[aotenブログ]木村幸子の知って得するマイクロソフトオフィスの話

シート数が多すぎてドラッグして移動やコピーをするのが難しい

木村幸子 — 2010-07-28T14:14:22+09:00

Excelでは、シートを移動するときに、シート見出しをドラッグして並べ替えるのが一般的です。ところが、シート数の多いファイルになるとこのドラッグ操作がしづらくなります。特に端から端まで移動するような場合になると大変ですね。

こんなときは、ショートカットメニューから移動先を選ぶ方法を使うと、楽に操作できます。
さっそく操作をご紹介します。

移動やコピーの対象となるシートのシート見出しの上で右クリックし、表示されるショートカットメニューから「移動またはコピー」を選択します。

「シートの移動またはコピー」ダイアログボックスが開きます。
ここで、移動先に当たるシートの名前を選択します。最初に選んでおいたシートは、ここで選択したシートの手前に挿入されるわけです。ちなみに、シートの最後尾に移動したい場合は、「（末尾へ移動）」を選びます。なお、「コピーを作成する」にチェックを入れると、移動ではなくコピーになります。

「OK」ボタンをクリックすると、シートの移動やコピーが完了します。
ドラッグ操作を使わないため、シート数が多い場合や、複数のアプリケーションを起動していてExcelのウィンドウサイズが小さい場合などにも便利な方法です。ぜひご利用ください。

＜関連記事＞
シート数の多いブックで隠れているシートをすばやく選びたい
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Excel2007で計算式をそのままにして、データだけを削除したい

木村幸子 — 2010-07-20T16:28:00+09:00

Excelでは一度作成した表の内容だけを書き換えて、フォームをそのまま使い回すことはよくあります。ところが古い数字を削除するときは要注意です。数字だけを削除したかったのに、うっかり計算式も一緒にまっさらに戻してしまった経験はないでしょうか。

小さな表でしたら、目で確認しながらセルを選択すればいいわけですが、小計欄が複雑に入り込んだ大きな集計表ではそうもいきませんね。こんなときは安全のため、Excelの「セル選択」という機能を利用しましょう。
なお、この記事ではExcel 2007および2010での操作を紹介しています。2003をお使いの方はこちらをご覧ください。下の関連記事のリンクからでもジャンプできます。

まず、消したい数値が入力されたセル範囲をざっくりとドラッグして選択しておきます。次に、「ホーム」タブの「編集」グループにある「検索と選択」をクリックすると、選択したセル範囲の中から、特定の内容が入力されたセルだけを選び直すことができます。文字や数値が入力されたセルを選ぶには「定数」を選択します。

すると、反転表示されたセル範囲が変わります。これは、あらかじめ選択しておいたセル範囲から、数式が入力されたセルが除外されたためです。ここでDeleteキーを押しましょう。

書き変えたい数値データだけが削除されました。数式はそのまま残っているため、合計欄にはゼロが表示されていますね。なお、J列の割合は、除算に使っているI列の合計値がゼロになったため、一時的にエラーになりますが問題ありません。セルに新たな数値データを入力して合計が算出されれば、元のように割合も表示されます。

＜関連記事＞
計算式をそのままにして、データだけを削除したい（Excel2003）
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1か月分の連続日付をピタリと入力したい

木村幸子 — 2010-07-16T14:51:14+09:00

毎日暑い日が続きますが、夏休みももう目前ですね。楽しい予定でカレンダーが埋まっている方もいらっしゃるのではないでしょうか。
さて、今日は月単位のスケジュール表をExcelで作る場合に役立つテクニックをご紹介します。

日程表の日付欄を埋める時に便利なのがオートフィルですね。まず開始の日付を「2010/8/1」のように入力します。次にそのセルを選択して、右下角に表示される＋の部分にマウスポインタを合わせて下にドラッグすると、続きの日付が「2010/8/2」「2010/8/3」・・・と表示される、あのおなじみの機能です。

