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Wordでは、セクションを分けると、途中のページからヘッダー・フッターの内容を変更したり、ページ番号を振り直すことができます。 通常、「挿入」タブの「ページ番号」をクリックして、フッターなどにページ番号を入力すると、途中のページでセクションが変わっても、ページ番号は連続した数字が「1」「2」「3」・・・のように表示されます。
長文の文書で書式を整えるには、スタイルが役立ちます。「見出し１」「見出し２」のようなスタイルにタイトルとして見栄えのする書式を設定しておけば、そのスタイルを段落に適用するだけで、書式の設定と統一が簡単に行えるからですね。
ところが、どの段落にどのスタイルが設定されているかを確認するには、いちいちその段落を選択して「ホーム」タブの「スタイル」グループで確かめなければなりません。
各段落のスタイル名を普段から見える状態にしておきたいと思ったことはないでしょうか。
今日は、両面印刷してホッチキスで片側を綴じる本形式の文書を作成する機会の多い方にご紹介したいテクニックです。
冊子になった文書を開くと、見開きのページでヘッダーやフッターが左右対称になるようにデザインされたものがありますね。こんなヘッダー・フッターの設定方法を知りたいと思ったことはありませんか？
WordやExcelなどのファイルを別の人に渡す場合、相手方のソフトのバージョンが古いと、先方のソフトで開いた時に、一部の機能が使えなくなったり、見た目が変更されることがありますね。これは、新しいバージョンのWordやExcelに搭載された新機能が、古いバージョンのソフトに対応していないためです。
作成中のファイルの互換性を事前に確認するには、「互換性チェック」機能が便利です。
ただし、この「互換性チェック」機能は初期設定のまま利用すると、かなり古いバージョンである「97から2003」形式で保存した場合を基準にして、チェックの結果を表示します。
ところが、最近では、バージョン2003以前のオフィスを利用する機会はだいぶ減ってきました。ここまで古いバージョンとの互換性を確認する必要がない場合も多くなってきています。
たとえば、自分の使っているオフィスが2013で、先方の使用するバージョンが2007や2010である場合は、2007以降のバージョンだけを対象にした互換性チェックを行いたいですね。
今日はそういった場合の方法をご紹介します。
前回、行数の多い表に1行おきに色を付け、横縞模様を設定する方法を紹介しました。
横に長い表の場合は、1列おきにセルを塗りつぶして縦の縞模様になるようにしたいこともありますね。
行数の多い表では、1行おきに色を付けて、横縞模様を設定すると、表の内容を目で追いやすくなりますね。
Word、Excel、PowerPointなどで、アプリケーション自体の設定を変更する際に利用するのが「オプション」ダイアログボックスです。
2010以降のバージョンのOfficeで、「オプション」ダイアログボックスを開くには、「ファイル」タブをクリックし、「オプション」をクリックします。
でも、頻繁にダイアログボックスを開く場合は、もっとすばやい操作で表示できるようにしておきたいものです。
冊子として仕上げたい長文のレポートなどには、表紙を付けると見栄えがします。
バージョン2007以降のWordには、クリックひとつできれいな表紙を追加する機能が装備されているので、これをお使いの方も多いことと思います。
それでは、文書の末尾に裏表紙を追加する方法はご存知でしょうか。
Wordで文書を作成していると、入力作業などを複数のファイルに分けて分担することがありますね。作業が終了したファイルを最後に１つのファイルにまとめる際、皆さんはどのように操作されているでしょうか。
Wordで画像を文書に挿入すると、初期設定では「文字列の折り返し」が「行内」になります。
「行内」というのは、画像を文字と同じように扱う配置方法で、カーソル位置に画像が割りこんできます。ちょうど文章の途中に、特大サイズの文字が１つ入っているのを想像してみると、状態がよくわかります。
Wordのタブ機能を使うと、文の途中で、文字の位置を揃えることができます。
下の図の例のように、項目と項目の間を離して、内容を見やすく示したい時に使うと有効ですね。
「文字列の折り返し」を「外周」や「内部」に設定すると、クリップアートの形に沿って文字が配置されます。
ところで、このとき、文字が折り返される位置を部分的に変更したいと思ったことはないでしょうか。下の絵を例にとると、人の頭の上に少し空きがありますが、ここにも文字が来るようにしたい場合です。
Excelには、「条件付き書式」という機能があります。これは、特定の条件を満たすセルだけを対象に、塗りつぶしやフォントの色といった書式を設定する機能です。この条件付き書式を利用すると、シート内の重要なデータを目立たせて、見落としのないようにすることができるメリットがあります。
ところで、その条件付き書式ですが、2007以降のバージョンでは、設定できる条件の幅が広がりました。実にさまざまな内容を、すばやく条件指定できるようになっているのです。
この中に、売上金額やテストの点数など、数値データのランキングをもとにした条件があります。
Wordで文書を作っているときに、一部のページだけ用紙の向きや用紙サイズを変えたいと思った経験はないでしょうか。たとえば、用紙を縦置きにした文書の中で、横長の表が入るページだけ用紙の向きを横にするといった具合です。
文字の上下の配置を揃える位置を「ベースライン」といいます。
Wordでは、横書きで入力した文章の文字は、下端で揃えて配置されます。通常の文章などはそれが読みやすいのですが、タイトルなどで、さまざまな大きさの文字を混在させてアクセントをつけようとした場合、上下の位置を中央に揃えた方が美しい仕上がりになります。
ベースラインを変更するにはどのようにすればいいでしょうか。
パンフレットなどを作成する場合、Excelで作成した表の背景に画像を表示すると、見栄えのする表になりますね。
図形機能を利用すると、表の文字の背面に写真を入れることができます。今日はその方法を紹介しましょう。
ファイルを開くときに、「最近使用したファイル」欄から開いている方は、少なくないことと思います。「最近使用したファイル」には、そのアプリケーションソフトで開いたファイルの履歴が表示されます。表示された一覧からファイル名をクリックするだけで対象となるファイルを開くことができるので便利ですね。
Word2013、Excel2013、PowerPoint2013の初期設定では、ファイルを開く際、「ファイル」タブをクリックせずにショートカットキーを使った場合でも、まずBackstageビューが表示されます。2010までのバージョンでは、「Ctrl」＋「O」を押すと「ファイルを開く」ダイアログボックスが直接表示されたので、この点は少々不便かもしれませんね。
Word2013、Excel2013、PowerPoint2013の初期設定では、「ファイル」タブで「名前を付けて保存」を選択したときに表示されるBackStageビューで、保存先に「SkyDrive」が選択されます。
Excel2013では、グラフの編集がこれまで以上に使いやすく改良されています。
一度作成したグラフから、一部の内容を取り除きたい場合、これまでのExcelでは、データの元範囲を変更する必要がありました。Excel2013では、これがクリック操作で簡単にできるようになりました。
途中まで作業していた編集の操作を再開する場合、上書き保存したファイルを開くと、まず、直前に操作していた箇所にカーソルを移動しなければなりません。これが煩わしいと思う人は少なくないでしょう。
小見出しとその説明の文章を交互に入力したドキュメントでは、小見出しだけを表示して、本文は折りたたんだ状態で表示したいと思うことがありますね。
PowerPointのスライドに複数の図形を配置するとき、間隔を均等に空けると美しい仕上がりになりますね。ひととおり図形を描いた後で、「描画」ツールの「書式」タブをクリックし、「配置」グループの「配置」タブで「配置」ボタンの「左右に整列」「上下に整列」コマンドを使って間隔を揃えている人は多いことと思います。
PDFデータを利用する場面はますます増えていますね。
これに対応すべくWordでは、2007以降のバージョンで、文書をPDF形式で保存できるようになりましたが、最新のWord2013では、さらに機能が改良され、既存のPDFファイルを開いて直接編集できるようになりました。
そのPDFの編集機能ですが、実際にどの程度使えるのか気になって試してみました。
Wordで作成した文書にメモを残したいときに役立つのがコメント機能ですね。
Word 2013では、このコメントに改良が加えられていたのも印象的でした。
まず、コメントを付けても画面がごちゃごちゃしないように工夫されている点に注目です。
以前からよく聞くWordのトラブルに、段落の手前で改行すると、その近くにある画像やクリップアート、図形などが一緒に下に動いてしまうというものがあります。
これは、画像、クリップアート、図形といったオブジェクトは「文字列の折り返し」を「行内」以外に設定すると、一番近いところにある段落にぶら下がるように位置づけられる仕組みになっているからなのです。文章などを移動したときに、関連の絵などがポツンと残されてしまうトラブルを防ぐための配慮なのですが、テキストの編集とは関係なく画像や図形の位置を移動しないようにしておきたい場合もありますね。
クリップアートや写真、図形などを文書に入れた際、ドラッグして配置を調整するのが一般的ですね。Word2013では、これらのオブジェクトを、余白や文章の先頭にぴったり揃えて配置できるようになりました。
操作はこれまでと同じように、普通にドラッグするだけでOKです。初期設定では、揃えるポイントに近づくと「配置ガイド」と呼ばれる黄緑色の補助線が自動的に表示され、その線に吸い付くようにオブジェクトが動きます。
「配置ガイド」で揃えることのできるポイントは次の3点です。
（１）余白の位置に揃える
今日は、Word2013を使って作業をしていたときに、「おお！これはすごい」と思った新機能の紹介です。
Wordの表には、後から行や列を自由に追加できます。
これまでのバージョンでは、挿入したい位置にある行や列を選択し、右クリックして表示されるショートカットメニューから、「挿入」→「上に行を挿入」のように選択するのが、一般的な方法でした。
Excel2013で新しく追加された機能に「クイック分析」ボタンがあります。
これは、セル範囲を選択した直後に、右下に表示されるボタンのことです。
この「クイック分析」ボタンを利用すると、合計や平均といった集計結果を、リボンのタブをクリックするよりも素早く求めることができます。
グラフを作成するときにはまず、集合縦棒、積み上げ縦棒、折れ線といったグラフの種類を選択しますね。表現したい内容を効果的に見せるには、適切なグラフを選択することが肝心ですが、では実際にどの種類を選択すればいいのか、選び方が分からずに困った経験はないでしょうか。Excel2013のグラフでは、このあたりも改善されています。
前回に引き続き、今回もグラフネタです。
今回は、Excel2013で便利になったグラフの抽出機能をご紹介します。
作成したグラフから一部の系列や項目を非表示にしたいと思ったことはありませんか？
これまでのバージョンでは、手間がかかるうえ、いったん削除した系列や項目を再び追加すると順番が以前とは変わってしまうなど、不便な点がありました。これが2013では、とても使いやすく改良されています。
同じ書式を別の箇所でも使いたいと思ったことはありませんか？
このような場合は、書式コピーを使いましょう。書式コピーは、選択箇所の書式だけを別の文字や段落にコピーする機能です。これを利用すると、複数個所に同じ書式を繰り返し設定する面倒がなくなります。
Wordの文書でよく見かけるのが、先頭文字の配置をインデント機能ではなく、スペースを連続して入力することで調整している例です。
ちょうど下の画面のような状態です。皆さんもご覧になったことはないでしょうか？
2013年になりました。皆様のお正月休みはいかがでしたでしょうか？
今年も当ブログ「知って得するマイクロソフトオフィスの話」をどうぞよろしくお願いいたします。
さて、新年1本目の記事は、Wordのテクニックになります。
Wordで文書を作っていると、算用数字の全角と半角の区別が曖昧になりがちですね。気が付くと、文書内に、全角数字と半角数字が混在していたという経験はありませんか？
Wordで文書を作成している際、後で見直したい箇所などに印をつけるには、「蛍光ペン」機能が便利です。マーカーで文字をなぞるのと同じ感覚で、指定した文字をドラッグして設定できます。
Excelでシートの一部分を印刷するには、あらかじめ印刷範囲を設定しておくのが一般的です。いったん印刷範囲を設定しておくと、常に印刷範囲内の内容だけが印刷されるようになります。
当ブログの主催元であるオデッセイコミュニケーションズ社では、現在、学生を支援するサイト「オデ大」を公開しています。
これは、「大学生の、大学生による、大学生のための情報サイト」構築を目標に、現役の大学生3人が中心となって作成したサイトです。
長文の報告書や論文といった複数ページに渡るドキュメントをWordで作成する場合、目次をつけるのが一般的ですね。
ドキュメント内に表、グラフ、図などが複数掲載される場合は、通常の目次とは別に、図表専用の目次を入れておくと参照しやすいドキュメントになります。
Wordを使って長文の報告書や論文を作成する場合、表やグラフ、図などが入るのが一般的ですね。長文のドキュメントでは、文章中でこれらの図表を参照して解説ができるよう、グラフや表の近くに「図1 種類別売上」のような図表番号とタイトルを明記しておくと便利です。
シート数の多いExcelファイルでは、画面右側のスクロールバーに隠れてしまって、すべてのシートのシート見出しが表示されなくなってしまうことがありますね。隠れた部分にあるシートを表示しようとして、シート見出しをクリックしながら右へ少しずつスクロールしている方をよく見かけますが、これはなんともまどろっこしいものです。
Excelファイルで、売上や見積りといった計算の内訳を入力したシートなど、公にしたくない内容を含むシートを隠しておきたいと思ったことはありませんか。このような場合は、シートを一時的に非表示にするとよいでしょう。
