Word 2007や2010で、ヘッダー・フッターにファイル名を印刷したい

Wordで作った印刷物では、よくヘッダー部分にファイル名が明記されていますね。この例のように、ヘッダー・フッター機能を使ってファイル名を入力しておくと、すべてのページの左上に自動でファイル名を印刷してくれます。

文字の入力と同時に太字や下線を設定したい

Wordで文書を作成する際、文章の一部に下線を付けたり、太字を設定すると、その個所を目立たせることができます。これらの文字書式は、書類の提出期限や注意事項を見落とされないようにするために設定してあるのをよく目にしますね。

オリジナルの段落番号を振りたい

Word文書では、番号を付けて列挙したい項目に「段落番号」の書式を設定します。「ホーム」タブの「段落」グループにある「段落番号」ボタンからは「1.」「2.」「3.」や「①」「②」「③」のような様々な形式の番号書式を選ぶことができますね。

設定できるのは何もここの選択肢にあるものばかりではありません。たとえば「案1」とか「其の一」など、あまり使用されない形式の段落番号もちゃんと設定できるのです。そこで今日はそんなオリジナルの段落番号を作成する方法をご紹介します。

ルビを設定した行だけ行間が広くなってしまう

Wordで文字にふりがなを設定するには、ルビ機能を使いますね。
ルビを設定すると、その行は自動的に行間が広がり、他の行と行間の広さが揃わなくなります。これが気になるという方はとても多いようですね。

WordでもExcelのように四角く範囲を選択したい

Wordで文書を作っていると、Excelでセル範囲を選択するときの要領で、対角線を描くようにドラッグして四角く範囲を選ぶことができたらいいのにと思うことはないでしょうか。
たとえば、下のような場合です。



箇条書きの小見出しの部分には、あらかじめ3文字の幅に均等割り付けを設定してあります。3つの項目に一度にアンダーラインを設定できるとてっとり早く作業が進みますね。
このように、複数行にまたがる範囲のうち行全体でなく一部だけを、四角形を描くように選択する方法を今日はご紹介します。

背景を削除して、形に添ってトリミングしたい（2）

※ こちらの記事は、前回の続きです。
前回の記事からつづけてお読みください。

引き続き、PowerPointのスライドにデジカメ写真を取り込んだ後、下の画面にあるように、見せたい対象だけを切り抜いて背景を削除する方法をご紹介しています。
前回の記事はこちらからどうぞ。

背景を削除して、形に沿ってトリミングしたい（１）

PowerPointのスライドには、デジカメで撮った写真を入れることができます。
ただし、取り込んだままの画像には背景が映っています。下の画面にあるように、見せたい対象だけを切り抜きたいと思ったことはないでしょうか。

ページ先頭から始まる表の上にあとからタイトルを追加したい

先日、Wordで表を作ったあとで、タイトルを入れ忘れたことに気が付きました。
追加で入力しようにも、文書の先頭行から表を作ってしまっていて、タイトルを入れる行が見当たらない・・・そんな経験をした方は多いようで、こちらもよくご質問をいただきます。

 

表を上下に分割して、間に空行を挿入したい

前回に引き続き、今日もWordの表についてよくいただくご質問を紹介します。
一度作成した表を2つに分けて、別々の表にしたいと思ったことはないでしょうか。
Wordには、表を上下に分割する機能があるのですが、ひっそりと存在するせいか意外と気付かない方が多いようです。

Wordの表で、セルの途中で改ページされないようにしたい

2011年最初のブログ記事になりますね～。本年もどうぞよろしくお願いします！
さて一発目の記事では、昨年末にWordの講座で受講生さんからいただいた質問をご紹介します。

皆さんは、Word文書で複数ページにわたる大きな表を作ったことはありませんか。
こういった表では、文章を編集するうちに、ページの下端に来たセルの途中に改ページが入ってしまうことがままあります。ひとつのセルが用紙の余白をまたいで2ページに分割されてしまうので、文章が読みづらくなります。

印刷プレビューのまま誤字を修正したい（Word2007）

Wordで作った文書を印刷する前に、印刷プレビューで内容を確認する方は多いことと思います。
印刷プレビュー画面では、ポインタが虫眼鏡の形に変わりますね。これは、ポインタを合わせてクリックした部分が拡大表示され、誤字脱字など細部のチェックもできることを示しています。

 

よく使うショートカットキーを知りたい（２） 過去記事へのリンク集

ショートカットキーのアンケート結果を見ていて、このブログでも過去にいろいろ紹介してきたハズ・・・とふと思い立ち、過去記事へのリンク集を作ってみました。詳しい手順や説明はリンク先記事をどうぞ。

よく使うショートカットキーを知りたい（１） 図形の複製をすばやく作るには？

アオテンで募集していたショートカットキーアンケートの結果が9月15日に発表されました。まだご覧になっていない方は、こちらから見ていただけますよ。

この結果、日頃よく使うショートカットキーの上位を「コピー」「貼り付け」「切り取り」の３機能が占めました。コピーや移動はOffice以外のアプリケーションソフトでも共通して使う操作ですしね。なるほど。利用頻度を考えたら十分に納得できます。
それから、全体の傾向として、「Ctrl」キーと組み合わせるショートカットキーがよく使われているようです。多分これは覚えやすいこととも関係があるのでしょう。

さて、今日はそのランキングで9位にランクインしたショートカットキー、「Ctrl」＋「D」キーについてご紹介します。ランキング結果のホームページの説明には「複写」とありますね。「Ctrl」＋「D」キーは、図形や画像、クリップアートなどの描画系オブジェクトの複製を作るショートカットキーです。使い方は次のとおりです。

よく使うショートカットキーを答えてオフィス2010書籍をゲットしよう！

毎日これでもかというくらいに暑い日が続きますね。鮪の山かけとか冷や奴とか、我が家では晩御飯のメニューが極力火を使わないものにシフトして久しいです。冷房の中と外気との大きな気温差も夏バテの原因になるとか。皆さんもしっかり食事をとってご自愛ください。

さて、早いものでオフィス2010が発売されて2カ月が経ちました。今日はそのオフィス2010の操作本を買おうかどうしようか迷っている方に嬉しいお知らせです。
今、aotenでは、抽選で18名の方にオフィス2010関連の書籍をプレゼントする企画を実施中です。

縦書き文書の中で算用数字が横向きに寝てしまう

　Wordでは、挨拶状や案内状など、縦書きの文書を作ることも少なくありません。
Word 20007で文書の文字を縦書きにするには、「ページレイアウト」タブの「ページ設定」グループで［文字列の方向］→「縦書き」と選択します。（2003では、「標準」ツールバーの「文字方向の変更」ボタンをクリックします。）
　ところが、文書全体が縦書きに変わると、困ったことに、半角で入力した算用数字やアルファベットだけは横に倒れるように表示されてしまいます。これは、そもそも半角の英数字や記号は日本語のような縦書きで表すことがないため、横書き用の書体しか持たないことが原因です。

Word2010の検索ならダイアログボックスが邪魔にならない

今回もOffice 2010の便利機能を紹介します。
私が最新版のWord 2010を使っていて「おっ？」と思ったのは検索機能です。
従来の手順に比べると検索の操作ステップが減って、さらに検索結果がずいぶん見やすくなりましたね。

オフィス2010が販売開始！どの製品（エディション）を買えばいい？

一日遅れてしまいましたが、6月17日はオフィス 2010の発売日でした。
パソコンショップの店頭でパッケージを見かけた方、あるいはすでに購入された方も大勢いらっしゃることと思います。

購入を検討中の方は、公式サイトに製品ラインナップが紹介されていますが、今日はこちらでも選び方をご紹介しますね。なお、価格は販売店により幅がありますので目安程度にお考えください。

パッケージ版のオフィス2010は「パーソナル」「ホームアンドビジネス」「プロフェッショナル」の3製品が発売されており、それぞれ、含まれるアプリケーションの種類が異なります。自分の使いたいアプリケーションを網羅している製品を選びましょう。

表の中で図形を描くと文字や図形が勝手に動いてしまう

今日は、先日の講座中に遭遇したトラブルをご紹介します。
申込書などによくある、文字をマルで囲むタイプの書類。これをWordで作ったことのある方は体験済みかもしれません。
作成した文書を印刷して、手書きでマルをつけるなら問題はないのですが、どうせならマルもWordで・・・と、オートシェイプの楕円を使って文字を囲もうとしたことはありませんか？　ところがこれはうまくいかないことがあります。

図形をまとめて選択する「オブジェクトの選択」ボタンがWord2007に見当たらない

今日は、Word2007でよく受ける質問をご紹介します。

Wordの文書中に図を描くのにオートシェイプを利用している方は多いことと思います。
複数の図形を一度に選択するときに便利なのが「オブジェクトの選択」ボタンです。名前を聞いてピンと来なくても、「図形描画」ツールバーに表示されているあの白い矢印のボタンと言えばお分かりでしょう。
「オブジェクトの選択」ボタンをクリックしてから、対象となる図形をすっぽりと囲むようにドラッグすれば、複数の図形を一度に選択できるすぐれもののボタンです。

Wordの上下左右の余白を表示させたくない

パソコンで作業するときには、複数のウィンドウを同時に開いて操作することが多いものです。私もよくウィンドウがひしめきあった状態のディスプレイを睨んで仕事をしているのですが、そんなときは少しでもムダなスペースを作りたくないものです。

そこで気になったのが、Wordの編集画面に表示される余白部分。混雑するディスプレイの中で、この余白部分はずいぶん領域を取っているような気がします。
もったいない。ここを詰めたらあと10行分くらい文章を表示できそうなのに・・・。
これは、特に、ネットブックなどディスプレイが小さめのパソコンでは切実な悩みではないかと思うのですが、皆さんにはそういう経験はないでしょうか？

保存前に編集していた個所にすばやくカーソルを移動したい

今日は一風変わったWordのショートカットキーをご紹介します。
Wordでページ数の多い資料を作る機会が多い方に、特におススメです。

毎日の仕事や勉強の中では、昼休みや会議、授業をはさんで文書やレポートの作業をすることがありますね。
席を外す前には、いったん上書き保存をしてからWordを終了する方が多いことでしょう。ところが、再びWordで作業途中のファイルを開くと、カーソルは文書の先頭に戻ってしまいます。一瞬、どこを編集していたのかわからなくなってしまった経験はないでしょうか。

上下の余白を飛ばして、Word画面をすばやくスクロールしたい

Wordの編集画面では、印刷時のイメージを見ながら作業ができるよう、文書には上下左右の余白を付けて、あたかも紙の書類が置かれているような状態で表示されますね。
イラストを入れたり、文書全体のレイアウトを調整したりする際には便利なのですが、文章の入力や推敲作業に集中したいときには、この余白部分はデッドスペースになります。

