[aotenブログ]木村幸子の知って得するマイクロソフトオフィスの話

小計（集計）機能でグループ化した表の合計行だけをコピーしたい

木村幸子 — 2012-01-25T14:40:03+09:00

商品アイテムや支社ごとに売上金額などを合計するには、「データ」タブの「アウトライン」グループにある「小計」機能が役立ちます。ちなみに「小計」機能とは、Excel2003までのバージョンでは「データ」メニューの「集計」から実行する「集計」機能のこと。2007で機能名だけが変わったので少々ややこしいですね。

小計機能を実行した表では、シートの左側に表示された「１」「２」・・・のボタンをクリックすると、明細を折りたたんだ小計の行だけを表示できます。この操作を「グループ化」といいます。
下の図のような、グループ化された表を『見た目通りに』コピーしたいと思ったことはありませんか？

ところが、この表をドラッグしてコピー・貼り付けを実行すると、後ろに折りたたまれた明細の行も一緒にコピーされてしまいます。表から『現在表示されているセルだけ』をコピーしたい場合は、次のように操作しましょう。

まず、グループ化された表全体をドラッグし、表全体を範囲選択しておきます。

次に「Alt」キーを押しながら「；」（セミコロン）のキーを押してください。これで、折りたたまれている明細のセル範囲が選択対象から外されます。この状態で「コピー」を実行しましょう。

すると、おなじみの点滅表示が表れて、コピー元のセル範囲が囲まれます。このとき、非表示になったセルを挟む行や列のところで点滅が途切れていることに注目してください。現在表示されているセルだけがコピーの対象になっていることがわかりますね。

あとは適当なセルを選択して「貼り付け」を実行すると、現在表示されている小計や総計のセルだけがコピーされます。

自分で一部の行や列を非表示にした表の場合も、同様の操作で見えている部分だけをコピーすることができます。困っていた方はぜひご利用ください。

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数値のかけ離れた折れ線グラフを同じ縦軸で表示したい（３）

木村幸子 — 2012-01-11T14:05:00+09:00

この記事は前回の手順の続きです。
お読みになっていない方は、こちらの記事から順番にご覧ください。
・数値のかけ離れた折れ線グラフを同じ縦軸で表示したい（１）
・数値のかけ離れた折れ線グラフを同じ縦軸で表示したい（２）

さて、グラフの仕組みは（２）ですでに完成しているのですが、見た目がいまひとつですね。そこで、今回の記事では、グラフ内容をわかりやすく見せるための書式設定を行います。長くなってしまって恐縮ですが、もう1回だけお付き合いください。

このグラフでは、二つの折れ線グラフを合成し、あたかもひとつのグラフであるかのように見せたいのですが、今の状態では、上に位置する「輸入数量」のグラフに枠線が表示されてしまっています。まずはこの枠線を非表示にしましょう。

上のグラフを選択し、「書式」タブをクリックして、「図形の枠線▼」→「線なし」を選択します。

グラフの枠線が透明になりましたね。
続けて、「図形の塗りつぶし▼」→「塗りつぶしなし」を選択して、グラフエリアの背景色も透明にしておきましょう。下に隠れていた軸ラベルなどが見えるようになります。

次に、片方の折れ線グラフの色を変更します。ここでは、「輸出数量」（下のグラフ）を選択し、「書式」タブをクリックして、「図家の枠線▼」から色を選択しています。

また、凡例を削除してしまったので、それぞれの折れ線が示す系列がわかりませんね。そこでテキストボックスを追加しましょう。
まず、「輸出数量」（下のグラフ）のグラフエリアを選択しておき、「レイアウト」タブ→「横書きテキストボックスの描画」ボタンをクリック。折れ線近くでクリックしてから「輸出数量」と系列名を入力します。
「輸入数量」のテキストボックスも、同様にして追加できます。

最後に、縦軸の間に省略記号を描きます。
「輸出数量」のグラフエリアを選択しておき、「レイアウト」タブをクリックして、「図形」→「直線」をクリックします。

ドラッグして上の図のように線を追加しましょう。これで遠目には、縦軸の間を省略したかのように見えます。

また、グラフタイトルを追加する際は、「レイアウト」タブをクリックし、「グラフタイトル」から「グラフタイトルを中央揃えで重ねて配置」を選択すると、グラフ内の配置を変更することなくタイトルの枠が追加されます。これ以外の配置を選択すると、せっかく整えたグラフのレイアウトが変更されてしまうので注意が必要です。

