がなされています。
PowerPoint2002、2003のスライドに文字を入力していて、いきなり文字サイズがひと回り小さくなり、「あれっ？」と思ったことはありませんか？ これは、文字が多すぎてプレースホルダ（文字が入る枠のこと）に収まらなくなると、自動で文字サイズを縮小して、スライドの下に文字がはみ出すのを防ぐ仕組みになっているからです。
商品やサービスを複数のお客様に紹介する時に、プレゼンファイルをコピーしていくつも用意していませんか？ 提案の相手が変わっても同じプレゼンテーションファイルを使いまわすことができればはるかに効率的です。
でも、同じプロジェクトを提案するにしても、プレゼンテーションの条件はさまざま。限られた時間内で、しかも相手が欲する部分をいかに効率よく伝えるかを考えたとき、同じ提案内容であっても、使用するスライドの優先順位が変化することは多いものです。
こんなときは、「目的別プレゼンテーション」という機能を使うと、ひとつのプレゼンテーションファイルから発表に使うスライドを選び、相手によって異なる形でスライドショーを実行できます。
文書やプレゼンテーションに写真を入れる機会は多いですね。
Office2007の売りの１つがこの画像の加工です。すでに使ってみた方はご存じのとおり、プレビューで確認しながら、気に入った結果になるまで何回でも特殊効果を選べるのはとても便利。効果の種類も、額縁のような囲みを付けたり、さまざまな形に切り抜いたりと、約30種類が用意されています。
ところが、サイズを変えたり、効果を付けたりして画像の加工がひととおり済んでから、別の写真に取り換えたいと思ったことはありませんか？
今までのOfficeなら、せっかく加工を施した画像をいったん削除し、新たな画像を挿入する必要がありました。言うまでもなく挿入後にもう一度同じ加工を繰り返さなければなりません。
こんなときOffice2007では、加工はそのまま残しておき、中身の写真だけを取り換えられるようになったんです。実際にやってみましょう。
パワーポイントで作成したプレゼンテーションは、発表時のスライドのほか、配布用の資料としても使います。コンペなどでの発表は、限られた時間の中で行うことが多いですよね。
資料としてはひととおりのスライドを印刷して配るけれど、全部のスライドをプロジェクターで映す時間がないので、プレゼン本番で使うスライドを絞り込みたいことはないでしょうか？ かといって発表用と配布資料用にプレゼンテーションを別々に用意するのは面倒ですね。
そんな手間のかかることをしなくても、パワーポイントには、一部のスライドを発表時に映さないようにする機能がありますよ。
役所や学校などのホームページから申請書類をダウンロードしたことはありませんか？
このように、不特定多数の人が利用する書類データの配布には、PDF形式のデータが一般的に使われますね。
そもそもWordやExcelで作った書類は、WordなりExcelなりがインストールされているパソコンでなければ開けません。不特定多数の人が利用する書類なら、これがない場合もありますから、作成元のソフトがないパソコンでも見られるようにするために、PDF形式のファイルを配布しているわけです。PDFなら、無料のビューアソフトAdobe Readerがあれば、パソコン環境に関係なくファイルを開いて中身を見たり、印刷したりすることができるからです。
一方、ファイルをPDF形式で保存するには、別にPDF作成ソフトが必要です。ただし、Office2007を使っている場合は、マイクロソフトのホームページから追加プログラムを入手すれば、作成したファイルをPDF形式で保存できるようになります。今日はその方法をご紹介しましょう。
前回、2003にあって2007でなくなった機能としてPowerPointの「目次スライドの作成」を挙げました。そうなんです。PowerPoint2007では、なぜか「目次スライドの作成」機能が削除されてしまったのです。便利だったのになぜ・・・？ ただし、代わりになる操作がありますので、今日はそれをご紹介します。
まず、目次スライドとは何か簡単にご説明しましょう。