［ここが変わったオフィス2010］画面のスクリーンショットをボタン1つで文書に挿入

※この記事は、オフィス2010ベータ版に基づいて執筆しました。後日販売される製品版では内容が異なる可能性があります。

前回、画面のスクリーンショットをWord文書に貼り付ける方法を紹介しました。
これは、講習会でもたびたび質問を受ける操作なのですが、やはり潜在的なニーズが多かったのでしょうか。今年発売予定のオフィス2010では、Word、Excel、PowerPointなどのリボンに、スクリーンショットを挿入するボタンが追加されました。さてこのボタン、どんなふうに使えばいいのか興味が湧きますね。さっそく使い方をご紹介しましょう。

画面のスクリーンショットを文書に挿入したい

パソコンの講習会では、Word文書に操作画面のスクリーンショットを入れた手製の資料を配布することが多いものです。すると、これを見た受講生さんから、パソコン画面を文書にコピーする方法をよく尋ねられます。

話を聞くと、「業務で作成するマニュアル中に操作画面を載せたい」「自分用の控えとして、設定画面のスクリーンショットを手元に残したいといった要望があるようです。
たしかに、文章で回りくどく説明するより、画像を載せれば一目瞭然ですね。
 

[ここが変わったOffice2010] リボンをボタン1つで最小化する

※この記事は、オフィス2010ベータ版に基づいて執筆しました。後日販売される製品版では内容が異なる可能性があります。

オフィス2007でおなじみのリボンは、2010でもそのまま継承されています。
ところでこのリボンのボタンは、オフィス2003までのツールバーのボタンに比べると格段に大きいものですね。大きなボタンに、機能の内容がわかりやすくイラスト化されているので、従来のツールバーに比べて選びやすいメリットがあります。

ただ、ボタンが大きい分、リボン自体はツールバーに比べてかなり場所を取るようにもなりました。このため、解像度が低めに設定されたモニタでオフィス2007や1020を使うと、文書ウィンドウやシート部分の領域が予想外に狭くなってしまうことがあります。そこで、リボンが邪魔になる際、一時的に隠す方法を知っておきましょう。

WordやExcelの操作レベルを知りたい

日ごろ、WordやExcelを使っていると、自分の操作スキルが果たしてどの程度のレベルなのか気になることがありますね。ちょっと調べてみたいと思ったことはありませんか？

私がインストラクターとして講座を担当している生涯教育センターには、「WordやExcelは初めて」という初心者さんのほか、「すでに仕事である程度は使っているけど、自己流の操作なので自信がない。一度、正確で早い操作を習ってみたい」と言って受講される方もいらっしゃいます。
特に、百年に一度の不況と言われる最近では、操作のムダをなくして業務効率のアップをはかりたいと考える人は確実に増えているように感じます。
そこで今日は、無料で、しかも短時間でできるスキルチェックのサイトをご紹介します。

ツールバーに追加したボタンの機能を忘れてしまった

前回、よく使う機能のボタンをツールバーに追加する方法を紹介しました。
ところが、少し日数が経ってから追加したボタンを使おうとして、「あれ？　このボタンはいったい何のボタンだったっけ？」と、登録した機能がわからなくなってしまった経験はないでしょうか。

よく使う機能のボタンをツールバーに追加したい

あけましておめでとうございます。・・・とご挨拶するには遅くなってしまいましたが、お正月休みはいかがお過ごしでしたか？　本年もよろしくお願いいたします。
2010年も、この「知って得するマイクロソフトオフィスの話」では、仕事にプライベートに、Officeを使うときのちょっとしたテクニックやすぐに使える便利ワザをご紹介する予定です。

今日は、ツールバーにはないボタンを追加する方法を紹介します。
日ごろよく使う機能がボタンに見あたらなくて、「この機能のボタンがあれば・・・！」と不便を感じたことはないでしょうか？　実は、ツールバーにはボタンを追加できるのです。

たとえば私の場合は、Wordで原稿を書いているとき、コメント機能をよく使いますが、残念ながらツールバーにはコメントを追加するボタンは用意されていません。最初のうちは、毎回「挿入」メニューから｢コメント」を選択する操作を繰り返していましたが、すぐに面倒に感じるようになりました。こんなときは、ツールバーにコメントを挿入するボタンを追加しておけば、以後はボタンで簡単に操作できるようになります。

アプリケーションを終了せずにファイルだけを閉じるショートカットキーを知りたい

WordやExcelで作業していたファイルを終了するとき、皆さんはどうしていますか？
ウィンドウに表示された「×」のボタンをクリックする人が多いのではないでしょうか。
ウィンドウの右上には、「×」ボタンが上下に2つ並んで表示されます。上にある赤い「×」ボタン（「閉じる」ボタン）を押すと、WordやExcelなどのアプリケーションごとファイルが終了します。引き続き、WordやExcelでの作業を続けるつもりでうっかりこちらをクリックしてしまうと、「スタート」ボタンから再度アプリケーションを起動しなければならなくなります。これは面倒ですね。

テキストボックスの文章を別のテキストボックスへ続けて表示したい

パンフレットなどを作る際、写真やイラストの間を縫うように文章を入れたいと思ったことはありませんか？ 複数のテキストボックスを連結させて使うと、下の図のような凝ったレイアウトに簡単に仕上げることができます。

自由な行数×列数で作成した原稿用紙のマス目を印刷したい

前回、行数や列数を自由に指定して原稿用紙を作る方法を紹介しました。ところが、この方法で作成した原稿用紙のマス目は「グリッド線」と呼ばれるもので印刷できません。

400字詰め以外の行数×列数で原稿用紙を作成したい

先日、ビジネスパーソン向けWord＆Excelの講座でご一緒している受講生の方から「Wordで22行×18列の原稿用紙を作る方法はありますか？」と質問をいただきました。

右クリックをせずにショートカットメニューを表示したい

「ショートカットメニュー」とは、右クリックしたときに表示されるメニューのことを言います。ショートカットメニューには、選択する対象によって、よく使うコマンドが抜粋して表示されます。

「近道」という言葉の意味の通り、右クリックして表示されるメニューからコマンドを選択すればいいわけですから、遠くにあるメニューバーやツールバーのボタンまでマウスポインタを移動するよりも手近なところでコマンドを選択できます。すばやく作業ができるので、中上級者になると、ほとんどの操作を右クリックで済ませてしまう人もいるようですね。

Wordの表を印刷すると罫線が表示されない

Wordで作成した表を印刷すると罫線が印刷されないといったご質問を受けることがあります。用紙には表の中の文字だけが表示されていて線が印刷されない、ちょうど下の画面のような具合です。

太字や斜体に続けて入力した文字が勝手に太字や斜体になってしまう

文章中で目立たせたい言葉がある場合、その部分を太字や斜体にすると効果的ですね。
ところが、文章を入力している途中で太字や斜体を設定すると、それに続けて文字を入力したときに、続きの部分にも勝手に太字や斜体が設定されてしまいます。これもよくご質問を受けるところです。

Wordで改行すると前の行の書式がそのまま残ってしまう

Wordでは、書式を変更してから文字入力を続けると、続きの部分にもその書式が引き継がれます。たとえば、文書のタイトルが目立つように段落を中央揃えにし、フォントサイズやフォントの種類も目立つものに変更してから改行してみましょう。すると、新しい行にも前の行と同じ書式が最初から設定されますね。

列幅の比率を保ったまま表全体をすばやく拡大したい

Wordで作成した表の大きさを変えたいとき、皆さんはどのように操作していますか？
講習などで受講生さんの操作を拝見していると、まず表の右端の罫線にマウスポインタを合わせて右にドラッグを始める方が多いですね。そうすると一番右端の列だけ列幅が広がってしまいます。続けて、列と列の間の境界線を同じように1本ずつ右にドラッグして移動し、1列ずつ様子を見ながら幅を広げてゆく方がほとんどだと思います。これでは、せっかく設定しておいた列幅の比率が変わってしまいますし、操作も面倒ですね。

そこで、今日はたった1回のドラッグ操作で、列幅の比率を保ったまま表全体の大きさを変更する方法をご紹介します。

印刷プレビューのまま文書を編集したい

文書を印刷するときは、いきなり「印刷」を実行せずに印刷プレビューに切り替えて一度レイアウトを確認すると、グラフや図の配置を確認したり、改ページの位置をチェックできるので無駄な印刷を防ぐことができます。

印刷プレビューで確認したときに修正したい箇所が見つかった場合、皆さんはどうしていますか？　いったん印刷プレビューを終了してから修正作業にかかるのが一般的ですが、誤字脱字などは、見つけたらその場で直したいものです。
実はWordでは、印刷プレビューのまま編集作業ができるのです。今日はその方法を紹介しますね。

Wordの表にもExcelのように連番を振りたい

Excelでは、オートフィル機能を使うと、「1」、「2」、「3」のような連続番号を簡単に作成できますが、Wordの表でもこういった連続番号を振りたい場合がありますね。Wordではすばやく連番を入れる方法はないかなと思い、探してみたら・・・ちゃんとありました！

Wordの場合は、段落番号を使うと、「1」「2」「3」・・・と番号を手作業で入力するより遥かに効率よく連番を付けることができます。

プロパティ画面をすばやく表示するショートカットキーを知りたい

ファイルの保存場所やサイズ、作成日や更新日など詳細な情報を調べるには、「プロパティ」ダイアログボックスを使いますね。このダイアログボックスを開くとき、皆さんはどうしていますか。

空白部分には下線を引きたくない

文字にアンダーラインを引くときは、ツールバーの「下線」ボタンをクリックするか、「Ctrl」キーを押しながら「U」キーを押しますね。このとき、文字と文字の間隔をスペースで調整していると、スペースが入力された部分にも下線が引かれてしまいます。

ファイルを保存、開く場合の「ファイルの場所」をマイドキュメント以外のフォルダに変更したい

「ファイル」メニューから「開く」や「名前を付けて保存」を選択したときに表示されるダイアログボックスの「ファイルの場所」には、初期設定で「マイドキュメント」が表示されます。ところが、ファイルをマイドキュメント以外のフォルダで管理している場合、開く操作や保存の操作をするたびに「ファイルの場所」を変更しなければならず、面倒ですね。そこで「ファイルの場所」の初期設定を変更する方法をご紹介します。

設定箇所がWord、Excel、PowerPointいずれの場合も、まず「ツール」メニューから「オプション」を選択します。続いて開く「オプション」ダイアログボックスでは、設定箇所がソフトによって異なります。それぞれ、下記の場所を変更してください。