ところが、このドラッグ操作、月末日でピタッと止めようとすると、これが意外と難しい。行きすぎたり、足りなかったり・・・。何度もドラッグしなおした経験、皆さんにもありませんか？
最初からきっちり1ヶ月分の連続データを入力するには、こんな方法があります。

日程表の最初の日付を入力したら、そのセルを選択します。次に「ホーム」タブをクリックして「編集」グループにある「フィル」→「連続データの作成」と選択します。

「連続データ」ダイアログボックスが開きます。ここで下方向に日付を入力するので「範囲」から「列」を選びましょう。初期設定の「行」のままにしておくと、右方向に日付欄が作成されてしまいます。次に「停止値」に月末の日付を「2010/8/31」のように入力したら「OK」ボタンをクリックします。

これで、2010年8月1日から8月31日までの1か月分の日付が一括して入力されます。
ズルズルと引きずるようにドラッグする操作に比べると、一発で決まるので夏らしくスキッと爽快な気分になれます（笑）
なお、ご紹介したのはExcel2007およびExcel2010での操作になります。2003版の操作はこちらをどうぞ。下の関連記事のリンクからでもジャンプできます。

＜関連記事＞
長い連続日付をピタリと入れたい（Excel2003）
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平日の日付だけを連続して入力したい(Excel2003,2007)
http://ciao.aoten.jp/ciao/2007/02/post-07e9.html#more

Word2010の検索ならダイアログボックスが邪魔にならない

木村幸子 — 2010-07-07T21:59:16+09:00

今回もOffice 2010の便利機能を紹介します。
私が最新版のWord 2010を使っていて「おっ？」と思ったのは検索機能です。
従来の手順に比べると検索の操作ステップが減って、さらに検索結果がずいぶん見やすくなりましたね。

上はWord 2007で検索した場合の結果画面です。
ここでは、「クリック」という言葉で文書全体を検索し、「検索された項目の強調表示」→「すべて強調表示」を選択しました。見つかった「クリック」という言葉がすべて黄色いマーカーで強調表示されているのがわかります。

さて、この後、「次を検索」ボタンを順にクリックして、マーカーされた部分を順番に確認してゆくわけですが、その際気になるのが、文書ウィンドウを塞ぐように開いたままのダイアログボックスです。いちおうWordが、検索結果を塞ぐことがないようダイアログボックスをこまめに移動してくれるのですが、文書全体を見渡せないというのはやはり不便でした。

その検索が2010ではこう変わりました。
Word 2010で語句を検索する場合は、2007と同様、「ホーム」タブの「編集」グループから「検索」を選択します。すると、ウィンドウ左側に「ナビゲーションウィンドウ」と呼ばれる縦長の領域が現れます。

ここでキーワードを入力し、「Enter」キーを押すと同時に検索が開始されます。特に指定しなくても検索結果は自動的にマーカーで強調表示してくれます。
さらに、ナビゲーションウィンドウ右端のタブを選ぶと、検索された個所の一覧が表示されます。結果を確認するには、この一覧を使います。

ナビゲーションウィンドウに表示された一覧から項目をクリックすると、文書内の該当箇所にカーソルがジャンプします。ナビゲーションウィンドウはダイアログボックスと違って編集中のウィンドウとは別の場所に表示されるので、編集内容を塞いでしまうことがありません。Word 2010をお持ちの方は、ぜひ一度お試しください。

オフィス2010なら「形式を選択して貼り付け」で選ぶ項目がわかりやすい

木村幸子 — 2010-06-25T17:27:49+09:00

オフィス2010が発売されて1週間が経ちました。私も使っていますが、今のところトラブルもなく快適に動いていますよ。ちなみにこのブログの原稿もワード2010で書いています。

さて今日は、そのオフィス2010で改良されたイチオシの機能をご紹介しましょう。
WordやExcelで入力した内容をコピーするには「貼り付け」を実行しますね。これには、「ホーム」タブにある「貼り付け」ボタンを使いますが、このボタンは上下に分かれていますね。使い分ける方法をご存じでしょうか。

