ページ番号は通常、フッター部分に印刷しますね。Wordの文書でページ番号の指定をするには、「挿入」タブ（または「ヘッダー/フッターツール」の「デザイン」タブ）の「ヘッダーとフッター」グループにある「ページ番号」ボタンから操作するのが一般的です。
ところが、すでに設定済みのフッターがある場合は、不用意にページ番号を指定すると、既存のフッターがリセットされてしまうことがあります。

インターネット上の文章を、資料としてコピーし、Wordの文書に貼り付けをすると、Webで設定されていたハイパーリンクが一緒に貼り付けされてしまいます。
こういった不要なハイパーリンクをまとめて削除し、普通の文字に戻す方法を知りたいと思ったことはありませんか？

「クイックアクセスツールバー」とは、リボンの左上に表示された小さなボタンの並ぶ領域のことです。ここには、「上書き保存」「元に戻す」などのボタンが表示されていますが、必要に応じて、自分でよく使う機能のボタンを追加表示することもできます。ここにボタンを追加しておくと、リボンのタブを切り替えなくてもすぐに機能を実行できるので、効率アップにつながります。
ところが、このクイックアクセスツールバーは画面の端に表示されるため、ボタンを選択するのに遠くまでマウスを動かす必要がありますね。もっと手近な場所にあればいいのにと思ったことはないでしょうか。

前回、Wordファイルにおいて、設定した書式を一発解除して初期値に戻す機能をご紹介しました。同じことがExcelでもできないかと思ったら…ちゃんとありました！
ということで、今回は、Excelでセルに設定した書式を一括で解除する方法をご説明します。

下の画面の赤い枠で囲んだ部分のセルには、セルに罫線、塗りつぶしの色、フォントやフォントサイズなどの文字書式、中央揃えの配置などが設定されています。
これらの書式を一度の操作で解除するには、「書式のクリア」を利用します。

Wordの初期設定では、入力する文字のフォントは「MS明朝」、フォントサイズは「10.5ポイント」となり、段落は「両端揃え」で配置されます。これに自分で書式を適宜変更して、文書を作成するわけですが、何かの理由で設定した書式を初期状態に戻したいと思ったことはないでしょうか。

文字や段落に設定した書式を初期設定の状態に戻すには、本来、ひとつひとつの書式を個別に解除する必要があります。しかし、これは時間もかかり、面倒な作業です。

スライドショー実行中に重要な箇所を強調するには、ペン機能を有効にして、注目させたい箇所を囲むなどすれば、見ている人の注意を促すことができますね。
ところが、マウスでドラッグした線がスライドに残ってしまって、困った経験はないでしょうか？

PowerPointでは、「ノート」機能を使うと、プレゼンテーション本番で話す内容のメモをスライドごとに入力できます。これは、下の画面のように、標準表示モードで下に表示される領域（ノートペイン）に入力します。

このノートペインに入力した内容は、PowerPointファイルを開いたときに誰でも見ることができます。したがって、客先などにプレゼンテーションファイルを送付するときは、うっかり内部的な情報をノートに入力したままファイルを送らないよう、十分な注意が必要になります。
一般的には、他者に渡すプレゼンテーションファイルからは、ノートの内容をすべて削除することをお勧めします。

複数のウィンドウを同時に表示して編集作業をするときに役立つのが、「表示」タブの「ウィンドウ」グループにある「整列」機能です。
この整列機能は、WordとExcelの両方に用意されています。お使いの方も多いことと思います。ところが、ExcelとWordでは、少し機能が違うのです。

前回は「１－１」と入力すると、「1月1日」のように日付の表示形式が設定されてしまうトラブルについて紹介しました。
ところが、ただ数字の「１」と入力しただけで、同様に「1月1日」や「1900/1/1」のように日付になってしまうこともあります。

よく「1年1組」を表す時に、「１－１」のようにハイフンで学年と組を区切って表示することがありますね。
ところが、Excelでは、セルに「１－１」と入力すると、「Enter」キーを押して確定したときに「1月1日」と表示されてしまうのです。
いきなり日付が表示されて、驚いた経験をお持ちの方もいらっしゃることと思います。

箇条書きの項目に番号を付けて表すには、「段落番号」を設定します。
通常、同じ文書の中では、自動的に「1」「2」「3」のように、順番に連番になりますが、編集の作業をしているうちに、ふとした拍子に途中から「1」に戻ってしまうことがありますね。

Excelでは、数値データの先頭に「‘」（シングルクォーテーション）を付けて入力すると、文字列として数字を入力できます。
ところが、この方法で入力したデータは、セルの左上に緑色のマークが表示されますね。
これはエラーチェックオプションといい、セルに入力された値が何らかのエラーを含むのではないかという警告のマークです。

今日はWordのタブ機能のトラブルを紹介します。
タブを設定すると、文字位置を文の途中で任意の位置に揃えることができますね。
Wordの文書で、何も設定を変更していないはずなのに、気が付くと、以前に設定しておいたタブ位置が変わっていて、揃っていたはずの文字がばらばらになってしまっていたという経験はないでしょうか？







これは、ルーラー上でうっかりクリックして、タブマーカーを増やしてしまっている可能性があります。

クリップアートを文章の間に挿入する際、「文字列の折り返し」を設定して、文章をイラストの周囲に体裁よく配置します。イラストのすぐ近くまで文字を表示させるタイプの配置には、「四角」「外周」「内部」の3種類があります。今日は、この使い分けについて紹介します。

最近、聞いた失敗談にこんなものがありました。
自分で作成した資料の印刷を他の人に頼んだ際のことです。印刷を頼まれた人がうっかりキーボードを触ってしまったらしく、文面に意味不明の文字が入力された状態のまま、大量に印刷をかけてしまったというものでした。
無意識に編集してしまうトラブルというのは大いにありうる話ですね。
特に、大量の資料の印刷を人に依頼する機会の多い方は、予防策を取っておいても損はないかと思います。
このような失敗を未然に防ぐには、ファイルを「最終版」に設定するとよいでしょう。

文章にクリップアートや画像を挿入した場合、テキストを図の周囲に回りませるには、「文字列の折り返し」機能を利用します。
たとえば、画像の上で右クリックし、「文字列の折り返し」→「四角」と選択すると、図の周囲に四角く余白を取って文字が回り込むように配置されます。

ところが、図の位置が端でない場合は、左右の両方の空きに文字が入るため、読みづらくなってしまいますね。文字を左か右かどちらかだけに表示させ、片側は空きのままにしておくにはどうすればよいのでしょうか？

Wordで文章の途中に段組みを設定したときに、下の画像のように、中途半端に１，２行文章が余ってしまうことがありますね。小見出しなど切りのよい箇所で次の段に切り替えたいと思ったことはないでしょうか。

Wordには「段組み」という機能があります。
2段組みや3段組になった資料を見かけたことはありませんか。雑誌のようなレイアウトも段組みを利用すると簡単に作ることができます。

段組みを設定するには、「ページレイアウト」タブの「段組み」ボタンを利用します。Wordでは11段までの段組みを設定することが可能です。
ところが、このボタンをクリックすると、「2段組み」や「3段組み」は選択肢がありますが、4段以上の段組みにする項目はありませんね。

「Microsoft Office」「Word 2013」といった半角アルファベットで入力した単語が行末に来た場合、スペースの位置で2行に分かれてしまうことがありますね。
固有名詞などを常に同じ行に収めて表示したい場合は、「改行されないスペース」を利用するとよいでしょう。

Wordでは、入力したスペースが行の末尾に来ると、そのまま右余白にはみ出してしまいます。これを普通の文字と同じように、右インデントの位置で折り返して表示したいと思ったことはありませんか？

Wordで作った文書にクリップアートや写真を入れると、文章部分を改行したときに、イラストや写真が一緒に下に動いてしまって、困ったことはないでしょうか。

Word文書にイラストを入れたいときに便利なのがクリップアートですね。2010までのバージョンでは、「挿入」タブの「図」グループにある「クリップアート」ボタンをクリックすると、クリップアートを挿入することができました。
ところが、2013では、「挿入」タブの「図」グループから「クリップアート」ボタンが消えてしまっています。これに戸惑われた方も多いのではないでしょうか。

社内文書に「社外秘」といった透かしを入れるには、「ページレイアウト」タブの「透かし」ボタンから操作します。また、見栄えのするチラシや張り紙を作る際に便利なページ罫線も、2007や2010のWordでは、「ページレイアウト」タブにボタンが置かれていました。ところが、これらのボタンが2013ではなくなっているのです。
でもご安心を。機能が削除されたわけではありません。ボタンの位置が移動しているのです。

Excelでは、2010から2013になって一番大きく操作が変わったのは、なんといってもグラフの編集でしょう。今日はそれについてご紹介します。
まず、グラフを選択すると、リボンにはおなじみの「グラフツール」のコンテキストタブが表示されますね。「グラフツール」には、2007や2010では「デザイン」「レイアウト」「書式」の3つのタブが表示されていました。ところが、2013では、下の図のように、「デザイン」「書式」の2つだけになっています。そう、「レイアウト」タブは2013ではなくなっているのです。

図形機能に用意された四角形や矢印といった図形を文書に挿入するには、「挿入」タブの「図形」ボタンから種類を選んでドラッグします。
このとき、たとえば、同じ矢印を3つ描くというふうに、ひとつの図形を繰り返し描画したい場合があります。
ところが、1回ドラッグして矢印を描くと、次はまた、「挿入」タブの「図形」ボタンから、もう一度矢印の図形を選ばなければいけません。これは非常に煩わしいですね。

他人が作った書類に訂正を入れる際に便利なのが、Wordの変更履歴です。
変更履歴を有効にした状態で編集すると、文字の追加や削除が履歴として残り、文書ウィンドウに表示されます。ところが、初期設定では、書式を変更しただけの場合も変更履歴に記録されてしまいます。
書式の変更は、内容そのものの変更ではないため、記録対象から外したいと思ったことはないでしょうか。

今日は、Excelで大きな表を扱うことの多い方に役立つテクニックをご紹介します。
面積の広い表の端と端を同時に見ながら編集作業をしたいと思ったことはないでしょうか。このようなとき、スクロールを繰り返しながら作業をするのはなんとも効率が悪いものです。