さて、「数値のかけ離れた折れ線グラフを同じ縦軸で表示したい」手順の紹介はこれで終わりです。お困りの方はぜひお試しください。

＜関連記事＞
・数値のかけ離れた折れ線グラフを同じ縦軸で表示したい（１）
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・数値のかけ離れた折れ線グラフを同じ縦軸で表示したい（２）
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数値のかけ離れた折れ線グラフを同じ縦軸で表示したい（２）

木村幸子 — 2012-01-10T12:04:06+09:00

こちらの記事は前回の手順の続きです。
お読みになっていない方は、「数値のかけ離れた折れ線グラフを同じ縦軸で表示したい（１）」のほうからご覧ください。

今度は、数値の大きい方の系列（ここでは「輸入数量」）の折れ線グラフを作成します。
「年度」が入力されたセル範囲と「輸入数量」が入力されたセル範囲を選択しておき、「挿入」タブをクリックして、「折れ線」→「折れ線」を選択します。

折れ線グラフが表示されたら、輸出数量のグラフと同様に、凡例を削除しておきましょう。
また、横軸の年度は（１）で作成した「輸出数量」と共有するため不要です。「レイアウト」タブをクリックし、「軸」→「主横軸」→「なし」を選択します。

これで、横軸の項目が表示されなくなりました。
今度は目盛線の設定を変更するため、再度、「レイアウト」タブをクリックし、「軸」→「主横軸」→「その他の主横軸オプション」を選択します。

「軸のオプション」を選択し、「最小値」を「固定」に変更して、輸入数量のもっとも小さい値が収まる程度の数値に変更しましょう。
「目盛間隔」にも「固定」を選択して、ほどよい間隔が空くように目盛の数値を大きめに変更したら、「閉じる」ボタンをクリックします。

最後に、輸入数量のグラフを（１）で作成した輸出数量のグラフ上部の空きスペースに収めます。
このとき、両方の縦軸・横軸の位置ができるだけ揃うように、注意深くドラッグしてサイズを微調整しましょう。また、目盛り線の間隔が上下のグラフでおおむね等しくなるようにするのがポイントです。こうすれば、違和感なくひとつのグラフのように見えるからです。

これで輸入数量と輸出数量、どちらの変化も無理なく読み取ることのできる折れ線グラフを作成できました。

あとは、グラフに書式設定を施して、見た目をよりわかりやすく整えれば完成です。こちらについては、明日更新予定の続きの記事で紹介します。

＜関連記事＞
・数値のかけ離れた折れ線グラフを同じ縦軸で表示したい（１）
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数値のかけ離れた折れ線グラフを同じ縦軸で表示したい（１）

木村幸子 — 2012-01-06T23:18:25+09:00

複数の系列を折れ線グラフで表したとき、極端に数値の小さい系列があると、その系列のグラフはほとんど見えなくなってしまいます。ちょうど下のような例でしょうか。

このグラフは過去10年間のタオルの輸出入量の推移を表したものです。
グラフ上の表を見ると、輸出数量（3行目）は輸入数量（2行目）に比べて極端に少ないことがわかります。この表を元に、ごく普通に折れ線グラフを作成すると、この画像のように輸出数量はゼロ近くを、まるで地を這うように表示されてしまいます。これでは、輸出量の変化が伝わりませんね。

こういう場合、こちらの記事でも紹介したように、輸出数量を第2軸に設定する方法があります。こうすれば桁の大きな輸入数量とは目盛を別に表示できるので、輸出の数量変化も読み取れます。

ところが、上のグラフ、よく見ると12年度のところで輸出数量が輸入数量よりも上に位置しています。これでは輸出が輸入を上回ったていたかのように錯覚してしまいそうですね。誤解を招きかねない形状になるため、このような場合は第2軸を設定するのはやめたほうがよさそうです。