上の部分（バインダーの絵の部分）はコピー元の情報をすべて貼り付けたいときに利用します。一方、「書式だけ」「数式だけ」のようにコピー元の一部の内容のみを貼り付けるには、下の部分（「貼り付け▼」と書かれた部分）をクリックし、表示される項目から貼り付けたい形式を選択します。

ところが、この「貼り付け」ボタンの選択肢は2007までは文字で表示されていました。私も選んだ形式が予想していたものと違い、何度も貼り付けをやり直した経験がありますが、言葉だけの表示ではわかりづらいものですね。2010ではこれが改善されています。

では実際にExcel 2010で表をコピーしてみましょう。
この例では、普通の貼り付けを実行すると、コピー先セルの列幅が狭いため、中のデータが正しく表示されなくなってしまいます。

まず、コピー元の表を範囲選択し、「ホーム」タブの「クリップボード」グループにある「コピー」ボタンをクリックします。

次に、貼り付け先の先頭セルをクリックし、「貼り付け▼」ボタンをクリックすると、貼り付けの形式がイラスト付きのボタンでずらりと表示されます。多少の慣れは必要ですが、文字だけに比べれば結果がイメージしやすくなっています。

形式を選択する際は、いきなりボタンをクリックするのではなく、ひとつひとつのボタンの上にポインタを合わせてみましょう。すると、その貼り付け形式を選んだ場合の結果がセルにプレビューされ、事前に確認できます。ボタンの絵だけではわからなかった内容があっても、これなら間違いなく判別できますね。

なお、この例では、「元の列幅を保持」をクリックすると、桁の多い数字も正しく表示できる列幅を保った状態で表がコピーされ、冒頭のようなエラー表示にはなりません。

ここではExcel2010で紹介しましたが、Word2010やPowerPoint2010でも同様に操作できます。2010をお持ちの方はご利用ください。便利です！

＜関連記事＞
表の行と列の内容を入れ替えたい
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表と一緒に列幅もコピーしたい
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オフィス2010が販売開始！どの製品（エディション）を買えばいい？

木村幸子 — 2010-06-18T17:44:00+09:00

一日遅れてしまいましたが、6月17日はオフィス 2010の発売日でした。
パソコンショップの店頭でパッケージを見かけた方、あるいはすでに購入された方も大勢いらっしゃることと思います。

購入を検討中の方は、公式サイトに製品ラインナップが紹介されていますが、今日はこちらでも選び方をご紹介しますね。なお、価格は販売店により幅がありますので目安程度にお考えください。

パッケージ版のオフィス2010は「パーソナル」「ホームアンドビジネス」「プロフェッショナル」の3製品が発売されており、それぞれ、含まれるアプリケーションの種類が異なります。自分の使いたいアプリケーションを網羅している製品を選びましょう。

●オフィス　パーソナル 2010
＜含まれるアプリケーション＞　Word、Excel、Outlook
プライベートでの文書、はがきの作成や、家計の管理、自治会などの会計資料作りといった、主にご家庭での用途にパソコンを使う方にお勧めです。
なお、Word、Excel、Outlookが最初からインストールされていたパソコンをお持ちの場合は廉価なアップグレード版を使えます。購入前にお店の人に確認されるとよいですよ。
＜価格＞　29,800円前後　（アップグレード優待版：15,000円前後）

●オフィス　ホームアンドビジネス 2010
＜含まれるアプリケーション＞Word、Excel、Outlook、PowerPoint、OneNote
ワープロ、表計算に加えて、プレゼンテーション資料を作りたい方（PowerPoint）、テキストメモや画像といった断片的な資料をPC上で整理したい方（OneNote）に向いています。自宅PCでもPowerPointを使いたいという方、いかがでしょうか。
＜価格＞　34,800円前後　（アップグレード優待版：25,000円前後）