PowerPointでのプレゼンテーションにおいて話したい内容のメモを用意するには、ノートが役立ちます。

ノートを入力するには、PowerPointの画面を標準表示モードで開いたとき、スライドペインの下に表示される「ノートペイン」を使います。「ここをクリックしてノートを入力」と表示された上をクリックするとカーソルが表示され、Wordのように文章を入力することができますね。

Wordで文字の配置を変更するには、「文字列を右に揃える」や「中央揃え」などのボタンを利用します。これらの書式は、段落単位で設定することが前提なので、指定すると、同じ行の文字はすべて右揃えや中央揃えに変わりますね。
ところが、１行の左右の端にそれぞれに文字を配置したい場合はありませんか。ちょうど下のような例です。

一部にセル結合を設定した表で並べ替えを実行すると、下のようなメッセージが表示されてしまい、並べ替えは実行されません。皆さんも一度は経験があるのではないでしょうか。

PowerPointのスライドショーでは、マウスでクリックしたり、キーボードで「Enter」や「スペース」などのキーを押すと次のスライドが表示されます。
発表者が話の進行に合わせて、手作業でスライドを切り替えるわけですが、どういうわけか、何も操作していないのに、一定の時間になったら次のスライドが勝手に表示されてしまった。そんなトラブルを経験したことはありませんか？

Word文書に数字を入力する場合、半角派と全角派に分かれるようですね。
私はというと、数字と言えば、WordでもExcelでも半角で打つものだと思っていたのですが、「全角のほうが個々の数字がはっきり見えてわかりやすい」そんなご意見を頂いたこともあります。なるほど、そういう見方もありますね。

Wordなら全角/半角の両方で数字を入力できますが、Excelはどうでしょう。
ご存じのように、Excelでは、全角で数字を入力しても、Enterキーで確定した時点で、自動的に半角文字に変わってしまいます。あらかじめセルの表示形式を「文字列」に変更しておけば、全角数字の入力もできるようになりますが、文字として扱われるため、そこだけ配置が左揃えになってしまいますね。

Wordでチラシやグリーティングカードを作る際、背景に写真を挿入すると見栄えのするものができます。（写真を挿入する方法については、こちらの記事で紹介しています。）

ところが、完成したチラシやカードを印刷すると、背景に入れたはずの写真が印刷されず、驚いた経験はありませんか。Wordの編集画面にはちゃんと写真が表示されているのに、印刷すると表示されない・・・これでは困りますね。




これは、Wordは初期設定で背景の画像が印刷されないようになっているためです。
したがって「Wordのオプション」を起動して、設定を変更すれば印刷されるようになります。今日はその方法をご紹介します。

前回はWordで作成したはがきやチラシの背景に写真を表示する方法を紹介しました。
文章の背後に写真を入れるとデザインとしては引き立ちますが、手前に来る文字が写真に紛れて読み取りづらくなってしまうことがありますね。そんなときは下図のように、文字の背後に白い背景部分を作るとよいでしょう。

前回の記事では、「文字の割付」機能を使って、長い文章をセル幅に合うように自動で改行して複数セルに表示する方法を紹介しました。
ところが、「文字の割付」機能では、あとから文章を追加、変更すると改行される位置がずれてしまうため、手作業で文字を移動しなければなりません。

報告書など提出書類のフォームがExcelで作成されている会社さんは多いようですね。
ワープロの書式をそのままExcelデータに置き換えたようなフォームでは、長い文章を複数のセルに分けて入力しなければならないものをよく見ます。ちょうど下の例のような具合です。

Excelで2つの表を上下に整列させて印刷したいと思ったことはありませんか。

この場合、列数や列幅が同じ表どうしであれば何も問題はありませんが、列の数や幅が異なる表を並べる場合は、セル結合などの機能を利用しなければ、表全体の幅を揃えてレイアウトすることはできませんね。この作業は面倒で時間もかかるものです。

収支報告書などでマイナスの数値を表示するとき「▲13,923」のように先頭に▲を付けた形で表示することがありますね。

この▲は「セルの書式設定」ダイアログボックスを開くと、負の数の形式の一覧から選択できます。（詳しくは後述の手順を参照してください。）
ところが、選択肢にあるのは黒字の▲だけで、赤字のものはありません。では、赤字で「▲1,234」のように表示したい場合はどうすればいいでしょうか。

商品アイテムや支社ごとに売上金額などを合計するには、「データ」タブの「アウトライン」グループにある「小計」機能が役立ちます。ちなみに「小計」機能とは、Excel2003までのバージョンでは「データ」メニューの「集計」から実行する「集計」機能のこと。2007で機能名だけが変わったので少々ややこしいですね。

小計機能を実行した表では、シートの左側に表示された「１」「２」・・・のボタンをクリックすると、明細を折りたたんだ小計の行だけを表示できます。この操作を「グループ化」といいます。
下の図のような、グループ化された表を『見た目通りに』コピーしたいと思ったことはありませんか？

この記事は前回の手順の続きです。
お読みになっていない方は、こちらの記事から順番にご覧ください。
・数値のかけ離れた折れ線グラフを同じ縦軸で表示したい（１）
・数値のかけ離れた折れ線グラフを同じ縦軸で表示したい（２）

さて、グラフの仕組みは（２）ですでに完成しているのですが、見た目がいまひとつですね。そこで、今回の記事では、グラフ内容をわかりやすく見せるための書式設定を行います。長くなってしまって恐縮ですが、もう1回だけお付き合いください。

複数の系列を折れ線グラフで表したとき、極端に数値の小さい系列があると、その系列のグラフはほとんど見えなくなってしまいます。ちょうど下のような例でしょうか。



このグラフは過去10年間のタオルの輸出入量の推移を表したものです。
グラフ上の表を見ると、輸出数量（3行目）は輸入数量（2行目）に比べて極端に少ないことがわかります。この表を元に、ごく普通に折れ線グラフを作成すると、この画像のように輸出数量はゼロ近くを、まるで地を這うように表示されてしまいます。これでは、輸出量の変化が伝わりませんね。

前回、一部のセルの内容を勝手に変更されないようにするために、「シートの保護」を有効にする方法を紹介しました。今日はその補足になります。前回の記事をお読みでない方はこちらを先にご覧ください。

前回の記事の設定後、シートの保護が有効になった状態でロックされたセルを変更しようとすると、下のようなメッセージが表示されます。

Excelのグラフでは、極端に数値の大きさが異なる系列を同じ領域に表したい場合、右の縦軸に目盛を別に設けると、数値の小さなグラフを見やすく表示できます。（詳しい手順はこちらの記事を参照ください。）

このとき、普段は使用しない右側の縦軸に設定した目盛のことを「第2軸」といいます。ところが、第2軸を設定すると目盛が2種類表示されることになるため、グラフの内容によっては、どの系列が左右どちらの目盛を使っているのか、その対応がわかりづらくなってしまうことがあります。

Excelでグラフを作成したときに、一部の系列が地を這うように表示されてしまい、困ったことはありませんか。
これは、大きさが極端に異なる数値をグラフ化したときに起こる現象です。Excelでは、グラフ化したいセル範囲の中で最も大きな数値が収まるように、縦軸の目盛を自動で調整します。したがって、小さな数値ばかりが集まった系列があると、下の方に寄ってしまうため、グラフとしては見づらいものになるわけです。

前回、縦方向の目盛線をグラフの背景に表示して、折れ線グラフを読みとりやすくする方法を紹介しました。その結果が下の画面です。

ところが、下の画面をよく見ると、折れ線グラフのマーカー部分は縦の目盛線の上ではなく、線と線の間に表示されています。どうせなら、目盛りの線とマーカーがきっちり交わるように表示させたいと思ったことはありませんか。

時間の経過にともなう変化をアピールするには、折れ線グラフが役立ちます。折れ線グラフの横軸には、日付など時系列の目盛りを設定して、時間の経過を表せるようにしますね。

ところが、グラフが横軸から離れた上の方にあると、折れ線の数値が横軸のどの目盛りに相当するのかが、わかりづらくなってしまいます。

PowerPointのスライドでは、箇条書きの項目数が増えると、文字サイズを縮小して、自動的にプレースホルダ内に収める仕組みになっています。この仕組みのおかげで、たくさん文字を入力しても、プレースホルダから文章がはみ出す心配がなくなるわけですが、小さな文字でぎっしりと表示されたテキストは、スライドショーで見たときに決して読みやすいものではありません。
そこで、今日は、項目数の多い箇条書きを、読みやすくゆとりをもって見せる方法を紹介します。

PowerPointでプレゼンテーションを作成していた際に、プレースホルダの文字がスライドの背景に紛れて読み取りづらくなってしまった経験はありませんか？　特に、グラデーション効果のついたテーマを使うときは要注意です。これは、背景の色の一部がテキストの文字色に同化してしまうことが多いためです。たとえば、下の例では、スライド左側の白っぽい背景部分がプレースホルダの白い文字と重なり、やや見づらい印象ですね。

打ち合わせのレジュメなどを作成する際には、改行しながら議題を順番に書き出して、連番を付けた箇条書きにするのが一般的ですね。その際、込み入った内容だと「1」の下に「1.1」「1.2」のような子供のレベルを設定した階層構造にしておくと、全体の構造がさらにわかりやすくなります。

売上の一覧表を元に、製品ごとに金額を合計するといった場合には、「データ」タブの「小計」機能を使いますね。（2003では、「データ」メニューの「集計」機能に相当します）。
この例では、講座名ごとに申し込みデータをグループ化して、人数と支払料金の合計を求めています。
ただし、小計機能では同じ講座名どうしが隣接していないと正しく集計されません。そのため、事前に講座名の列を基準に並べ替えを実行しておく必要があるのですが、これが手間でつい忘れてしまうという方は多いようです。SUMIF関数を使うと、事前の並べ替えなしで、表のデータをグループ化して集計できますよ。

皆さんはVLOOKUP（ブイルックアップ）関数をお使いですか？
VLOOKUP関数は、別の表から情報を検索して、自動で表示させる関数です。
具体的には、売上記録を入力する際に、商品コードを指定して別表から商品名や価格などを自動表示させる、といった仕組みを設定したいときに使います。
業務の効率アップや転記ミスを防ぐのに便利なため、愛用者が多い関数のひとつですね。