提案内容を人前で発表するときは、あらかじめプレゼン全体の進行を参加者に知らせてから個々の説明に入ると、聞いている方も流れを把握でき、理解しやすくなります。そのため、表紙スライドの次に目次用のスライドを準備するのが一般的です。この目次を自動で作ってくれるのが前述の「目次スライドの作成」でした。内容としては、各スライドのスライドタイトルをまとめた箇条書きテキストを生成するものです。
リボンになって一番戸惑うのは、今まで使っていた機能が見当たらないときですよね。Office2007の画面を見ればお分かりの通り、リボンのボタンは従来のツールバーのボタンに比べて全体に大きく設計されています。当然、限られたスペースに収まりきらず、表示されていない機能もあるハズ。
よく使っていた機能が見当たらない！というときは、クイックアクセスツールバーの設定画面で検索してみましょう。見つかったボタンは、クイックアクセスツールバーに追加して次から利用できます。クイックアクセスツールバーについては、こちらの記事も参照ください。
今回も前回に引き続き、PowerPointでグラフを扱うときの話です。
グラフだったらExcelで普段作っているものがあるから、PowerPointで一から作ることをせず、プレゼン資料にはそれを貼り付けて使っているという方は大勢いらっしゃると思います。効率的ですが、ExcelのグラフをPowerPointのスライドに貼り付けると、なんだか見栄えがよくないなあと思ったことはありませんか？
プレゼン資料で必ずと言っていいほどお目にかかるグラフ。数値を視覚的に見せられるため、グラフの活用度はPowerPointでもかなり高いと言えます。2007になって、このPowerPointのグラフ機能が改善されているのでご紹介しましょう。
従来のPowerPointでは、「挿入」メニューから「グラフ」を選ぶと、Microsoft Graphという付属のソフトが起動し、Excelのワークシートに見立てた「データシート」とサンプルの集合縦棒グラフが現れます。ご存知のとおり、このデータシートに数値を入力し、サンプルグラフをカスタマイズしてグラフを作成するという手順でした。
ところが、このMicrosoft Graphのデータシートは、オートフィルが使えないなど入力の使い勝手があまりよくありません。また、最初に集合縦棒グラフが強制的に表示されてしまうこともあり、使いづらいと敬遠していた方も多いのではないでしょうか？
PowerPointのプレゼンテーションをレビューすると各部署からコメントをもらいますね。スライドに付けてもらったコメントの言葉をそのままスライドに取り込みたいことはありませんか？ このとき、わざわざ同じ文字をキーボードから打ち直すのは面倒です。実はバージョン2002以上のPowerPointには、コメントの文字をまるごとコピーできる機能があるのです。
描いた図形に色を付けたり線の種類を変えたりする・・・。「オートシェイプの書式設定」画面を開くと、こんなふうに複数の書式を一度に設定できますね。この画面を手っ取り早く開くには、マルや四角などの図形をダブルクリックする方法が便利です。
ところが、Office 2007では、オートシェイプをダブルクリックしても書式設定の画面は表示されなくなっています。「えっ？」と焦った方は、私も含めて少なからずいらっしゃるのではないでしょうか？
前回の記事でご紹介したように、写真などのJPEGファイルを開いてコピー＆ペーストで画像を貼り付けると、貼り付け先ファイルのサイズが極端に重くなってしまいます。では、画像の一部だけをプレゼン資料などで見せたい場合はどうすればいいのでしょうか？
この場合は、次の二つの方法があります。
（１）あらかじめPhotoshopなどの画像編集ソフトで写真の一部を切り取った画像ファイルを作っておき、それを「挿入」メニューからファイルに挿入する
（２）いったん「挿入」メニューから大きいままの画像を挿入し、その画像をトリミングしていらない部分を隠す