そこで今回は、上のようなグラフを作成する方法を紹介します。
ポイントは数値の小さい輸出数量も変化がちゃんとわかるように、縦軸の下の方は目盛間隔を変更している点です。さらに縦軸の目盛の途中を省略しているように見せています。

これはふたつのグラフを合成して作ります。
手順が長くなるため、今回から3回に分けて作り方をご紹介します。

まずは、横軸に表示する項目が入力されたセル（ここでは年度）と数値が小さい系列（ここでは「輸出数量」）のセルを選択し、「挿入」タブをクリックして、「折れ線」→「折れ線」を選択します。

輸出数量の折れ線グラフが描画されたら、グラフの細部を設定しましょう。この例では、凡例を削除し、さらに横軸、縦軸ともに内容を示す軸ラベルを追加しています。

次に、プロットエリアを選択し、上中央のハンドルを下にドラッグして、グラフの高さを半分程度に縮小します。続けて、「レイアウト」タブをクリックし、「軸」→「主縦軸」→「その他の主縦軸オプション」を選択します。

「軸のオプション」を選択し、「目盛間隔」を「固定」に変更して、目盛の数値を大きめに変更します。これで寸詰まりになっていた目盛の間隔が広がり、見やすくなりました。

続きは来週火曜日に更新予定です。お楽しみに！

＜関連記事＞
・波線で途中を省略した棒グラフを作りたい（1）
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・数値の小さなグラフがほとんど表示されなくなってしまう
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2012年も宜しくお願いいたします！

木村幸子 — 2012-01-06T09:26:29+09:00

すでにお仕事が始まっている方も多いことでしょう。
2012年という新しい年が始まりましたが、本年も当ブログ「知って得するマイクロソフトオフィスの話」をご愛読いただけましたら幸いです。

さっそく本年1本目のテクニック記事を・・・と思ってネタのピックアップをしていたら、思いのほかの大作（？）になってしまって、現在まとめている最中です。もう少々お待ちください。

この一年が皆様にとって実り多く充実した年となりますように。
まだまだ大変な状況下にある多くの方々の生活が、一日も早く快適なものに戻りますように。

自分にできることを考えつつ、今年も元気に活動していきたいと思います。
本年もどうかよろしくお願いいたします。

商品コードや電話番号が全角で入力できないようにしたい

木村幸子 — 2011-12-27T18:15:00+09:00

Excelで作成した表で、英数字の全角と半角が混在したまま入力されているのを見ることがあります。

特に、オートフィルタや並べ替えに使うことの多い「商品コード」などの列では、全角文字と半角文字が入り混じった形でデータが入力されていると、これらの機能を実行した際、同じコード番号であっても別々のデータとして扱われてしまいます。見た目が揃わないだけではなく、業務に支障をきたす恐れもあるわけです。

そこで、入力時に全角文字で入力できないように、あらかじめ制限を設ける方法をご紹介します。これには「入力規則」という機能を使います。さっそくやってみましょう。

まず、商品コードの列（ここではB列）を選択しておきます。
次に、「データ」タブの「データツール」グループにある「データの入力規則」をクリックします。（Excel2003では、「データ」メニューから「入力規則」を選択します。）

「データの入力規則」ダイアログボックスが表示されます。
「日本語入力」タブをクリックし、「日本語入力」欄で「無効」を選びます。「OK」ボタンをクリックすると、設定完了です。

これで、B列のセルを選択しているときは、IMEをオンにすることができなくなります。強制的に直接入力モードになるため、B列に入力できる文字は半角の英数字および記号だけとなるわけですね。

こうしておけば、全角文字でコード番号などを入力されることもなくなります。お困りの方は、ぜひ一度お試しください。

なお、この記事が今年最後の更新になります。
今年も当ブログをご愛読くださいまして有難うございました。
来年もOfficeソフトの便利な使い方やお得なキャンペーンなど、最新ニュースをどしどしお伝えしていきたいと思います。
どうぞ引き続き「知って得するマイクロソフトオフィスの話」をよろしくお願い申し上げます！

＜関連記事＞
・ドロップダウンリストから選択肢を選ばせたい
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・データを追加すると入力規則のリストに反映されるようにしたい
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シートの保護を勝手に解除されないようにしたい