そのVLOOKUP関数では、第2引数「範囲」に、商品や顧客の固定の情報をまとめた別表のセル番地（例ではH3～J6）を指定します。
ところが、得意先や扱う商品が増えて「範囲」に指定した表にデータを追加した場合、追加されたデータの範囲は、自動では検索範囲に含まれません。

Wordで文字にふりがなを設定するには、ルビ機能を使いますね。
ルビを設定すると、その行は自動的に行間が広がり、他の行と行間の広さが揃わなくなります。これが気になるという方はとても多いようですね。

Wordで文書を作っていると、Excelでセル範囲を選択するときの要領で、対角線を描くようにドラッグして四角く範囲を選ぶことができたらいいのにと思うことはないでしょうか。
たとえば、下のような場合です。



箇条書きの小見出しの部分には、あらかじめ3文字の幅に均等割り付けを設定してあります。3つの項目に一度にアンダーラインを設定できるとてっとり早く作業が進みますね。
このように、複数行にまたがる範囲のうち行全体でなく一部だけを、四角形を描くように選択する方法を今日はご紹介します。

「すべてのスライドのタイトルの色を変えたい」こういったプレゼンテーション全体のスライドを対象にして、共通部分の書式を変更したいときに使うのがスライドマスターです。
スライドマスターとは、プレゼンテーション内のテキストや背景のデザイン設定をまとめて管理するもの。スライドマスター上で書式を変更すれば、個別にスライドを選んで書式設定をする手間を省けます。
ところが、そのスライドマスター上で書式を変更したのに、一部のスライドにしか変更が適用されなかった経験はないでしょうか。

スライドショーの実行方法には、クリックや「Enter」キーで次のスライドを表示する『手動での切り替え』のほか、あらかじめスライドごとに表示する秒数を決めておき、設定時間が経過したら自動的に次のスライドに進む『自動での切り替え』の2種類があります。

　PowerPointの初期設定では前者だけが有効ですが、リハーサルで時間を記録すると、自動的に後者である『自動的に切り替え』も有効になります。
　ただし、この状態のままスライドショーを実行するのは危険です。というのは、まだ演者が話している最中に切り替え時間が来てしまった場合、勝手に次のスライドが表示されてしまうからです。プレゼンターが進行を安全にコントロールするためには、自動的に切り替える設定はオフにしておく必要があります。

　これには、スライドを選んで「アニメーション」タブ（2010では「画面切り替え」タブ）の「自動的に切り替え」のチェックを外します。しかしながら、スライド枚数が多い場合は手間がかかりますね。だったら任意のスライドで「自動的に切り替え」のチェックを外した後、「すべてに適用」をクリックすればいいのでは？とも思いましたが、これだとリハーサルで記録したスライドの表示時間も一緒に削除されてしまいます。



　スライドの表示時間は残したまま、『自動的に切り替え』の設定をすばやく解除するにはどうすればいいでしょうか。

顧客名簿などで、会社名をキーにして並べ替えを実行するときに、戸惑った経験はありませんか？　「株式会社」や「有限会社」などが付いた社名をそのまま並べ替えると、これらの言葉が社名の前後どちらに付くかで並べ替えの結果が変わってしまいます。純粋に「社名の五十音順」にしたいときには困りますね。

発表に与えられた時間がごく限られている場合や、プレゼンに参加するお客様によって発表内容を調整する場合などに、一部のスライドを省略することがあります。こんなときに便利なのが「非表示スライド」の設定です。

 

Excelの表で「1」「2」「3」・・・のような連続番号を入力するには、前回の記事でご紹介したようにオートフィル機能が便利です。では、連番の番号に一定間隔で空きがある場合はどうでしょう？
たとえば、下図のような、データを左右2列に分けて入力する表が当てはまります。
この表では、連番の列も2列あります。A列には「1」「3」「5」・・・、C列には「2」「4」「6」・・・と1つ飛ばしで数字が入るわけですね。こういう場合はもはや手入力しかないのでしょうか。

横棒グラフは、項目名が縦軸に横書きで表示されます。一般に、数値の違いを視覚的に見せるのに効果的なのは縦に棒が並んだ縦棒グラフですが、項目名が長くて横軸に項目を並べたときに収まりが悪い場合は横棒グラフを利用します。ただし、項目名の中に極端に長いものがあると、下の図のようにレイアウトされてしまい、そこだけ読みづらくなりがちです。

PowerPointでのプレゼンテーション中に、ポインタをペンに切り替えて発表する人は多いことと思います。ペンのポインタを使うと、スライドに線を引くことによってキーワードに注目を集めることができるので便利ですね。
そのペンの色ですが、初期状態では赤色に設定されています。ところが、スライドのデザインによっては、赤で線を引いても目立たない場合があります。その場合は、ペンの色を別の色に変更するとよいでしょう。

　Wordでは、挨拶状や案内状など、縦書きの文書を作ることも少なくありません。
Word 20007で文書の文字を縦書きにするには、「ページレイアウト」タブの「ページ設定」グループで［文字列の方向］→「縦書き」と選択します。（2003では、「標準」ツールバーの「文字方向の変更」ボタンをクリックします。）
　ところが、文書全体が縦書きに変わると、困ったことに、半角で入力した算用数字やアルファベットだけは横に倒れるように表示されてしまいます。これは、そもそも半角の英数字や記号は日本語のような縦書きで表すことがないため、横書き用の書体しか持たないことが原因です。

Excelでは、シートを移動するときに、シート見出しをドラッグして並べ替えるのが一般的です。ところが、シート数の多いファイルになるとこのドラッグ操作がしづらくなります。特に端から端まで移動するような場合になると大変ですね。

 

こんなときは、ショートカットメニューから移動先を選ぶ方法を使うと、楽に操作できます。
さっそく操作をご紹介します。

Excelでは一度作成した表の内容だけを書き換えて、フォームをそのまま使い回すことはよくあります。ところが古い数字を削除するときは要注意です。数字だけを削除したかったのに、うっかり計算式も一緒にまっさらに戻してしまった経験はないでしょうか。

小さな表でしたら、目で確認しながらセルを選択すればいいわけですが、小計欄が複雑に入り込んだ大きな集計表ではそうもいきませんね。こんなときは安全のため、Excelの「セル選択」という機能を利用しましょう。
なお、この記事ではExcel 2007および2010での操作を紹介しています。2003をお使いの方はこちらをご覧ください。下の関連記事のリンクからでもジャンプできます。

今回もOffice 2010の便利機能を紹介します。
私が最新版のWord 2010を使っていて「おっ？」と思ったのは検索機能です。
従来の手順に比べると検索の操作ステップが減って、さらに検索結果がずいぶん見やすくなりましたね。

オフィス2010が発売されて1週間が経ちました。私も使っていますが、今のところトラブルもなく快適に動いていますよ。ちなみにこのブログの原稿もワード2010で書いています。

さて今日は、そのオフィス2010で改良されたイチオシの機能をご紹介しましょう。
WordやExcelで入力した内容をコピーするには「貼り付け」を実行しますね。これには、「ホーム」タブにある「貼り付け」ボタンを使いますが、このボタンは上下に分かれていますね。使い分ける方法をご存じでしょうか。

今日は、先日の講座中に遭遇したトラブルをご紹介します。
申込書などによくある、文字をマルで囲むタイプの書類。これをWordで作ったことのある方は体験済みかもしれません。
作成した文書を印刷して、手書きでマルをつけるなら問題はないのですが、どうせならマルもWordで・・・と、オートシェイプの楕円を使って文字を囲もうとしたことはありませんか？　ところがこれはうまくいかないことがあります。

Excelでは、セルに付箋紙を貼るような感覚でコメントを付けることができます。あとで調べ直したいセルなどがすぐにわかるので大変便利ですね。ところで、複数のセルに同じコメントを付けたいとき、皆さんはどのように操作していますか。

今日は、Word2007でよく受ける質問をご紹介します。

Wordの文書中に図を描くのにオートシェイプを利用している方は多いことと思います。
複数の図形を一度に選択するときに便利なのが「オブジェクトの選択」ボタンです。名前を聞いてピンと来なくても、「図形描画」ツールバーに表示されているあの白い矢印のボタンと言えばお分かりでしょう。
「オブジェクトの選択」ボタンをクリックしてから、対象となる図形をすっぽりと囲むようにドラッグすれば、複数の図形を一度に選択できるすぐれもののボタンです。

パソコンで作業するときには、複数のウィンドウを同時に開いて操作することが多いものです。私もよくウィンドウがひしめきあった状態のディスプレイを睨んで仕事をしているのですが、そんなときは少しでもムダなスペースを作りたくないものです。

そこで気になったのが、Wordの編集画面に表示される余白部分。混雑するディスプレイの中で、この余白部分はずいぶん領域を取っているような気がします。
もったいない。ここを詰めたらあと10行分くらい文章を表示できそうなのに・・・。
これは、特に、ネットブックなどディスプレイが小さめのパソコンでは切実な悩みではないかと思うのですが、皆さんにはそういう経験はないでしょうか？

列幅の広い表をコピーしたときに、コピー先のセルでデータがはみ出してしまったり、正しく表示されなかった経験はないでしょうか。

前回、よく使う機能のボタンをツールバーに追加する方法を紹介しました。
ところが、少し日数が経ってから追加したボタンを使おうとして、「あれ？　このボタンはいったい何のボタンだったっけ？」と、登録した機能がわからなくなってしまった経験はないでしょうか。

顧客名簿や自治会名簿など、名簿を作る機会は多いものですね。ところで、名前を入力したセルにふりがなを表示する方法をご存知でしょうか？

これは、名前のセルを選び、「書式」メニューから「ふりがな」→「表示/非表示」と選択します。（Excel2007の場合は、「ホーム」タブの「フォント」グループで「ふりがなの表示/非表示」ボタン→「ふりがなの表示」を選択します）。

セルの高さが広がって、漢字の上にふりがなが小さく表示されますね。ここに出てくるふりがなは、皆さんがキーボードから文字を入力した「読み」の情報です。

Wordで作成した表を印刷すると罫線が印刷されないといったご質問を受けることがあります。用紙には表の中の文字だけが表示されていて線が印刷されない、ちょうど下の画面のような具合です。