PowerPointのスライドに挿入したデジカメなどの写真を、ハート形や星形に切り抜くと、ポップな印象を与えることができます。前回の記事では、オフィス2010での手順をご紹介したので、今回は、Office 2007および2003での手順を紹介します。
PowerPointのスライドに挿入したデジカメなどの写真を、ハート形や星形に切り抜くと、ポップな印象を与えることができます。PowerPoint2010を使っている方は、トリミング機能を使うと、四角形だけでなく、複雑な図形の形に沿って写真を切り抜いたように魅せることができます。※なお。Office2007や2003の手順は来週紹介手予定です。
PowerPointのプレゼンテーションを作成する際、あらかじめWordで作成したラフ案などがある場合は、その文章をスライドテキストとして流用することができます。コピー＆貼り付けを実行したり、テキストを入力し直す必要はないため、プレゼンテーションを効率よく作成できます。
PowerPointで作成したプレゼンテーションの文章をWordの資料にも流用したいと思ったことはないでしょうか。こんなときは、プレースホルダの文章をコピーして、Word文書に貼り付けをする方法が一般的ですが、もともとPowerPointとWordは親和性の高いソフトです。
プレゼンの場で発表する際、表や写真を手元に置いておきたい事もありますね。
PowerPointのノートには、文章だけではなく、表やグラフを挿入することもできます。表だけわざわざ別の紙に印刷しなくても、スライドの原稿とひとまとめにしておきたい場合は、ノートに挿入するとよいでしょう。
PowerPointのスライドにおいては、文章は箇条書きが基本です。なおかつ、内容が込み入っている場合は、下の図のように先頭位置が1段下がった階層構造にすると、内容がすっきりとわかりやすくなりますね。
このようなレベルの異なる箇条書きを入力するには、次のように操作します。
Word文書に地図などを入れたいときに役立つのが図形機能ですね。
ドラッグで描画する、中に文字を入力するといった基本的な操作さえ覚えてしまえば、四角形や矢印、線などの図形を組み合わせて、自由自在に図版を作ることができます。
作成した地図やチャートはWord文書の一部になるため、ファイルとともに保存されますが、図形機能で作成した図版の部分だけを画像ファイルとして別に保存することもできます。こうしておけば、一度作成した地図や図版を複数のファイルに挿入し、使いまわすことができますね。今日はその方法を紹介します。
レポートなど、決められた文字数に合わせて文章を入力しなければならない場面では、文字数を数える必要がありますね。このとき、手作業で数えていては手間がかかってしまいます。
数字を入力するのはExcelのファイルばかりだとは限りません。多数の数字が並ぶ報告書などをWordで作成する場合もありますね。このようなとき、数字の桁をきれいに揃えたいと思ったことはありませんか。
数字が整数なら、右揃えを設定すると末尾で桁を揃えることができますが、小数の場合はそうはいきません。下の例のように、小数点以下の桁がバラバラの数字を、小数点の位置でピシッと揃えるにはどうすればいいでしょうか。
Excelの表で、未入力のセルを順番に確認したいと思ったことはありませんか。
同じ列内にある空欄セルから空欄セルへと順番にジャンプするには、ショートカットキーを使ったこんな方法はいかがでしょうか。
Wordで文書を作っているときに、表に入力した内容を通常の文章に形を変えて再利用したいと思ったことはないでしょうか。
こういう場合、表のセル内の文字列を選択して「切り取り」、「貼り付け」を実行すれば、文章を個別に取り出すことができますが、表自体を残す必要がない場合は、「表の解除」がおすすめです。「表の解除」を実行すると、表の罫線の枠組みを削除して、中の文章だけをそっくり残すことができます。
お知らせ文書の中に、スケジュールやプログラムなどを載せる際、表にすると見やすくなりますね。でもすでに箇条書きで入力してしまったという場合も少なくないでしょう。
複数の内容を同時進行でコピーしたいと思ったことはありませんか。
たとえば下の例では、評価の欄に「★」「★★」「★★★」のいずれかが入ります。同じ評価は最初に入力したセルをコピーして効率よく入力したいものですね。
通常、コピーするときは、①コピー元を選んで「コピー」を実行し、②コピー先に移動して「貼り付け」を実行します。
複写したい対象、すなわちコピー元が同じなら「コピー」を実行後、コピー先だけを変えて「貼り付け」を繰り返し実行できます。ところが、違う対象をコピーする場合は、「コピー」「貼り付け」「コピー」「貼り付け」と交互に操作することになり、煩わしい操作になりがちです。
こんなときは、「Officeクリップボード」を利用した貼り付けを使ってみましょう。
Wordで作成したはがきやチラシの背景に写真を入れたいと思ったことはありませんか？
文書に写真を追加するには、「挿入」タブの「図をファイルから挿入」ボタンをクリックする方法がありますが、この方法だと挿入した写真を移動したり、用紙サイズに合わせて大きさを調整する必要がありますね。
先日、Excel講座の受講者さんからこんな質問を受けました。
セルの中に「－－－－」のような線を引きたいというのです。セルの上下になら部分的に罫線を引けばいいわけですが、そうではなくてセルの「中央」に、セルを横切るように線を引きたいとのこと。
詳しく話を聞いてみると、なるほど、ちょうど下のような書類の例でお使いになるのだそうです。
Excelの集計表でゼロが入力されたセルに、数字のゼロではなく特定の言葉を表示したいというご要望をたびたび耳にします。数値のゼロを「なし」とか「在庫なし」といった言葉で表したいという意味ですね。
Excelで集計表を作っているときに、ゼロのセルには何も表示しないようにしたいと思ったことはありませんか。
グラフにデータラベルを追加すると、数値やパーセンテージ、系列などを、グラフのすぐ近くに示すことができます。
ただし、データラベルとして表示できるのは、グラフの元になっている数値が入力されたセルの値です。数値以外のセルをデータラベルとして表示したいと思ったことはありませんか？
Excelでグラフを作成する際、横軸に表示した項目が多すぎて、きゅうくつな印象になってしまったことはありませんか？
特に、毎日の変化を記録する時系列のグラフでは、小さな文字でびっしりと日付が並んでいるのをよく見かけますが、文字サイズをあまりに小さくしすぎると、内容を読みとりづらくなってしまいますね。
こちらの記事は、前回の補足です。
前回は、PowerPointを起動すると、指定したテンプレートを元にしたプレゼンテーションが表示されるようにする方法を紹介しました。
今回は、この設定を解除して、PowerPointの初期設定に戻す方法を説明します。
PowerPointを起動すると、新しいプレゼンテーションのウィンドウが表示されます。白紙の状態からプレゼンテーションを作成するときはよいのですが、特定のテンプレートを利用してプレゼンを作る場合は、このあと「Office」ボタンから「新規作成」を選択し、テンプレートを選択する必要がありますね。
Wordで作った印刷物では、よくヘッダー部分にファイル名が明記されていますね。この例のように、ヘッダー・フッター機能を使ってファイル名を入力しておくと、すべてのページの左上に自動でファイル名を印刷してくれます。
PowerPointのスライドに、型番や商品名などを列挙することはありませんか？
４、５行なら問題ないのですが、数が多くてプレースホルダの枠を超える行数ともなると、右側が空いているのに下にばかり箇条書きが伸びることになります。これはなんとも不格好ですね。
業務においてExcelで大きな表を扱う機会が多い方は少なくないでしょう。ときどき耳にするお悩みのひとつが、こういった大きな表における移動の操作です。特に上下左右の端に移動する際、そのつどスクロールをしながらでは作業効率が大きく落ちてしまいますね。
今日はそんなときに役立つ操作を2種ご紹介します。
PowerPointのスライドには、デジカメで撮影した画像を背景にすることもできます。
プレゼンテーションのイメージにぴったりの画像が手元にある場合は、スライドの背景に使ってみてはいかがでしょう？
PowerPointのプレゼンテーションでは、スライド間で共通の書式を変更する際、スライドマスターを表示して設定しますね。
スライドマスターを表示するには、「表示」タブで「スライドマスター表示」をクリックする手順が一般的ですが、プレゼン資料を作成する機会が多いと、スライドマスターを表示する回数も増えるものです。いちいちリボンのタブを切り替えるのは煩わしいと感じるのではないでしょうか。そこで、リボンのタブは現在のままで、スライドマスターを表示する方法を知っておきましょう。
Wordで文書を作成する際、文章の一部に下線を付けたり、太字を設定すると、その個所を目立たせることができます。これらの文字書式は、書類の提出期限や注意事項を見落とされないようにするために設定してあるのをよく目にしますね。
前回の記事で、COUNTIF関数を使って、条件に当てはまるセルの個数を求める方法を紹介しました。ただし、COUNTIF関数では指定できる条件は１つだけです。条件を複数指定したい場合はどうすればいいでしょうか。
下の例は、顧客からの問い合わせを記録したものです。B列に「入会」「更新」「退会」「その他」という4つの区分を入力し、さらに男女別にも統計を取りたいため、性別をC列に追加しました。
この表から「区分」と「性別」の2つの条件を考慮して問合せの件数を求めるには、COUNTIFS（カウントイフエス）関数を使います。（※この関数は2003では使用できません）
受付や注文の件数を数えるには、COUNT関数やCOUNTA関数を使ってセルの個数を数える方法が一般的です。ちなみにCOUNT関数は数値が入力されたセルの個数を数えたい場合に使用し、数値に限らず何らかのデータが入力されたセルの個数を数えるには、COUNTA関数を使用しますね。（これ知らなかった！という方は、こちらのサイトから解説付きの関数パンフレットをダウンロードできます。ご利用くださいね。）
ところが、セルの内容別に件数を求めたい場合もありますね。
下の例では、顧客からの問い合わせを内容によって、「入会」「更新」「退会」「その他」という4区分に分けて入力しています。このような表で、B列に入力された区分ごとに問合せの件数を集計するには、COUNTIF（カウントイフ）関数を使います。
Word文書では、番号を付けて列挙したい項目に「段落番号」の書式を設定します。「ホーム」タブの「段落」グループにある「段落番号」ボタンからは「1.」「2.」「3.」や「①」「②」「③」のような様々な形式の番号書式を選ぶことができますね。
設定できるのは何もここの選択肢にあるものばかりではありません。たとえば「案1」とか「其の一」など、あまり使用されない形式の段落番号もちゃんと設定できるのです。そこで今日はそんなオリジナルの段落番号を作成する方法をご紹介します。
支店名や担当者名などをキーにしてデータを並べ替えるには、「並べ替え」機能を使いますね。支店名の列内のセルをクリックしてから「データ」タブの「昇順」ボタンをクリックすると、支店名の五十音順に売上データが並べ替えられます。この例でしたら、「芦屋（あしや）」「梅田（うめだ）」「西宮（にしのみや）」の順になるわけです。
スライドショーの実行中、参考資料として別のファイルにあるスライドを見せたいと思ったことはありませんか。
このとき、いったん発表中のスライドショーを中断してから別のファイルを開き始めるのでは、せっかく関心を持って見てくれているお客様をしらけさせてしまうこともあります。ファイルを閉じたり開いたり・・・裏方の操作がまるまる見えてしまうのも考えものですね。聞き手を待たせず、スマートにファイルを開くには、ハイパーリンクが役立ちます。
※ こちらの記事は、前回の続きです。
前回の記事からつづけてお読みください。
引き続き、PowerPointのスライドにデジカメ写真を取り込んだ後、下の画面にあるように、見せたい対象だけを切り抜いて背景を削除する方法をご紹介しています。
前回の記事はこちらからどうぞ。
PowerPointのスライドには、デジカメで撮った写真を入れることができます。
ただし、取り込んだままの画像には背景が映っています。下の画面にあるように、見せたい対象だけを切り抜きたいと思ったことはないでしょうか。
プレゼンテーションを行う場合、発表に使える時間は決められているのが一般的です。提案がうまくいくかどうかは、指定された時間内に適切に内容を配分して伝えることができるかどうかにかかっていると言っても過言ではありません。
そこで、各スライドにどの程度の時間が必要なのかを計測したいと思ったことはありませんか？ このときストップウォッチを用意する必要はありません。PowerPointのリハーサル機能を使いましょう。
前回に引き続き、今日もWordの表についてよくいただくご質問を紹介します。
一度作成した表を2つに分けて、別々の表にしたいと思ったことはないでしょうか。
Wordには、表を上下に分割する機能があるのですが、ひっそりと存在するせいか意外と気付かない方が多いようです。
Excelで円グラフの分類を見ていると、右側にもうひとつ、小さな円グラフがおまけのように付いているグラフがありますね。これは「補助円グラフ付き円グラフ」という分類で、通常の円グラフだとパーセンテージが小さくてほとんど表示されない下位の項目だけを、別枠の円グラフではっきりと見せたいときに使います。
プレゼンテーションのスライドでは、文章は箇条書きで簡潔にまとめるのがセオリーです。文章を入力する際は、「Enter」キーを押すと改行とともに新しい箇条書きの行頭文字が表示されるので、特に意識しなくても項目をどんどん追加してゆけますね。
ところが、項目は増やさずに、同じ箇条書きの中で行だけを改めたい場合もあります。そんな場合はどうすればいいでしょうか。
Excelの表で「1」「2」「3」・・・のような連続番号を入力するには、前回の記事でご紹介したようにオートフィル機能が便利です。では、連番の番号に一定間隔で空きがある場合はどうでしょう？
たとえば、下図のような、データを左右2列に分けて入力する表が当てはまります。
この表では、連番の列も2列あります。A列には「1」「3」「5」・・・、C列には「2」「4」「6」・・・と1つ飛ばしで数字が入るわけですね。こういう場合はもはや手入力しかないのでしょうか。