（１）はお使いのソフトによって操作が異なりますのでここでは説明を省くとして、今日は（２）の方法をご紹介しましょう。ここでは、PowerPointの画面で説明しますが、WordやExcelでも同様に操作できます。
操作がわからないときに頼りにするのがヘルプですね。Office 2007では、このヘルプ画面が見やすく工夫されています。
ヘルプ画面を表示するには、ウィンドウ右上にあるヘルプボタン（「？」と書かれた青いマルです！）をクリックします。ヘルプ画面が開いたら、キーワードでトピックを検索したり、表示された目次から順に画面を開いて情報を探しましょう。これは従来のヘルプと同じです。
今までは、ヘルプを見ながら操作しようとして作業中のウィンドウをクリックすると、せっかく開いたヘルプ画面が後ろに隠れてしまうことがありました。操作の前に、ウィンドウの配置を調整して両方の画面が同時に見られるようにするのは煩わしいものですね。この点に不便を感じていた方は多いことと思います。
デジカメで撮ったJPEG画像をオフィスのファイルに貼り付けると、ファイルサイズが本来の画像ファイル容量の何倍にもなってしまうというお悩みの声をよく聞きます。例えば100KBのjpegファイルを200KBのPowerPointプレゼンテーションに貼り付けると、本来なら300KB程度になるはずのファイルサイズが１MB近くになってしまう、といったものです。
前回「シニア割引パック」の話をしましたが、ゴールデンウィークに帰省したとき、まったくのOffice初心者である実家の母にExcelの使い方を教えていたら、どのタブが選択されているかがわかりづらいと言われてしまいました。
Office 2007のリボンでは、よく使うボタンは大きく表示され、絵だけでなく文字での説明が追加されたりと、初心者にやさしい配慮がなされました。ところが意外なところに盲点があるようですね。
頻繁に開いて編集するファイルを開くには、「ファイル」メニューをクリックして一番下に表示される「最近使ったファイル」からファイル名を選ぶと、すばやく開くことができました。
Office 2007でもこの「最近使ったファイル」は健在です。ウィンドウ左上にある「Office」ボタンをクリックすると、メニューの右の列にズラッと表示されるのがそう。今までのOfficeで表示できるショートカットの数は9ファイルまでだったのに比べて、2007では、初期設定で実に17個までのファイルが表示されるのです。
ここに表示されるショートカットが古いものから順に削除されることも従来のバージョンと変わりません。ところでファイル名の右に画びょうのようなアイコンがあるのにお気づきですか？
先日、オフィス2007の操作講習について担当の方と話していたら、オフィス2007のユーザー自体がまだまだ少ないですねと言っていました。確かに、周りを見ても2007を使っている人は残念なことにあまり見かけないですね。
私は、テクニカルライターの立場として、またユーザーの一人として、これほど大胆に仕様を変えてしまったことを興味深いと思ってるんですが・・・。大勢が使わなければオフィスソフトとしては魅力が半減してしまいますよね。夏のボーナス商戦はどうなるんでしょう？ Windows Vista対応パソコンの売れ行きが気になるところです。
今までこのブログでお伝えしてきたとおり、Office2007での操作はすべてリボンのボタンからに変わったわけですが、それじゃ従来慣れ親しんだダイアログボックスを開くことはできなくなったんでしょうか？
きゃーすみません！ 風邪を引いたりなんだかんだで更新の間が開いてしまいました～。
Office2007になって断然便利になったと感じるのが、ズームアップとズームダウンです。今日はそのご紹介。画面を拡大・縮小表示するには、今まではツールバーのズームボックスを使っていましたよね。
先日、Excel2007で作成したファイルをメールに添付して送ろうと思い、いつものようにファイルを圧縮したところ、圧縮後もファイルサイズがほとんど変わらないことに気付きました。同じように「あれ？」と思った方もいらっしゃるのではないでしょうか。
前回、Office2003では、Office2007 形式のファイルを開けないという話をしました。