文章中で目立たせたい言葉がある場合、その部分を太字や斜体にすると効果的ですね。
ところが、文章を入力している途中で太字や斜体を設定すると、それに続けて文字を入力したときに、続きの部分にも勝手に太字や斜体が設定されてしまいます。これもよくご質問を受けるところです。

Wordでは、書式を変更してから文字入力を続けると、続きの部分にもその書式が引き継がれます。たとえば、文書のタイトルが目立つように段落を中央揃えにし、フォントサイズやフォントの種類も目立つものに変更してから改行してみましょう。すると、新しい行にも前の行と同じ書式が最初から設定されますね。

社員番号などでは、全体の桁数を揃えるため、「001」のように「0」で始まる数値を使うことがあります。ところが、Excelでこういった数値を入力しようとして、うまく表示されなかった経験はないでしょうか。

   

Excelで住所データを入力していると、郵便番号やメールアドレスは半角英数字のまま入力できますが、氏名や住所欄を入力するときは、IME（日本語入力システム）をオンにして日本語で入力しなければなりませんね。一般的な住所録は下の画面のように、1件のデータを横1行に入力するので、セルを右方向に移動しながら入力します。氏名や住所欄のセルに差し掛かるたびにいちいちIMEを切り替えるのが面倒で、オンにしたまま電話番号やメールアドレスを入力している人をときどき見かけます。

でもこれでは入力の効率が落ちてしまいますね。そこで今日は、氏名や住所のIMEのセルを選択するとIMEが自動でオンになるように設定する方法を紹介します。

Wordで作成した表の大きさを変えたいとき、皆さんはどのように操作していますか？
講習などで受講生さんの操作を拝見していると、まず表の右端の罫線にマウスポインタを合わせて右にドラッグを始める方が多いですね。そうすると一番右端の列だけ列幅が広がってしまいます。続けて、列と列の間の境界線を同じように1本ずつ右にドラッグして移動し、1列ずつ様子を見ながら幅を広げてゆく方がほとんどだと思います。これでは、せっかく設定しておいた列幅の比率が変わってしまいますし、操作も面倒ですね。

そこで、今日はたった1回のドラッグ操作で、列幅の比率を保ったまま表全体の大きさを変更する方法をご紹介します。

売上記録のような列数や行数の多い表をスクロールしたときに、行見出しや列見出しが隠れてしまい、不便な思いをしたことはありませんか？
大きな表を扱う機会の多い方は、ウィンドウをスクロールしても表の上端や左端に入力した見出しが常に表示されるように設定する方法を知っておくと作業がスムーズにできますよ。今日は面積の大きな表の操作には欠かせない「ウィンドウ枠の固定」機能をご紹介します。

Excelで作成したグラフは項目ごとにきれいに色分けされますね。ところが、このグラフをモノクロプリンタで印刷すると、色の違いが単に白黒の濃淡に置き換えられてしまいます。棒グラフや円グラフの内容がわからなくなって困った経験はないでしょうか。

Excelでは、オートフィル機能を使うと、「1」、「2」、「3」のような連続番号を簡単に作成できますが、Wordの表でもこういった連続番号を振りたい場合がありますね。Wordではすばやく連番を入れる方法はないかなと思い、探してみたら・・・ちゃんとありました！

Wordの場合は、段落番号を使うと、「1」「2」「3」・・・と番号を手作業で入力するより遥かに効率よく連番を付けることができます。

作業が佳境に入ってきて、キーボードから手を離す間も惜しいと感じたことはないでしょうか。いったんキーから指を離して、マウスに持ち替えるのがまどろっこしく感じられるような場合です。

セルに長い文章などを入れるときに便利なのが、セル内で自動的に折り返して表示する設定です。具体的には、「セルの書式設定」ダイアログボックスを開いて「配置」タブで「折り返して全体を表示する」にチェックを入れると、選択していたセル内の列幅に合わせて改行してくれます。



 

セル範囲に入力されたデータの中で一番長い文字がぴったりおさまるように列幅をすばやく調整するには、列番号の境界線にマウスポインタを合わせてダブルクリックします。
表全体の幅をコンパクトにしたい場合などに便利で私もよく使います。

グラフの中にコメントを書き足したいときに便利なのがテキストボックスですね
ところが、グラフに追加したテキストボックスが突然消えてしまって驚いたことはありませんか？


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セルに入力した文字を好みの位置で折り返して表示するには、改行したい位置で「Alt」＋「Enter」キーを押しますね。このようにして挿入した改行をまとめて削除するには、関数を使う方法もあります。データを入力したセルとは別のセルに、改行なしの文字列を表示する場合に利用するとよいでしょう。

セルに入力した文字を好みの位置で折り返して表示するには、改行したい位置で「Alt」＋「Enter」キーを押しますね。このようにして挿入した改行を削除するには、セルを選んで改行した位置にカーソルを移動して「Del」キーを押します。

円グラフでは、目立たせたい要素を印象付けたいときにその部分だけを切り離して表示することができます。ところが、いざ円グラフで切り離したい部分を外側へドラッグすると、グラフ全体がバラバラになってしまってあわてた経験はないでしょうか。

「ファイル」メニューから「開く」や「名前を付けて保存」を選択したときに表示されるダイアログボックスの「ファイルの場所」には、初期設定で「マイドキュメント」が表示されます。ところが、ファイルをマイドキュメント以外のフォルダで管理している場合、開く操作や保存の操作をするたびに「ファイルの場所」を変更しなければならず、面倒ですね。そこで「ファイルの場所」の初期設定を変更する方法をご紹介します。

設定箇所がWord、Excel、PowerPointいずれの場合も、まず「ツール」メニューから「オプション」を選択します。続いて開く「オプション」ダイアログボックスでは、設定箇所がソフトによって異なります。それぞれ、下記の場所を変更してください。

●Word2003の場合

オートシェイプの吹き出しは、短いメッセージやコメントを記入するのに便利ですね。ところが、吹き出しを移動しようとしてドラッグすると、引き出し線が伸びてしまって困った経験はありませんか？



こんな感じになります。

Word、Excel、PowerPointなどで、オートシェイプを使って簡単な図を入れる機会は多いものです。このとき、図形と図形を結ぶには「コネクタ」を利用すると便利です。

表などを入力したセルを入力前の状態に戻すには、データと書式の両方を削除する必要があります。

表には連続番号を入力することが多いですね。Excelでは、「1」「2」「3」・・・のような連続番号をドラッグ操作だけで簡単に入力できます。

Excelで広範囲のセルをドラッグしたときに一度で正しく選択できなかったことはありませんか？　この場合は、慌ててドラッグしなおさなくとも、後からキー操作で範囲を広げたり縮めたりすることができます。

Office2007のSmartArtは概念図やチャート図を作るのに便利ですね。時間をかけずに見栄えのする図版ができてしまうので、私も資料や提案づくりにフル活用しています。

皆様、サイドバーの変化にお気づきでしょうか？→
先日終了した「知らなきゃ損するオフィス2007の話」ブログの記事が、先週末にこちらのブログに統合されました。「オフィスの話2003」「オフィスの話2007」とあるボタンをクリックするとお使いのOfficeのバージョン別に過去記事を絞り込めます。aoten事務局の担当者が張り切って改装してくれましたのでぜひぜひご利用ください(^^ゞ。

今日もそんなOffice2007で、これは助かるなと思ったテクニックを1つご紹介します。
皆さんは、過去に図版で見せた内容を、別のファイルで文章にしたいと思ったことはありませんか？具体的にいえば、図形に入力したテキストを別の場所にコピーしたい、というものです。

バージョン2003までのOfficeでは、四角や矢印を組み合わせて図版を作っていました。図形に入力した文字をコピーするには、1つずつ図形を選択して編集モードにしてから、中の文字をドラッグする必要があります。図形の数が多いとこれはかなり面倒な作業ですね。

2007では、「SmartArt」という見栄えのする図版を簡単に作れる機能があります。SmartArtで作成した図からは、次の手順で入力した文章をまるごと取り出せます。

あまり意識されることがありませんが、WordやExcelなどOfficeソフトがバージョンアップするとき、その裏方として働いている日本語変換ソフトも新しくなります。Office2007を利用している方は、日本語の変換にも最新の「IME2007」を利用しているのが一般的でしょう。
私もOffice2007は発売当時から使っていますが、ここだけの話、このOffice版IME2007の変換精度が悪くて困っていました。私がよく遭遇するトラブルは次の2点です。

（１） ワンワードとして変換されるはずの言葉が細切れに変換されてしまう
例えば、「だいじょうぶ」と読みを入力すると、本来なら「大丈夫」と変換されますね。ところがこれが「だい」「じょう」「ぶ」とばらばらに、しかも全く関係ない漢字を当ててくるというものです。

（２） 変換の学習機能が働いていない
「へんかん」と読みを入れて「変換」で確定すると、次に同じく「へんかん」と読みを入れてスペースキーを押したときに、真っ先に「変換」になるはずなのですが・・・。ユーザーが頻繁に使う言葉ほど変換候補の先頭に出てくる「学習機能」が効いていない状態になっていませんか。

同じ悩みをお持ちのかたは、マイクロソフトのサイトから修正プログラムをダウンロードし、パソコンにインストールしましょう。ダウンロード先はこちらです。

なお、対象となるOSは、Office2007がサポートしているWindows Vista、Windows XP SP2、Windows Server 2003です。また、Office2007が入っていないパソコンは対象外です。

「たった3秒のパソコン術」という本が売れています。中身を見るまで、これがショートカットキーを紹介した本だとは全然知りませんでした。Office2007になってマウスでの操作がリボンを使ったものに一新されましたが、ショートカットキーなら従来のバージョンと同じ操作が手軽にできます。ショートカットキーはこれからますます重宝されるのかもしれませんね。
さて、今日は、そんなショートカットキーを使ったExcelの技をひとつご紹介します。

Excel2003の「データ」メニューから「集計」を選択すると（Excel2007では、「データ」タブの「アウトライン」グループから「小計」を選択）、商品別、担当者別にデータをグループ化して売上金額などを集計できます。
このとき、合計値だけを別の表にコピーしたいと思ったことはないでしょうか。