●Word2003の場合

単語をすばやく英訳、和訳したい

文章中に出てくる言葉を英語に翻訳したいと思ったことはありませんか。和英辞典を使わなくても、Office2003や2007の「リサーチ」機能を使うとすばやく翻訳できます。

ショートカットキーの一覧が見られるサイトを知りたい

前回に引き続き、ショートカットキーについてです。
よく使う操作のショートカットキーを個別に調べるのではなく、機能とショートカットキーの対応が載っている一覧表がほしい場合は、マイクロソフトのホームページにアクセスするとよいでしょう。

●Office 2007のショートカットキー
Office 2007のショートカットキーは、昨年6月にこちらの記事で紹介しています。2007をお使いの方はこちらのリンクからどうぞ。

ツールボタンにショートカットキーが表示されるようにしたい

WordやExcelで作業をするときに便利なのがショートカットキーです。キーボードから手を離さずに操作ができるので、使い慣れるとやはりマウスを使うより「速い」です。ただ、一度に数多くのショートカットキーを覚えるのは大変ですから、まずはよく使う操作をいくつか覚えて使ってみることをお勧めします。

 

吹き出しを移動しようとしてドラッグすると、引き出し線が伸びてしまう

オートシェイプの吹き出しは、短いメッセージやコメントを記入するのに便利ですね。ところが、吹き出しを移動しようとしてドラッグすると、引き出し線が伸びてしまって困った経験はありませんか？



こんな感じになります。

Wordのオートシェイプにあるコネクタが選択できない

Word、Excel、PowerPointなどで、オートシェイプを使って簡単な図を入れる機会は多いものです。このとき、図形と図形を結ぶには「コネクタ」を利用すると便利です。

上書き保存する直前に編集していた箇所にジャンプしたい

Wordの文書を何回かに分けて編集することはよくあります。こんなとき、例えば、午後一番で、編集中のファイルを開いて午前中の作業の続きをしようと思ったら、昼休み前に上書き保存した箇所に自動でカーソルがジャンプするとすぐに続きの編集作業に入れます。
これを実現してくれるショートカットキーを今日はご紹介します。

SmartArtの種類を変更したら、箇条書きの一部が消えてしまった

Office2007のSmartArtは概念図やチャート図を作るのに便利ですね。時間をかけずに見栄えのする図版ができてしまうので、私も資料や提案づくりにフル活用しています。

SmartArtの図形から文字だけを取りだしたい

皆様、サイドバーの変化にお気づきでしょうか？→
先日終了した「知らなきゃ損するオフィス2007の話」ブログの記事が、先週末にこちらのブログに統合されました。「オフィスの話2003」「オフィスの話2007」とあるボタンをクリックするとお使いのOfficeのバージョン別に過去記事を絞り込めます。aoten事務局の担当者が張り切って改装してくれましたのでぜひぜひご利用ください(^^ゞ。

今日もそんなOffice2007で、これは助かるなと思ったテクニックを1つご紹介します。
皆さんは、過去に図版で見せた内容を、別のファイルで文章にしたいと思ったことはありませんか？具体的にいえば、図形に入力したテキストを別の場所にコピーしたい、というものです。

バージョン2003までのOfficeでは、四角や矢印を組み合わせて図版を作っていました。図形に入力した文字をコピーするには、1つずつ図形を選択して編集モードにしてから、中の文字をドラッグする必要があります。図形の数が多いとこれはかなり面倒な作業ですね。

2007では、「SmartArt」という見栄えのする図版を簡単に作れる機能があります。SmartArtで作成した図からは、次の手順で入力した文章をまるごと取り出せます。

オフィス2007のIME2007で言葉が細切れに変換されてしまう

あまり意識されることがありませんが、WordやExcelなどOfficeソフトがバージョンアップするとき、その裏方として働いている日本語変換ソフトも新しくなります。Office2007を利用している方は、日本語の変換にも最新の「IME2007」を利用しているのが一般的でしょう。
私もOffice2007は発売当時から使っていますが、ここだけの話、このOffice版IME2007の変換精度が悪くて困っていました。私がよく遭遇するトラブルは次の2点です。

（１） ワンワードとして変換されるはずの言葉が細切れに変換されてしまう
例えば、「だいじょうぶ」と読みを入力すると、本来なら「大丈夫」と変換されますね。ところがこれが「だい」「じょう」「ぶ」とばらばらに、しかも全く関係ない漢字を当ててくるというものです。

（２） 変換の学習機能が働いていない
「へんかん」と読みを入れて「変換」で確定すると、次に同じく「へんかん」と読みを入れてスペースキーを押したときに、真っ先に「変換」になるはずなのですが・・・。ユーザーが頻繁に使う言葉ほど変換候補の先頭に出てくる「学習機能」が効いていない状態になっていませんか。

同じ悩みをお持ちのかたは、マイクロソフトのサイトから修正プログラムをダウンロードし、パソコンにインストールしましょう。ダウンロード先はこちらです。

なお、対象となるOSは、Office2007がサポートしているWindows Vista、Windows XP SP2、Windows Server 2003です。また、Office2007が入っていないパソコンは対象外です。

「開く」「上書き保存」・・・ファイル操作はショートカットキーで効率的に仕事をしよう！

今、パソコン本の業界でちょっとしたブームなのが、ショートカットキーです。「たった3秒のパソコン術」という本が売れていますが、書店で手に取るまで、これがショートカットキーの紹介本だとは気づきませんでした。
ショートカットキーって、皆さんはどのくらい使っていますか？

ショートカットキーとは、二つ以上のキーを同時に押す操作のことです。たとえば、［Ctrl］キーを押しながら［C］キーを押すと「コピー」の操作ができます。キーボードから手を離さずに済むので、ツールバーのボタンを探してクリックしたり、メニューバーからメニュー項目を選択するよりすばやく操作を実行できます。

とはいえ、ショートカットキーはキーの組み合わせが頭に入っていないと使えません。受験生が年号を覚えるようにあらゆる操作のショートカットキーを暗記するのもひとつの方法ですが、これではかえって億劫になってしまいそうですね。そこで、まず「ファイル」メニュー（2007では［Office］ボタン）から選択する操作をショートカットキーで代用することをお勧めします。

SmartArtのテキスト欄が足りなくなってしまった

SmartArtを挿入し、図形に表示された「［テキスト］」部分をクリックすると、自由に文字を入力できます。用意されたテキスト欄をすべて埋めてしまっても、まだ入力したいテキストがある場合は、図形の追加が必要です。
このとき、「SmartArtツール」の「デザイン」タブの「グラフィックの作成」グループにある「図形の追加」を選択してもよいのですが、「テキストウィンドウ」を表示すると、キー操作だけで図形の追加と文字の入力が同時にできるようになります。

SmartArtのデザインを変更すると、一部の文字が表示されなくなってしまう

概念図やチャートを描くときに便利なのがSmartArtです。豊富に用意されたデザインの中から用途に合ったものを選択すれば、見栄えのする図版をすばやく作成できますね。
選択したデザインは、あとから何度でも変更できるのですが、デザインを変更したとたんに箇条書きテキストの一部が表示されなくなってしまったことはないでしょうか。

インデントマーカーを使うと中途半端な文字数でインデントが設定されてしまう

段落の開始位置を少し内側にずらして読みやすくしたり、文書にアクセントをつけたりするには「インデント」機能を使います。
インデントを設定するには、「書式」メニューから「段落」を選択する方法と、水平ルーラーのインデントマーカーをドラッグする方法の2種類がありますが、マウスですばやく設定できるのはやはりドラッグ操作のほうですね。

インデントマーカーを使うと中途半端な文字数でインデントが設定されてしまう

段落の開始位置を少し内側にずらして読みやすくしたり、文書にアクセントをつけたりするには「インデント」機能を使います。
インデントを設定するには、「ホーム」タブの「段落」グループ右下のダイアログボックス起動ツールを選択する方法と、水平ルーラーのインデントマーカーをドラッグする方法の2種類がありますが、マウスですばやく設定できるドラッグ操作がやはり便利なようです。

背景や枠線が透明のテキストボックスを挿入したい

好きな位置に自由に文字を入力するにはテキストボックスを使います。
挿入したばかりのテキストボックスは、黒い枠線で囲まれ、白い背景色がついていますが、オートシェイプを組み合わせて図版を作る場合は、背景や枠線を透明の状態にして使うことが多いかと思います。この場合、テキストボックスを挿入してから、枠線と背景の色を透明に設定しなければなりません。この操作が面倒だと思ったことはありませんか？

（4）Word、Excel PowerPointからネット上のファイルを操作する

これまで紹介してきたOffice Live Workspaceの使い方も今日で最後です。

ネット上の保存スペースにアクセスするにはInternet Explorerで操作するのが一般的ですが、Office Live Workspace の場合は、Word、Excel、PowerPointの画面から直接アクセスすることもできます。
最初にツールバーをダウンロードしておけば、あとはマイドキュメントにファイルを保存するのと同じ要領でファイルを扱えるので、ブラウザから操作するよりはるかに実用的です。なお、この機能に対応しているOfficeのバージョンは、 XP、2003、2007です。

まず、こちらから追加プログラムをダウンロードします。デスクトップなどに保存した「Setup」のアイコンをダブルクリックすると、Word、Excel、PowerPointに「Microsoft Office Live Add-in」というツールバーが追加されます。これで準備は完了です。

（3）Office Live Workspaceのファイルを他の人と共同で編集する

皆さんは、グループでイベントの計画を練ったり、プロジェクトのアイデアを互いに持ち寄ったりすることはありませんか？　
Office Live Workspaceにアップロードしたファイルは、自分一人で利用するだけでなく、作成者が特別に許可したメンバーに見てもらうこともできます。そこで、今回は、グループ作業に便利なOffice Live Workspaceの共有機能の使い方を紹介します。
ただし、ファイルを共有する相手もWindows Live IDを持っている必要があります。IDの取得方法はこちらの記事を参照してください。

オリジナルの書式を設定したテキストボックスをすばやく挿入したい

ふだん文書を作るときに、同じ書式を設定したテキストボックスを頻繁に描くことはないでしょうか。そのような場合、いったんテキストボックスを描画してから、枠線の色や塗りつぶし、中に入力する文字書式などを何度も設定するのは結構な手間になりますね。

ロゴマークや会社名を文書にすばやく挿入したい

会社のロゴマークなど、ビジネス文書に頻繁に挿入する内容は「文書パーツ」として登録しておくと、すばやく挿入できて便利です。

「文書パーツ」とは、Word2007の新しい機能で、文書中でよく利用する情報を集めたものです。ファイル名やページ番号などの文字、きれいにデザインされたヘッダー、フッター、文書の表紙、目次や表などさまざまな要素があらかじめWordに用意されています。これらの登録済み要素はそのまま文書中に追加できるほか、よく使う文字や画像からなる要素を登録しておけば、それを文書に挿入できるようになります。