木村幸子 — 2011-12-21T17:24:55+09:00

前回、一部のセルの内容を勝手に変更されないようにするために、「シートの保護」を有効にする方法を紹介しました。今日はその補足になります。前回の記事をお読みでない方はこちらを先にご覧ください。

前回の記事の設定後、シートの保護が有効になった状態でロックされたセルを変更しようとすると、下のようなメッセージが表示されます。

このメッセージにもあるように、「校閲」タブの「変更」グループにある「シート保護の解除」ボタンをクリックすると、シートの保護は解除できます。つまり、このメッセージを見た人が、この通りに操作して、シート保護を解除してしまう可能性があるのです。

勝手にシート保護を解除されないようにするには、シートの保護を設定するときに、パスワードを指定しましょう。

まず、「校閲」タブをクリックし、「変更」グループにある「シートの保護」をクリックします。（Excel2003では、「ツール」メニューから「保護」→「シートの保護」と選択します）。ここまでは前回の記事と同じ手順ですね。

「シートの保護」ダイアログボックスが表示されたら、「シートの保護を解除するためのパスワード」欄に任意のパスワードを入力し、「OK」ボタンをクリックします。

続けて確認画面が表示されるので、先ほどのパスワードをもう一度入力して、「OK」ボタンをクリックします。

これでシートの保護が有効になります。
この後、ロックされたセルを変更しようとしたときに表示されるメッセージのとおりに操作をすると、パスワードの入力画面が表示されます。もちろん、正しいパスワードを入力しないと、シートの保護は解除できない仕組みです。

これなら、第三者にシート内容を変更される恐れがなくなります。さらなる安全策を講じておきたい場合は、パスワードを付けてシートを保護するとよいでしょう。

＜関連記事＞
・セルに入力した数式を変更されないようにしたい
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・新規シートをすばやく挿入できるショートカットキーを知りたい
http://ciao.aoten.jp/ciao/2009/06/post-7848.html#more

セルに入力した数式を変更されないようにしたい

木村幸子 — 2011-12-15T14:12:29+09:00

請求書などをExcelで作成するときには、合計金額が自動で計算されるようセルに計算式を入力しておくことができます。こうしておけば、そのつど手計算をしなくて済むので大変便利なことは言うまでもありません。

ただし、数式が設定されたファイルを作成者以外の人にも使わせたい場合は注意が必要です。データを書き換える際、セルに入力した計算式をうっかり削除されてしまうことがあるからです。

これを予防するには、「セルのロック」と「シートの保護」という機能を利用します。今日はその方法を紹介しましょう。

まず、シート左上端にある「全セル選択ボタン」をクリックして、シート全体を選択しておきます。次に、シート内で右クリックし、表示されるメニューから「セルの書式設定」を選択します。

開く画面で「保護」タブをクリックし、「ロック」のチェックを外します。「OK」ボタンをクリックすると、シート内のすべてのセルのロックが解除された状態になります。

続けて、数式が入力されたセルをすべて選択し、これらのセルだけを再度ロックします。
まずは、該当するセルを選択しましょう。ひとつ目のセル範囲をドラッグしたら、「Ctrl」キーを押しっぱなしにした状態で、次のセル範囲をドラッグします。

これを繰り返すと、数式が入力されたセルをすべて選択することができます。次に、選択範囲内で右クリックし、再度「セルの書式設定」を選択します。

開く画面で「保護」タブをクリックし、今度は「ロック」にチェックを入れましょう。「OK」ボタンをクリックすると、選択しておいた数式のセルだけがロックされた状態になります。

ここでいう「ロックされた状態」というのは、セルに入力した内容を削除、編集できない状態を指します。ただし、まだロック機能が有効になっていないため、今の状態では編集は可能です。ロック機能を有効にするには、さらにシートを保護する必要があります。

シートを保護するには、次のように操作します。
「校閲」タブをクリックし、「変更」グループの「シートの保護」をクリックします。（Excel2003では、「ツール」メニューから「保護」→「シートの保護」と選択します）。次に、表示されたダイアログボックスで「OK」ボタンをクリックします。