Excelでは、「データ」メニューの「並べ替え」を選択すると、日付順、数値の大小や五十音順にデータを並べ替えることができます。算用数字を含む列を基準にして並べ替えを実行すると、「1等賞」「2等賞」・・・のように数値の大小で整列されますね。ところが、「特賞」など数字を含まない語句が混在していると、数字を含まない語句は、データの末尾に移動してしまいます。（昇順で並べ替えた場合）。

SmartArtを挿入し、図形に表示された「［テキスト］」部分をクリックすると、自由に文字を入力できます。用意されたテキスト欄をすべて埋めてしまっても、まだ入力したいテキストがある場合は、図形の追加が必要です。
このとき、「SmartArtツール」の「デザイン」タブの「グラフィックの作成」グループにある「図形の追加」を選択してもよいのですが、「テキストウィンドウ」を表示すると、キー操作だけで図形の追加と文字の入力が同時にできるようになります。

概念図やチャートを描くときに便利なのがSmartArtです。豊富に用意されたデザインの中から用途に合ったものを選択すれば、見栄えのする図版をすばやく作成できますね。
選択したデザインは、あとから何度でも変更できるのですが、デザインを変更したとたんに箇条書きテキストの一部が表示されなくなってしまったことはないでしょうか。

段落の開始位置を少し内側にずらして読みやすくしたり、文書にアクセントをつけたりするには「インデント」機能を使います。
インデントを設定するには、「書式」メニューから「段落」を選択する方法と、水平ルーラーのインデントマーカーをドラッグする方法の2種類がありますが、マウスですばやく設定できるのはやはりドラッグ操作のほうですね。

段落の開始位置を少し内側にずらして読みやすくしたり、文書にアクセントをつけたりするには「インデント」機能を使います。
インデントを設定するには、「ホーム」タブの「段落」グループ右下のダイアログボックス起動ツールを選択する方法と、水平ルーラーのインデントマーカーをドラッグする方法の2種類がありますが、マウスですばやく設定できるドラッグ操作がやはり便利なようです。

好きな位置に自由に文字を入力するにはテキストボックスを使います。
挿入したばかりのテキストボックスは、黒い枠線で囲まれ、白い背景色がついていますが、オートシェイプを組み合わせて図版を作る場合は、背景や枠線を透明の状態にして使うことが多いかと思います。この場合、テキストボックスを挿入してから、枠線と背景の色を透明に設定しなければなりません。この操作が面倒だと思ったことはありませんか？

ファイルサイズや最終更新日、作成者、会社名といったファイルに関する情報は「プロパティ」画面でまとめて確認できますね。Office2003でこの画面を表示するには「ファイル」メニューの「プロパティ」を選択していました。Office2007では、「Office」ボタンをクリックし、「配布準備」をポイントすると、同じ「プロパティ」というコマンドを選択できます。

Excelは、Wordよりも表作りが簡単なせいでしょうか。従来ならWordの領分であった文書作成にも、Excelを好んで使う人が増えているようです。パソコン雑誌でもよく特集されていますし、複数のセルを１つに結合し、そこにワープロソフトで打つような長い文章を入力してあるのを頻繁に見かけるようになりました。

●Excel2003ではこうだったのが・・・

前回、目次スライドの作成方法をご紹介しましたが、「『目次スライド』ボタンがグレーアウトしていて押せない」という質問をときどき見かけます。ちょうど下の画面のような状態ですね。

画面のスクロールにマウスのホイールボタンを利用している方は多いことと思います。特にExcelで広範囲にわたる表を編集するときには、スクロールバーをドラッグして画面を行き来するよりもすばやく効率的に操作できますね。

複数の図形を組み合わせて図版を作成している間、背景など広範囲にわたる図形を先に描いてしまうと、作業中に邪魔になってしまいますね。こんなときも「オブジェクトの選択と表示」作業ウィンドウが役に立ちます。　

以前に人からもらったExcelファイルを編集していたら、いらない図形があちこちに残っていて驚いたことがあります。セルとセルの境界線に直線が隠れていたり、何も文字が入力されていないテキストボックスが残っていたりといった具合です。

どうやらセルの枠線ではなく、図形の直線を使って一部の罫線を表示させていたようでした・・・。しかも黒の細線なので一見したところセルの罫線と見分けがつかなかったんですね。いらない図形はまとめて削除すればすっきりしますが、このように図形が見つけづらい場合は、ジャンプ機能を使って図形を一括して選択しましょう。まずは、「編集」メニューから「ジャンプ」を選択します。

スライドショーを実行する際、プレゼンテーションに設定したアニメーションを表示せずに発表したいことはないでしょうか。このような場合、せっかく設定したアニメーションを削除しなくても、設定をちょっと変更するだけで一時的に無効にすることができます。

Excelでテキストボックスを挿入してから中に表示する文章を考えていると、たまに、文字を入力しないまま別のところをクリックしてしまい、空のテキストボックスが残ってしまうことがあります。


Excelでは、初期設定だと枠線も背景色もない透明のテキストボックスが挿入されるので、いったん文字なしで確定してしまうとどこに描画したのかわからなくなってしまいますね。
2007にはこんな「図形のゴミ」を簡単に探せる機能がありますのでご紹介しましょう。

これはネットの掲示板などでもよく見かける質問ですね。まず、PowerPointのアニメーションは、大きく次の3種類に分類できることを最初に確認しておきましょう。

①スライドを切り替えるときに動きをつける「画面切り替え」
②スライドタイトルや本文テキストのプレースホルダにつけるアニメーション
③図や表、図表、グラフ、テキストボックスなどのアニメーション

残念ながら、メニューやボタンを探してもプレゼンテーションに含まれる①～③すべてのアニメーションを一度に削除することはできません。ただ、「アニメーションの一括設定」を応用すると、①と②をまとめて解除することは可能です。これは次の手順で行います。

「図形描画」ツールバーの「オートシェイプ」にある「線」から「曲線」や「フリーフォーム」、「フリーハンド」を使うと、自由な位置で折り曲げながら線を描けます。ところがこのとき、描いた線の一部が微妙にずれてしまったことはないでしょうか。
下の図では直角に引いたと思った縦の線がわずかに斜めになってしまっています。こういったオートシェイプの「線のずれ」は、出来上がってから見ると意外と目につくものです。

ではまた最初から書き直さなければいけないのでしょうか？　いえいえ、こんなときはずれてしまった途中部分だけを微調整できるので、図形を描画しなおす必要はありません。

PowerPointで作成したプレゼンテーションを印刷する際、普段はコスト面を考えて白黒プリンタで印刷している方は多いことと思います。顧客に配る資料など、ここぞという場合にだけカラーで印刷するわけですね。
このように、プレゼンテーションを一時的に白黒で印刷するときには、「グレースケール」を設定すると印刷時だけ配色がモノクロに置き換えられます。

文書に簡単な図を入れたいときに便利なのが「図形描画」機能です。ところで、折れ曲がった矢印を描くとき、皆さんはどうしていますか？

ドロップダウンリストの中からデータを選んでセルに入力できるようにするには、「リスト」の入力規則を設定します。たとえば、名簿に部署名を入力するとき、いちいち手入力をしなくても、別の表にすでに入力された部署名をクリックするだけで入力できるようになります。その方法は、こちらの記事で紹介したとおりです。

これまでのOfficeでは、ツールバーのボタンにポインタを合わせると機能名が表示されました。Office2007も同様ですが、ボタンによっては機能の名前だけでなく、簡単な説明も表示されます。下の図のように絵入りのヒントも多く、初心者が使いたい機能を選ぶときにはわかりやすく親切な仕組みになったと感じています。

名簿に部署名を入力するとき、いちいち手入力をしなくても、別の表にすでに入力された部署名をクリックするだけで入力できるようにする方法は、こちらの記事で紹介したとおりです。このように「リスト」の入力規則を設定すると、データをドロップダウンリストから選んで効率よく入力できるようになります。

Office2007では、画面左上のOfficeボタンをクリックすると、メニュー右の列に最近開いたファイルのファイル名が一覧表示されます。2003以前のOfficeでは「ファイル」メニューをクリックすると、一番下にファイルの履歴が表示されましたが、それと同じ機能です。ただし、表示できるファイルの数は2007になって大幅に増え、初期設定で17のファイル（Access2007は9）が表示されるようになりました。

Excelの表では、セルに「リスト」の入力規則を設定すると、データをドロップダウンリストから選んで入力できるようになります。例えば、「所属」の列には、「経理部」「総務部」「人事部」から部署名を選択させたいときなどに使います。項目をクリックするだけで入力できる手軽さがいいですね。

先日、遭遇したトラブルがあったので、今日はそれをご紹介します。
「挿入」タブで「ワードアート」を選択して文字を入力すると、見栄えのするタイトル文字が入りますね。ところが、このようにしてワードアートでタイトルを入れた表を印刷すると、画面では表と同じ幅であるにもかかわらず、ワードアートだけが途中で切れてしまっていたのです。ちょうど下図のような状態です。

Excel2007では、オートフィルタ機能が今までよりも使いやすくなったことはこちらの記事でも紹介したとおりです。なお、2007では「フィルタ」に名前が変わりました。

通常、表にフィルタを実行したままファイルを保存すると、そのファイルを再度開いたときには、言うまでもなく表が抽出された状態で表示されます。ところが、他の人が抽出を実行した表だったりすると、どういう基準で抽出されているのかがぱっと見ただけではわからないこともあります。ファイルを開いたときに、抽出された表を見て戸惑った経験はないでしょうか。

こんなとき、従来のExcelでは、青色で表示された▼部分をクリックして、「（オプション）」を選ばないと、抽出条件を確認できませんでした。これが、Excel2007では、次のように改善されています。

前回に引き続き、Excel2003で設定できる色を増やす方法をもう一つご紹介します。こちらは図形をセルに重ねて描く方法です。

執筆の仕事では、Excel2007とExcel2003の両方で同じ書類の様式を作ることがよくあります。なるべく外観も似せたものを作りたいのですが、一番困るのが色なのです。