●オフィス　プロフェッショナル 2010
＜含まれるアプリケーション＞Word、Excel、Outlook、PowerPoint、OneNote、Access、Publisher
ワープロ、表計算、プレゼン資料作成以外に、顧客情報や商品在庫をデータベースで管理する（Access）、印刷物の版下データをパソコンで作成する（Publisher）といった用途で使いたい方向け。主に企業での利用を想定した最上位の製品です。
＜価格＞　59,800円前後　（アップグレード優待版：37,800円前後）

かく言う私はというと、実はまだ購入していないのです。
パソコン講習や執筆環境としてAccessまでは持っておく必要があるため、プロフェッショナルを買うことは決定済みなのですが、問題はお値段。少しでも安く買いたい！と思い、ネットショップや販売店をくまなく見て回っているところです。（後日談：結局Amazonで買いました）

それから最後に少しだけ宣伝してもいいですか？

このたび毎日コミュニケーションズ社から発売された「速効!図解 Excel2010 総合版」を執筆させていただきました。500ページを超える、実に2冊分のボリュームがあって1,880円（税抜き）は絶対お買い得です！

初心者の方には前半部分を順番に学習いただき、ビジネスユーザーさんには使いたい機能のページをピックアップして見ていただくとよいと思います。書店で見かけたら、ぜひお手に取ってご覧ください。

すでに入力済みのセルに入力規則違反があるかどうかを調べたい

木村幸子 — 2010-06-10T23:19:57+09:00

特定のルールに従ってデータを入力してほしい場合に便利なのが「入力規則」ですね。
たとえば、注文数量を入力するセルに入力規則を設定しておくと、「数量は10以上とする」といったルールを設定できます。この場合、ルールに違反するデータ、すなわち9以下の数値が入力された場合には、エラーメッセージで正しいデータの入力を促すことができます。

ただし、入力規則は設定後にデータが入力された場合にしか効力を持ちません。ルール設定前にすでに入力済みだったセルについては、規則に違反する内容が入力されているかどうかの判定はされないわけです。

そこで今日は、入力規則を設定する前に入力されていたセルの中から、規則違反のデータを見つけ出す方法をご紹介します。

ここでは、数量を入力したE列に入力規則を設定するものとします。
E列を選択し、「データ」メニュー→「データの入力規則」を選択し（2007の場合は「データ」タブ→「データツール」グループの「データの入力規則」をクリックし）、同名のダイアログボックスを表示します。

入力規則は「設定」タブで指定します。「条件の設定」欄に「整数」「次の値以上」「10」と指定したら、「OK」ボタンをクリックします。これで入力規則の設定は完了です。今後、E列に「10以上の整数」以外を入力しようとするとエラーメッセージが表示され、入力が許可されないようになります。

次に、このルールを満たさないセルに印を付けます。「ツール」メニュー→「ワークシート分析」→「［ワークシート分析］ツールバーの表示」と選択しましょう。

表示される「ワークシート分析」ツールバーで「無効データのマーク」ボタンをクリック（2007の場合は、「データの入力規則」ボタン右の▼をクリックし、「無効データのマーク」を選択）すると、シート内のすべてのセルに対して入力規則に適合するかどうかの判定がなされ、入力されたタイミングに関係なく違反するセルが赤いマルで囲まれます。

確認が済んだら、同ツールバーの「入力規則マークのクリア」ボタン（2007の場合は「データの入力規則」ボタン右の▼をクリックし、「入力規則マークのクリア」を選択）をクリックして赤マルを消しておきましょう。

＜関連記事＞
入力規則でリスト選択肢以外のデータも入力できるようにしたい
http://ciao.aoten.jp/ciao/2008/04/post-1e26.html#more

データを追加しても入力規則のリストに反映されるようにしたい
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スライドのヘッダーやフッターを好みの位置に移動したい（PowerPoint2007）