ここでは、ロゴマークと、その下に好みのフォントや色で入力した会社名の文字列を合わせて「会社ロゴ」という名前で文書パーツを登録してみましょう。

（2）Office Live Workspaceにファイルを追加したり、追加したファイルを編集したりする

前回の手順でOffice Live Workspaceにログインしたら、さっそくファイルを追加してみましょう。ファイルをアップロードする方法は次のとおりです。

以前のバージョンのプロパティ画面が表示されない

ファイルサイズや最終更新日、作成者、会社名といったファイルに関する情報は「プロパティ」画面でまとめて確認できますね。Office2003でこの画面を表示するには「ファイル」メニューの「プロパティ」を選択していました。Office2007では、「Office」ボタンをクリックし、「配布準備」をポイントすると、同じ「プロパティ」というコマンドを選択できます。

（1）ネット上にWord、Excel、PowerPointのファイルを保管できるようにする

会社や学校で作ったWordやExcelのファイルを、家や図書館など別の場所のパソコンから操作したい場合、皆さんはどうしていますか？
USBメモリーにファイルをコピーして持ち歩くこともできますが、予期せぬ情報流出の原因の上位に常にランクインしているのがそのUSBメモリーの紛失です。職場ではUSBメモリの利用に制限があるところも少なくありません。
そこで、ネット上の安全なスペースに自分のファイルを保管してはどうでしょうか。

マイクロソフトは、合計500MBまでのファイルをネット上のスペースに無料で保管できる「Office Live Workspace」というサービスを5月から開始しました。
まだ試験的に運用しているベータ版ですが、Internet Explorer上でファイルを確認したり、Word、Excel、PowerPointの場合は、各アプリケーションの画面からネット上のファイルにアクセスできるなど、Officeユーザーにとってはなかなか使い勝手のよいサービスです。そこで、今回から4回に分けて、必要な準備や使い方をご紹介します。

なお、Office Live Workspaceを利用できるのは、Windows XPあるいはWindows Vistaのいずれか（Internet Explorerのバージョンは6.0か7.0）となります。

まずはユーザー登録から。こちらにアクセスし、「サインアップ」をクリックします。

折れ曲がった線の途中を修正したい

「図形描画」ツールバーの「オートシェイプ」にある「線」から「曲線」や「フリーフォーム」、「フリーハンド」を使うと、自由な位置で折り曲げながら線を描けます。ところがこのとき、描いた線の一部が微妙にずれてしまったことはないでしょうか。
下の図では直角に引いたと思った縦の線がわずかに斜めになってしまっています。こういったオートシェイプの「線のずれ」は、出来上がってから見ると意外と目につくものです。

ではまた最初から書き直さなければいけないのでしょうか？　いえいえ、こんなときはずれてしまった途中部分だけを微調整できるので、図形を描画しなおす必要はありません。

ショートカットキーの一覧を自分好みに印刷したい

前回、Office2007のショートカットキー一覧を入手できるページを紹介しました。
多くの方は、このページを見るだけではなく、印刷して手元に置きたいとお考えではないでしょうか？
ところがアクセスしたホームページをそのまま印刷するとかなりのページ数になってしまいます。実際、一覧には多くのショートカットキーが載っていても、自分で使うものはその中の一部だけという方がほとんどだと思います。そこで、今日はショートカットキーの一覧ページから必要な部分だけを印刷する方法をご紹介します。

ショートカットキーの一覧を見たい

Office2007のリボンでいちいちタブを切り替えるのが面倒なとき、頼りになるのがショートカットキーです。ショートカットキーの一覧が見たいと思った方は、こちらのリンクから見ることができます。いずれもマイクロソフトのホームページにつながります。

●Excel2007のショートカットキー
●Word2007のショートカットキー
●PowerPoint2007のショートカットキー
●PowerPoint2007で使用するプレゼンテーションのショートカットキー
●リボン、ヘルプ、Office2007全般のショートカットキー

 

上下や左右に対称な図形を効率よく描きたい！

前回、階段のように曲がり角のある矢印を描く方法を紹介しましたが、そこに同じ長さで向きだけが反対になった矢印を追加して、先が分岐した大きな矢印に仕上げましょう。このように、上下や左右に対称になった図形を描きたいときには、まず片方の部分を描き、次にその図形をコピーしてから反転させると効率よく描画できます。

複雑に折れ曲がった矢印を描きたい

文書に簡単な図を入れたいときに便利なのが「図形描画」機能です。ところで、折れ曲がった矢印を描くとき、皆さんはどうしていますか？

ボタンを選ぶときに表示されるポップヒントが邪魔になる

これまでのOfficeでは、ツールバーのボタンにポインタを合わせると機能名が表示されました。Office2007も同様ですが、ボタンによっては機能の名前だけでなく、簡単な説明も表示されます。下の図のように絵入りのヒントも多く、初心者が使いたい機能を選ぶときにはわかりやすく親切な仕組みになったと感じています。

最近使ったファイルの履歴を表示したくない

Office2007では、画面左上のOfficeボタンをクリックすると、メニュー右の列に最近開いたファイルのファイル名が一覧表示されます。2003以前のOfficeでは「ファイル」メニューをクリックすると、一番下にファイルの履歴が表示されましたが、それと同じ機能です。ただし、表示できるファイルの数は2007になって大幅に増え、初期設定で17のファイル（Access2007は9）が表示されるようになりました。

大きな画像を挿入しても「図の圧縮」が不要になった

このブログでは、Office2007になって（今までのOfficeと比べて）変化があった機能や操作を優先的に取り上げるようにしています。今日も、地味ではありますが、初めて気づいたとき「おっ」と声を上げそうになった機能をご紹介します。
それは、ファイルに挿入した画像ファイルが自動で圧縮されるというものです。「図の圧縮」についてはこちらで解説しています。

・画像を挿入しただけのPowerPoint2007ファイル　（ファイルサイズ：1.08MB）


・画像のサイズを縮小し、上書き保存したPowerPoint2007ファイル　（ファイルサイズ：438KB）

レポート用紙のように横罫を引きたい（２）

前回の続きです。

レポート用紙のように横罫を引きたい（１）

過去に「文字を入力した文書の背景に横罫線を印刷したいのですが」という質問を、掲示板などで何度か見かけたことがあります。ちょうどレポート用紙のように、罫線のあるところに文字を入力し、そのままのイメージで印刷したいということですよね。

一番簡単なのは、Office Onlineのテンプレートからレポート用紙のテンプレートをダウンロードして使うことです。こちらにアクセスして、「レポート用紙」でテンプレートを検索すれば、横罫が引いてあるWordのテンプレートが表示されます。
でも、それとは別に自分で罫線を引いて文書を作ることもできます。手間はかかりますが、この方法なら、行と行の間隔を好みに合わせて調整することもできますよ。今回から2回に分けてその方法をご紹介します。

原稿用紙に入力したい

作文、レポートなどを原稿用紙に入力するには、従来のWordの場合、原稿用紙ウィザードを利用しました。ところが、やはりこれは要望が多かったのでしょうか。Word2007になるとわざわざウィザードを起動しなくても、原稿用紙の設定ができる専用のボタンが用意されました。

Office Onlineのテンプレートをダウンロードする

前回、テンプレートの話を書いたので、今回は、Office Onlineからテンプレートをダウンロードする方法を紹介します。
無料で使えるテンプレートを配布しているサイトは多いですが、Office Onlineはやはり本家。数が多いのと、定期的にシーズンもののテンプレートが追加されるのが嬉しいところ。今の時期でしたら入学祝のカードなどがトップページに紹介されていました。

ここで話している「テンプレート」とは、必要な部分だけを入力すれば完成するようになっているWord、Excel、PowerPointなどのファイルのことです。中には、ポスターのように入力が全く不要で、入手したら即、印刷して使えるものもあります。知っておくと家庭でもオフィスでも役に立ちますので、初めての方はぜひ参考になさってください。

Office Onlineからダウンロードしたテンプレートを開くたびに作業ウィンドウが起動する

マイクロソフトが運営するOfficeの情報サイトOffice  Onlineでは、家庭やオフィスで使えるたくさんのテンプレートが公開されています。カレンダー、チラシ、FAXの送付状、グリーティングカード、それに様々な書類の様式まで。ここからカレンダーをダウンロードするようになってから、我が家では壁掛けのカレンダーを買うことがなくなりました(^_^)　無料でここまでと思うようなクオリティの高いテンプレートも少なくありません。頻繁に利用されている方も多いことと思います。

文字を囲んだ「囲み線」が勝手につながってしまう

Wordには、選んだ文字の周囲を四角い枠で囲む「囲み線」という機能があります。文字が書かれた四角いボタンなどを文章中で表すときに便利なのですが、「囲み線」で囲んだ文字が隣り合わせると線が勝手につながってしまうトラブルがあります。どんなものかちょっとご紹介します。

パソコンを終了した後も予測入力の結果を残したい

Office2007の日本語入力ソフトOffice IME2007には、「予測入力」という機能があります。同じ言葉を数回入力すると、次に先頭の数文字を入力した時点で吹き出しが表示され、その言葉を簡単に入力できる機能のことです。詳しくは前回の記事をご覧ください。

同じ単語を繰り返し入力すると出てくる吹き出しが邪魔になる

同じ単語を何度も入力することはありませんか？　私なんかは原稿を書いていると、メニュー名やボタン名、操作の手順など、同じ表現、言い方が続くことが多く、同じ言葉を何度も入力する面倒をどうにかしたいといつも思っています。

ところで、Office2007を使っていて、単語を入力しかけると、その右上に吹き出しで言葉が表示されることがありますね。これはすでに入力した言葉と同じ読みを入力したときに表示される「予測変換」という機能です。これをうまく使えば、入力の手間を減らすことができるのです。

別のパソコンでも単語登録した語句を使いたい（2）

前回の続きです。

単語登録をすると、そのパソコンの「ユーザー辞書」と呼ばれるファイルに情報が記録されます。これをマイドキュメントなどにテキストファイルで出力したら、今度は、そのファイルを別のパソコンの日本語入力ソフト（IME）に取り込みましょう。これで両方のパソコンで登録した語句を入力できるようになります。

●単語登録された情報を別パソコンに取り込む

別のパソコンでも単語登録した語句を使いたい（1）

長い単語をすばやく入力するのに欠かせないのが単語登録ですね。たとえば「株式会社オデッセイコミュニケーションズ」という長い会社名も単語登録しておけば、「＠お」のような短い読みを打つだけで入力できるようになります。