Excelで名簿などを作成するときは、データを管理するために、連続番号を左端の列に付けておくのが一般的ですね。
こういった連番の列をすばやく作るにはオートフィル機能を利用します。
横棒グラフは、項目名が縦軸に横書きで表示されます。一般に、数値の違いを視覚的に見せるのに効果的なのは縦に棒が並んだ縦棒グラフですが、項目名が長くて横軸に項目を並べたときに収まりが悪い場合は横棒グラフを利用します。ただし、項目名の中に極端に長いものがあると、下の図のようにレイアウトされてしまい、そこだけ読みづらくなりがちです。
PowerPointを使ってプレゼンをする際、スライドの内容を単に読み上げるだけでは、聴衆の興味を引くことはできません。発表者は、さまざまな情報を盛り込みながら話に奥行きを持たせようとするものですね。
そんなときに便利なのがPowerPointの「ノート機能」です。「標準」表示モードのノートペインに数値やキーワードなどを入力しておき、印刷したものを手に発表に臨む方は多いことでしょう。
ところで、PowerPointでノートを印刷すると、上半分がスライド、下半分がノートの内容になります。このレイアウトだと、スライド数が多いプレゼンではノートを印刷するだけで結構な枚数になってしまいますね。
ショートカットキーのアンケート結果を見ていて、このブログでも過去にいろいろ紹介してきたハズ・・・とふと思い立ち、過去記事へのリンク集を作ってみました。詳しい手順や説明はリンク先記事をどうぞ。
アオテンで募集していたショートカットキーアンケートの結果が9月15日に発表されました。まだご覧になっていない方は、こちらから見ていただけますよ。
この結果、日頃よく使うショートカットキーの上位を「コピー」「貼り付け」「切り取り」の３機能が占めました。コピーや移動はOffice以外のアプリケーションソフトでも共通して使う操作ですしね。なるほど。利用頻度を考えたら十分に納得できます。
それから、全体の傾向として、「Ctrl」キーと組み合わせるショートカットキーがよく使われているようです。多分これは覚えやすいこととも関係があるのでしょう。
さて、今日はそのランキングで9位にランクインしたショートカットキー、「Ctrl」＋「D」キーについてご紹介します。ランキング結果のホームページの説明には「複写」とありますね。「Ctrl」＋「D」キーは、図形や画像、クリップアートなどの描画系オブジェクトの複製を作るショートカットキーです。使い方は次のとおりです。
「『エコ』を『eco』に一括で変更したい。」
・・・こんなふうに特定の語句を検索し、まとめて別の語句に置き換えることを「置換」といいます。ExcelやWordにはこの置換機能が備わっていますので、日頃からお使いの方も多いことと思います。
ところが、Excelで置換を実行した場合、現在作業中のシートだけが作業対象になるので注意が必要です。ブックに含まれるすべてのシートを対象に語句の置き換えをしたい場合は、次の手順で設定を変更してから置換を実行しましょう。
今回のテーマは検索です。ここにカルチャースクールの講座名をまとめた表があります。ここから「ストレッチ」という言葉を含むセルを探し、該当するセルを一度に確認したいのですが、こんな場合に、皆さんはどのように操作していますか？
このように、特定の語句を含むセルを探すには、｢検索｣機能を使いますね。Excelの検索には、検索されたセルを一覧表の形で見せてくれる機能があるのです。今日はそれをご紹介します。
Excel表で、空欄となったセルに該当するデータがないことを示す場合は、「なし」、「－」といった言葉を入力することが多いですね。こんなとき、皆さんはどのように入力していますか？
ひとつのセルに「なし」と入力してから、そのセルを「コピー」して他の空白セルに「貼り付け」を繰り返す方法もありますが、空欄が多い表になると、このように手作業で1つずつ貼り付けを実行するのでは、セルを見落としてしまうこともあり得ますね。
こんなときは、「ジャンプ」機能を使うと、すべての空白セルに漏らさず文字を入力することができますよ。今日はその方法を紹介しましょう。
毎日これでもかというくらいに暑い日が続きますね。鮪の山かけとか冷や奴とか、我が家では晩御飯のメニューが極力火を使わないものにシフトして久しいです。冷房の中と外気との大きな気温差も夏バテの原因になるとか。皆さんもしっかり食事をとってご自愛ください。
さて、早いものでオフィス2010が発売されて2カ月が経ちました。今日はそのオフィス2010の操作本を買おうかどうしようか迷っている方に嬉しいお知らせです。
今、aotenでは、抽選で18名の方にオフィス2010関連の書籍をプレゼントする企画を実施中です。
Excelで作成した表では、通常、文字の方向は横書きになりますね。
縦書きの表を作るには、表のセルを選んで右クリックし、「セルの書式設定」ダイアログボックスの「配置」タブで「方向」から縦書きを指定するのが一般的な方法です。
ただし、すでに横書きで作ってしまった表の場合は、この方法だとセル内の文字方向だけが縦書きに変わってしまい、行の高さや列幅など、表全体のレイアウトはそのままになります。
印刷したときだけ縦書きの表になっていればいいのであれば、一瞬で縦書きに変換できるテクニックがありますよ。今日はそれをご紹介します。
毎日暑い日が続きますが、夏休みももう目前ですね。楽しい予定でカレンダーが埋まっている方もいらっしゃるのではないでしょうか。
さて、今日は月単位のスケジュール表をExcelで作る場合に役立つテクニックをご紹介します。
日程表の日付欄を埋める時に便利なのがオートフィルですね。まず開始の日付を「2010/8/1」のように入力します。次にそのセルを選択して、右下角に表示される＋の部分にマウスポインタを合わせて下にドラッグすると、続きの日付が「2010/8/2」「2010/8/3」・・・と表示される、あのおなじみの機能です。
ところが、このドラッグ操作、月末日でピタッと止めようとすると、これが意外と難しい。行きすぎたり、足りなかったり・・・。何度もドラッグしなおした経験、皆さんにもありませんか？
最初からきっちり1ヶ月分の連続データを入力するには、こんな方法があります。
特定のルールに従ってデータを入力してほしい場合に便利なのが「入力規則」ですね。
たとえば、注文数量を入力するセルに入力規則を設定しておくと、「数量は10以上とする」といったルールを設定できます。この場合、ルールに違反するデータ、すなわち9以下の数値が入力された場合には、エラーメッセージで正しいデータの入力を促すことができます。
ただし、入力規則は設定後にデータが入力された場合にしか効力を持ちません。ルール設定前にすでに入力済みだったセルについては、規則に違反する内容が入力されているかどうかの判定はされないわけです。
そこで今日は、入力規則を設定する前に入力されていたセルの中から、規則違反のデータを見つけ出す方法をご紹介します。
前回、PowerPoint2003でヘッダーやフッターの位置を変更する方法を紹介しました。こちらは同じことを2007で設定する手順になります。2003をお使いの方はこちらの記事をどうぞ。
PowerPoint2007でも、2003同様、スライドには会社名や提案日などを表示させるのが一般的です。「挿入」タブをクリックして「テキスト」グループにある「ヘッダーとフッター」を選択し、表示される同名のダイアログボックスの「スライド」タブで表示させたい項目にチェックを入れると、スライドに日付や文字列が表示されます。
プレゼンテーションの発表時には、具体的な内容に入る前に、どういった流れで進めるのかがわかるよう、あらかじめ目次のスライドを用意しておくのがおススメです。
こういった目次のスライドを作る際、バージョン2003までのPowerPointでは「目次スライドの作成」というボタンを利用していました（こちらの記事を参照）。
ところがPowerPoint 2007にはこのボタンがありません。残念ながら機能自体が削除されてしまったんですね。じゃあ2007で目次スライドを作る手立てはないのかと言うと、そんなことはありません。今日はPowerPoint2007ですばやく目次スライドを作成する方法を紹介します。
春、新生活のスタートの時期ですね。新しい環境で頑張る人をターゲットにしているのか、さまざまなお店で値引きキャンペーンの広告を見かけるようになりました。
さて、今日は皆さんに質問です。下のようなExcelの料金表があります。この春、全商品を一律で500円ずつ値下げすることにしました。そこで表内のすべての価格を500円引きした値下げ価格に差し替えたいのですが、こんなとき、皆さんならどう操作しますか？ 
※この記事は、オフィス2010ベータ版に基づいて執筆しました。後日販売される製品版では内容が異なる可能性があります。
前回、画面のスクリーンショットをWord文書に貼り付ける方法を紹介しました。
これは、講習会でもたびたび質問を受ける操作なのですが、やはり潜在的なニーズが多かったのでしょうか。今年発売予定のオフィス2010では、Word、Excel、PowerPointなどのリボンに、スクリーンショットを挿入するボタンが追加されました。さてこのボタン、どんなふうに使えばいいのか興味が湧きますね。さっそく使い方をご紹介しましょう。
表に日付の欄を設ける場合は、曜日も合わせて表示させておくとわかりやすくなります。でもちょっと待ってください。こんなとき、皆さんは曜日をどのように入力していますか？
「3月1日は何曜日だっけ？」と、カレンダーなどを見て該当する曜日を調べ、それを手作業で入力していないでしょうか。これでは手間がかかりますし、うっかり違う曜日を入力してしまう可能性もあります。
実は、セルに日付を入力すると、その日付が相当する何曜の情報も同時にセルに格納されるのです。ただし、通常の状態では、曜日の情報は表示されません。そこで、セルの表示形式を変更して、日付に相当する曜日を表示させる方法をご紹介します。
Excelの関数には、文字の種類を変換してくれる便利なものがあります。
全角文字を半角にするにはASC（アスキー）関数を、反対に半角文字を全角に変換するにはJIS（ジス）関数を使う例などがそうですね。名簿の表記を統一する際などに、利用している方も多いのではないでしょうか。
ただ、残念なことに、日本語のひらがな／カタカナ間を変換する関数はありません。
でもご心配なく。ふりがなをセルに表示させるPHONETIC関数を応用すれば、カナ文字の種類を一括変換できます。
●ひらがなをカタカナに変換する
ひらがな→カタカナへと文字種を変更するには、PHONETIC関数の式を指定します。
名簿や商品リストでフリガナの欄を作るには、PHONETIC関数が便利です。
PHONETIC関数を使えば、セルに入力した漢字の読みを、同時に別のセルにフリガナとして表示させることができるので、フリガナを別個に入力する手間が省けるからです。そんなPHONETIC関数の使い方については、以前こちらの記事で紹介したとおりです。
あけましておめでとうございます。・・・とご挨拶するには遅くなってしまいましたが、お正月休みはいかがお過ごしでしたか？ 本年もよろしくお願いいたします。
2010年も、この「知って得するマイクロソフトオフィスの話」では、仕事にプライベートに、Officeを使うときのちょっとしたテクニックやすぐに使える便利ワザをご紹介する予定です。
今日は、ツールバーにはないボタンを追加する方法を紹介します。
日ごろよく使う機能がボタンに見あたらなくて、「この機能のボタンがあれば・・・！」と不便を感じたことはないでしょうか？ 実は、ツールバーにはボタンを追加できるのです。
たとえば私の場合は、Wordで原稿を書いているとき、コメント機能をよく使いますが、残念ながらツールバーにはコメントを追加するボタンは用意されていません。最初のうちは、毎回「挿入」メニューから｢コメント」を選択する操作を繰り返していましたが、すぐに面倒に感じるようになりました。こんなときは、ツールバーにコメントを挿入するボタンを追加しておけば、以後はボタンで簡単に操作できるようになります。
PowerPointで作成するプレゼンテーションにはスライド番号を振っておくのが一般的ですね。スライド番号を表示させておけば、発表後の質疑応答などで回答するとき、お客様に特定のスライドを番号でわかりやすく参照させることができます。
WordやExcelで作業していたファイルを終了するとき、皆さんはどうしていますか？
ウィンドウに表示された「×」のボタンをクリックする人が多いのではないでしょうか。
ウィンドウの右上には、「×」ボタンが上下に2つ並んで表示されます。上にある赤い「×」ボタン（「閉じる」ボタン）を押すと、WordやExcelなどのアプリケーションごとファイルが終了します。引き続き、WordやExcelでの作業を続けるつもりでうっかりこちらをクリックしてしまうと、「スタート」ボタンから再度アプリケーションを起動しなければならなくなります。これは面倒ですね。
Excelで見積書を作成するとき、別の得意先に提出した請求書を見ながら作る。顧客名簿に情報を入力する際、以前に作成した名簿から住所のデータをコピーする・・・。
こんなふうに、Excelで何かの仕事をするときには、関連するExcelファイルを複数開いておき、参照しながら作業を進めることが多いのではないでしょうか。
ところが、ファイルからファイルへとウィンドウを切り替えるのに手間取ってしまい、イライラした経験はありませんか？
別のExcelファイルを手前に表示するには、ウィンドウをマウスでクリックするよりも、キー操作で切り替える方が断然、効率は上がります。そこで、今回は、複数のExcelファイルを切り替えるショートカットキーを紹介します。
開いている複数のExcelファイル間で交互に表示を切り替えるには、「Ctrl」キーを押しながら「Tab」キーを押します。実際に見てみましょう。
パンフレットなどを作る際、写真やイラストの間を縫うように文章を入れたいと思ったことはありませんか？ 複数のテキストボックスを連結させて使うと、下の図のような凝ったレイアウトに簡単に仕上げることができます。
前回、行数や列数を自由に指定して原稿用紙を作る方法を紹介しました。ところが、この方法で作成した原稿用紙のマス目は「グリッド線」と呼ばれるもので印刷できません。
先日、ビジネスパーソン向けWord＆Excelの講座でご一緒している受講生の方から「Wordで22行×18列の原稿用紙を作る方法はありますか？」と質問をいただきました。
Excelで名簿を作っているとき、苗字と名前を別々の列に入力することがありますね。