ところが実際には、Office2007が入っていないパソコンを使っていても、仕事先などで2007形式のファイルを受けとる場合があるでしょう。そんなときは、マイクロソフトのホームページから互換パックをダウンロードしてインストールすると、2000以降のOfficeでOffice2007のWord、Excel、PowerPointのファイルを開けるようになります。
PowerPointのスライドでは、本文テキストの文字はおおむね28ポイントから40ポイントもの大きさになります。文字サイズが大きい分、配置にばらつきがあると通常のワープロ文書以上に目立ちますよね。
Office2007になって、操作の仕方がガラリと変わったことはこれまでにお伝えしたとおりですが、もう１つ避けて通れない大きな変化にファイル形式の違いがあります。
Office2007のうちWord、Excel、PowerPointでは、ファイルの形式が変わり、今までの拡張子に「x」を付けて、それぞれ「docx」「xlsx」「pptx」という拡張子になります。
Wordでパンフレットやチラシなどを作るときに重宝するのがイラストですね。ご存知のように、好みのクリップアートを紙面に取り込むだけで、人目を引く仕上がりになります。
ところで、イラストを文章の中に配置するときに、なかなか思い通りにいかないという声をよく聞きます。そこで今日は、挿入したイラストの絵に沿って文字がきれいに回り込むようにする方法を見てみましょう。
オフィス2007を使うようになって最初に驚いたのが、色遣いやデザインが格段にあか抜けたことです。デザインセンスに自信がなくても、きれいな図表や書類が簡単に作れてしまう。これは誰にとっても嬉しいサプライズです。
ただ、表や文字の色を個別に選んでゆくと、全体としてちぐはぐな色遣いになってしまうことがありますよね。オフィス2007ではその心配もがありません。というのは、色、フォント、図形の効果などのデザインをまとめて「テーマ」が管理しているからなんです。
2003までのオフィスでは、ツールバーにボタンを追加したり、メニューバーにメニューを追加したりすることができました。オフィス2007のリボンでは、原則としてそういった加工は一切できないことになっています。自分なりの作業環境としてボタンを追加できるのは、前回お話したクイックアクセスツールバーだけです。
ところが、パソコン画面に表示されたリボンを見ていると、ボタンの大きさや並びが前に見たときとは違うような気がすることがあります。これはパソコン画面の解像度やウィンドウの大きさが異なっているためです。
Office2007が店頭発売されて3週間。リボンを使った操作に慣れてくると、「あ、これは便利になった！」と喜ぶ半面、「こっちはツールバーのときのほうが使いやすかったなあ」と思う場面も出てきました。その一例が、チャートや地図などを描く「図形」機能です。
図形を描くには、リボンの「挿入」タブで「図形」をクリックし、描きたい図形を選んでドラッグします。ところが、WordとExcelでは、描いた図形の外をクリックすると、リボンが「ホーム」タブに戻ってしまうのです。続けて別の図形を描くには、また「挿入」タブをクリックするところから始めないといけない。図形というのは、四角を描いて、それに線を足して・・・といった具合に、続けてどんどん描くことが多いですから、これは不便ですね。
このようなときは、「クイックアクセスツールバー」に「図形」の機能を追加しておくと、どのタブが表示されているかに関係なくすぐに機能を選べます。
私たちが日頃、読んだり書いたりしている文章の多くには英単語が混じっています。パソコンで文章を書いていて、漢字に変換するのと同じように、カタカナの読みから英単語に変換できれば便利だと思ったことはありませんか？ これはIMEの設定を変更すれば簡単に実現できるんですよ。ちょっと見てみましょう。
これから2007を使ってWordやExcelを覚えるという人はいいのですが、仕事やプライベートで、今まである程度Officeを使ってきている人にとって一番の悩みの種は、古いOfficeで使っていた機能が2007だとどこに配置されたのかがわからないことですよね。