木村幸子 — 2010-06-01T17:36:00+09:00

前回、PowerPoint2003でヘッダーやフッターの位置を変更する方法を紹介しました。こちらは同じことを2007で設定する手順になります。2003をお使いの方はこちらの記事をどうぞ。

PowerPoint2007でも、2003同様、スライドには会社名や提案日などを表示させるのが一般的です。「挿入」タブをクリックして「テキスト」グループにある「ヘッダーとフッター」を選択し、表示される同名のダイアログボックスの「スライド」タブで表示させたい項目にチェックを入れると、スライドに日付や文字列が表示されます。

こうして表示された日付や社名の位置は選んだテーマによってあらかじめ決められています。フッターの表示位置を変更したい場合は、まずスライドマスタに切り替えます。
「表示」タブをクリックして「プレゼンテーションの表示」グループから「スライドマスタ」を選択します。

マスタ表示モードになったら、左側に縦に並んだサムネイルを見てください。
「マスタ」とは、PowerPointで作成するプレゼンテーションの書式やデザインをまとめて管理する画面のことです。2007からスライドレイアウト別に書式を変更できるようになったため、一覧にはこのように多数のサムネイルが表示されます。スライドのレイアウトに関係なくすべてのスライドの設定を変更するには、ここで一番上のレイアウトを選択しておきます。続けて、右のスライドペインでヘッダーの枠をドラッグして移動します。

フッター（会社名）を右上に移動しました。サムネイルを見ると、すべてのレイアウトでも同様にフッターが右上に移動したことが分かります。「スライドマスタ」タブの「マスタ表示を閉じる」ボタンをクリックしましょう。

通常のプレゼンテーションの表示に戻り、会社名の表示位置が変更されたことが確認できますね。

最後に注意点があります。2007の場合、選択しているテーマによっては、上記のように操作しても一部のレイアウトでフッターがうまく移動しない不具合があるようです。
もしも、一部のスライドで会社名や日付の表示位置が変更されない場合は、もう一度スライドマスタを表示して、スライドタブのサムネイルを1つずつクリックし、変更されていないレイアウトを選択し、個別にフッターの枠を移動してください。

＜関連記事＞
・スライドのヘッダーやフッターを好みの位置に移動したい（2003）
http://ciao.aoten.jp/ciao/2010/05/powerpoint2003-.html#more

スライドのヘッダーやフッターを好みの位置に移動したい（PowerPoint2003）

木村幸子 — 2010-05-31T11:16:15+09:00

PowerPointで作成したプレゼンテーションには、会社名や提案の日付を表示させることが多いですね。
これは、「表示」メニューの「ヘッダーとフッター」を選択すると設定できます。同名のダイアログボックスの「スライド」タブで、「ページ番号」や「フッター」など、表示させたい項目にチェックを入れてから適宜文字を入力すれば、すべてのスライドに表示される仕組みになっています。

ただし、表示される日付や社名の位置はお使いのデザインテンプレートによって決まっています。PowerPointの講習をすると、この位置はどこで変更するのですか？というご質問を必ずいただきます。そこで今日はその方法をご紹介しましょう。

ヘッダーやフッターの表示位置はスライド上では変更できません。
これを変更するには、スライドマスタを表示します。まずは「表示」メニューから「マスタ」→「スライドマスタ」と選択しましょう。

画面がマスタ表示モードに切り替わります。
「マスタ」とは、PowerPointのプレゼンテーション全般の書式やデザインをまとめて管理している画面のことです。全体に関わるデザインの変更やヘッダーフッターの位置変更はこの画面で指定します。

左の一覧にサムネイルが2つ並んでいますね。このうち上がタイトル以外のスライドの書式を管理する「スライドマスタ」です。まずは忘れずに上のサムネイルを選択しましょう。
次に、右のスライドペインに表示されたヘッダーの枠をドラッグして移動します。ここでは画面中央に表示されるフッター（会社名）を右上に移動しています。
済んだら「スライドマスタ」ツールバーの「マスタ表示を閉じる」ボタンをクリックしましょう。