セルを分けて入力した姓と名前を、1つのセルにつなげて表示させたいと思ったことはないでしょうか。
顧客データなどを大量に入力するときには、できるだけ入力作業を楽にしたいものですね。そこで入力を省けるものはExcelの機能を使って自動で表示させましょう。
郵便番号のハイフンや電話番号の局番を囲むカッコなど、数値とともに入力する記号は、表示形式を活用すれば入力を省略できます。
「ショートカットメニュー」とは、右クリックしたときに表示されるメニューのことを言います。ショートカットメニューには、選択する対象によって、よく使うコマンドが抜粋して表示されます。
「近道」という言葉の意味の通り、右クリックして表示されるメニューからコマンドを選択すればいいわけですから、遠くにあるメニューバーやツールバーのボタンまでマウスポインタを移動するよりも手近なところでコマンドを選択できます。すばやく作業ができるので、中上級者になると、ほとんどの操作を右クリックで済ませてしまう人もいるようですね。
Excelで異なるシートの内容を同時に見ながら作業したいと思ったことはありませんか。
2つのファイルを同時に表示するには、あらかじめ表示したいファイルをすべて開いておき「ウィンドウ」メニューから「並べて表示」を選びます。
ところが、同じファイルの中にある複数のシートを並べて表示する場合は、同様に操作するだけではウィンドウは並びません。この場合は次のように操作しましょう。
文書を印刷するときは、いきなり「印刷」を実行せずに印刷プレビューに切り替えて一度レイアウトを確認すると、グラフや図の配置を確認したり、改ページの位置をチェックできるので無駄な印刷を防ぐことができます。
印刷プレビューで確認したときに修正したい箇所が見つかった場合、皆さんはどうしていますか？ いったん印刷プレビューを終了してから修正作業にかかるのが一般的ですが、誤字脱字などは、見つけたらその場で直したいものです。
実はWordでは、印刷プレビューのまま編集作業ができるのです。今日はその方法を紹介しますね。
名簿を作成しているとき、ひとつのセルに入力した氏名の姓と名を別々の列に分割したいと思ったことはないでしょうか。入力した名前の姓と名の部分を、別のセルにコピーするのは手間がかかって大変ですね。
氏名では、姓と名の間をスペースで区切って入力することが多いものです。この場合、｢区切り位置指定ウィザード｣を使うと、簡単に姓と名を別のセルに分けて表示することができます。
前回の記事で、桁の多い数値を千単位ですっきり表示する方法をご紹介しました。今日はそのグラフ版ともいえる内容です。
大きな数値をグラフ化した場合、グラフの数値軸におびただしい数のゼロが並んでしまうことがありますね。余分なゼロを省略して見やすく表示したい場合は、目盛りを千単位や万単位にしてみましょう。
ファイルの保存場所やサイズ、作成日や更新日など詳細な情報を調べるには、「プロパティ」ダイアログボックスを使いますね。このダイアログボックスを開くとき、皆さんはどうしていますか。
Excelでは、作業中にシートが足りなくなったら自由に追加できます。このとき皆さんはどのように操作していますか？
バージョン2003以前のExcelでは、「挿入」メニューから「ワークシート」を選ぶ方がほとんどだと思います。でも、頻繁にシートを追加する作業をする場合は、もっとすばやい方法を知っておくと便利です。
すばやい方法と聞いて、右クリック操作を思い浮かべた方もいらっしゃるでしょう。お察しの通り、シート見出しの上で右クリックしても新規シートを挿入できるのですが、私はあまりお勧めしていません。かえって面倒だからです。
Excelの表にデータを入力するときに、同じ内容が続くことがありますね。
例えば、名簿で住所や電話番号が同じ人を続けて入力する場合などがそれに当たります。
楽しかったゴールデンウィークも終わってしまいました。皆さんは今年のゴールデンウィークはいかがお過ごしでしたか？ 今日は、クライアントの連絡先をアドレス帳に追加していて発見したOutlook 2007の便利な機能を紹介します。
Outlookはメールの送受信だけでなく名刺の管理にも向いています。名前やメールアドレス、部署や役職はもちろん、電話番号や所在地など会社の情報も詳細に入力しておけるので、私は名刺を頂いたら、すぐにその内容をOutlookにも登録するようにしています。
ところが、同じ会社の人を続けて登録する際、会社名や会社の所在地などの情報は共通ですね。これを繰り返し入力したり、コピー＆貼り付けするのは面倒だなあと常々思っていたところ、2007になって会社の情報を自動でコピーしてくれる機能が追加されていました。
Excelで作った請求書や納品書を目にする機会は多いですね。Office OnlineでもExcelで利用できる多数の帳票テンプレートが無料で提供されていますが、自分でレイアウトを作って帳票を発行している方も多いことと思います。
この場合、いったん請求書などのレイアウトを作っておき、必要に応じて宛先となる会社名や請求内容を書き換えて使いまわすのが一般的です。
頻繁に書類を発行する場合は、宛先の後ろに「様」や「御中」などの敬称が自動で表示されるようにしておくと効率アップにつながります。今日はその方法を紹介します。
文字にアンダーラインを引くときは、ツールバーの「下線」ボタンをクリックするか、「Ctrl」キーを押しながら「U」キーを押しますね。このとき、文字と文字の間隔をスペースで調整していると、スペースが入力された部分にも下線が引かれてしまいます。
表内でデータの順序を手作業で変更したいとき、皆さんはどのように操作していますか。まず移動したいセル範囲を選択して「切り取り」ボタンをクリックし、移動先のセルの上で右クリックして「切り取ったセルの挿入」を選択するのが一般的な方法ですが、少々時間がかかるのが難点です。ドラッグ操作ですばやく移動する方法を知っておきましょう。
Excelで表を作った際、数値の合計や平均を求めるには、セルに計算式を入力します。四則演算の式を組み立てたり、関数を指定して複雑な計算を実行している方も多いことと思います。
ところが、中にはわざわざ数式を入力するほどではない場合があります。その場で合計や平均が一時的にわかればいいといった場合は、「オートカルク」を使いましょう。オートカルクなら、セル範囲をドラッグするだけで、すぐに集計結果を確認できます。
Excelでセルの書式を詳細に設定するには、ダイアログボックスを表示する必要があります。この「セルの書式設定」ダイアログボックスを開くとき、みなさんはどのように操作していますか？
グラフを報告や発表の資料に使う場合、導き出したい結論にうまくつながるように特定の系列や要素を強調したいことがあります。図のような3D効果のついた円グラフの場合は、正面にある要素にまず目が行きます。そこで、円グラフを回転させて、注目させたい要素を一番手前に移動する方法を知っておきましょう。
文章中に出てくる言葉を英語に翻訳したいと思ったことはありませんか。和英辞典を使わなくても、Office2003や2007の「リサーチ」機能を使うとすばやく翻訳できます。
作成済みの表などで、各行の間に1行ずつ空行を挟み込むように入れたいと思ったことはないでしょうか？
1行ずつ行を選択して右クリックし、「挿入」を選ぶ操作を繰り返せばいいわけですが、行の数が多くなるとこれは面倒です。実は、最初の行の選択のしかたをひと工夫しておけば、一度の操作でそれぞれの行と行の間にまとめて空行を挿入できます。
Wordの文書を何回かに分けて編集することはよくあります。こんなとき、例えば、午後一番で、編集中のファイルを開いて午前中の作業の続きをしようと思ったら、昼休み前に上書き保存した箇所に自動でカーソルがジャンプするとすぐに続きの編集作業に入れます。
これを実現してくれるショートカットキーを今日はご紹介します。
作成した表をシート単位でコピーして増やす際、「売上(1)」「売上(2)」・・・のように、シート見出しがコピーした順に自動で連番になると便利ですね。次の手順で簡単にこれが実現できます。
パソコン操作の記事を書いていると、1回クリックするだけでOKな操作を紹介するときによく「ワンクリック」と書きます。それならドラッグを1回だけで済む操作のことはさしずめ「ワンドラッグ」でしょうか。うーん、でもこれはあまり聞いたことがありませんね。
さて、今日は、Excelで行や列を「ワンドラッグ」で削除する方法をご紹介します。
Excel2007の画面でお見せしますが、2003でも同様に操作できます。また、列の場合もこれと同様の操作になります。
今、パソコン本の業界でちょっとしたブームなのが、ショートカットキーです。「たった3秒のパソコン術」という本が売れていますが、書店で手に取るまで、これがショートカットキーの紹介本だとは気づきませんでした。
ショートカットキーって、皆さんはどのくらい使っていますか？
ショートカットキーとは、二つ以上のキーを同時に押す操作のことです。たとえば、［Ctrl］キーを押しながら［C］キーを押すと「コピー」の操作ができます。キーボードから手を離さずに済むので、ツールバーのボタンを探してクリックしたり、メニューバーからメニュー項目を選択するよりすばやく操作を実行できます。
とはいえ、ショートカットキーはキーの組み合わせが頭に入っていないと使えません。受験生が年号を覚えるようにあらゆる操作のショートカットキーを暗記するのもひとつの方法ですが、これではかえって億劫になってしまいそうですね。そこで、まず「ファイル」メニュー（2007では［Office］ボタン）から選択する操作をショートカットキーで代用することをお勧めします。
表のデータを並べ替える際、Excel2007では、一度に４列以上の列を基準に並べ替えができるようになりました。
バージョン2003までの「並べ替え」ダイアログボックスでは、並べ替えキーの指定欄は3つしかありませんでしたが、2007では、下の図のように、並べ替えキーを64まで追加できます。大きなデータベースを分析する機会が多い人には嬉しい改良点ですね。
ふだん文書を作るときに、同じ書式を設定したテキストボックスを頻繁に描くことはないでしょうか。そのような場合、いったんテキストボックスを描画してから、枠線の色や塗りつぶし、中に入力する文字書式などを何度も設定するのは結構な手間になりますね。
会社のロゴマークなど、ビジネス文書に頻繁に挿入する内容は「文書パーツ」として登録しておくと、すばやく挿入できて便利です。
「文書パーツ」とは、Word2007の新しい機能で、文書中でよく利用する情報を集めたものです。ファイル名やページ番号などの文字、きれいにデザインされたヘッダー、フッター、文書の表紙、目次や表などさまざまな要素があらかじめWordに用意されています。これらの登録済み要素はそのまま文書中に追加できるほか、よく使う文字や画像からなる要素を登録しておけば、それを文書に挿入できるようになります。
ここでは、ロゴマークと、その下に好みのフォントや色で入力した会社名の文字列を合わせて「会社ロゴ」という名前で文書パーツを登録してみましょう。
プレゼンテーションには、表紙の次に目次のスライドを入れておきましょう。こうしておくと、発表時にまず目次を見せることによって概略を示し、頭に入れてもらうことができます。
目次は、スライドタイトルを集めただけの簡単なもので十分です。これはPowerPointの機能を使って自動で作成できるので、その手順をご紹介します。
PowerPoint2007とExcel2007では、スライドやシートに挿入した図形やグラフが「オブジェクトの選択と表示」作業ウィンドウに一覧表示されます。この作業ウィンドウは、複数の図形を組み合わせて図版を作る場合に役立ちます。
図形は挿入した順番に上へ上へと重ねて表示されます。図形の重ね順を変更するには、図形を右クリックして、「最前面へ移動」や「最背面へ移動」を選んで1枚ずつ順序を入れ替えていくのが一般的です。ところが、図形の数が多い場合に、この手順を何度も繰り返すのはかなりまどろっこしいものです。
プレゼンテーションをモノクロで印刷する際には、前回ご紹介したとおり「表示」タブで「グレースケール」を選んで設定をします。しかし、この設定を行っても現在のデザイン自体がモノクロ変換されるわけではありません。白黒印刷のみの用途に限ったプレゼン資料を作る場合は、最初からモノクロのデザインを適用しておくとよいでしょう。
プレゼンテーションに設定するアニメーションに頭を悩ませている方は多いのではないでしょうか。PowerPointのアニメーションは、大きく次の3種類に分類できます。
①スライドを切り替えるときに動きをつける「画面切り替え」
②スライドタイトルや本文テキストのプレースホルダにつけるアニメーション
③図や表、図表、グラフなどのアニメーション
あまり時間をかけずに、プレゼンテーション全体にアニメーションを設定したい場合は、「アニメーションの一括設定」機能を使いましょう。この機能を設定すると、①と②をまとめて設定できます。続けて、必要に応じて図表やグラフを選び、個別に③の設定をすれば効率アップが望めますね。
「アニメーションの一括設定」の例を見てみましょう。
前回、Office2007のショートカットキー一覧を入手できるページを紹介しました。
多くの方は、このページを見るだけではなく、印刷して手元に置きたいとお考えではないでしょうか？
ところがアクセスしたホームページをそのまま印刷するとかなりのページ数になってしまいます。実際、一覧には多くのショートカットキーが載っていても、自分で使うものはその中の一部だけという方がほとんどだと思います。そこで、今日はショートカットキーの一覧ページから必要な部分だけを印刷する方法をご紹介します。
Office2007のリボンでいちいちタブを切り替えるのが面倒なとき、頼りになるのがショートカットキーです。ショートカットキーの一覧が見たいと思った方は、こちらのリンクから見ることができます。いずれもマイクロソフトのホームページにつながります。
●Excel2007のショートカットキー
●Word2007のショートカットキー
●PowerPoint2007のショートカットキー
●PowerPoint2007で使用するプレゼンテーションのショートカットキー
●リボン、ヘルプ、Office2007全般のショートカットキー
前回、階段のように曲がり角のある矢印を描く方法を紹介しましたが、そこに同じ長さで向きだけが反対になった矢印を追加して、先が分岐した大きな矢印に仕上げましょう。このように、上下や左右に対称になった図形を描きたいときには、まず片方の部分を描き、次にその図形をコピーしてから反転させると効率よく描画できます。