私自身も自分で使ったり、記事を書く上で調べたりしている中で、機能の対応表が欲しいなあと常々思っていました。ところが、マイクロソフトのWebサイトにちゃんと対応表があることが判明。今日はそのサイトをご紹介します！
Officeで資料を作る時に欠かせないのが「書式設定」です。今回はそんな書式設定で役立つ新機能「ミニツールバー」を見てみましょう。
ここではWordの画面で説明します。Office2007では、入力した文字をドラッグすると、文字の上にうっすらと短いツールバーが現れるのにお気づきですか？ これが「ミニツールバー」です。
1月30日に店頭販売が始まったばかりのオフィス2007、皆さんはもうお使いになりましたか？ 購入を検討している真っ最中かもしれませんね。そこで最初の何回かは、WordやExcelといった個々のソフトではなく、オフィス2007全般にスポットを当ててご紹介します。第1回目の今日は、全般的な操作方法についてです。
●「リボン」のタブを切り替えて操作する
パソコンを使い始めたころ、操作をいろいろと教えてくれた知人がよく、「マイドキュメントにファイルを保存するな」と言っていました。
「ファイルを開く」「名前を付けて保存」といった操作をしたとき、まず保存場所として表示されるのがおなじみの「マイドキュメント」です。この下に直接ファイルを保存してゆくと、あっという間にマイドキュメントはごちゃごちゃになってしまいます。つまりきちんとフォルダを作ってそこに分類しなさい、という話でした。実際、多くの方が、それを実践されていることと思います。
ただ、「開く」「保存」などの操作の際、毎回保存場所を指定するのが面倒ではないでしょうか？特に、「マイドキュメント」→「仕事」→「A社」「B社」・・・のように、フォルダが何階層にもなると、カチカチカチカチとダブルクリックを繰り返すことになります。
こんなときはマイプレースを活用しましょう！
PowerPointでプレゼンテーション資料を作るときは、文字ばかりのスライドにも適度にイラストを入れることをおすすめします。それは、イラストが1点あるだけではるかにイメージを喚起してくれるものになるからです。
ところが、イラストを追加してみたものの、色合いがプレゼンテーションと合わなくて気になったことはありませんか？ こんなときはクリップアートの配色を変えてみるとよいですよ。早速試してみましょう。
9月も終わり、いよいよ行楽の秋本番ですね！ 楽しかった旅行の思い出をワードでアルバムにする、そんな使い方も増えてくるかもしれません。
画像をファイルに挿入するには、「挿入」メニュー→「図」－「ファイルから」と操作します。挿入後、画像ファイルが原寸で表示されますから、サイズ変更ハンドル（画像をクリックすると周囲に表示される■のことですね）をドラッグして、適当な大きさに縮小しましょう。
ところで、画像を貼り込んだファイルは、ファイルサイズが一気に膨らむので注意が必要です。しかも、上の方法で見た目の大きさを縮小しても、埋め込まれた画像のファイルサイズは変わりません。最高画質で撮影したデジカメ画像などは、1枚で軽く数メガバイトになってしまいます。
そこで、挿入した画像データのサイズを縮小するボタンの使い方を知っておきましょう。なお、この方法は、バージョン2002以上のWord、Excel、PowerPointで有効です。
今やプレゼンテーションは、パワーポイントで作った資料をプロジェクターに映して行なうのが一般的。自社のテンプレートを用意している場合は別ですが、パワーポイントのテンプレートからデザインを選んだ場合、それが他の発表者とバッティングしてしまうことだってありえますね。特に社外のコンペなどで同じデザインがかちあってしまったら、これは気まずい思いをすることになります。そこで今日はこれを防ぐ方法をご紹介しましょう！
夏休み、みなさんはいかがお過ごしですか？
