[aotenブログ]とらぶるバスター「のし」のおたすけ日記: [送信]ボタンを押す前に、、、

こんにちは！とらぶるバスター「のし」です♪

皆さんは電子メールを普段使っていますよね！？

もはやすっかり定着した電子メールですが、
仕事上で、それも得意先や一般のお客様宛てにメールを送信する際には
十分な注意が必要です。

ほんのちょっとした不注意が元で、大きなクレームになることがあるんですよね、、、

今回はそんな事例です。

ある日、本部宛にお客様から一件のクレームのメールが舞い込みました。

「私のプライベートのメールアドレスが公開されてしまいました・・・。」

！？　これは個人情報の漏洩か！？
それは一大事とばかり、そのメールをよくよく読んでみると、、、

「昨日、○○店から新着情報のメールをいただきました。」

ふむふむ、、、どうやら店舗からお客様へ、
商品の新着情報をメールでお知らせしたようです。

「その際に、宛先アドレス欄に、私を含めた複数のメールアドレスが記述されていました。
　これでは、メールを送付された全員のメールアドレスが解ってしまいます。」

「本来、不特定多数の方にメールを送信する場合、送付先が解らないように【BCC】で
　送付するのが常識と考えます。」

なんと！？
どうやら店舗から案内メールを送付する際に、メールアドレスを[宛先(To)]欄に記述してしまっているようです。
これではそのお客様のおっしゃるとおり、送信した全員の
それぞれのアドレスが丸見えの状態となってしまいます。

これは一大事とばかり、その店舗と本部にいる店舗の統括責任者に詳細をきいてみたところ、

といったことが解りました。

すぐに該当するお客様宛てに謝罪文を送付、電話での謝罪、そして可能な方へは直接の訪問での謝罪と、
とにかく被害者（？）の方への謝罪を行いました。

幸い、今回メールを送付したお客様は全員、上顧客の方々で、ほとんど顔見知りの方が多く、

「今度から気をつけてね♪」

とたしなめる程度で、さしてご立腹の方はおらず、
どうしても気になる方のみ自分でメールアドレスを変更するということで落ち着きましたが、、、

でも、個人情報の漏洩がこれだけ騒がれているご時勢、
一つ間違うと、企業としての信用問題に発展しかねない重要な問題だけに、
冷や汗もののクレームでした。(；一_一)

ということで今回の一件、メールを利用する際にすっごく重要なことなので、
ちょっと整理しておきましょう。

メールを送る際に、宛先アドレスを記述する欄は通常３つあります。
（今回は、OutlookExpress 6.0で説明します。
　使用しているメーラーによって多少の差はありますが、この辺は変わらないと思います。）

メールの本文と件名を書いたら、
それぞれのボックスに送りたい相手のメールアドレスを記述するわけですが、
複数の方へメールを送りたい場合は、ココに半角のコンマ (,) またはセミコロン (;) で区切って入力します。

ここで注意することは、[宛先]と[CC]欄に記述された宛先アドレスは、受信したメールの宛先欄に
すべて記述されているということです。

つまり、今回のクレームとなったお客様のアドレスは、[宛先]欄に記述されていたために、
メールを受け取ったお客様全員がわかる状態となっていたということなんですね、、、

同じ文章を、同時に複数の宛先に送れるというのは、電子メールならではのメリットではあるんですが、
それは同様に、誰に送ったかも解ってしまうということでもあるんです。

お互いを知っている仲間内でならそれでもかまいませんが、
普通、見ず知らずの人に自分のメールアドレスが知れるのは、
あんまり気持ちの良いものではないですよね！？

では、同じ文面のメールを送りたいんだけど、それぞれ送った相手にはその情報を隠したい、、、
そんなときはどうしたらいいのか？
この場合に利用するのが[BCC]欄というわけです。

この[BCC]欄に記述したアドレスは、メールを受信した相手には一切表示されません。
つまり、メールを受け取った相手は自分だけにメールが着たように見えるんですね♪

※参考：BCC　【ブラインドカーボンコピー】
　　　　http://e-words.jp/w/BCC.html

今回のお店の例では、送りたいお客様のメールアドレスをこの[BCC]欄に
すべて記述してメールを送るべきだったというわけですね♪

では、[宛先]欄には誰を記述すればいいのか？

はい、この場合は自分のアドレスを記述すればいいんですね(^_-)-☆

今日の教訓：

教訓：電子メールは便利さと危険が同居するツールである！

電子メールは便利な反面、その扱いには十分注意しないと今回のようなクレーム、
そして企業イメージを失うような大事件につながります。

「送信」ボタンをクリックする前に、宛先や件名、そして内容に問題が無いか、
じっくりとチェックするようにしましょう。
「送信」ボタンを押してしまったら、、、、取り返しはつきません、、、よ！？

ではまた次回(^^ゞ

2006年12月 4日 (月)