Excelの表では、セルに「リスト」の入力規則を設定すると、データをドロップダウンリストから選んで入力できるようになります。例えば、「所属」の欄にあらかじめ決まった部署名から選択して入力したい場合などに便利です。
前回、条件付き書式のアイコンセットを設定する方法を紹介しました。アイコンは、データが入力されたセルの先頭に表示されますが、アイコンだけを表示することもできます。前回と同じ表を使って実際にやってみましょう。
売上金額や点数を一定の幅で分類したいことがありますね。こんなときは条件付き書式の「アイコンセット」を利用すると、数値が属するランクをアイコンの違いで表現できます。
ただし、アイコンセットはExcel2007だけの機能です。2003以前のExcelでは表示されません。
たとえば、下のような表で、３教科の合計点を元に生徒を「250点以上」「180点以上250点未満」「180点未満」の3つのグループに分けてアイコンを表示してみます。
このブログでは、Office2007になって（今までのOfficeと比べて）変化があった機能や操作を優先的に取り上げるようにしています。今日も、地味ではありますが、初めて気づいたとき「おっ」と声を上げそうになった機能をご紹介します。
それは、ファイルに挿入した画像ファイルが自動で圧縮されるというものです。「図の圧縮」についてはこちらで解説しています。
・画像を挿入しただけのPowerPoint2007ファイル （ファイルサイズ：1.08MB）
・画像のサイズを縮小し、上書き保存したPowerPoint2007ファイル （ファイルサイズ：438KB）
前回の続きです。
過去に「文字を入力した文書の背景に横罫線を印刷したいのですが」という質問を、掲示板などで何度か見かけたことがあります。ちょうどレポート用紙のように、罫線のあるところに文字を入力し、そのままのイメージで印刷したいということですよね。
一番簡単なのは、Office Onlineのテンプレートからレポート用紙のテンプレートをダウンロードして使うことです。こちらにアクセスして、「レポート用紙」でテンプレートを検索すれば、横罫が引いてあるWordのテンプレートが表示されます。
でも、それとは別に自分で罫線を引いて文書を作ることもできます。手間はかかりますが、この方法なら、行と行の間隔を好みに合わせて調整することもできますよ。今回から2回に分けてその方法をご紹介します。
作文、レポートなどを原稿用紙に入力するには、従来のWordの場合、原稿用紙ウィザードを利用しました。ところが、やはりこれは要望が多かったのでしょうか。Word2007になるとわざわざウィザードを起動しなくても、原稿用紙の設定ができる専用のボタンが用意されました。
作成した書類に間違いがないかどうかを確認するには、よく隣の人と向かい合って読み合わせを行いますよね。
Excelで作った表でも、桁の大きな数字がセルに間違いなく入力されているかどうかを確認するには、やはり読み合わせが便利でしょう。スピーカーが装備されたパソコンなら、Excelの「セルの読み上げ」機能を使うと自分一人だけでも読み合わせができます。少々寂しい気もしますが、私も書籍の表原稿を突き合わせチェックするときなどにときどき利用しています。地味ながらも便利な機能なのでご紹介します！ ただし、Excel2000では利用できません。
今回も前回と同様に、セルの色を条件にしてデータを並べ替える方法を紹介します。前回は色を1つだけ選びましたが、今回は複数の色を条件に設定する方法を見てみましょう。
ご自身でルールを決めてセルを色分けしている方は多いと思います。下のように「伝票番号」列で注意したいデータに3つの色を使い分けているとき、赤、黄、緑の順番に表のデータを並べ替えたいと思ったことはないでしょうか。なお、画面のようにオートフィルタの矢印が表示されていない表でも並べ替えの操作はできます。
前回はオートフィルタでセルの色を条件にして抽出する方法を紹介しましたが、Excel2007では、「色」をキーにした並べ替えもできるようになりました。今回と次回は、セルの色を条件にしてデータを並べ替える方法を紹介します。
Excel2007のオートフィルタには、「色」を条件にして抽出する機能が加わりました。売上や顧客データをExcelの表で管理している人の中には、自分なりのルールに従ってセルを色分けしている人は少なくないでしょうから、これは実務でも利用する機会が多そうですね。
前回、テンプレートの話を書いたので、今回は、Office Onlineからテンプレートをダウンロードする方法を紹介します。
無料で使えるテンプレートを配布しているサイトは多いですが、Office Onlineはやはり本家。数が多いのと、定期的にシーズンもののテンプレートが追加されるのが嬉しいところ。今の時期でしたら入学祝のカードなどがトップページに紹介されていました。
ここで話している「テンプレート」とは、必要な部分だけを入力すれば完成するようになっているWord、Excel、PowerPointなどのファイルのことです。中には、ポスターのように入力が全く不要で、入手したら即、印刷して使えるものもあります。知っておくと家庭でもオフィスでも役に立ちますので、初めての方はぜひ参考になさってください。
前回の続きです。さっそく実際に表が縞模様になるよう条件付き書式を設定してみましょう。
面積の大きな表の内容を目で追うときには、1行おきに色を付けると、確認作業がしやすくなりますね。Excel2007では、こんな縞模様になった表を簡単に作ることができます。今日はそれをご紹介します。売上データ、顧客名簿といった大きな表を扱う機会の多い方はぜひ試してみてはいかがでしょう。
横にも縦にも大きな表は、内容を目で追うのが大変ですね。よく１行おきに色を付けて縞模様になった表を見かけますが、Excelを使い始めの頃すぐに、あれは見た目がきれいなだけでなくちゃんと実用性があってのことなのだと気づきました。
Excelでは、セルを右クリックして表示される「セルの書式設定」ダイアログボックスの「パターン」タブで色を選ぶと、セルの背景に色をつけることができます。1行おきにセルを選択してこの操作を繰り返せば、見た目は1行おきに色がついた表になります。
Office2007の日本語入力ソフトOffice IME2007には、「予測入力」という機能があります。同じ言葉を数回入力すると、次に先頭の数文字を入力した時点で吹き出しが表示され、その言葉を簡単に入力できる機能のことです。詳しくは前回の記事をご覧ください。
前回、単語登録データをテキストファイルにして移動やバックアップを行う方法をご紹介しました。今日はその単語登録について基本を説明します。
メールや手紙の文章を打つ時には、会社名や人の名前を間違えないように気を遣いますね。間違えないようにするのもさることながら、打つだけでも一苦労。私はパソコン書籍の原稿を書くときに、機能やメニューの名前を頻繁に打ちますが、これも長いものばかり。心なしか、ソフトのバージョンが上がるたびに、長～い名前のコマンドやボタンが増えていくような気がしています。
そんなときに重宝するのがIMEの単語登録です。単語登録しておけば、長い会社名も、「いつもお世話になっております。」といったお決まりのあいさつ文も、1文字、2文字の短い読みを打つだけで変換できるからです。登録した単語は、WordやExcelだけでなくメールを書くときにも、インターネットで何かを検索するときにも利用できます。
前回の続きです。
単語登録をすると、そのパソコンの「ユーザー辞書」と呼ばれるファイルに情報が記録されます。これをマイドキュメントなどにテキストファイルで出力したら、今度は、そのファイルを別のパソコンの日本語入力ソフト（IME）に取り込みましょう。これで両方のパソコンで登録した語句を入力できるようになります。
●単語登録された情報を別パソコンに取り込む
長い単語をすばやく入力するのに欠かせないのが単語登録ですね。たとえば「株式会社オデッセイコミュニケーションズ」という長い会社名も単語登録しておけば、「＠お」のような短い読みを打つだけで入力できるようになります。
単語登録をすると、そのパソコンの「ユーザー辞書」と呼ばれるファイルに情報が記録されます。ところが今では、会社のパソコンと自宅のパソコンなど、仕事でプライベートで、複数のパソコンを使い分けている方が大勢いらっしゃいます。
普段使っているパソコンに登録した単語は、当然、別のパソコンで同じ読みを入力しても変換してくれません。家のパソコンで仕事の続きをしていてこれで不便な思いをしたことはないでしょうか？
こんなときは、日本語入力ソフト（IME）に単語登録したデータを家のパソコンのIMEにもコピーしておけば、両方のパソコンで同じように変換できます。そこで今日は、単語登録した情報をテキストファイルで別のパソコンにコピーする方法をご紹介します。少し手順が長いので、2回に分けて説明します。
●単語登録された情報をテキストファイルで保存
今日はWordで複数ページにわたる長い文書を作っている方に、ちょっと嬉しい新機能をご紹介します。
ページ構成の関係で、文書の途中で空白ページを入れたいと思ったことはありませんか？ そのような場合、どうやって空のページを入れていましたか？ おそらく、改ページの操作を2回繰り返す方がほとんどではないかと思います。
作業日誌や書類の送り状など、しょっちゅう利用するファイルはないでしょうか。
Wordでは、頻繁に利用するファイルをメニューバーに登録する機能があります。これを「作業」メニューと言います。ここにファイル名を登録しておくと、メニューバーの「作業」メニュー→「作業日誌」などのように選択するだけでファイルを開けるようになります。今日はその方法をご紹介します。
明けましておめでとうございます。お正月にどこかへ旅行された方も多いのではないでしょうか？ かくいう私は、実家の両親を連れて岐阜の養老温泉に行ってきました。当日は天気も良くて、泊まった旅館からは見事に濃尾平野が一望できました。1泊2日でしたが心身ともにリフレッシュできました！
旅行といえば写真ですね。撮影した写真を人にあげる場合には、きれいな台紙にアルバムのようにレイアウトしたものを印刷するといっそう喜ばれますよ。PowerPointを使うと、デジカメ写真を簡単にアルバムにできるんです。今年最初のブログはそんな「フォトアルバム」機能をご紹介します！
新年明けましておめでとうございます。
今年もオフィス2007のお得な情報や使い方のポイントをお届けします。どうぞ宜しくお願いします。
Word2007、Excel2007、PowerPoint2007で作成したファイルを保存すると、拡張子の末尾に「x」がついたOffice2007独自のファイル形式で保存されます。このファイルは、2003以前のバージョンのOfficeでは開けないことは、こちらの記事でもご紹介したとおりです。
年賀状ですが、どうにか作り終わって24日に無事投函してきました。でも私の周りを見ると、まだまだ作成中の人が多いですね(^_^;)。
中にははがき作成ソフトを使わずに（買うのがもったいないという意見多し）最初からパソコンに入っているWordをここぞとばかりにフル活用しているつわものも。ワードアートやクリップアートを入れれば文字もイラストも入りますものね。でも真っ白い背景のままだと少々さびしい印象です。そこで今回は、はがきに背景色を印刷する方法をご紹介します。
ひととおり文面を作った後で、配色や全体のイメージを変えてみたくなることもありますね。そんなときに役立つのが「テーマ」です。
Office2007では、初期設定で、「テーマ」というデザインのセットが24通り用意されています。個々のテーマには、「アーバン」「エコロジー」といったタイトルが付いていて、配色、フォントの種類、グラフィックスの組み合わせが個別に登録されています。テーマを別のものに変更すると、はがきの背景色や使っている文字の種類、図形の特殊効果がまとめて変更されます。
今年の抱負や目標を図でアピールすると、一味ちがった年賀状が出来上がります。これにはSmartArtがぴったりです！
前回は、人の名前や地名に変換する方法を紹介しました。同じ「人名/地名」優先モードにしておくと、郵便番号から該当する住所に変換できることはご存知でしょうか？手順はこうです。
続けて文字を入力します。
年賀状をパソコンで作るときに、専用のソフトが必要だと思っていませんか？
はがき作成ソフトがなくてもWordやPowerPointがあれば、十分にきれいな年賀状を作ることができます。そこで、今日から4回に分けて、PowerPoint2007の新機能をフルに使って「今年の目標入り年賀状」を作ってみましょう。4日連続で投稿します。
「今日の日付」って何かと入力する機会が多いものです。Wordでは、「挿入」メニューの「日付と時刻」を選択すると、今日の日付をさまざまな形で入力できる画面が現れますね。わざわざパソコンのカレンダーで日付を確かめなくても、この「日付と時刻」ダイアログボックスを出せば今日の日付を間違いなく入力できます。
少し前から、銀行の口座番号やクレジットカード番号などが、末尾の4桁だけ印刷されるようになりました。カード番号などを第三者に不用意に知られないようにというセキュリティ上の配慮ですね。
Excelで管理している名簿にカード番号などが含まれる場合にも、同様に番号の末尾4桁だけが印刷されるようにできます。
今年もオデッセイコミュニケーションズが主催するIT-EIフォーラムに参加しました。
11月18日に開催された第6回フォーラムでは、小中高校で子供たちが学習する情報教育がどの程度役に立っているのかというテーマについて、さまざまな立場、業界の方が発表されていました。普段子供と接する機会のない私にとってはまさに知らないことばかりで、この日はとてもいい刺激をもらって家路についたのでした。
そんなプレゼンに欠かせないのがPowerPointのスライドです。
スライドを作っていて「この箇条書き、図で見せたほうが効果的じゃないか？」と後から気づいたことはありませんか？ こんなとき、PowerPoint2007では、入力した箇条書きテキストを簡単に図形に変換できます。
Word2007では、デザインを選んで文字を入力するだけで表紙を手軽に作れるようになりました。これはきっと、冊子にして綴じることを想定した長文の文書にきれいな表紙をつけたい！という要望が多かったからなのでしょう。
2003までのWordでしたら、「ページ罫線」を使うと、ページの周囲をぐるっと飾り罫線で囲むことができます。ただし、普通に設定すると、すべてのページの周囲に飾り罫線が表示されてしまいます。今回は、表紙だけに飾り罫線を引く方法を紹介しましょう。