昨日は東京で大停電がありましたが、幸い私が出かけたときは復旧後で、電車も普通に動いていました。昨日は、丸の内まで出かけて、オデッセイコミュニケーションズさんが放送されているWebラジオ『Library by Odyssey』の収録にお邪魔してきました。私もほんの少し喋らせてもらったのですが、「超」が付くほど緊張してしまいまして（汗） ･･･そのお話は、また後日、放映前にでも。丁寧なアドバイスをくださったラジオ局のみなさんやMr.K、有難うございました！
さて、ホームページでの申し込みやビジネス文書で、自分の連絡先を入力する機会は意外と多いもの。特にメールアドレスは、仕事用、プライベート用と複数のものを使い分けている人がほとんどだと思います。こういった連絡先を間違えないように毎回入力するには、IMEに「単語登録」しておくことをおすすめします。今日はそれをご紹介しましょう！
パワーポイントを使った発表は、プロジェクターを使ってスライドを拡大表示するのが一般的です。ところで、発表が終わった後はどうでしょうか。なんとなくそのまま質疑応答に入っていませんか？
説明がひととおり終わったのに、｢結論」とか「今後の展望」などを述べたスライドがいつまでも表示されたままになっているのは落ち着かないものです。そこで締めくくりとなるスライドを最後に1枚用意しておくことをおすすめします。
たとえば、「有難うございました」と一言お礼が書かれたスライドはどうでしょうか。また、下のように連絡先を明記したものを見せるのも一案です。考えてみれば、スライドの1ページ目には会社名などを入れた表紙ページを用意するのですから、表紙に対応する「裏表紙」があってもいいはずですね。
しかしながら、このペーパーレスの時代に、余計なスライドを印刷するのは避けたいというご意見もあるでしょう（もっともです）。それなら、画面を真っ暗にしてしまう方法もありますよ。
発表が済んだら、スライドショーが表示された状態で「B」キーを押します。これで、ちょうど舞台が暗転するかのように、パソコンの画面が黒く表示されます。白く表示するには、同様に「W」キーを押します。再び説明を加えたいときは、任意のキーを押すと、スライドショーの画面に戻ります。
スライドを一時的に見せないようにして、発表者に注意を向けさせたいときにも使えますね。プレゼンの機会が多い方には、覚えておくと便利なキー操作だと思います。
クリップアートを左右反転できないかなあと思ったことはありませんか？
もうずいぶん前になりますが、営業事務の仕事をしていたとき、パワーポイントで作成したプレゼン資料を見た上司から「これさ、車の向き、反対にならない？」と言われたことがあります。
そのとき作っていた図は下のようなもの。車と矢印の向きと反対なのが気になる、というのが上司の言い分です。こういう意見をもらったら、わがままだなあとムッとせず、なんとかならないか考えてみましょう。
ちなみに車の絵はクリップアートを使っています。左右が反転されたクリップアートがあればそれに差し替えられますが、あいにくそんな画像はありません。矢印や建物のオートシェイプを入れ替える方法もありますが、大きな図の一部に収まっている場合はそれも難しいことになります。
提案書やチラシなどを作っていて、イラストが欲しいなと思ったことはありませんか？そんなときに役立つのが「クリップアート」です。
オフィスXP、オフィス2003では、「挿入｣メニュー－「図」－「クリップアート」を選択して、表示される作業ウィンドウで、クリップアートを検索できるようになりました。インターネットに接続された環境だと、自動的にマイクロソフトのホームページにつながるため、気の利いたイラストが見つかるようになったのも嬉しい点です。
ところで、気に入って繰り返し使っているクリップアートはありませんか？ 毎回、検索して同じイラストを探し出すのは大変ですね。オフィスには「クリップオーガナイザ」というメディアファイルの管理ツールが付属しています。頻繁に使うクリップアートがあるなら、この「クリップオーガナイザ」に保存しておけば、次回使うとき、そこからすぐに呼び出すことができます。
仕事柄、書籍や雑誌記事の企画を作成してときどき持ちこみます。いつも忙しい編集部の方と比較的ゆったりと話をすることができるので、企画を出すのは好きだったりします。作業が始まってしまうと、とたんに慌しくなってしまいますから。