単語登録をすると、そのパソコンの「ユーザー辞書」と呼ばれるファイルに情報が記録されます。ところが今では、会社のパソコンと自宅のパソコンなど、仕事でプライベートで、複数のパソコンを使い分けている方が大勢いらっしゃいます。
普段使っているパソコンに登録した単語は、当然、別のパソコンで同じ読みを入力しても変換してくれません。家のパソコンで仕事の続きをしていてこれで不便な思いをしたことはないでしょうか？

こんなときは、日本語入力ソフト（IME）に単語登録したデータを家のパソコンのIMEにもコピーしておけば、両方のパソコンで同じように変換できます。そこで今日は、単語登録した情報をテキストファイルで別のパソコンにコピーする方法をご紹介します。少し手順が長いので、2回に分けて説明します。

●単語登録された情報をテキストファイルで保存

空白ページを簡単に挿入できる

今日はWordで複数ページにわたる長い文書を作っている方に、ちょっと嬉しい新機能をご紹介します。
ページ構成の関係で、文書の途中で空白ページを入れたいと思ったことはありませんか？　そのような場合、どうやって空のページを入れていましたか？　おそらく、改ページの操作を2回繰り返す方がほとんどではないかと思います。

特定のファイルを開くメニューを追加したい

作業日誌や書類の送り状など、しょっちゅう利用するファイルはないでしょうか。
Wordでは、頻繁に利用するファイルをメニューバーに登録する機能があります。これを「作業」メニューと言います。ここにファイル名を登録しておくと、メニューバーの「作業」メニュー→「作業日誌」などのように選択するだけでファイルを開けるようになります。今日はその方法をご紹介します。

自動的にOffice2003で開ける形式で保存したい

新年明けましておめでとうございます。
今年もオフィス2007のお得な情報や使い方のポイントをお届けします。どうぞ宜しくお願いします。

Word2007、Excel2007、PowerPoint2007で作成したファイルを保存すると、拡張子の末尾に「x」がついたOffice2007独自のファイル形式で保存されます。このファイルは、2003以前のバージョンのOfficeでは開けないことは、こちらの記事でもご紹介したとおりです。

はがきの背景に色を印刷したい

年賀状ですが、どうにか作り終わって24日に無事投函してきました。でも私の周りを見ると、まだまだ作成中の人が多いですね(^_^;)。
中にははがき作成ソフトを使わずに（買うのがもったいないという意見多し）最初からパソコンに入っているWordをここぞとばかりにフル活用しているつわものも。ワードアートやクリップアートを入れれば文字もイラストも入りますものね。でも真っ白い背景のままだと少々さびしい印象です。そこで今回は、はがきに背景色を印刷する方法をご紹介します。

人名用の漢字が変換候補に出てこない！？

年賀状の作成はもうお済みですか？
かく言う私はというと、更新料０円を歌い文句にしている年賀状ソフトを買い、年賀はがきを買ったところまではいいのですが・・・。仕事に追われてついつい後回しに。今週末こそは取りかからないと・・・！　この時期ならではの住所録や年賀状ネタもこのブログにどんどん盛り込みたいのですが、早く書かないと間に合わないですね（汗）

表紙だけにきれいな枠線を引きたい

Word2007では、デザインを選んで文字を入力するだけで表紙を手軽に作れるようになりました。これはきっと、冊子にして綴じることを想定した長文の文書にきれいな表紙をつけたい！という要望が多かったからなのでしょう。

2003までのWordでしたら、「ページ罫線」を使うと、ページの周囲をぐるっと飾り罫線で囲むことができます。ただし、普通に設定すると、すべてのページの周囲に飾り罫線が表示されてしまいます。今回は、表紙だけに飾り罫線を引く方法を紹介しましょう。

最後に印刷したページが一番上になってしまう

我が家のプリンターは印刷面を上にして紙が出てくるのですが、同じタイプのプリンターを使っている方、Wordで作った文書を印刷したとき、最後のページが一番上に重なることに悩んでいませんか？　これだと印刷された用紙を、また1ページ目から並べ替えなければいけませんね。最後のページから印刷されるように設定を変更すれば、この悩みから解放されますよ。

秋冬にオフィス2007を買えば最大1万円がキャッシュバック！

オフィス2007を使ってみたい気持ちはあるけど、購入するかどうかは検討中という方に向けて、ボーナスシーズンを前に、お得なキャンペーンが始まっています。
冬のオフィスキャッシュバックキャンペーンでは、2008年1月31日までにOffice Ultimate 2007、Office Professional 2007、Office Standard 2007などのOffice製品を買うと、製品に応じて3,000円、5,000円、10,000円のキャッシュバックが受けられます。金額は対象となる製品によって異なりますが、Office Personal 2007やパソコンにあらかじめインストールされている製品はキャンペーン対象外です。

ヘッダーやフッターも含めて文書全体のフォントを変えたい

フォントを変更すると、文書全体の雰囲気が大きく変わりますね。正統派のビジネス文書で読みやすさを重視するなら既定の明朝体のままが一番ですが、カジュアルさを出したいならゴシック体に変更するとよいでしょう。
文書全体の文字を選択するには、「編集」メニューから「文書全体を選択」を選ぶか、ショートカットキーで「Ctrl」キー＋「A」キーを押します。

両面印刷する書類で左右の余白を変えたい

書類の左端に穴をあけて紐で綴じる場合、左の余白をあらかじめ広く取っておくと、パンチ穴が文字にかぶってしまう心配がなく、安心ですね。

テキストボックス内の文字を垂直方向で中央に配置したい

文書にチャートや概念図を入れるときに欠かせないのがテキストボックスです。Word2007では、テキストボックスを挿入するには、「挿入」タブから「テキストボックス」→「横書きテキストボックス」と選択します。また、それ以外の図形であっても、右クリックして「テキストの追加」を選ぶと、自由に文字を入れられるのは2003までのバージョンと変わりません。

表の周囲に適度な余白を作りたい

文章を表の周囲に回り込ませると、雑誌の様なレイアウトにすることができます。ところがこのとき、表とまわりのテキストとの間が詰まりすぎてしまうことも。今日はこれを調整する方法をご紹介します。
表とまわりの文字との間の空きを調整したい場合は、まず表を右クリックして「表のプロパティ」を選びましょう。

挿入した画像を別のものに取り替えたい

文書やプレゼンテーションに写真を入れる機会は多いですね。
Office2007の売りの１つがこの画像の加工です。すでに使ってみた方はご存じのとおり、プレビューで確認しながら、気に入った結果になるまで何回でも特殊効果を選べるのはとても便利。効果の種類も、額縁のような囲みを付けたり、さまざまな形に切り抜いたりと、約30種類が用意されています。

ところが、サイズを変えたり、効果を付けたりして画像の加工がひととおり済んでから、別の写真に取り換えたいと思ったことはありませんか？
今までのOfficeなら、せっかく加工を施した画像をいったん削除し、新たな画像を挿入する必要がありました。言うまでもなく挿入後にもう一度同じ加工を繰り返さなければなりません。

こんなときOffice2007では、加工はそのまま残しておき、中身の写真だけを取り換えられるようになったんです。実際にやってみましょう。

PDF形式でファイルを保存したい

役所や学校などのホームページから申請書類をダウンロードしたことはありませんか？
このように、不特定多数の人が利用する書類データの配布には、PDF形式のデータが一般的に使われますね。

そもそもWordやExcelで作った書類は、WordなりExcelなりがインストールされているパソコンでなければ開けません。不特定多数の人が利用する書類なら、これがない場合もありますから、作成元のソフトがないパソコンでも見られるようにするために、PDF形式のファイルを配布しているわけです。PDFなら、無料のビューアソフトAdobe Readerがあれば、パソコン環境に関係なくファイルを開いて中身を見たり、印刷したりすることができるからです。

一方、ファイルをPDF形式で保存するには、別にPDF作成ソフトが必要です。ただし、Office2007を使っている場合は、マイクロソフトのホームページから追加プログラムを入手すれば、作成したファイルをPDF形式で保存できるようになります。今日はその方法をご紹介しましょう。

あの機能はどこへ？ 今までにあった操作がリボンにない！

リボンになって一番戸惑うのは、今まで使っていた機能が見当たらないときですよね。Office2007の画面を見ればお分かりの通り、リボンのボタンは従来のツールバーのボタンに比べて全体に大きく設計されています。当然、限られたスペースに収まりきらず、表示されていない機能もあるハズ。

よく使っていた機能が見当たらない！というときは、クイックアクセスツールバーの設定画面で検索してみましょう。見つかったボタンは、クイックアクセスツールバーに追加して次から利用できます。クイックアクセスツールバーについては、こちらの記事も参照ください。

タイトルがページの一番下に来てしまう

前回に引き続き、Wordの話になります。長いレポートや論文を作るとき、気が付くとタイトルがページの最下行に来ていたことはありませんか。

雑誌や書籍でもタイトルがページの最後に来るのは基本的にNGなのです。こうならないように、文字量を調節したり、レイアウトを変えたりして対応するのですが、Wordで論文を推敲するときにそんな面倒なことは考えたくないですよね。

余白が消えた！？

Wordを使っていて、ふと気が付くと上下の余白がなくなっていたことはありませんか？
何が起こったの！？　フッターに入力したページ番号は消えちゃったの？と、せっぱつまった声でときどき質問されることがありますが・・・。バージョン2002以上のWordで見られる現象です。

ですがご安心を。これは一時的に余白を詰めて表示されているだけですから、ヘッダーやフッターに設定した項目が削除されてしまうようなことは一切ありません。

図形をダブルクリックしても書式設定画面が表示されない

描いた図形に色を付けたり線の種類を変えたりする・・・。「オートシェイプの書式設定」画面を開くと、こんなふうに複数の書式を一度に設定できますね。この画面を手っ取り早く開くには、マルや四角などの図形をダブルクリックする方法が便利です。
ところが、Office 2007では、オートシェイプをダブルクリックしても書式設定の画面は表示されなくなっています。「えっ？」と焦った方は、私も含めて少なからずいらっしゃるのではないでしょうか？

取り込んだ画像の一部だけを使いたい

前回の記事でご紹介したように、写真などのJPEGファイルを開いてコピー＆ペーストで画像を貼り付けると、貼り付け先ファイルのサイズが極端に重くなってしまいます。では、画像の一部だけをプレゼン資料などで見せたい場合はどうすればいいのでしょうか？
この場合は、次の二つの方法があります。

（１）あらかじめPhotoshopなどの画像編集ソフトで写真の一部を切り取った画像ファイルを作っておき、それを「挿入」メニューからファイルに挿入する
（２）いったん「挿入」メニューから大きいままの画像を挿入し、その画像をトリミングしていらない部分を隠す

（１）はお使いのソフトによって操作が異なりますのでここでは説明を省くとして、今日は（２）の方法をご紹介しましょう。ここでは、PowerPointの画面で説明しますが、WordやExcelでも同様に操作できます。