マイクロソフトが運営するOfficeの情報サイトOffice  Onlineでは、家庭やオフィスで使えるたくさんのテンプレートが公開されています。カレンダー、チラシ、FAXの送付状、グリーティングカード、それに様々な書類の様式まで。ここからカレンダーをダウンロードするようになってから、我が家では壁掛けのカレンダーを買うことがなくなりました(^_^)　無料でここまでと思うようなクオリティの高いテンプレートも少なくありません。頻繁に利用されている方も多いことと思います。

Wordには、選んだ文字の周囲を四角い枠で囲む「囲み線」という機能があります。文字が書かれた四角いボタンなどを文章中で表すときに便利なのですが、「囲み線」で囲んだ文字が隣り合わせると線が勝手につながってしまうトラブルがあります。どんなものかちょっとご紹介します。

同じ単語を何度も入力することはありませんか？　私なんかは原稿を書いていると、メニュー名やボタン名、操作の手順など、同じ表現、言い方が続くことが多く、同じ言葉を何度も入力する面倒をどうにかしたいといつも思っています。

ところで、Office2007を使っていて、単語を入力しかけると、その右上に吹き出しで言葉が表示されることがありますね。これはすでに入力した言葉と同じ読みを入力したときに表示される「予測変換」という機能です。これをうまく使えば、入力の手間を減らすことができるのです。

Officeが2007になって便利になったと思うことの一つに、リボンから選択するボタンが絵と説明付きで選びやすくなったことがあります。今までにも同じ機能はあったのですが、機能の名前を見るだけでは、結果どうなるのか想像できないものが少なくありませんでした。

Excel2007では、条件付き書式にデータバーという新しい機能が追加されました。
下のような点数を並べた表があるとします。点数部分を選択して、「ホーム」タブの「条件付き書式」→「データバー」から好きな色を選んでみてください。数値が横棒グラフになりますね。数値の大小が視覚的に比較できるので、いろいろな場面で活躍すること間違いなしの便利機能です。
 

年賀状の作成はもうお済みですか？
かく言う私はというと、更新料０円を歌い文句にしている年賀状ソフトを買い、年賀はがきを買ったところまではいいのですが・・・。仕事に追われてついつい後回しに。今週末こそは取りかからないと・・・！　この時期ならではの住所録や年賀状ネタもこのブログにどんどん盛り込みたいのですが、早く書かないと間に合わないですね（汗）

我が家のプリンターは印刷面を上にして紙が出てくるのですが、同じタイプのプリンターを使っている方、Wordで作った文書を印刷したとき、最後のページが一番上に重なることに悩んでいませんか？　これだと印刷された用紙を、また1ページ目から並べ替えなければいけませんね。最後のページから印刷されるように設定を変更すれば、この悩みから解放されますよ。

パンフレットやチラシを作るときに、ワードアートで文字を入れるときれいなものができますね。ところが、このワードアート、Word2007とその他のオフィス製品では大きく仕組みが異なります。
Word2007のワードアートは従来のバージョンとほぼ同じ操作ですが、ややこしいのがPowerPoint2007とExcel2007です。

フォントを変更すると、文書全体の雰囲気が大きく変わりますね。正統派のビジネス文書で読みやすさを重視するなら既定の明朝体のままが一番ですが、カジュアルさを出したいならゴシック体に変更するとよいでしょう。
文書全体の文字を選択するには、「編集」メニューから「文書全体を選択」を選ぶか、ショートカットキーで「Ctrl」キー＋「A」キーを押します。

もう半年以上も前から行かなきゃと思っていた健康診断に、先月ようやく行ってきました。一通り検査を受けた後、生活改善のカウンセリングを受けて、そこで教えて貰ったのが年代別に必要な運動量というもの。さっそくわかりやすくグラフにしてみたら・・・あれ？グラフの項目順序が反対になってしまっていますね。

売上や顧客情報など、大量データの分析に便利なのがピボットテーブルです。Excel2007でピボットテーブルを作成するには、表のセルを選んでおき、「挿入」タブで「ピボットテーブル」を選択します。自動で認識されるデータの範囲を確認して「OK」を押せば、空白のピボットテーブル欄が表示されます。ここまでは、Excel2003と同じですね。

文書にチャートや概念図を入れるときに欠かせないのがテキストボックスです。Word2007では、テキストボックスを挿入するには、「挿入」タブから「テキストボックス」→「横書きテキストボックス」と選択します。また、それ以外の図形であっても、右クリックして「テキストの追加」を選ぶと、自由に文字を入れられるのは2003までのバージョンと変わりません。

大きな表を1枚の用紙に収めて印刷したい場合、皆さんはどうしていますか？
一番手っ取り早いのは、「ファイル」メニューから「ページ設定」を選び、「ページ」タブの「拡大縮小印刷」で「次のページ数に合わせて印刷」を選ぶことですね。右の欄には、最初から「横１×縦１」と表示されているとおり、1ページに収まるようにExcelが自動で縮小してくれます。

住所録シートの列幅をぎりぎりまで狭めると、画面ではちゃんと表示されていても、印刷すると住所の最後が欠けてしまうといったことがよくありますね。これは、Excelの研修をすると、必ずと言っていいほどご指摘・ご質問を受けるところです。

プレゼンテーションでは、１枚のスライドにごちゃごちゃと内容を書き込まないのが鉄則です。ところが、実際に提案資料を作っていると、どうしても１枚のスライドにこれだけは！という場合が出てくるものですね。PowerPointでは、そんな場合に、ぎっしりと入力された文字をなるべく体裁よく収めてくれる工夫がなされています。

PowerPoint2002、2003のスライドに文字を入力していて、いきなり文字サイズがひと回り小さくなり、「あれっ？」と思ったことはありませんか？　これは、文字が多すぎてプレースホルダ（文字が入る枠のこと）に収まらなくなると、自動で文字サイズを縮小して、スライドの下に文字がはみ出すのを防ぐ仕組みになっているからです。

レストランのメニューなども、「これ多分Wordで作っているのかしら？」と思うものをよくみかけますが、普通の書類を作るときにも、見栄えを考えると外せないのが「フォント」ですね。

フォントには、ひらがな、漢字などの全角文字に設定するための「和文フォント」と半角アルファベットや半角の数字用の「欧文フォント」の2種類があります。
大まかな見分け方としては、「MSP明朝」などのようにフォント名に日本語が混じったものが和文フォント、それ以外は欧文フォントと考えればよいでしょう。皆さんは普段、これらを意識して使い分けていらっしゃいますか？

私たちが主として使うのはやはり日本語ですね。ところが、和文フォントが持つ半角英数字の字体は、文字幅が全角文字の半分になります。アルファベットや数字にも「MS明朝」などの和文フォントを設定すると、どことなく貧弱でメリハリがないなあと思ったことはありませんか？

前回の続きです。前回は飛びぬけて大きいデータの棒だけを短く加工しました。これに伴ってグラフの目盛も最大値が小さくなってしまいますね。そこで、最大値の目盛を変更しましょう。これには、グラフにテキストボックスを追加します。

棒グラフを描いたとき、データが大きくかけ離れていたため、1本だけ突き出てしまった経験はありませんか？　例では、黄色いセルの数値が31,690、その次に大きいデータが6,041なので、ガクンと差が開いてしまいます。こういうグラフは見た目もカッコ悪いし、短い棒どうしの差が読み取れなくなってしまうので避けたいですよね。

こんな場合に、新聞などでよく見かけるのが下のように途中を波線で省いたもの。間を省くことによって目盛間隔を小さく取ることができるので、他のデータとの差をバランスよく表示できます。

書類などで数量を単位付きで入力したいと思ったことはありませんか？
ところが、素直に「1式」のように入力すると、そのセルを四則演算などで参照していと、計算式がエラーになってしまいます。これは、単位を付けて入力した数字は「数値」ではなく「文字列」とみなされるためです。

前回、2003にあって2007でなくなった機能としてPowerPointの「目次スライドの作成」を挙げました。そうなんです。PowerPoint2007では、なぜか「目次スライドの作成」機能が削除されてしまったのです。便利だったのになぜ・・・？　ただし、代わりになる操作がありますので、今日はそれをご紹介します。

まず、目次スライドとは何か簡単にご説明しましょう。
提案内容を人前で発表するときは、あらかじめプレゼン全体の進行を参加者に知らせてから個々の説明に入ると、聞いている方も流れを把握でき、理解しやすくなります。そのため、表紙スライドの次に目次用のスライドを準備するのが一般的です。この目次を自動で作ってくれるのが前述の「目次スライドの作成」でした。内容としては、各スライドのスライドタイトルをまとめた箇条書きテキストを生成するものです。

リボンになって一番戸惑うのは、今まで使っていた機能が見当たらないときですよね。Office2007の画面を見ればお分かりの通り、リボンのボタンは従来のツールバーのボタンに比べて全体に大きく設計されています。当然、限られたスペースに収まりきらず、表示されていない機能もあるハズ。

よく使っていた機能が見当たらない！というときは、クイックアクセスツールバーの設定画面で検索してみましょう。見つかったボタンは、クイックアクセスツールバーに追加して次から利用できます。クイックアクセスツールバーについては、こちらの記事も参照ください。

前回に引き続き、Wordの話になります。長いレポートや論文を作るとき、気が付くとタイトルがページの最下行に来ていたことはありませんか。

雑誌や書籍でもタイトルがページの最後に来るのは基本的にNGなのです。こうならないように、文字量を調節したり、レイアウトを変えたりして対応するのですが、Wordで論文を推敲するときにそんな面倒なことは考えたくないですよね。

Wordを使っていて、ふと気が付くと上下の余白がなくなっていたことはありませんか？
何が起こったの！？　フッターに入力したページ番号は消えちゃったの？と、せっぱつまった声でときどき質問されることがありますが・・・。バージョン2002以上のWordで見られる現象です。

ですがご安心を。これは一時的に余白を詰めて表示されているだけですから、ヘッダーやフッターに設定した項目が削除されてしまうようなことは一切ありません。

オートフィルタはデータの抽出に便利ですが、単独列のデータでしか抽出できないのがネックですね。
たとえば取得資格を3つまで記入するといった下のような表の場合は資格欄が複数列にまたがっていることになります。このような表から「エクセル上級」の資格を持つ社員だけを抜き出したくて困ったことはありませんか？このような場合はどうすればいいのでしょうか？　言うまでもなく、B列からD列のすべての列でオートフィルタを順番に実行すると、絞り込み検索になってしまうため、目的の結果は得られません。