Excelは、2007になって抽出機能が大幅に改良されました。今日は、その中から特に「かゆいところに手が届く」そんな表現がぴったりだと思える機能を紹介します。
オートフィルタを使った抽出では、日付を元にデータを絞り込むことが少なくありません。ところが、今までのExcelではこれが意外と面倒でした。
「ちょっと合計を検算したい」「ここの平均はいくらかな」といったときによく使うのが「オートカルク」です。
「オートカルク」というのは、データが入力されたセルをドラッグしておくと、自動でステータスバーにその合計や平均が表示される機能のことです。わざわざ空いたセルに数式を入れなくても合計などを確認できるので、私もよく作業中に利用しています。機能の名前は知らなくても、当たり前のように普段使っている方が多いのではないでしょうか。
書類の左端に穴をあけて紐で綴じる場合、左の余白をあらかじめ広く取っておくと、パンチ穴が文字にかぶってしまう心配がなく、安心ですね。
売り上げデータを分析するときなど、オートフィルタで抽出したデータだけを対象に集計したい場合があります。抽出結果に合わせて集計結果を切り換えるには、Subtotal関数を使います。
Subtotal関数では、第1引数に集計の種類を番号で指定し、第2引数で集計の範囲を指定します。たとえば、「=SUBTOTAL(9,H4:H100)」のように指定すれば「H4からH100までのセル範囲の数値を合計する」という意味になります。
Excel2007では、表をテーブルに変換する機能が追加されました。テーブルに変換すると、わざわざSubtotal関数を手作業で入力しなくても、自動で入力してくれるようになっています。今日はそれをご紹介しましょう。
文章を表の周囲に回り込ませると、雑誌の様なレイアウトにすることができます。ところがこのとき、表とまわりのテキストとの間が詰まりすぎてしまうことも。今日はこれを調整する方法をご紹介します。
表とまわりの文字との間の空きを調整したい場合は、まず表を右クリックして「表のプロパティ」を選びましょう。
前回、Excelの「ページレイアウトビュー」を紹介しました。
ページレイアウトビューでは、印刷時の状態を見ながらシートの編集ができます。余白領域が表示されるので、ここからヘッダーやフッターを簡単に追加できるようになりました。
商品やサービスを複数のお客様に紹介する時に、プレゼンファイルをコピーしていくつも用意していませんか？ 提案の相手が変わっても同じプレゼンテーションファイルを使いまわすことができればはるかに効率的です。
でも、同じプロジェクトを提案するにしても、プレゼンテーションの条件はさまざま。限られた時間内で、しかも相手が欲する部分をいかに効率よく伝えるかを考えたとき、同じ提案内容であっても、使用するスライドの優先順位が変化することは多いものです。
こんなときは、「目的別プレゼンテーション」という機能を使うと、ひとつのプレゼンテーションファイルから発表に使うスライドを選び、相手によって異なる形でスライドショーを実行できます。
文書やプレゼンテーションに写真を入れる機会は多いですね。
Office2007の売りの１つがこの画像の加工です。すでに使ってみた方はご存じのとおり、プレビューで確認しながら、気に入った結果になるまで何回でも特殊効果を選べるのはとても便利。効果の種類も、額縁のような囲みを付けたり、さまざまな形に切り抜いたりと、約30種類が用意されています。
ところが、サイズを変えたり、効果を付けたりして画像の加工がひととおり済んでから、別の写真に取り換えたいと思ったことはありませんか？
今までのOfficeなら、せっかく加工を施した画像をいったん削除し、新たな画像を挿入する必要がありました。言うまでもなく挿入後にもう一度同じ加工を繰り返さなければなりません。
こんなときOffice2007では、加工はそのまま残しておき、中身の写真だけを取り換えられるようになったんです。実際にやってみましょう。
役所や学校などのホームページから申請書類をダウンロードしたことはありませんか？
このように、不特定多数の人が利用する書類データの配布には、PDF形式のデータが一般的に使われますね。
そもそもWordやExcelで作った書類は、WordなりExcelなりがインストールされているパソコンでなければ開けません。不特定多数の人が利用する書類なら、これがない場合もありますから、作成元のソフトがないパソコンでも見られるようにするために、PDF形式のファイルを配布しているわけです。PDFなら、無料のビューアソフトAdobe Readerがあれば、パソコン環境に関係なくファイルを開いて中身を見たり、印刷したりすることができるからです。
一方、ファイルをPDF形式で保存するには、別にPDF作成ソフトが必要です。ただし、Office2007を使っている場合は、マイクロソフトのホームページから追加プログラムを入手すれば、作成したファイルをPDF形式で保存できるようになります。今日はその方法をご紹介しましょう。
前回に続いて、名簿などで重複したデータを見つけ出す方法を紹介します。
前回、紹介した方法では、「氏名」や「電話番号」など指定した列に重複するデータがあると、行番号が一番若いデータだけを残して、後から追加されたデータはすべて自動で削除されます。
これはこれで便利なのですが、実際に名簿から重複する顧客データを調べる際には、一度内容を確認したうえで、どの行を削除するかを選びたい場合が多いのではないでしょうか。こんなときのために、見つけ出した重複データがひと目でわかるようにする方法も知っておきたいところですね。
すでに多くのパソコン雑誌、書籍などで紹介されていますのでご覧になった方も多いことと思いますが、これには、条件付き書式の一機能を使います。
名簿などから重複したデータを見つけ出して削除するとき、皆さんはどのようにしていますか？ 同じ人の情報を別の会員番号で受け付けてしまった場合など、あとからこれを修正したい場合がありますね。重複データの削除はExcelでの仕事の中でもよほどニーズがあるらしく、Excel2007では、重複データを見つけ出す機能がなんと2つも追加されているのです。今日はそのうちのひとつ、重複データを瞬時に削除する機能を試してみましょう。
今回も前回に引き続き、PowerPointでグラフを扱うときの話です。
グラフだったらExcelで普段作っているものがあるから、PowerPointで一から作ることをせず、プレゼン資料にはそれを貼り付けて使っているという方は大勢いらっしゃると思います。効率的ですが、ExcelのグラフをPowerPointのスライドに貼り付けると、なんだか見栄えがよくないなあと思ったことはありませんか？
住所録にデータを入力するときには、郵便番号辞書を使うと郵便番号から該当する住所に変換できるのはご存じでしょうか。それにはまず、言語バー（Office2000では「IMEツールバー」）の「変換モード」ボタンをクリックして、「人名/地名」を選んでおきます。
プレゼン資料で必ずと言っていいほどお目にかかるグラフ。数値を視覚的に見せられるため、グラフの活用度はPowerPointでもかなり高いと言えます。2007になって、このPowerPointのグラフ機能が改善されているのでご紹介しましょう。
従来のPowerPointでは、「挿入」メニューから「グラフ」を選ぶと、Microsoft Graphという付属のソフトが起動し、Excelのワークシートに見立てた「データシート」とサンプルの集合縦棒グラフが現れます。ご存知のとおり、このデータシートに数値を入力し、サンプルグラフをカスタマイズしてグラフを作成するという手順でした。
ところが、このMicrosoft Graphのデータシートは、オートフィルが使えないなど入力の使い勝手があまりよくありません。また、最初に集合縦棒グラフが強制的に表示されてしまうこともあり、使いづらいと敬遠していた方も多いのではないでしょうか？
PowerPointのプレゼンテーションをレビューすると各部署からコメントをもらいますね。スライドに付けてもらったコメントの言葉をそのままスライドに取り込みたいことはありませんか？ このとき、わざわざ同じ文字をキーボードから打ち直すのは面倒です。実はバージョン2002以上のPowerPointには、コメントの文字をまるごとコピーできる機能があるのです。
前回の記事でご紹介したように、写真などのJPEGファイルを開いてコピー＆ペーストで画像を貼り付けると、貼り付け先ファイルのサイズが極端に重くなってしまいます。では、画像の一部だけをプレゼン資料などで見せたい場合はどうすればいいのでしょうか？
この場合は、次の二つの方法があります。
（１）あらかじめPhotoshopなどの画像編集ソフトで写真の一部を切り取った画像ファイルを作っておき、それを「挿入」メニューからファイルに挿入する
（２）いったん「挿入」メニューから大きいままの画像を挿入し、その画像をトリミングしていらない部分を隠す
（１）はお使いのソフトによって操作が異なりますのでここでは説明を省くとして、今日は（２）の方法をご紹介しましょう。ここでは、PowerPointの画面で説明しますが、WordやExcelでも同様に操作できます。
文字サイズを変更しようとして「フォントサイズ」ボックスの▼をクリックすると、リストには72ポイントまでしかサイズが表示されません。これより大きなサイズの文字は書けないのかと悩んだ経験はありませんか？
頻繁に開いて編集するファイルを開くには、「ファイル」メニューをクリックして一番下に表示される「最近使ったファイル」からファイル名を選ぶと、すばやく開くことができました。
Office 2007でもこの「最近使ったファイル」は健在です。ウィンドウ左上にある「Office」ボタンをクリックすると、メニューの右の列にズラッと表示されるのがそう。今までのOfficeで表示できるショートカットの数は9ファイルまでだったのに比べて、2007では、初期設定で実に17個までのファイルが表示されるのです。
ここに表示されるショートカットが古いものから順に削除されることも従来のバージョンと変わりません。ところでファイル名の右に画びょうのようなアイコンがあるのにお気づきですか？
この会員名簿では、新しいカードへの切り替えについて「賛成」か「反対」かを入力する欄を設けています。
このほか、社員名簿などで所属部署を入力させるといった場合にも、ドロップダウンリストからクリックしてセルに入力させるようにすることをおすすめします。入力が簡単になるだけじゃなく、同じ部署なのに「営業」と「営業部」が乱立するといったデータの不統一がなくなるからですね。
そこで今日は入力候補をセルにリスト表示させる方法をご紹介します。
今までこのブログでお伝えしてきたとおり、Office2007での操作はすべてリボンのボタンからに変わったわけですが、それじゃ従来慣れ親しんだダイアログボックスを開くことはできなくなったんでしょうか？
名簿で名前を五十音順に並べ替えたり、ア行の人、カ行の人、というグループ分けをしたりするためには振り仮名欄がほしいですね。名簿を作るときには、振り仮名を自動で入力できるようにしておくと便利です。
昨日は入社式が一斉に行われたとのこと。新入社員の皆さんの中には、今日から早速職場に入る方もいるのではないでしょうか？
3月31日の日経新聞 プラス１に、「困ったビジネスメール」と題して気になるメールの使い方のランキングが上がっていました。私もお取引先との遣り取りはもっぱらメールです。早速、読んでみたところ、あ、なるほどなあと思うものが幾つもありました。
特に受信するメールの数が多い場合は、大切なメールを読み飛ばしてしまわないように気を遣わなくてはいけませんね。Outlook 2003をお使いなら、特定の相手からのメールが着信したら、画面にメッセージを出して確実に知らせることができます。
先日紹介した「デスクトップ通知」と違う点は、通知画面がずっと表示されることです。デスクトップ通知で表示されるメッセージは30秒で消えてしまうので不在のときに着信するとメッセージを見ないで終わってしまいますが、これだとずっと通知画面が残ります。
早速やってみましょう。
Wordで作った書類の一部に社外秘の部分があって、そこだけを印刷したくない。そんな場面に遭遇したことはありませんか？
Wordには「隠し文字」という文字書式があります。これを使うと、わざわざ見せたくない部分を削除して印刷用の文書を作り直さなくても、社外秘や部外秘の部分だけを印刷しないようにできます。今日はその方法をご紹介しましょう。
Wordでパンフレットやチラシなどを作るときに重宝するのがイラストですね。ご存知のように、好みのクリップアートを紙面に取り込むだけで、人目を引く仕上がりになります。
ところで、イラストを文章の中に配置するときに、なかなか思い通りにいかないという声をよく聞きます。そこで今日は、挿入したイラストの絵に沿って文字がきれいに回り込むようにする方法を見てみましょう。
オフィス2007を使うようになって最初に驚いたのが、色遣いやデザインが格段にあか抜けたことです。デザインセンスに自信がなくても、きれいな図表や書類が簡単に作れてしまう。これは誰にとっても嬉しいサプライズです。
ただ、表や文字の色を個別に選んでゆくと、全体としてちぐはぐな色遣いになってしまうことがありますよね。オフィス2007ではその心配もがありません。というのは、色、フォント、図形の効果などのデザインをまとめて「テーマ」が管理しているからなんです。
Wordで作ったものを印刷するとき、用紙サイズは何を使っていますか？ Wordを起動すると、特に変更しなければ用紙サイズはA4が指定されますね。
ですが、B5やB4の用紙を普段から使っている人も当然いるはず。そうなると、毎回用紙サイズを変更するのは面倒ですね。そこで今回は、既定の用紙サイズをA4以外の大きさにする方法をご紹介します。
Office2007が店頭発売されて3週間。リボンを使った操作に慣れてくると、「あ、これは便利になった！」と喜ぶ半面、「こっちはツールバーのときのほうが使いやすかったなあ」と思う場面も出てきました。その一例が、チャートや地図などを描く「図形」機能です。
図形を描くには、リボンの「挿入」タブで「図形」をクリックし、描きたい図形を選んでドラッグします。ところが、WordとExcelでは、描いた図形の外をクリックすると、リボンが「ホーム」タブに戻ってしまうのです。続けて別の図形を描くには、また「挿入」タブをクリックするところから始めないといけない。図形というのは、四角を描いて、それに線を足して・・・といった具合に、続けてどんどん描くことが多いですから、これは不便ですね。