ヘルプ画面を常に表示したい

操作がわからないときに頼りにするのがヘルプですね。Office 2007では、このヘルプ画面が見やすく工夫されています。
ヘルプ画面を表示するには、ウィンドウ右上にあるヘルプボタン（「？」と書かれた青いマルです！）をクリックします。ヘルプ画面が開いたら、キーワードでトピックを検索したり、表示された目次から順に画面を開いて情報を探しましょう。これは従来のヘルプと同じです。

今までは、ヘルプを見ながら操作しようとして作業中のウィンドウをクリックすると、せっかく開いたヘルプ画面が後ろに隠れてしまうことがありました。操作の前に、ウィンドウの配置を調整して両方の画面が同時に見られるようにするのは煩わしいものですね。この点に不便を感じていた方は多いことと思います。

デジカメ画像を貼り付けるとファイルが極端に重くなる

デジカメで撮ったJPEG画像をオフィスのファイルに貼り付けると、ファイルサイズが本来の画像ファイル容量の何倍にもなってしまうというお悩みの声をよく聞きます。例えば100KBのjpegファイルを200KBのPowerPointプレゼンテーションに貼り付けると、本来なら300KB程度になるはずのファイルサイズが１MB近くになってしまう、といったものです。

現在、選ばれてるタブがどれかがわかりづらい

前回「シニア割引パック」の話をしましたが、ゴールデンウィークに帰省したとき、まったくのOffice初心者である実家の母にExcelの使い方を教えていたら、どのタブが選択されているかがわかりづらいと言われてしまいました。
Office 2007のリボンでは、よく使うボタンは大きく表示され、絵だけでなく文字での説明が追加されたりと、初心者にやさしい配慮がなされました。ところが意外なところに盲点があるようですね。

72ポイント以上の文字を書きたい

文字サイズを変更しようとして「フォントサイズ」ボックスの▼をクリックすると、リストには72ポイントまでしかサイズが表示されません。これより大きなサイズの文字は書けないのかと悩んだ経験はありませんか？

小さな表の列幅を狭くするのが面倒

Wordで表を作る機会は多いですね。皆さんは普段どんな方法で表を作っていますか？
いろいろな方法がありますが、一番手軽なのがドラッグで表を作る方法では？　「標準」ツールバーで「表の挿入」ボタンをクリックし、列数×行数分のマス目をドラッグすると、3列×2行といった大きさの表が文書に挿入されます。

「最近使ったファイル」からファイルを消したくない

頻繁に開いて編集するファイルを開くには、「ファイル」メニューをクリックして一番下に表示される「最近使ったファイル」からファイル名を選ぶと、すばやく開くことができました。
Office 2007でもこの「最近使ったファイル」は健在です。ウィンドウ左上にある「Office」ボタンをクリックすると、メニューの右の列にズラッと表示されるのがそう。今までのOfficeで表示できるショートカットの数は9ファイルまでだったのに比べて、2007では、初期設定で実に17個までのファイルが表示されるのです。
ここに表示されるショートカットが古いものから順に削除されることも従来のバージョンと変わりません。ところでファイル名の右に画びょうのようなアイコンがあるのにお気づきですか？

同じ図形を連続して描きたい

書類に簡単なチャートや概念図を書くのに便利なオートシェイプは、オフィス2007では「図形」という名前に変わりました。「挿入」タブにある「図形」を選ぶと、見慣れた図形の一覧が表示されるのがわかります。
 

ルーラーの目盛りが「文字」にならない

Wordで文書を作るときには、インデントやタブの機能を使って、文章の先頭位置を調整して見やすくしますね。小学生の頃に習う原稿用紙の書き方が脈々と受け継がれているせいでしょうか、日本語のビジネス文書でも、インデント位置を文字数で設定する方が圧倒的に多いように思います。
たとえば段落の先頭を1文字下げるときは、画面上部のルーラーで「1行目のインデントマーカー」（下向きの▽部分のこと）を1文字分ドラッグします。あるいは、「段落」ダイアログボックスを開いて、インデント幅に「1文字」分の「字下げ」を指定します。

リボンが邪魔になるのをなんとかしたい

先日、オフィス2007の操作講習について担当の方と話していたら、オフィス2007のユーザー自体がまだまだ少ないですねと言っていました。確かに、周りを見ても2007を使っている人は残念なことにあまり見かけないですね。
私は、テクニカルライターの立場として、またユーザーの一人として、これほど大胆に仕様を変えてしまったことを興味深いと思ってるんですが・・・。大勢が使わなければオフィスソフトとしては魅力が半減してしまいますよね。夏のボーナス商戦はどうなるんでしょう？　Windows Vista対応パソコンの売れ行きが気になるところです。

今までのダイアログボックスを出したい

今までこのブログでお伝えしてきたとおり、Office2007での操作はすべてリボンのボタンからに変わったわけですが、それじゃ従来慣れ親しんだダイアログボックスを開くことはできなくなったんでしょうか？

画面を見ながら倍率を拡大・縮小するには

きゃーすみません！　風邪を引いたりなんだかんだで更新の間が開いてしまいました～。

Office2007になって断然便利になったと感じるのが、ズームアップとズームダウンです。今日はそのご紹介。画面を拡大・縮小表示するには、今まではツールバーのズームボックスを使っていましたよね。

圧縮してもファイルが小さくならない！

先日、Excel2007で作成したファイルをメールに添付して送ろうと思い、いつものようにファイルを圧縮したところ、圧縮後もファイルサイズがほとんど変わらないことに気付きました。同じように「あれ？」と思った方もいらっしゃるのではないでしょうか。

印刷するときだけ社外秘の部分を隠したい

Wordで作った書類の一部に社外秘の部分があって、そこだけを印刷したくない。そんな場面に遭遇したことはありませんか？
Wordには「隠し文字」という文字書式があります。これを使うと、わざわざ見せたくない部分を削除して印刷用の文書を作り直さなくても、社外秘や部外秘の部分だけを印刷しないようにできます。今日はその方法をご紹介しましょう。

Office 2003で2007のファイルを開きたい

前回、Office2003では、Office2007 形式のファイルを開けないという話をしました。
ところが実際には、Office2007が入っていないパソコンを使っていても、仕事先などで2007形式のファイルを受けとる場合があるでしょう。そんなときは、マイクロソフトのホームページから互換パックをダウンロードしてインストールすると、2000以降のOfficeでOffice2007のWord、Excel、PowerPointのファイルを開けるようになります。

 

Office 2003では2007のファイルが開けない！

Office2007になって、操作の仕方がガラリと変わったことはこれまでにお伝えしたとおりですが、もう１つ避けて通れない大きな変化にファイル形式の違いがあります。

Office2007のうちWord、Excel、PowerPointでは、ファイルの形式が変わり、今までの拡張子に「x」を付けて、それぞれ「docx」「xlsx」「pptx」という拡張子になります。

イラストの周りに文字をきれいに配置したい

Wordでパンフレットやチラシなどを作るときに重宝するのがイラストですね。ご存知のように、好みのクリップアートを紙面に取り込むだけで、人目を引く仕上がりになります。
ところで、イラストを文章の中に配置するときに、なかなか思い通りにいかないという声をよく聞きます。そこで今日は、挿入したイラストの絵に沿って文字がきれいに回り込むようにする方法を見てみましょう。

「テーマ」で資料のイメージをまとめてチェンジ！

オフィス2007を使うようになって最初に驚いたのが、色遣いやデザインが格段にあか抜けたことです。デザインセンスに自信がなくても、きれいな図表や書類が簡単に作れてしまう。これは誰にとっても嬉しいサプライズです。

ただ、表や文字の色を個別に選んでゆくと、全体としてちぐはぐな色遣いになってしまうことがありますよね。オフィス2007ではその心配もがありません。というのは、色、フォント、図形の効果などのデザインをまとめて「テーマ」が管理しているからなんです。

リボンのボタンの配置が違う？

2003までのオフィスでは、ツールバーにボタンを追加したり、メニューバーにメニューを追加したりすることができました。オフィス2007のリボンでは、原則としてそういった加工は一切できないことになっています。自分なりの作業環境としてボタンを追加できるのは、前回お話したクイックアクセスツールバーだけです。

ところが、パソコン画面に表示されたリボンを見ていると、ボタンの大きさや並びが前に見たときとは違うような気がすることがあります。これはパソコン画面の解像度やウィンドウの大きさが異なっているためです。

A４以外の用紙を標準で使いたい

Wordで作ったものを印刷するとき、用紙サイズは何を使っていますか？　Wordを起動すると、特に変更しなければ用紙サイズはA4が指定されますね。
ですが、B5やB4の用紙を普段から使っている人も当然いるはず。そうなると、毎回用紙サイズを変更するのは面倒ですね。そこで今回は、既定の用紙サイズをA4以外の大きさにする方法をご紹介します。

クイックアクセスツールバーでよく使うボタンを常に表示させたい

Office2007が店頭発売されて3週間。リボンを使った操作に慣れてくると、「あ、これは便利になった！」と喜ぶ半面、「こっちはツールバーのときのほうが使いやすかったなあ」と思う場面も出てきました。その一例が、チャートや地図などを描く「図形」機能です。

図形を描くには、リボンの「挿入」タブで「図形」をクリックし、描きたい図形を選んでドラッグします。ところが、WordとExcelでは、描いた図形の外をクリックすると、リボンが「ホーム」タブに戻ってしまうのです。続けて別の図形を描くには、また「挿入」タブをクリックするところから始めないといけない。図形というのは、四角を描いて、それに線を足して・・・といった具合に、続けてどんどん描くことが多いですから、これは不便ですね。

このようなときは、「クイックアクセスツールバー」に「図形」の機能を追加しておくと、どのタブが表示されているかに関係なくすぐに機能を選べます。

「わーど」と入力して「Word」に変換したい

私たちが日頃、読んだり書いたりしている文章の多くには英単語が混じっています。パソコンで文章を書いていて、漢字に変換するのと同じように、カタカナの読みから英単語に変換できれば便利だと思ったことはありませんか？　これはIMEの設定を変更すれば簡単に実現できるんですよ。ちょっと見てみましょう。

以前のバージョンの機能がどこにあるのかを調べたい

これから2007を使ってWordやExcelを覚えるという人はいいのですが、仕事やプライベートで、今まである程度Officeを使ってきている人にとって一番の悩みの種は、古いOfficeで使っていた機能が2007だとどこに配置されたのかがわからないことですよね。

私自身も自分で使ったり、記事を書く上で調べたりしている中で、機能の対応表が欲しいなあと常々思っていました。ところが、マイクロソフトのWebサイトにちゃんと対応表があることが判明。今日はそのサイトをご紹介します！