描いた図形に色を付けたり線の種類を変えたりする・・・。「オートシェイプの書式設定」画面を開くと、こんなふうに複数の書式を一度に設定できますね。この画面を手っ取り早く開くには、マルや四角などの図形をダブルクリックする方法が便利です。
ところが、Office 2007では、オートシェイプをダブルクリックしても書式設定の画面は表示されなくなっています。「えっ？」と焦った方は、私も含めて少なからずいらっしゃるのではないでしょうか？

操作がわからないときに頼りにするのがヘルプですね。Office 2007では、このヘルプ画面が見やすく工夫されています。
ヘルプ画面を表示するには、ウィンドウ右上にあるヘルプボタン（「？」と書かれた青いマルです！）をクリックします。ヘルプ画面が開いたら、キーワードでトピックを検索したり、表示された目次から順に画面を開いて情報を探しましょう。これは従来のヘルプと同じです。

今までは、ヘルプを見ながら操作しようとして作業中のウィンドウをクリックすると、せっかく開いたヘルプ画面が後ろに隠れてしまうことがありました。操作の前に、ウィンドウの配置を調整して両方の画面が同時に見られるようにするのは煩わしいものですね。この点に不便を感じていた方は多いことと思います。

デジカメで撮ったJPEG画像をオフィスのファイルに貼り付けると、ファイルサイズが本来の画像ファイル容量の何倍にもなってしまうというお悩みの声をよく聞きます。例えば100KBのjpegファイルを200KBのPowerPointプレゼンテーションに貼り付けると、本来なら300KB程度になるはずのファイルサイズが１MB近くになってしまう、といったものです。

前回「シニア割引パック」の話をしましたが、ゴールデンウィークに帰省したとき、まったくのOffice初心者である実家の母にExcelの使い方を教えていたら、どのタブが選択されているかがわかりづらいと言われてしまいました。
Office 2007のリボンでは、よく使うボタンは大きく表示され、絵だけでなく文字での説明が追加されたりと、初心者にやさしい配慮がなされました。ところが意外なところに盲点があるようですね。

Office2007の製品を単体で見た時に一番引きがあるのではと言われているのがExcelです。
グレードアップしたグラフや条件付き書式はもちろん魅力的なのですが、それより何より最初に注目したいのがシートサイズ。なんと104万8576行×1万6384列という驚異的な大きさです。これは実に、Excel2003までのシート16枚が1枚のシートに収まってしまう計算になります。顧客データや売上データといった何万行にも及ぶデータベースを管理しているユーザーには何よりも待ち望まれた拡張機能だと言えるでしょう。

Wordで表を作る機会は多いですね。皆さんは普段どんな方法で表を作っていますか？
いろいろな方法がありますが、一番手軽なのがドラッグで表を作る方法では？　「標準」ツールバーで「表の挿入」ボタンをクリックし、列数×行数分のマス目をドラッグすると、3列×2行といった大きさの表が文書に挿入されます。

Wordで文書を作るときには、インデントやタブの機能を使って、文章の先頭位置を調整して見やすくしますね。小学生の頃に習う原稿用紙の書き方が脈々と受け継がれているせいでしょうか、日本語のビジネス文書でも、インデント位置を文字数で設定する方が圧倒的に多いように思います。
たとえば段落の先頭を1文字下げるときは、画面上部のルーラーで「1行目のインデントマーカー」（下向きの▽部分のこと）を1文字分ドラッグします。あるいは、「段落」ダイアログボックスを開いて、インデント幅に「1文字」分の「字下げ」を指定します。

先日、オフィス2007の操作講習について担当の方と話していたら、オフィス2007のユーザー自体がまだまだ少ないですねと言っていました。確かに、周りを見ても2007を使っている人は残念なことにあまり見かけないですね。
私は、テクニカルライターの立場として、またユーザーの一人として、これほど大胆に仕様を変えてしまったことを興味深いと思ってるんですが・・・。大勢が使わなければオフィスソフトとしては魅力が半減してしまいますよね。夏のボーナス商戦はどうなるんでしょう？　Windows Vista対応パソコンの売れ行きが気になるところです。

4月は新人さんの季節！　新しい職場で、学校で、この春からExcelを使い始めた方も多いことと思います。そこで、今回から数回に分けて、使いやすい名簿をExcelで作るときのコツを見ていきましょう。

先日、Excel2007で作成したファイルをメールに添付して送ろうと思い、いつものようにファイルを圧縮したところ、圧縮後もファイルサイズがほとんど変わらないことに気付きました。同じように「あれ？」と思った方もいらっしゃるのではないでしょうか。

前回、Office2003では、Office2007 形式のファイルを開けないという話をしました。
ところが実際には、Office2007が入っていないパソコンを使っていても、仕事先などで2007形式のファイルを受けとる場合があるでしょう。そんなときは、マイクロソフトのホームページから互換パックをダウンロードしてインストールすると、2000以降のOfficeでOffice2007のWord、Excel、PowerPointのファイルを開けるようになります。

PowerPointのスライドでは、本文テキストの文字はおおむね28ポイントから40ポイントもの大きさになります。文字サイズが大きい分、配置にばらつきがあると通常のワープロ文書以上に目立ちますよね。

Office2007になって、操作の仕方がガラリと変わったことはこれまでにお伝えしたとおりですが、もう１つ避けて通れない大きな変化にファイル形式の違いがあります。

Office2007のうちWord、Excel、PowerPointでは、ファイルの形式が変わり、今までの拡張子に「x」を付けて、それぞれ「docx」「xlsx」「pptx」という拡張子になります。

Excelファイルに変更を加えてからそのファイルを閉じようとした場合、保存されていない内容が残っていると、「変更を保存しますか。」と尋ねられますね。

ところが、どこも変更していないのに、このメッセージが表示されたことはありませんか。「変更を保存しますか。」ってどこも変更していないのになぜ？
謎のメッセージが気になっていた方は、この続きをご覧ください。

2003までのオフィスでは、ツールバーにボタンを追加したり、メニューバーにメニューを追加したりすることができました。オフィス2007のリボンでは、原則としてそういった加工は一切できないことになっています。自分なりの作業環境としてボタンを追加できるのは、前回お話したクイックアクセスツールバーだけです。

ところが、パソコン画面に表示されたリボンを見ていると、ボタンの大きさや並びが前に見たときとは違うような気がすることがあります。これはパソコン画面の解像度やウィンドウの大きさが異なっているためです。

先日、「文字サイズを拡大したら、不自然に行間が広がってしまうんだけど」という相談を受けました。どういうことか下の図を使って説明しますね。図はクリックすると別画面に拡大されますので。見づらい場合はクリックしてください。

パソコンを使い始めたころ、操作をいろいろと教えてくれた知人がよく、「マイドキュメントにファイルを保存するな」と言っていました。

「ファイルを開く」「名前を付けて保存」といった操作をしたとき、まず保存場所として表示されるのがおなじみの「マイドキュメント」です。この下に直接ファイルを保存してゆくと、あっという間にマイドキュメントはごちゃごちゃになってしまいます。つまりきちんとフォルダを作ってそこに分類しなさい、という話でした。実際、多くの方が、それを実践されていることと思います。

ただ、「開く」「保存」などの操作の際、毎回保存場所を指定するのが面倒ではないでしょうか？特に、「マイドキュメント」→「仕事」→「A社」「B社」・・・のように、フォルダが何階層にもなると、カチカチカチカチとダブルクリックを繰り返すことになります。
こんなときはマイプレースを活用しましょう！

2007年明けましておめでとうございます。
お正月の真っただ中にここをご覧になっている方はかなり勉強熱心かと（笑）。どのくらいいらっしゃるのでしょうか？
今年もいろんな便利ワザやニュースをお伝えしていきます。どうぞよろしくお付き合いくださいませ！

フリーになってよかったかなと思うのは、年賀状をしっかり書くようになったことでしょうか。大変といえば大変なんですけど、ちゃんと元旦に間に合うように計算して取り掛かるようになったので一歩前進かなと。

そんな年賀状の住所録、私は仕事関係の人はOutlookで、プライベートの人はExcelで管理をしていますが、皆さんはいかがですか？　Excel派の人が多いのではないでしょうか？
Excelでよく受ける相談のひとつに、番地などの数字が勝手に日付に変わるというものがあります。

PowerPointでプレゼンテーション資料を作るときは、文字ばかりのスライドにも適度にイラストを入れることをおすすめします。それは、イラストが1点あるだけではるかにイメージを喚起してくれるものになるからです。
ところが、イラストを追加してみたものの、色合いがプレゼンテーションと合わなくて気になったことはありませんか？　こんなときはクリップアートの配色を変えてみるとよいですよ。早速試してみましょう。

ワードで文章を入力していると、単語の途中で次の行にかかり、小さな「つ」や「や」が行の先頭に来てしまうことがあります。これが気になったことはありませんか？

表に連番を作るときに活躍するのがオートフィルです。「1」「2」と番号を入力しておいて、ふたつのセルを選び、フィルハンドルをドラッグすれば、「1」「2」「3」･･･と連続した番号を入力できます。
ところが、オートフィルのつらいところは、どこまでドラッグするかの調節が難しいことです。1から100までといった長い連続データを入力しようとすると、行き過ぎたり足りなかったりしてなかなかピッタリ100で入力をとめることができない。そんな経験が誰しもあるのではないでしょうか？

9月も終わり、いよいよ行楽の秋本番ですね！　楽しかった旅行の思い出をワードでアルバムにする、そんな使い方も増えてくるかもしれません。

画像をファイルに挿入するには、「挿入」メニュー→「図」－「ファイルから」と操作します。挿入後、画像ファイルが原寸で表示されますから、サイズ変更ハンドル（画像をクリックすると周囲に表示される■のことですね）をドラッグして、適当な大きさに縮小しましょう。

ところで、画像を貼り込んだファイルは、ファイルサイズが一気に膨らむので注意が必要です。しかも、上の方法で見た目の大きさを縮小しても、埋め込まれた画像のファイルサイズは変わりません。最高画質で撮影したデジカメ画像などは、1枚で軽く数メガバイトになってしまいます。
そこで、挿入した画像データのサイズを縮小するボタンの使い方を知っておきましょう。なお、この方法は、バージョン2002以上のWord、Excel、PowerPointで有効です。