このようなときは、「クイックアクセスツールバー」に「図形」の機能を追加しておくと、どのタブが表示されているかに関係なくすぐに機能を選べます。
私たちが日頃、読んだり書いたりしている文章の多くには英単語が混じっています。パソコンで文章を書いていて、漢字に変換するのと同じように、カタカナの読みから英単語に変換できれば便利だと思ったことはありませんか？ これはIMEの設定を変更すれば簡単に実現できるんですよ。ちょっと見てみましょう。
会社のロゴマークやキャッチコピーをヘッダー・フッターに入れたとき、好きな位置に印刷したいと思ったことはありませんか？ 
ヘッダー・フッターというのは、「表示」メニュー→「ヘッダーとフッター」を選択すると表示される点線で囲まれた部分のことです。ここに配置した文字や絵は、自動的にすべてのページに印刷されますから、何ページにもわたるパンフレットや報告書に会社ロゴを入れるときなどに便利です。
初めてExcelを触ったときに「これは凄いっ！」と感動したのがオートフィルでした。
特に日付。先頭のセルに開始日の日付を入力しておいて、フィルハンドルをドラッグすると、次の日の日付が勝手に入るじゃありませんか！しかも「2007/1/31」の次はちゃんと「2007/2/1」になるし。まだシリアル値というExcel日付の仕組みを知らなかった当時の私は、うーん、なんてカシコイんだ！としきりに感心したものでした。
ところで皆さんは「右ドラッグ」というワザを知っていますか？ オートフィルするときに左ではなく右のボタンを押しながらドラッグする方法です。これを使うと、平日の日付だけを連続して入力できるんですよ。ちょっとやってみましょう。
一般に、文書を見やすく仕上げるには、上下左右に適度な余白が必要になります。でも、大きな表や地図などをめいっぱい印刷しようとして、一生懸命余白を広げた経験はありませんか？
余白の最小値はお使いのプリンターによって異なりますが、プリンターの取扱説明書を広げていちいちこれを調べるのは面倒ですね。こんなときはWordの「ページ設定」を使えば、四方の余白に設定できる一番小さい数値を簡単に調べることができます。今日はそれをご紹介しましょう。
この時期といえば年賀状ですが、もう投函はお済みですか？ 年賀状の宛名を美しく印刷するには、やはり年賀状ソフトにかなうものはないと思います。でも文面ならWordでも十分に作れます。
「謹賀新年」などの題字は、ワードアートを使えばきれいな飾り文字ができますし、「いのしし」でクリップアートを検索すれば、来年の干支のイラストも挿入できます。今日は、これらのパーツをハガキの中央に配置する方法をご紹介しましょう。
印刷したWordの文書で、何行目かがすぐにわかるようにしたいと思ったことはありませんか？
私は仕事柄、Wordを使って文章を書くことが多いです。書いたものは、必ず一度印刷して、おかしなところがないか、誤字脱字はないかをチェックします。そうすると不思議なもので、画面で見たときには気づかなかった間違いが必ずあるんですね～。
で、赤を入れた原稿をもとに、今度はWordのデータを直していくわけですが、紙と画面の突き合わせって目が疲れて意外と大変なのです。
そこで、Word画面にもExcelのように、行番号を表示させる方法を探してみました。
もう来年の手帳に予定が書き込まれるようになりました。言うまいと思うのですが、1年が経つのが本当に早いです(^_^.)。
Excelで予算や売上、あるいは家計などを管理している人は、月末、年末、年度末などの節目になると、古いデータを削除して新たに入力できるように入力フォームを整えることと思います。そんなとき、セルに設定した数式をうまく除外して入力データだけを削除する方法を知っておくと便利ですね。さっそく見てみましょう。
大きな表を印刷しようとして1ページでは収まらなくなることってありますよね。普通に印刷すると、2ページ目には見出しが表示されないので、どの列が何を表すのかがわからなくなってしまいます。かといって見出しの行をコピーしてそれぞれのページに貼り付けるのは大変な手間です。第一、改ページされる位置がずれたら対応できなくなってしまいます。
そこで今回は、列の見出しを各ページに繰り返し印刷する方法をWordとExcelそれぞれについてご紹介します。
文章を入力していて横向きの▼を入れたいと思ったことはありませんか？ 箇条書きの先頭に付ける場合、「さんかく」と読みを入力して変換すると、▲や▼のように上下の三角は候補に表示されるのですが、角が右に向くものは出てきませんね。
記号を入力するなら、「挿入」メニュー→「記号と特殊文字」を選び、「Webdings」などの記号用フォントを選んで探す方法もありますが･･･、実はこれ、もっと簡単に入れる方法があるのです。
グラフには、内容がわかるようなタイトルを付けますね。でもちょっと考えてみると、グラフタイトルは元の表のタイトルと同じになる場合がほとんどではないでしょうか？ そこで今回は、グラフタイトルに表のタイトルをリンクさせて、常に同じものを表示する方法をご紹介しましょう。
Wordで書類を作っているとき、1本だけ線を引きたいと思ったことはありませんか？ 委任状や申込用紙が付いた書面で、切り取り線などを描くときがそうですね。きょうはこういったときに手早く切り取り線を入れる方法を紹介しましょう。
プレゼンなどで見栄えのするグラフが欲しいときに便利なのが立体効果の付いたグラフですね。Excelならグラフウィザードの最初の画面で、3-D効果の付いたグラフを選ぶだけで立体グラフがカンタンに作成できます。
ところが3-D縦棒グラフを作ったとき、奥にある棒が短くて埋もれてしまったことはありませんか？ こんなときは、向きを変えると見やすくなることがあります。
シート数が多いエクセルのファイルでは、画面下にシート見出しのタブがぎっしり並んでしまいます。さらにシート数が増えると、一部のシート見出しは表示されなくなります。この状態で隠れているシートを選択するには、ウィンドウ左下にある左右の三角が並んでいるボタンを使いますが、シート見出しを左右に移動する操作は、正直とてもまどろっこしいものです。
夏休み、みなさんはいかがお過ごしですか？
昨日は東京で大停電がありましたが、幸い私が出かけたときは復旧後で、電車も普通に動いていました。昨日は、丸の内まで出かけて、オデッセイコミュニケーションズさんが放送されているWebラジオ『Library by Odyssey』の収録にお邪魔してきました。私もほんの少し喋らせてもらったのですが、「超」が付くほど緊張してしまいまして（汗） ･･･そのお話は、また後日、放映前にでも。丁寧なアドバイスをくださったラジオ局のみなさんやMr.K、有難うございました！
さて、ホームページでの申し込みやビジネス文書で、自分の連絡先を入力する機会は意外と多いもの。特にメールアドレスは、仕事用、プライベート用と複数のものを使い分けている人がほとんどだと思います。こういった連絡先を間違えないように毎回入力するには、IMEに「単語登録」しておくことをおすすめします。今日はそれをご紹介しましょう！
提案書や会社案内、文集などをWordで作ったことはありませんか？
複数ページに渡る冊子を作るときには、ページ番号が不可欠です。さらに欲を言えば、表紙の次のページからページ番号が始まるようにして、表紙には、ページ番号が表示されないようにしたいものです。今日はこの方法をご紹介しましょう。
皆さんはファイルのプロパティに注意を払ったことがありますか？
「プロパティ」とは、ファイルアイコンを右クリックして「プロパティ」を選ぶと表示される画面のことです。サイズや保存場所などを確認するときに開きますね。また「概要」タブで「詳細設定」ボタンをクリックすると、さらに詳細なプロパティが表示され、ファイル作成者のほか会社名などが表示されます。
書類を郵送するために封筒に入れるとき、三つ折りにすることがありますね。四つ折りなら最初に真ん中から折って、さらに中央で折ればいいのですが、三つ折りだとそうもいきません。均等に三つ折りにするのは難しいなと思っていたところ、つい先日、ワードを使って三つ折りにするときの目安となる線を印刷できることを知りました。今日はそれをご紹介しましょう。
パワーポイントを使った発表は、プロジェクターを使ってスライドを拡大表示するのが一般的です。ところで、発表が終わった後はどうでしょうか。なんとなくそのまま質疑応答に入っていませんか？
説明がひととおり終わったのに、｢結論」とか「今後の展望」などを述べたスライドがいつまでも表示されたままになっているのは落ち着かないものです。そこで締めくくりとなるスライドを最後に1枚用意しておくことをおすすめします。
たとえば、「有難うございました」と一言お礼が書かれたスライドはどうでしょうか。また、下のように連絡先を明記したものを見せるのも一案です。考えてみれば、スライドの1ページ目には会社名などを入れた表紙ページを用意するのですから、表紙に対応する「裏表紙」があってもいいはずですね。
しかしながら、このペーパーレスの時代に、余計なスライドを印刷するのは避けたいというご意見もあるでしょう（もっともです）。それなら、画面を真っ暗にしてしまう方法もありますよ。
発表が済んだら、スライドショーが表示された状態で「B」キーを押します。これで、ちょうど舞台が暗転するかのように、パソコンの画面が黒く表示されます。白く表示するには、同様に「W」キーを押します。再び説明を加えたいときは、任意のキーを押すと、スライドショーの画面に戻ります。
スライドを一時的に見せないようにして、発表者に注意を向けさせたいときにも使えますね。プレゼンの機会が多い方には、覚えておくと便利なキー操作だと思います。
サッカーワールドカップ、クロアチア戦が引き分けになり、決勝進出が難しくなってしまいました･･･。そんな中、気を取り直して今日はエクセルのグラフの話をします。
ご存知のようにエクセルではさまざまなグラフを作れます。今日は、ちょっと遊び心を出して、新聞の世論調査などでときどき見かける「半円グラフ」を作ってみませんか？ 円グラフを何度か作った経験があれば、その応用で作成できます。少し手順が長いですが、チャレンジしてみてください。
クリップアートを左右反転できないかなあと思ったことはありませんか？
もうずいぶん前になりますが、営業事務の仕事をしていたとき、パワーポイントで作成したプレゼン資料を見た上司から「これさ、車の向き、反対にならない？」と言われたことがあります。
そのとき作っていた図は下のようなもの。車と矢印の向きと反対なのが気になる、というのが上司の言い分です。こういう意見をもらったら、わがままだなあとムッとせず、なんとかならないか考えてみましょう。
ちなみに車の絵はクリップアートを使っています。左右が反転されたクリップアートがあればそれに差し替えられますが、あいにくそんな画像はありません。矢印や建物のオートシェイプを入れ替える方法もありますが、大きな図の一部に収まっている場合はそれも難しいことになります。
前回、前々回とお送りしたオフィス2007のレポートは好評だったみたいですね！ そこで今月は毎週金曜日に、もう少しオフィス2007について書いてみようと思います。お楽しみに！
さて、今日はアウトルックのテクニックを1つご紹介します。今度、あなたが母校の同窓会で幹事をすることになったとします。懐かしいクラスメートたちと何回かメールでやり取りをするわけですが、たくさんのメールアドレスを、毎回1件ずつ宛先に指定するのは骨が折れる作業ですね。同じメンバーに対して何度もメールを送る場合は、あらかじめアウトルックの｢配布リスト」にメンバーのアドレスを登録しておきましょう。こうしておけば、メールの宛先には配布リストの名前を指定するだけで、登録した全員に漏れなくメールを送信できるようになります。
提案書やチラシなどを作っていて、イラストが欲しいなと思ったことはありませんか？そんなときに役立つのが「クリップアート」です。
オフィスXP、オフィス2003では、「挿入｣メニュー－「図」－「クリップアート」を選択して、表示される作業ウィンドウで、クリップアートを検索できるようになりました。インターネットに接続された環境だと、自動的にマイクロソフトのホームページにつながるため、気の利いたイラストが見つかるようになったのも嬉しい点です。
ところで、気に入って繰り返し使っているクリップアートはありませんか？ 毎回、検索して同じイラストを探し出すのは大変ですね。オフィスには「クリップオーガナイザ」というメディアファイルの管理ツールが付属しています。頻繁に使うクリップアートがあるなら、この「クリップオーガナイザ」に保存しておけば、次回使うとき、そこからすぐに呼び出すことができます。
仕事柄、書籍や雑誌記事の企画を作成してときどき持ちこみます。いつも忙しい編集部の方と比較的ゆったりと話をすることができるので、企画を出すのは好きだったりします。作業が始まってしまうと、とたんに慌しくなってしまいますから。
さて、企画というのは、過去に作成したものと、内容が重複することも多々あるのではないでしょうか？ 以前に練り上げたプレゼンテーションファイルに、流用できるスライドがあるなら、それを再利用して資料を作る時間と手間を短縮させましょう！ そこで今回は、すでにあるプレゼンテーションからスライドをコピーする方法を紹介します。
まず、作成中のプレゼンテーションとコピーしたいスライドを含むプレゼンテーションの両方を開き、「ウィンドウ」メニュー－「並べて表示」を選択して、2つのプレゼンテーションを左右に並べて表示しておきます。
次に、コピーしたいスライドを選択します。スライドが複数ある場合は、スライドの一覧で最初のスライドをクリックし、「Shift」キーを押しながら最後のスライドをクリックすると、間にあるスライドも一度に選択できます。選択できたらコピーしたい位置までドラッグします。
選択していたスライドがコピーされました。なお、スライドのデザインは作成中のプレゼンテーションに合わせて自動で変更されます。デザインを変えたくない場合は、コピー後に表示されるスマートタグをクリックし、「元の書式をそのまま使う」を選ぶと、コピーしたスライドのデザインを元に戻すことができます。場合に応じて使い分けてくださいね。
エクセルで作った表には、オートフィル機能を使って簡単に連続番号を入力できますが、不要なデータが出たときに行を削除すると、そこだけ番号が飛んでしまいます。欠番が生じるたびに、いちいち番号を入力しなおすのは面倒ですね。直接数字を入力するのではなく、数式で番号を表示させておけば、行を削除したときに自動で連番を振りなおしてくれるようになります。