さて、企画というのは、過去に作成したものと、内容が重複することも多々あるのではないでしょうか？ 以前に練り上げたプレゼンテーションファイルに、流用できるスライドがあるなら、それを再利用して資料を作る時間と手間を短縮させましょう！ そこで今回は、すでにあるプレゼンテーションからスライドをコピーする方法を紹介します。
まず、作成中のプレゼンテーションとコピーしたいスライドを含むプレゼンテーションの両方を開き、「ウィンドウ」メニュー－「並べて表示」を選択して、2つのプレゼンテーションを左右に並べて表示しておきます。
次に、コピーしたいスライドを選択します。スライドが複数ある場合は、スライドの一覧で最初のスライドをクリックし、「Shift」キーを押しながら最後のスライドをクリックすると、間にあるスライドも一度に選択できます。選択できたらコピーしたい位置までドラッグします。
選択していたスライドがコピーされました。なお、スライドのデザインは作成中のプレゼンテーションに合わせて自動で変更されます。デザインを変えたくない場合は、コピー後に表示されるスマートタグをクリックし、「元の書式をそのまま使う」を選ぶと、コピーしたスライドのデザインを元に戻すことができます。場合に応じて使い分けてくださいね。
オフィスのツールバーでは、「Alt」キーを押しながらボタンをドラッグすると、ツールバーの中で位置を入れ替えることができます。パソコンを一人で使っている場合は、ご自分の使いやすいように、よく使うボタンばかりを近くに固めてしまうといった使い方もよいでしょう。
ところが、たまたま「Alt」キーを押しながら作業をしていたとき、移動するつもりがないのにツールバーのボタンをうっかり移動してしまうこともあります。移動だけならよいのですが、上の画面のようにツールバーの外にドラッグした場合はボタンが削除されてしまうので注意が必要です。
使いたいボタンが見当たらないときには、次の手順でツールバーをリセットしましょう。「ツール」メニュー－「ユーザー設定」を選び、「ユーザー設定」ダイアログボックスの「ツールバー」タブを表示します。元に戻したいツールバーをクリックして反転させておき、「リセット」ボタンを押すと、消えてしまったボタンが再表示されます。
なお、ここではワードの画面で説明しましたが、エクセル、パワーポイント、アウトルックなどでも同様に操作できます。
ペーパーレスが叫ばれる昨今、印刷にかかる紙の量は極力減らしたいものですね。特に、パワーポイントの企画書はただでさえ枚数が多いもの。そこで便利なのが配布資料として印刷する方法です。印刷時に「印刷」ダイアログボックスの「印刷対象」で「配布資料」を選択し、「1ページあたりのスライド数」に「2」を指定すれば、2枚のスライドを1枚の用紙に割り付けて印刷できます。
ところが、この方法で印刷すると、ご覧のとおり余白が必要以上に大きく取られてしまうのです。こんなに余白はいらないから、欲を言えばその分スライドを大きく印刷したい･･･という場合は、発想を転換して、プリンタの割り付け印刷機能を利用しましょう。
「ファイル」メニュー－「印刷」を選び、「印刷」ダイアログボックスで「印刷対象」に「スライド」を選択し、「プロパティ」ボタンをクリックします。お使いのプリンタのプロパティ画面が表示されたら、1枚の用紙に2ページを縮小して印刷するように設定します。
これで、1枚の用紙にスライド2枚を大きく印刷できるようになります。無駄な余白がなくなった分スライドの文字が大きくなったことがわかりますね。
同時に複数のファイルを開いて作業をすることは多いものです。必要なファイルを開くときに、「開く」操作を何度も繰り返してはいませんか？
ささいなことですが、｢開く」「閉じる」といった単純な操作こそ、なるべく面倒だと感じずに済ませられる方法を知っておくと、パソコンで作業をするときのストレスを減らすことにもつながります。そこで、今日は複数のファイルを一度に開く操作をご紹介します。