セルに引いた罫線を削除するときに、いつも困っていたことがあります。
それは、表の一部の罫線を削除するときに、隣接しているセルの罫線も一緒に消えてしまうことです。
罫線を削除するには、「書式設定」ツールバーの「罫線」ボタンから「枠なし」を選ぶ方法が一番手早いですね。でも、これだと隣のセルと接する部分の線も一緒に消えてしまいます。四辺の線を個別に消すには、セル選んで｢書式」メニュー→「セルの書式設定」と選択し、表示される画面の「罫線」タブで消す方法がありますが、いちいちダイアログを出して削除するのはかなり面倒です。
ところが、先日、そんな悩みを解決してくれるショートカットキーがあることを知ってしまいました。

今やプレゼンテーションは、パワーポイントで作った資料をプロジェクターに映して行なうのが一般的。自社のテンプレートを用意している場合は別ですが、パワーポイントのテンプレートからデザインを選んだ場合、それが他の発表者とバッティングしてしまうことだってありえますね。特に社外のコンペなどで同じデザインがかちあってしまったら、これは気まずい思いをすることになります。そこで今日はこれを防ぐ方法をご紹介しましょう！

ワードでよくある相談のひとつに、図形が勝手に移動してしまうというものがあります。下の図のような図の下に文章を追加しようとして改行すると、描いた図形がどんどん下の行へと送られてしまう、そういう状況のことです。これは困りますね。

これは、「クリックアンドタイプ」機能を使うと簡単に解決できます。

データを並べ替えたり、オートフィルタを設定してデータを抽出したりしようとして、「この操作には、同じサイズの結合セルが必要です」というメッセージが出たことはありませんか？

名簿や売上データをエクセルで管理していると、列を基準にして並べ替えたり、必要なデータだけを抽出したりする機会は多いですね。
画面のように、「会員番号」「氏名」･･･と列ごとに内容が決められていて、1行に1件ずつデータが入力された形式の表では、基本的に田形（田んぼの「田」の字のように、セルの数がすべての列や行でも同一になっている状態）に作ります。このような表では、セル結合は行なわないのが基本です。なぜなら、一部のセルが結合されているとデータが正しく識別されないからです。

ディスプレイの性能が上がるにつれ、細部までがクリアーに表示されるようになりましたね。最新のパソコンでは、エクセルシートを開いたときに50行近くの範囲を表示できる解像度を備えたものも珍しくありません。
このように広い範囲をスクロールせずに表示できると、大きなデータベースなどを操作するときには非常に作業がしやすいのですが、その半面、ウィンドウの各部が相対的に小さくなってしまうデメリットがあります。そこで今日は、エクセルのシート見出しが見づらい場合に、これを大きく表示する方法をご紹介しましょう！
なお、シート見出しの文字サイズを変更する設定はエクセルにはありません。これは、ウィンドウズの画面設定をカスタマイズすれば変更できます。

まずデスクトップで右クリックして「プロパティ」を選択します。表示された「画面のプロパティ」ダイアログボックスで｢デザイン」タブを選び、｢詳細設定」ボタンをクリックします。続けて開くダイアログボックスで、｢指定する部分」に「スクロールバー｣を選び、「サイズ」の数値を大きくします。

これで、水平スクロールバーの高さが高くなり、それに伴ってシート見出しも大きく表示されます。見出しの文字サイズも拡大され、見やすくなったことがわかりますね。特に、年配の方がエクセルを使われる場合には、喜ばれるのではないかと思います。

アウトルック2003では、タスクトレイのアイコンを右クリックして「新着メールのデスクトップ通知を表示する」にチェックを入れておくと、メールが届いたときに、差出人の名前や件名、本文の冒頭部分を表示してくれます。

これ自体は便利なのですが、半透明の画面が下の方に小さく表示されるだけなので、実はうっかり見逃してしまうことも多いのです。そこで、この新着メッセージを見逃さないようにカスタマイズする方法をご紹介します。

オフィスのツールバーでは、「Alt」キーを押しながらボタンをドラッグすると、ツールバーの中で位置を入れ替えることができます。パソコンを一人で使っている場合は、ご自分の使いやすいように、よく使うボタンばかりを近くに固めてしまうといった使い方もよいでしょう。

ところが、たまたま「Alt」キーを押しながら作業をしていたとき、移動するつもりがないのにツールバーのボタンをうっかり移動してしまうこともあります。移動だけならよいのですが、上の画面のようにツールバーの外にドラッグした場合はボタンが削除されてしまうので注意が必要です。

使いたいボタンが見当たらないときには、次の手順でツールバーをリセットしましょう。「ツール」メニュー－「ユーザー設定」を選び、「ユーザー設定」ダイアログボックスの「ツールバー」タブを表示します。元に戻したいツールバーをクリックして反転させておき、「リセット」ボタンを押すと、消えてしまったボタンが再表示されます。
なお、ここではワードの画面で説明しましたが、エクセル、パワーポイント、アウトルックなどでも同様に操作できます。

ペーパーレスが叫ばれる昨今、印刷にかかる紙の量は極力減らしたいものですね。特に、パワーポイントの企画書はただでさえ枚数が多いもの。そこで便利なのが配布資料として印刷する方法です。印刷時に「印刷」ダイアログボックスの「印刷対象」で「配布資料」を選択し、「1ページあたりのスライド数」に「2」を指定すれば、2枚のスライドを1枚の用紙に割り付けて印刷できます。

ところが、この方法で印刷すると、ご覧のとおり余白が必要以上に大きく取られてしまうのです。こんなに余白はいらないから、欲を言えばその分スライドを大きく印刷したい･･･という場合は、発想を転換して、プリンタの割り付け印刷機能を利用しましょう。

「ファイル」メニュー－「印刷」を選び、「印刷」ダイアログボックスで「印刷対象」に「スライド」を選択し、「プロパティ」ボタンをクリックします。お使いのプリンタのプロパティ画面が表示されたら、1枚の用紙に2ページを縮小して印刷するように設定します。

これで、1枚の用紙にスライド2枚を大きく印刷できるようになります。無駄な余白がなくなった分スライドの文字が大きくなったことがわかりますね。

ワードで書類を作っていて、「文書は保存されましたが、音声認識データを保存する十分な空き領域がないためデータは失われました。」というメッセージが表示されたことはありませんか？　私も含めて戸惑う方は多いことと思います。これは一体何なのでしょうか？

このメッセージには、ワードの2つの機能が関係しています。
1つ目はバージョン2002になって追加された音声やマウスによる手書き認識機能、2つ目は、編集中に自動でバックアップファイルが作成される機能です。

ワードは、音声入力や手書き入力によって保存される言語データをバックアップファイルに自動的に保存する仕組みになっています。ところがファイルの容量がある程度大きくなると、ワードは作業効率を優先して言語データの自動保存をオフにしてしまいます。このメッセージはそれを知らせるもので、音声や手書きによる入力を使っていない場合も表示されるため、唐突に思われるようです。以下の手順で表示されないように設定できます。

音声や手書きによる入力を行なわないときは、「ツール」メニュー－「オプション」をクリックして、「オプション」ダイアログボックスの「保存」タブで「言語データを埋め込む」のチェックを外します。音声や手書きで文字を入力する場合は、「自動バックアップ」のチェックを外して、自動保存の方をオフにすれば、やはりメッセージは表示されなくなります。なお、この設定はファイルごとに行ってくださいね。

4月に入って、初々しいスーツ姿をおおぜい見かけるようになりました。今日は、先日、新入社員の方を相手にエクセルの講習をしていたときに受けた質問をちょっとご紹介しましょう。それは、

「A列を非表示にした場合、どうやったら再表示できるんですか？」
というものです。

エクセルでは、「書式」メニュー－「列」/「行」－「表示しない」を選択すると、使っていない行や列を一時的に隠しておくことができます。非表示にした列や行を再び表示するには、隠れた列の左右の列（行の場合は上下の行）を選択し、右クリックして「再表示」を選びます。たとえばC列が非表示になっている場合はB列とD列を選択するわけです。
ところが、A列を非表示にした場合は、A列自身が端にいるため、左右の列を選択できず困ってしまいます。マウスを使って列や行を再表示する方法を知っておけば、こんな場合にも慌てずにすみます！

B列の列番号の左側にマウスポインタを合わせて、図のように縦二重線の矢印になったらそのまま右へドラッグしてみてください。隠れていたA列が表示されます。
A列や１行目以外の列や行でも、同様に操作すれば隠れている列や行を再表示できます。マウスポインタの形によく注目することがポイントです。

エクセルやワードの操作には、メニューから、あるいはボタンからと幾通りもの方法が用意されています。ツールバーのボタンを使う方法は、クリックひとつで機能を適用できるすばやさが売りです。中には、メニューからだと何ステップもかかる複雑な操作を実行してくれるものもあります。

「セルを結合して中央揃え」もそんなボタンのひとつ。これは、文字通り複数のセルを結合し、一番左端のセルに入力されたデータを左右で中央揃えに配置するボタンです。表のタイトルを、複数列の中央にレイアウトしたいときに活躍してくれます。
ところで、セル結合だけを行いたい場合にもこのボタンを使って操作していませんか？その場合は、中央揃えにされてしまうと逆に不便に思うことも。「セルの結合」だけを頻繁に操作する人は、専用のボタンを別途ツールバーに追加しておくことをおすすめします。

「ツール」メニュー－「ユーザー設定｣を選び、｢ユーザー設定｣ダイアログボックスを表示します。｢コマンド｣タブで「分類」から「書式」を選び、右の｢コマンド」欄で｢セルの結合」を探し、ツールバーの挿入したい位置までドラッグします。

上の図では、追加した「セルの結合」ボタンをクリックして、黄緑のセルは左揃え、黄色のセルは右揃えのままセルを結合しました。
なお、セルの結合後は、｢セルを結合して中央揃え｣ボタンが自動でオンになります。セル結合を解除するには、追加したボタンではなく、「セルを結合して中央揃え」ボタンのほうをクリックしてくださいね。