ヘッダーやフッターを自由な位置に表示したい

会社のロゴマークやキャッチコピーをヘッダー・フッターに入れたとき、好きな位置に印刷したいと思ったことはありませんか？　




ヘッダー・フッターというのは、「表示」メニュー→「ヘッダーとフッター」を選択すると表示される点線で囲まれた部分のことです。ここに配置した文字や絵は、自動的にすべてのページに印刷されますから、何ページにもわたるパンフレットや報告書に会社ロゴを入れるときなどに便利です。

Office2007ってどんなもの？（２）：ミニツールバーで書式設定が手軽に

Officeで資料を作る時に欠かせないのが「書式設定」です。今回はそんな書式設定で役立つ新機能「ミニツールバー」を見てみましょう。
ここではWordの画面で説明します。Office2007では、入力した文字をドラッグすると、文字の上にうっすらと短いツールバーが現れるのにお気づきですか？　これが「ミニツールバー」です。

Office2007ってどんなもの？（１） 操作は「リボン」と「Officeボタン」から

1月30日に店頭販売が始まったばかりのオフィス2007、皆さんはもうお使いになりましたか？　購入を検討している真っ最中かもしれませんね。そこで最初の何回かは、WordやExcelといった個々のソフトではなく、オフィス2007全般にスポットを当ててご紹介します。第1回目の今日は、全般的な操作方法についてです。

●「リボン」のタブを切り替えて操作する

余白ぎりぎりまで印刷したい

一般に、文書を見やすく仕上げるには、上下左右に適度な余白が必要になります。でも、大きな表や地図などをめいっぱい印刷しようとして、一生懸命余白を広げた経験はありませんか？　

余白の最小値はお使いのプリンターによって異なりますが、プリンターの取扱説明書を広げていちいちこれを調べるのは面倒ですね。こんなときはWordの「ページ設定」を使えば、四方の余白に設定できる一番小さい数値を簡単に調べることができます。今日はそれをご紹介しましょう。

文字を大きくすると、急に行が広がってしまう

先日、「文字サイズを拡大したら、不自然に行間が広がってしまうんだけど」という相談を受けました。どういうことか下の図を使って説明しますね。図はクリックすると別画面に拡大されますので。見づらい場合はクリックしてください。

保存先のフォルダまでたどり着くのが面倒！

パソコンを使い始めたころ、操作をいろいろと教えてくれた知人がよく、「マイドキュメントにファイルを保存するな」と言っていました。

「ファイルを開く」「名前を付けて保存」といった操作をしたとき、まず保存場所として表示されるのがおなじみの「マイドキュメント」です。この下に直接ファイルを保存してゆくと、あっという間にマイドキュメントはごちゃごちゃになってしまいます。つまりきちんとフォルダを作ってそこに分類しなさい、という話でした。実際、多くの方が、それを実践されていることと思います。

ただ、「開く」「保存」などの操作の際、毎回保存場所を指定するのが面倒ではないでしょうか？特に、「マイドキュメント」→「仕事」→「A社」「B社」・・・のように、フォルダが何階層にもなると、カチカチカチカチとダブルクリックを繰り返すことになります。
こんなときはマイプレースを活用しましょう！

ハガキのちょうど中央に絵や題字を配置したい

この時期といえば年賀状ですが、もう投函はお済みですか？　年賀状の宛名を美しく印刷するには、やはり年賀状ソフトにかなうものはないと思います。でも文面ならWordでも十分に作れます。
「謹賀新年」などの題字は、ワードアートを使えばきれいな飾り文字ができますし、「いのしし」でクリップアートを検索すれば、来年の干支のイラストも挿入できます。今日は、これらのパーツをハガキの中央に配置する方法をご紹介しましょう。

行に番号を付けて印刷したい

印刷したWordの文書で、何行目かがすぐにわかるようにしたいと思ったことはありませんか？
私は仕事柄、Wordを使って文章を書くことが多いです。書いたものは、必ず一度印刷して、おかしなところがないか、誤字脱字はないかをチェックします。そうすると不思議なもので、画面で見たときには気づかなかった間違いが必ずあるんですね～。
で、赤を入れた原稿をもとに、今度はWordのデータを直していくわけですが、紙と画面の突き合わせって目が疲れて意外と大変なのです。
そこで、Word画面にもExcelのように、行番号を表示させる方法を探してみました。

大きな表の見出しを繰り返し印刷したい

大きな表を印刷しようとして1ページでは収まらなくなることってありますよね。普通に印刷すると、2ページ目には見出しが表示されないので、どの列が何を表すのかがわからなくなってしまいます。かといって見出しの行をコピーしてそれぞれのページに貼り付けるのは大変な手間です。第一、改ページされる位置がずれたら対応できなくなってしまいます。
そこで今回は、列の見出しを各ページに繰り返し印刷する方法をWordとExcelそれぞれについてご紹介します。

▼を横向きにしたい

文章を入力していて横向きの▼を入れたいと思ったことはありませんか？　箇条書きの先頭に付ける場合、「さんかく」と読みを入力して変換すると、▲や▼のように上下の三角は候補に表示されるのですが、角が右に向くものは出てきませんね。
記号を入力するなら、「挿入」メニュー→「記号と特殊文字」を選び、「Webdings」などの記号用フォントを選んで探す方法もありますが･･･、実はこれ、もっと簡単に入れる方法があるのです。

切り取り線をさっと入れたい

Wordで書類を作っているとき、1本だけ線を引きたいと思ったことはありませんか？　委任状や申込用紙が付いた書面で、切り取り線などを描くときがそうですね。きょうはこういったときに手早く切り取り線を入れる方法を紹介しましょう。

小さな「つ」や「や」が行頭に配置されてしまう

ワードで文章を入力していると、単語の途中で次の行にかかり、小さな「つ」や「や」が行の先頭に来てしまうことがあります。これが気になったことはありませんか？

図を貼り付けるとファイルサイズが大きくなってしまう

9月も終わり、いよいよ行楽の秋本番ですね！　楽しかった旅行の思い出をワードでアルバムにする、そんな使い方も増えてくるかもしれません。

画像をファイルに挿入するには、「挿入」メニュー→「図」－「ファイルから」と操作します。挿入後、画像ファイルが原寸で表示されますから、サイズ変更ハンドル（画像をクリックすると周囲に表示される■のことですね）をドラッグして、適当な大きさに縮小しましょう。

ところで、画像を貼り込んだファイルは、ファイルサイズが一気に膨らむので注意が必要です。しかも、上の方法で見た目の大きさを縮小しても、埋め込まれた画像のファイルサイズは変わりません。最高画質で撮影したデジカメ画像などは、1枚で軽く数メガバイトになってしまいます。
そこで、挿入した画像データのサイズを縮小するボタンの使い方を知っておきましょう。なお、この方法は、バージョン2002以上のWord、Excel、PowerPointで有効です。

図形の下に文字を入れられない

ワードでよくある相談のひとつに、図形が勝手に移動してしまうというものがあります。下の図のような図の下に文章を追加しようとして改行すると、描いた図形がどんどん下の行へと送られてしまう、そういう状況のことです。これは困りますね。

これは、「クリックアンドタイプ」機能を使うと簡単に解決できます。

メールアドレスや住所をすばやく入力したい

夏休み、みなさんはいかがお過ごしですか？
昨日は東京で大停電がありましたが、幸い私が出かけたときは復旧後で、電車も普通に動いていました。昨日は、丸の内まで出かけて、オデッセイコミュニケーションズさんが放送されているWebラジオ『Library by Odyssey』の収録にお邪魔してきました。私もほんの少し喋らせてもらったのですが、「超」が付くほど緊張してしまいまして（汗）　･･･そのお話は、また後日、放映前にでも。丁寧なアドバイスをくださったラジオ局のみなさんやMr.K、有難うございました！　

さて、ホームページでの申し込みやビジネス文書で、自分の連絡先を入力する機会は意外と多いもの。特にメールアドレスは、仕事用、プライベート用と複数のものを使い分けている人がほとんどだと思います。こういった連絡先を間違えないように毎回入力するには、IMEに「単語登録」しておくことをおすすめします。今日はそれをご紹介しましょう！

表紙にページ番号を入れたくない

提案書や会社案内、文集などをWordで作ったことはありませんか？
複数ページに渡る冊子を作るときには、ページ番号が不可欠です。さらに欲を言えば、表紙の次のページからページ番号が始まるようにして、表紙には、ページ番号が表示されないようにしたいものです。今日はこの方法をご紹介しましょう。

ファイルから個人情報を消したい

皆さんはファイルのプロパティに注意を払ったことがありますか？
「プロパティ」とは、ファイルアイコンを右クリックして「プロパティ」を選ぶと表示される画面のことです。サイズや保存場所などを確認するときに開きますね。また「概要」タブで「詳細設定」ボタンをクリックすると、さらに詳細なプロパティが表示され、ファイル作成者のほか会社名などが表示されます。

三つ折りの印を付けたい

書類を郵送するために封筒に入れるとき、三つ折りにすることがありますね。四つ折りなら最初に真ん中から折って、さらに中央で折ればいいのですが、三つ折りだとそうもいきません。均等に三つ折りにするのは難しいなと思っていたところ、つい先日、ワードを使って三つ折りにするときの目安となる線を印刷できることを知りました。今日はそれをご紹介しましょう。

クリップアートの向きを左右反転したい

クリップアートを左右反転できないかなあと思ったことはありませんか？
もうずいぶん前になりますが、営業事務の仕事をしていたとき、パワーポイントで作成したプレゼン資料を見た上司から「これさ、車の向き、反対にならない？」と言われたことがあります。
そのとき作っていた図は下のようなもの。車と矢印の向きと反対なのが気になる、というのが上司の言い分です。こういう意見をもらったら、わがままだなあとムッとせず、なんとかならないか考えてみましょう。

ちなみに車の絵はクリップアートを使っています。左右が反転されたクリップアートがあればそれに差し替えられますが、あいにくそんな画像はありません。矢印や建物のオートシェイプを入れ替える方法もありますが、大きな図の一部に収まっている場合はそれも難しいことになります。

よく使うクリップアートを手元に保存したい

提案書やチラシなどを作っていて、イラストが欲しいなと思ったことはありませんか？そんなときに役立つのが「クリップアート」です。
オフィスXP、オフィス2003では、「挿入｣メニュー－「図」－「クリップアート」を選択して、表示される作業ウィンドウで、クリップアートを検索できるようになりました。インターネットに接続された環境だと、自動的にマイクロソフトのホームページにつながるため、気の利いたイラストが見つかるようになったのも嬉しい点です。