ファイルを開くには、アイコンをダブルクリックして開く場合と、エクセルやワードの画面から｢開く」操作を選ぶ場合の2通りがありますね。まずはアイコン派の場合からです。
開きたいすべてのファイルを選択して、右クリックし、｢開く」を選びます。ポイントになるのは複数のファイルアイコンを選択する方法です。まず、最初のファイルをクリックし、次に、「Shift」キーを押しながら最後のファイルをクリックします。開きたいファイルが飛び飛びに並んでいるときは、「Ctrl」キーを押したまま、ファイルを順番にクリックします。選択された状態で右クリックして｢開く」を選ぶと、選択していたファイルが一度に開きます。
エクセルやワードの画面から開く場合は、「開く」ボタンをクリックし、表示される「ファイルを開く」画面で、やはり同じように開きたいファイルをまとめて選択します。選択後、「開く」ボタンをクリックすれば、ファイルをまとめて開くことができます。ここではエクセルの画面で説明しましたが、ワードやパワーポイントでも同様に操作できます。
名刺や会社案内と同様に、今や社外でのプレゼンテーション資料にも会社のロゴマークを入れるのが当たり前になりました。ところで皆さんは、パワーポイントで作成するスライドにロゴを表示させる方法を知っていますか？
まず、１枚１枚のスライドに手作業でロゴ画像を入れるようなことはやめておきましょう。それではあまりに非効率的ですし、スライドによってロゴの位置が微妙にずれていると、発表したときに見苦しい印象を与えてしまいます。
パワーポイントでは、文字の大きさや背景の模様など、スライドのレイアウトに関する共通の情報は「マスタ」といわれる画面で設定します。スライドにロゴを入れる場合も、「マスタ」を開いてそこに画像を配置すればいいわけです。
まずマスタを開きましょう。「表示」メニュー－「マスタ」－「スライドマスタ」を選びます。画面がスライドマスタの表示に切り替わったら、次に｢挿入｣メニュー－「図」－「ファイルから｣を選びます。ロゴの画像を選んで「挿入｣ボタンをクリックすると、スライドマスタにロゴが挿入されます。
挿入された画像をドラッグして、表示させたい位置まで移動したら｢マスタ表示を閉じる」ボタンを押すと、通常のスライド表示に戻ります。スライドショーを実行してみてください。ロゴマークがすべてのスライドの同じ位置に表示されているのが確認できますね。
パワーポイントを使いはじめたいという方へ朗報です！
パワーポイントは会議での発表用資料や企画書（プレゼンテーション）を作るソフトです。プレゼンテーションに対するニーズが高まる中、ワード、エクセルに次いでぜひとも操作をマスターしておきたいソフトだと言えます。
ところが、オフィスがあらかじめインストール済みで売られているパソコンにはパワーポイントが入っていないことが多いため、関心はあっても使ってみたことがないという方も大勢いるのではないでしょうか？ そこでご紹介したいのがこのニュースです。
現在、発売中の「PowerPoint 2003 1 Year スターター パッケージ」なら、7,980円で、最新バージョンのPowerPoint2003が1年間自由に使えます。機能の制限もなく、通常版と同じようにパワーポイントをフルに試すことができます。ただし、数量限定なので、なくなり次第販売終了になる可能性大です！ 皆さんお早めにチェックして下さい！
使ってみて気に入った場合は、ぜひパワーポイントまたはオフィスの通常版の購入を検討されてみてはいかがでしょうか。そうすることでライセンスの期間制限がなくなり、また、その際に同封されたクーポン券を使えば、最初に払った7,980円をキャッシュバックしてもらえる特典もあるのです。詳しくは、こちらのページでご確認ください。
ちなみに、通常版のパワーポイントの販売価格は、19,000円から25,000円程度です。なかなか体験せずに買ってみようと思い切れる値段ではないですよね。7,980円で使い勝手を確かめてから購入できる今なら、パワーポイントの操作を覚えたい方にもよいタイミングではないでしょうか？
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