通常のプレゼンテーションの表示に戻り、タイトル以外のすべてのスライドでは、会社名が右上に表示されるようになりました。
同じように「日付領域」と書かれた枠をドラッグすると日付の表示位置が、「数字領域」と書かれた枠をドラッグすればスライド番号の表示位置が変更されます。これまでやり方がわからず困っていた方はお試しください。

余談ですが、こういったこまごまとした機能の使い方をご自分がどれくらい知っているのか、チェックしてみたいと思ったことはありませんか？
そんな方は、ぜひこちらにアクセスしてみてください。無料の診断プログラムを使ってご自身のスキルチェックを10分程度で行えます。お昼休みや休憩時間に気軽にトライできるボリュームです。なお、利用にはメールアドレスの登録が必要です。

＜関連記事＞
・スライドのヘッダーやフッターを好みの位置に移動したい（2007）
http://ciao.aoten.jp/ciao/2010/05/powerpoint2003-.html#more

・スライドに会社ロゴを入れたい　（2003）
http://ciao.aoten.jp/ciao/2006/03/post-b581.html

・スライドデザインが他とバッティングしないよう一部を変更したい　（2003）
http://ciao.aoten.jp/ciao/2006/09/post-f55c.html#more

PowerPoint2007でも目次スライドを作成したい

木村幸子 — 2010-05-18T13:08:00+09:00

プレゼンテーションの発表時には、具体的な内容に入る前に、どういった流れで進めるのかがわかるよう、あらかじめ目次のスライドを用意しておくのがおススメです。
こういった目次のスライドを作る際、バージョン2003までのPowerPointでは「目次スライドの作成」というボタンを利用していました（こちらの記事を参照）。

ところがPowerPoint 2007にはこのボタンがありません。残念ながら機能自体が削除されてしまったんですね。じゃあ2007で目次スライドを作る手立てはないのかと言うと、そんなことはありません。今日はPowerPoint2007ですばやく目次スライドを作成する方法を紹介します。

目次スライドには、発表に使うスライドのスライドタイトルを拾い出し、それを目次として表示します。ただし、手作業でスライドを切り替えながらタイトルを1件ずつコピーするのは手間がかかります
次のように操作すれば、各スライドのスライドタイトルをまとめてコピーできます。

まずは下準備です。表紙のスライドの後ろに新しいスライドを1枚追加し、スライドタイトルに「目次」と入力しておきます。箇条書きのプレースホルダには何も入力せず、左側のアウトラインペインで「アウトライン」のタブをクリックします。

アウトラインペインの表示が文字ばかりの「アウトライン」に切り替わります。
ここには、スライドに入力した文章がスライドごとにまとめて表示されます。先頭に四角いアイコンが付いた太字の行が、各スライドのスライドタイトルになります。
次に、表示された文章の上で右クリックし、表示されるメニューから「折りたたみ」→「すべて折りたたみ」を選択します。

これで箇条書きの本文部分が非表示になり、スライドタイトルだけが表示された状態になります。
この状態で、スライド3以降のスライドタイトルをドラッグして範囲選択し、「ホーム」タブの「コピー」ボタンを実行します。

続けて、「アウトライン」タブで「目次」をクリックすると、スライドペインの表示がさきほど追加した目次スライドに切り替わります。あとは、箇条書きのプレースホルダ内で「貼り付け」を実行すれば完了です。

これで各スライドのタイトルを並べた目次スライドが完成しました。

なお、「アウトライン」タブの表示は折りたたまれたままです。これを元に戻したい場合は、アウトラインタブ内で右クリックし、表示されるメニューで「展開」→「すべて展開」と選択しましょう。

＜関連記事＞
2003で目次スライドを作成する方法
http://ciao.aoten.jp/ciao/2008/07/post-0658.html#more

目次スライドを作成できないときは・・・
http://ciao.aoten.jp/ciao/2008/08/post-12c2.html