ところで、気に入って繰り返し使っているクリップアートはありませんか？　毎回、検索して同じイラストを探し出すのは大変ですね。オフィスには「クリップオーガナイザ」というメディアファイルの管理ツールが付属しています。頻繁に使うクリップアートがあるなら、この「クリップオーガナイザ」に保存しておけば、次回使うとき、そこからすぐに呼び出すことができます。

一時的に異なるサイズの用紙に印刷したい

ゴールデンウィーク真っ只中ですね！　いかがお過ごしでしょうか？
関東地方は天気もよくて風が気持ちいいです！　私もこれをアップしたら日焼け止めをしっかり塗って外に出ようと思います。

さて、今日はワードの印刷についてお話します。
A4用に作成した書類を、一時的にB5用紙に印刷したい場合、皆さんはどのように対応しますか？　職場にはコピー機が置かれていますから、いったんA4用紙に印刷してからコピー機でB5に縮小する方法を思い浮かべる方もいらっしゃるでしょう。でもこれでは最初に印刷したA4用紙がムダになってしまいます。オフィスのコスト削減のためにも、ワードから直接印刷する方法を知っておきましょう。

文書を一時的に異なるサイズの用紙に印刷するには、印刷時に用紙サイズを指定します。「ファイル」メニュー－「印刷」を選択し、表示される「印刷」ダイアログボックスで「用紙サイズの指定」を変更します。ここに「B5」などページ設定で指定したのと異なる用紙サイズを選んで印刷を実行すると、選んだ用紙に合うように自動で原稿を拡大・縮小してくれるのです。

なお、文書の作成中に「ファイル」メニュー－「ページ設定」を選び、「用紙」タブで「用紙サイズ」を変更すると、レイアウトが大きく崩れてしまう原因になります。いったん文書を作り始めたら、途中で用紙サイズを変更することは極力避けたほうがよいでしょう。

ツールバーのボタンが消えてしまった！

オフィスのツールバーでは、「Alt」キーを押しながらボタンをドラッグすると、ツールバーの中で位置を入れ替えることができます。パソコンを一人で使っている場合は、ご自分の使いやすいように、よく使うボタンばかりを近くに固めてしまうといった使い方もよいでしょう。

ところが、たまたま「Alt」キーを押しながら作業をしていたとき、移動するつもりがないのにツールバーのボタンをうっかり移動してしまうこともあります。移動だけならよいのですが、上の画面のようにツールバーの外にドラッグした場合はボタンが削除されてしまうので注意が必要です。

使いたいボタンが見当たらないときには、次の手順でツールバーをリセットしましょう。「ツール」メニュー－「ユーザー設定」を選び、「ユーザー設定」ダイアログボックスの「ツールバー」タブを表示します。元に戻したいツールバーをクリックして反転させておき、「リセット」ボタンを押すと、消えてしまったボタンが再表示されます。
なお、ここではワードの画面で説明しましたが、エクセル、パワーポイント、アウトルックなどでも同様に操作できます。

箇条書きの中で改行したい

ワードでは、「●」のような記号に続いて文章を入力し「Enter」キーを押すと、自動的に次の「●」が入力されます。これは、ビジネス文書などでよく使う箇条書きを簡単に入力するための仕組みです。箇条書きを終了させたいとき、または箇条書きにしたくないときには、「Enter」キーを押して改行したあと、もう一度「Enter」キーを押せば、余分に追加された「●」が削除され、それ以降は普通の文章を入力できるようになります。

それでは、1つの箇条書きの中で行だけを改めたいときはどうすればいいでしょうか。ご存知のように、「Enter」キーを押すと、箇条書きがもう1つ追加されてしまいます。
もともと箇条書きの場合、1項目にあまり長々と書くべきではないのでしょう。しかし、実際に資料などを作っていると、同じ項目の中で改行したい場合はよくありますので、その方法も知っておきたいところです。

この場合は、「Shift」キー＋「Enter」キーを押します。このようにして入力された改行はワードの用語で「行区切り」と呼ばれ、下向きのまっすぐな矢印で表示されます。普通に「Enter」キーを押して入れた改行とは異なる記号で表示されるので画面上でも区別できます。なお、お使いのワード画面で編集記号が表示されない場合は、「編集記号の表示/非表示」ボタンをクリックしてオンにしてみてくださいね。

「音声認識データを保存する十分な空き領域がない」と表示される

ワードで書類を作っていて、「文書は保存されましたが、音声認識データを保存する十分な空き領域がないためデータは失われました。」というメッセージが表示されたことはありませんか？　私も含めて戸惑う方は多いことと思います。これは一体何なのでしょうか？

このメッセージには、ワードの2つの機能が関係しています。
1つ目はバージョン2002になって追加された音声やマウスによる手書き認識機能、2つ目は、編集中に自動でバックアップファイルが作成される機能です。

ワードは、音声入力や手書き入力によって保存される言語データをバックアップファイルに自動的に保存する仕組みになっています。ところがファイルの容量がある程度大きくなると、ワードは作業効率を優先して言語データの自動保存をオフにしてしまいます。このメッセージはそれを知らせるもので、音声や手書きによる入力を使っていない場合も表示されるため、唐突に思われるようです。以下の手順で表示されないように設定できます。

音声や手書きによる入力を行なわないときは、「ツール」メニュー－「オプション」をクリックして、「オプション」ダイアログボックスの「保存」タブで「言語データを埋め込む」のチェックを外します。音声や手書きで文字を入力する場合は、「自動バックアップ」のチェックを外して、自動保存の方をオフにすれば、やはりメッセージは表示されなくなります。なお、この設定はファイルごとに行ってくださいね。

複数のファイルを一度に開きたい

同時に複数のファイルを開いて作業をすることは多いものです。必要なファイルを開くときに、「開く」操作を何度も繰り返してはいませんか？
ささいなことですが、｢開く」「閉じる」といった単純な操作こそ、なるべく面倒だと感じずに済ませられる方法を知っておくと、パソコンで作業をするときのストレスを減らすことにもつながります。そこで、今日は複数のファイルを一度に開く操作をご紹介します。

ファイルを開くには、アイコンをダブルクリックして開く場合と、エクセルやワードの画面から｢開く」操作を選ぶ場合の2通りがありますね。まずはアイコン派の場合からです。

開きたいすべてのファイルを選択して、右クリックし、｢開く」を選びます。ポイントになるのは複数のファイルアイコンを選択する方法です。まず、最初のファイルをクリックし、次に、「Shift」キーを押しながら最後のファイルをクリックします。開きたいファイルが飛び飛びに並んでいるときは、「Ctrl」キーを押したまま、ファイルを順番にクリックします。選択された状態で右クリックして｢開く」を選ぶと、選択していたファイルが一度に開きます。

エクセルやワードの画面から開く場合は、「開く」ボタンをクリックし、表示される「ファイルを開く」画面で、やはり同じように開きたいファイルをまとめて選択します。選択後、「開く」ボタンをクリックすれば、ファイルをまとめて開くことができます。ここではエクセルの画面で説明しましたが、ワードやパワーポイントでも同様に操作できます。

「社外秘」「コピー禁止」などの透かしを入れたい

パソコン内の極秘データがインターネットに流出するという事件が頻発していますね。プライベートで使っていたファイル交換ソフトによるものだったり、パソコンをどこかに置き忘れたためだったりとその原因もさまざまです。仕事で扱うデータを慎重に扱わなければいけないことは言うまでもありませんが紙の書類も同様ですね。大事な書類には下のような透かしを入れておくと、安易にコピーされたり、社外へ持ち出されたりしないよう注意を促すことができます。

透かしは、｢書式」メニューから「背景」－「透かし」と選択して、表示される「透かし」ダイアログボックスで指定します。まず「テキスト」を選び、続けて「テキスト」から背景に表示したい言葉を選択します。「社外秘」「部外秘」「コピー厳禁」などの言葉から選んでもいいですし、自分で入力することもできます。「色」にはあらかじめグレーが指定されています。白黒で印刷するならこのままで十分ですが、ここでは赤に変更しました。

なお、透かしはヘッダー･フッターの領域に設定されるため、一度指定しておけばすべてのページに繰り返し表示されます。挿入した透かしを削除するには、再び「透かし」ダイアログボックスを開いて「なし」を選んでくださいね。

常に今日の日付が表示されるようにしたい

前回、ワード文書に今日の日付を簡単に入力する方法を紹介しました。
ところで、書類の中には、別段保存しておく必要のないものもありますね。思いつくものとしては、社内メモ、FAXの送付状、定例会議の開催通知などがあります。繰り返し使われる書類の場合は、ファイルを開くたびにその日の日付が自動で表示されるように設定しておくと、作成日を入れる手間が省けます。そこで今回は、ファイルを開くたびに自動で更新される日付を入れてみましょう。

この場合、「挿入」メニューから「日付と時刻」を選んで日付を挿入します。まず「言語の選択」で「日本語」を選び、「カレンダーの種類」から「和暦」「西暦」のどちらかを選択します。「自動的に更新する」にチェックを入れて、左の欄から日付のサンプルを選びます。こうして挿入した日付は、ファイルを開くたびにその日の日付に自動で更新されます。
 
ちなみに、入力された日付が自動更新されるものかどうかは、日付の部分をクリックして見分けることができます。クリックしたときに、上のようにグレーの網かけが表示されたら、自動更新されるタイプの日付です。逆に、網掛けなしなら固定で入力された日付になります。書類に応じて使い分けてみて下さいね。

<参考>
今日の日付を簡単に入力したい

今日の日付を簡単に入力したい

書類に申込日や受付日を記入するとき、「今日は何日だっけ？」と一瞬迷ってしまった経験はありませんか。発行日や発信日に今日の日付を入れる例は多いもの。そこで、ワードで作った書類に、今日の日付をすばやく入力する方法を知っておきましょう。

ワードには今日の日付を自動入力できる機能があります。試しに「2006年」と入力してみてください。今日の日付が吹き出しのように表示されませんか？　上の状態で「Enter」キーを押すと、表示された今日の日付が文書に挿入されます。
和暦で入力したい場合は、「平成」と入力すると、「平成18年2月28日」のように和暦でヒントが表示されるので、同様に「Enter」キーを押せば挿入できます。いずれの場合も数字は半角で入力しましょう。
これは、先頭の数文字を入力するだけで決められた言葉を入力できる「定型句」という機能の一部です。もし、「2006年」「平成」と入力してもヒントが表示されないときは、次の手順で定型句の設定を確認しましょう。

「挿入｣メニューの「定型句｣－「定型句」を選び、「オートコレクト」ダイアログボックスを表示します。「定型句」タブを開き、「登録名の先頭の数文字の入力で候補を表示する」にチェックを入れてください。これで、今日の日付が自動入力されるようになります。

<参考>
常に今日の日付が表示されるようにしたい