連番を表示させる数式にはROW関数を指定します。「ROW」とは「行」のこと。つまり、ROW関数は指定したセルの行番号を返す関数なのです。引数を省略して、「=ROW( )」のように、「＝関数名＋カッコ」を半角で入力すると、アクティブセルの行番号を返します。たとえばA2セルに「=ROW( )」と入力すれば、戻り値が「2」と表示されるわけです。ただし、ここではA2セルに「1」と表示させたいため、もうひとひねりして「=ROW( )-1」と入力します。
あとは、A2セルに入力した数式を下へコピーすれば完成です。A2のセルを選択し、右下の角にマウスポインタを合わせて、表示される「＋」の部分を下へドラッグすれば、自動で連番が表示されます。
こうして入力した連番は、アクティブセルの行番号を元にそのつど計算されるため、前の行が削除されても自動で更新される番号になります。
ゴールデンウィーク真っ只中ですね！ いかがお過ごしでしょうか？
関東地方は天気もよくて風が気持ちいいです！ 私もこれをアップしたら日焼け止めをしっかり塗って外に出ようと思います。
さて、今日はワードの印刷についてお話します。
A4用に作成した書類を、一時的にB5用紙に印刷したい場合、皆さんはどのように対応しますか？ 職場にはコピー機が置かれていますから、いったんA4用紙に印刷してからコピー機でB5に縮小する方法を思い浮かべる方もいらっしゃるでしょう。でもこれでは最初に印刷したA4用紙がムダになってしまいます。オフィスのコスト削減のためにも、ワードから直接印刷する方法を知っておきましょう。
文書を一時的に異なるサイズの用紙に印刷するには、印刷時に用紙サイズを指定します。「ファイル」メニュー－「印刷」を選択し、表示される「印刷」ダイアログボックスで「用紙サイズの指定」を変更します。ここに「B5」などページ設定で指定したのと異なる用紙サイズを選んで印刷を実行すると、選んだ用紙に合うように自動で原稿を拡大・縮小してくれるのです。
なお、文書の作成中に「ファイル」メニュー－「ページ設定」を選び、「用紙」タブで「用紙サイズ」を変更すると、レイアウトが大きく崩れてしまう原因になります。いったん文書を作り始めたら、途中で用紙サイズを変更することは極力避けたほうがよいでしょう。
ワードでは、「●」のような記号に続いて文章を入力し「Enter」キーを押すと、自動的に次の「●」が入力されます。これは、ビジネス文書などでよく使う箇条書きを簡単に入力するための仕組みです。箇条書きを終了させたいとき、または箇条書きにしたくないときには、「Enter」キーを押して改行したあと、もう一度「Enter」キーを押せば、余分に追加された「●」が削除され、それ以降は普通の文章を入力できるようになります。
それでは、1つの箇条書きの中で行だけを改めたいときはどうすればいいでしょうか。ご存知のように、「Enter」キーを押すと、箇条書きがもう1つ追加されてしまいます。
もともと箇条書きの場合、1項目にあまり長々と書くべきではないのでしょう。しかし、実際に資料などを作っていると、同じ項目の中で改行したい場合はよくありますので、その方法も知っておきたいところです。
この場合は、「Shift」キー＋「Enter」キーを押します。このようにして入力された改行はワードの用語で「行区切り」と呼ばれ、下向きのまっすぐな矢印で表示されます。普通に「Enter」キーを押して入れた改行とは異なる記号で表示されるので画面上でも区別できます。なお、お使いのワード画面で編集記号が表示されない場合は、「編集記号の表示/非表示」ボタンをクリックしてオンにしてみてくださいね。
エクセルで合計を求めるには、皆さんもよくご存知の「オートSUM」ボタンを使います。このボタンをクリックすると、SUM関数がセルに入力され、合計するセル範囲が自動で選択されます。SUM関数を入力するセルの左または上のセルに数値が入力されていると、それらのセルを合計元の範囲とみなします。実際に集計表を作るときには、合計欄を右端の列か一番下の行に置くことが多いので、この仕組みは理にかなっていますね。
ところで、この「オートSUM」ボタンは、なかなか気がきいています。下のような売上報告表で小計と総計を求める場合を考えてみましょう。普通は、まず7行目と11行目に小計を求めてから12行目に総合計を求めますね。ところが「オートSUM」ボタンなら、一発で小計と総計を求めることができるのです。
まず、C7～D7セルを選択し、「Ctrl」キーを押しながら、C11～D11セル、C12～D12セルの順に３つのセル範囲をドラッグして選びます。次に「オートSUM」ボタンをクリックすると、下のように小計と総計が表示されます。
ポイントは「小計」「総計」の順にセル範囲を選択してから「オートSUM」ボタンを押すことです。仮に11行目と12行目のようにセル範囲が隣接していても、必ず別々に選択してから「オートSUM」ボタンをクリックしてくださいね。
同時に複数のファイルを開いて作業をすることは多いものです。必要なファイルを開くときに、「開く」操作を何度も繰り返してはいませんか？
ささいなことですが、｢開く」「閉じる」といった単純な操作こそ、なるべく面倒だと感じずに済ませられる方法を知っておくと、パソコンで作業をするときのストレスを減らすことにもつながります。そこで、今日は複数のファイルを一度に開く操作をご紹介します。
ファイルを開くには、アイコンをダブルクリックして開く場合と、エクセルやワードの画面から｢開く」操作を選ぶ場合の2通りがありますね。まずはアイコン派の場合からです。
開きたいすべてのファイルを選択して、右クリックし、｢開く」を選びます。ポイントになるのは複数のファイルアイコンを選択する方法です。まず、最初のファイルをクリックし、次に、「Shift」キーを押しながら最後のファイルをクリックします。開きたいファイルが飛び飛びに並んでいるときは、「Ctrl」キーを押したまま、ファイルを順番にクリックします。選択された状態で右クリックして｢開く」を選ぶと、選択していたファイルが一度に開きます。
エクセルやワードの画面から開く場合は、「開く」ボタンをクリックし、表示される「ファイルを開く」画面で、やはり同じように開きたいファイルをまとめて選択します。選択後、「開く」ボタンをクリックすれば、ファイルをまとめて開くことができます。ここではエクセルの画面で説明しましたが、ワードやパワーポイントでも同様に操作できます。
皆さんは、毎日どのくらいの数のメールを受信されますか？ 特に仕事では、大切な取引先からのメールを、受信トレイとは別のフォルダに分けて保存している場合が少なくありません。私はアウトルックを使って、クライアントや案件別にメールを分類しているのですが、手作業でフォルダに移動するのはかなり面倒なものです。また、うっかり別のフォルダへ分類してしまうこともありますね。メールを受信したときに、自動的に関連のフォルダに移動するように設定しておけば確実なうえに効率的です！
アウトルック2003では「仕訳ルール」を使ってこれを自動化できます。方法はいくつかありますが、ここでは一番手っ取り早い方法をご紹介しましょう。
まずアウトルックの画面でルールを作成したい人のメールを選び、右クリックして「仕訳ルールの作成」を選びます。「仕訳ルールの作成」ダイアログボックスが表示されたら、下のようにルールを指定します。
「差出人が次の場合」と「電子メールをフォルダに移動する」にチェックを入れたら、「フォルダの選択」ボタンをクリックし、移動先のフォルダを選びます。移動先のフォルダは、「新規作成」ボタンを押して、ここで作成することもできます。
これで、以後、「木村 幸子」さんからのメールを受信すると、「人事・経理」というフォルダに自動的に移動するようになります。なお、使わなくなったルールは、「ツール」メニュー－「仕訳ルールと通知」を選んで表示される画面で削除できます。
パソコン内の極秘データがインターネットに流出するという事件が頻発していますね。プライベートで使っていたファイル交換ソフトによるものだったり、パソコンをどこかに置き忘れたためだったりとその原因もさまざまです。仕事で扱うデータを慎重に扱わなければいけないことは言うまでもありませんが紙の書類も同様ですね。大事な書類には下のような透かしを入れておくと、安易にコピーされたり、社外へ持ち出されたりしないよう注意を促すことができます。
透かしは、｢書式」メニューから「背景」－「透かし」と選択して、表示される「透かし」ダイアログボックスで指定します。まず「テキスト」を選び、続けて「テキスト」から背景に表示したい言葉を選択します。「社外秘」「部外秘」「コピー厳禁」などの言葉から選んでもいいですし、自分で入力することもできます。「色」にはあらかじめグレーが指定されています。白黒で印刷するならこのままで十分ですが、ここでは赤に変更しました。
なお、透かしはヘッダー･フッターの領域に設定されるため、一度指定しておけばすべてのページに繰り返し表示されます。挿入した透かしを削除するには、再び「透かし」ダイアログボックスを開いて「なし」を選んでくださいね。
名刺や会社案内と同様に、今や社外でのプレゼンテーション資料にも会社のロゴマークを入れるのが当たり前になりました。ところで皆さんは、パワーポイントで作成するスライドにロゴを表示させる方法を知っていますか？
まず、１枚１枚のスライドに手作業でロゴ画像を入れるようなことはやめておきましょう。それではあまりに非効率的ですし、スライドによってロゴの位置が微妙にずれていると、発表したときに見苦しい印象を与えてしまいます。
パワーポイントでは、文字の大きさや背景の模様など、スライドのレイアウトに関する共通の情報は「マスタ」といわれる画面で設定します。スライドにロゴを入れる場合も、「マスタ」を開いてそこに画像を配置すればいいわけです。
まずマスタを開きましょう。「表示」メニュー－「マスタ」－「スライドマスタ」を選びます。画面がスライドマスタの表示に切り替わったら、次に｢挿入｣メニュー－「図」－「ファイルから｣を選びます。ロゴの画像を選んで「挿入｣ボタンをクリックすると、スライドマスタにロゴが挿入されます。
挿入された画像をドラッグして、表示させたい位置まで移動したら｢マスタ表示を閉じる」ボタンを押すと、通常のスライド表示に戻ります。スライドショーを実行してみてください。ロゴマークがすべてのスライドの同じ位置に表示されているのが確認できますね。
前回、ワード文書に今日の日付を簡単に入力する方法を紹介しました。
ところで、書類の中には、別段保存しておく必要のないものもありますね。思いつくものとしては、社内メモ、FAXの送付状、定例会議の開催通知などがあります。繰り返し使われる書類の場合は、ファイルを開くたびにその日の日付が自動で表示されるように設定しておくと、作成日を入れる手間が省けます。そこで今回は、ファイルを開くたびに自動で更新される日付を入れてみましょう。
この場合、「挿入」メニューから「日付と時刻」を選んで日付を挿入します。まず「言語の選択」で「日本語」を選び、「カレンダーの種類」から「和暦」「西暦」のどちらかを選択します。「自動的に更新する」にチェックを入れて、左の欄から日付のサンプルを選びます。こうして挿入した日付は、ファイルを開くたびにその日の日付に自動で更新されます。
ちなみに、入力された日付が自動更新されるものかどうかは、日付の部分をクリックして見分けることができます。クリックしたときに、上のようにグレーの網かけが表示されたら、自動更新されるタイプの日付です。逆に、網掛けなしなら固定で入力された日付になります。書類に応じて使い分けてみて下さいね。
<参考>
今日の日付を簡単に入力したい
書類に申込日や受付日を記入するとき、「今日は何日だっけ？」と一瞬迷ってしまった経験はありませんか。発行日や発信日に今日の日付を入れる例は多いもの。そこで、ワードで作った書類に、今日の日付をすばやく入力する方法を知っておきましょう。
ワードには今日の日付を自動入力できる機能があります。試しに「2006年」と入力してみてください。今日の日付が吹き出しのように表示されませんか？ 上の状態で「Enter」キーを押すと、表示された今日の日付が文書に挿入されます。
和暦で入力したい場合は、「平成」と入力すると、「平成18年2月28日」のように和暦でヒントが表示されるので、同様に「Enter」キーを押せば挿入できます。いずれの場合も数字は半角で入力しましょう。
これは、先頭の数文字を入力するだけで決められた言葉を入力できる「定型句」という機能の一部です。もし、「2006年」「平成」と入力してもヒントが表示されないときは、次の手順で定型句の設定を確認しましょう。
「挿入｣メニューの「定型句｣－「定型句」を選び、「オートコレクト」ダイアログボックスを表示します。「定型句」タブを開き、「登録名の先頭の数文字の入力で候補を表示する」にチェックを入れてください。これで、今日の日付が自動入力されるようになります。
<参考>
常に今日の日付が表示されるようにしたい
トリノ五輪の女子フィギュアスケートで荒川選手が金メダルを取りましたね！ ショートプログラムでの大健闘に、ドキドキしながらフリーの演技を見ていました。今回はメダル不振とのことで、日本の三選手にかけられる期待・ストレスというのは相当なものだったんじゃないかと思います。そこで、今日は入力時のストレスをなくす方法をひとつご紹介します。 
エクセルのポピュラーな使い方のひとつに、上のような住所録があります。
エクセルの初期設定では、データを入力後「Enter」キーを押したときに、アクティブセルは下へ移動します。ところが、住所録では、普通「会員番号」「氏名」「住所」･･･のように右へ移動しながら入力したいもの。そこで、住所録への入力をストレスなく行えるよう、アクティブセルの移動方向を右に変更しましょう。
「ツール」メニューから「オプション」を選び、「オプション」ダイアログボックスを表示します。「編集」タブをクリックして、「入力後にセルを移動する」にチェックが入っていることを確認したら（チェックが入っていない場合は、チェックを入れます）、ドロップダウンリストから「右」を選びます。これで「OK」ボタンを押し、ダイアログボックスを閉じた直後から、アクティブセルが右へ移動するようになります。
再び下へ移動させたくなったら、同じ操作でいつでも「下」へ戻すことができます。入力の方向に応じてこまめに切り替えるとよいですね。
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