これで、ロック機能が有効になりました。数式が入力されたセルを編集しようとしても、メッセージが表示され、内容を変更することはできなくなります。

＜関連記事＞
・Excel2007で計算式をそのままにして、データだけを削除したい
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・Excel2003で計算式をそのままにして、データだけを削除したい
http://ciao.aoten.jp/ciao/2006/12/post-88de.html#more

・行や列をたった1回のドラッグで削除する
http://ciao.aoten.jp/ciao/2008/10/1-b656.html#more

エクセル関数のスキルチェックに挑戦！　MOS・関数の書籍プレゼント実施中！

木村幸子 — 2011-12-06T17:32:38+09:00

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コース終了後は、上の画面に戻りますので、続けて「3万人突破記念　プレゼント商品選択」を選び、希望する商品を選んでください。オフィスソフトの学習に役立つ書籍が、抽選で複数名の方に当たります。

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第2軸を設定したグラフで、左右の軸がどのグラフに対応するのかわかりづらい

木村幸子 — 2011-11-22T15:14:00+09:00

Excelのグラフでは、極端に数値の大きさが異なる系列を同じ領域に表したい場合、右の縦軸に目盛を別に設けると、数値の小さなグラフを見やすく表示できます。（詳しい手順はこちらの記事を参照ください。）

このとき、普段は使用しない右側の縦軸に設定した目盛のことを「第2軸」といいます。ところが、第2軸を設定すると目盛が2種類表示されることになるため、グラフの内容によっては、どの系列が左右どちらの目盛を使っているのか、その対応がわかりづらくなってしまうことがあります。

上の例では、赤い折れ線グラフ（受注件数）が右の第2軸を使い、青い折れ線グラフ（HPアクセス数）が左の軸を使用しています。ところが詳しい内容説明なしにグラフを見たときに、それが間違いなく伝わるでしょうか？　そこで、グラフと縦軸目盛の対応が一目でわかるようにこのグラフを改変してみましょう。（2003の手順は最後にまとめて紹介しています）

まずは、左右の縦軸に軸ラベルを追加して、どの系列の目盛なのかを明記します。
グラフを選択しておき、「レイアウト」タブをクリック。「ラベル」グループの「軸ラベル」→「第2縦軸ラベル」→「軸ラベルを水平に配置」の順にクリックします。

第2軸（右の縦軸）に「軸ラベル」と表示されたら、文字の中でクリックします。

カーソルが表示されるので、「受注件数」と系列名を入力します。このとき、「Enter」キーを押すとラベルの中で改行できます。数値の単位を一緒に表すには、改行してから入力するとわかりやすいですね。

同様にして、左の縦軸にもラベルを追加します。
グラフを選択して、「レイアウト」タブの「ラベル」グループで「軸ラベル」→「主縦軸ラベル」→「軸ラベルを水平に配置」の順にクリックします。

同じ要領で系列名と単位を入力できました。
次に、ラベルに系列を表示すると不要になる凡例を削除しましょう。凡例をクリックし、「Delete」キーを押します。

凡例が削除され、グラフ領域が広く表示されました。
最後に、ラベルとグラフを結びつける矢印を追加します。
再び、グラフを選択しておき、「レイアウト」タブをクリック。「挿入」グループの「図形」→「矢印」をクリックします。

ラベルからグラフに向かってドラッグすると、矢印が表示されます。これで、グラフの内容と対応する軸の組み合わせが誤解のないように伝わりますね。

なお、2003で軸ラベルを追加するには、「グラフ」メニューから「グラフオプション」をクリックし、開く画面の「タイトルとラベル」タブで「Y/第2数値軸」に右の軸の系列名を、「Y/数値軸」に左の軸の系列名を入力します。表示されたラベルは縦向きになるため、ラベルを右クリックして「軸ラベルの書式設定」を選択し、開く画面の「配置」タブの方向で水平に修正する必要があります。
また矢印は「図形描画」ツールバーの「矢印」ボタンを使って描くことができます。

＜関連記事＞
・数値の小さなグラフがほとんど表示されなくなってしまう
http://ciao.aoten.jp/ciao/2011/11/post-95e3.html#more

・折れ線グラフの背景に縦の目盛り線を表示したい
http://ciao.aoten.jp/ciao/2011/11/post-2613.html